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不只是 E-mail 整合 Exchange 2003 & Windows SharePoint Services 快速建置企業溝通與協同運作平台

…. People. Team Work. Information. 不只是 E-mail 整合 Exchange 2003 & Windows SharePoint Services 快速建置企業溝通與協同運作平台. 巧涼地資訊網路有限公司 專案經理 MCSE MCSD OCA 黃星峰. 大綱. 行事曆功能與群組管理及應用 建構協同作業與作業流程 整合 Outlook 2003 及 Windows SharePoint Services 建構聯合創作網站 文件庫與電子郵件整合 文件工作區 -- 共用附件 提醒功能 會議工作區

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不只是 E-mail 整合 Exchange 2003 & Windows SharePoint Services 快速建置企業溝通與協同運作平台

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Presentation Transcript

  1. … People Team Work Information 不只是 E-mail 整合 Exchange 2003 & Windows SharePoint Services 快速建置企業溝通與協同運作平台 巧涼地資訊網路有限公司 專案經理 MCSE MCSD OCA 黃星峰

  2. 大綱 • 行事曆功能與群組管理及應用 • 建構協同作業與作業流程 • 整合 Outlook 2003 及 Windows SharePoint Services 建構聯合創作網站 • 文件庫與電子郵件整合 • 文件工作區--共用附件 • 提醒功能 • 會議工作區 • 整合小組行事曆、聯絡人 • 建署使命必達、免除垃圾的訊息傳遞平台 • Exchange Server 2003 / Outlook 2003 新功能介紹 • Exchange 行動郵件支援 • Exchange 智慧型郵件篩選器 (IMF) 運作及其安全強化功能

  3. 電子郵件問題? • 行事曆? • 電子郵件分享檔案? • 垃圾郵件

  4. 明天下午2點開會? 事情是醬子的…. • 無法得知眾人時間 • 會議無歷史紀錄 没空 没空 不確定吔 電子郵件分享檔案 郵件接收 • 降低傳輸效能 • 檔案共用問題? • 垃圾郵件威脅 恩..再轉寄給我 哇,信箱爆了 接收好久喔 是嗎?有寄嗎?收不到!?

  5. 文件工作區 會議工作區 小組網站 Exchange Server 2003 Windows SharePoint Services 其實可以這樣… Communication &Collaboration • 共用文件 • 行事曆同步 • 共用小組聯絡人 • 團隊合作 • 聯合創作 • 會議支援 • 歷史紀錄

  6. 行事曆功能與群組管理及應用

  7. 電子郵件與行事曆整合 • Microsoft Outlook [行事曆] 是 Outlook 的日曆及排程元件，並與電子郵件、連絡人及其他功能完全整合 • 您可以建立: • 組織會議 • 檢視群組行程 • 管理另一個使用者的行事曆 • 連線至 Windows SharePoint Services 網站上的行事曆

  8. 具有執行能力的會議管理 開會通常是小組工作或公司員工日常的例行 事項，但開會要召集眾多人員，如何快速預 約眾人時間，達到有效率及有執行能力的會 議。 Demo • 快速預約眾人時間 • 整合會議通知與會議記錄

  9. 有效率行程管理 行事曆不僅僅可以來安排個人行程，也可以 透過行事曆共用來安排助理行程，即使助理 出差也可以輕鬆安排個人行程。 Demo • 讓主管共用行事曆 • 爲助理建立行程

  10. 具有決議的群組調查 • 在企業的會議聯絡與意見調查中，Outlook提供讓使用者能夠輕易地建立投票的功能郵件表單。 • Outlook的投票功能，可以讓使用者建立投票按鈕，並且提供郵件追蹤的統計功能。 Demo • 建立票選郵件

  11. 建構協同作業與作業流程

  12. 共同創作 訊息傳遞 協同合作 群組工作區 會議工作區 個人及小組文件庫 個人及部門行事曆 有效率的會議召開 群組資訊的分享 商務訊息協同作業平台 安全可靠的電子郵件 立即線上訊息 行動通訊能力

  13. 智慧資產的累積 工作群組協同作業 審核出版作業 Enterprise Division Doc Mgnt Web Publish Team Individual

  14. 整合 Outlook 2003 及 Windows SharePoint Services 建構聯合創作網站

  15. Windows SharePoint Services－ 創新的協同合作工具 • 文件資料庫 • 集中管理個人相關業務文件 • 有效維繫工作團隊經驗傳承 • 文件歷史版本管理 • E-mail附件共享 • 與Outlook2003整合，文件即使反覆修改亦不必重新傳送 • WSS 聯絡人清單 • 企業公用聯絡人資料的管理 • 可與群組成員個人的Outlook 2003同步

  16. Windows SharePoint Services－ 創新的協同合作工具 • WSS 行事曆 • 可與群組成員個人的Outlook 2003同步 • 群組成員共同工作項目之集中更新 • 公共討論區 (即討論群組,BBS) • 決策前有效的充分溝通，減少不必要的會議 • 亦可設定發言須經版主核准後才予發布，杜絕不適當言論之出現 • 意見調查 (即線上投票) • 群組溝通更密切，且避免不必要的會議 • 可自訂選項及分析方法，讓結論更客觀 • WSS 是Windows Server 2003附屬套件

  17. WSS 小組網站

  18. Outlook 2003 與 WSS整合 • 文件庫與電子郵件整合 • 文件工作區 • 會議工作區 • 整合行事曆與聯絡人資訊 • 郵件通知

  19. 文件庫與電子郵件整合 • WSS小組網站文件庫透過擷取Exchange公用資料夾附件 • 文件庫文件不再是透過網站上載，也可以透過電子郵件傳遞 • 大幅度降低，共用附件在小組成員間傳遞，提升傳輸效能

  20. 設定Exchange 公用資料夾

  21. 設定小組網站

  22. Demo • 文件庫與電子郵件整合

  23. 文件工作區 (Document Workspaces) • 讓群體成員共用文件及資訊、維護相關資料清單，以及保持專案的最新狀態，以建立聯合創作網站。 • 透過 Outlook 2003 ，傳遞共用文件附件，快速建立文件工作區 • 共用附件的寄件者：成為「文件工作區」的管理員 • 所有收件者將成為「文件工作區」的成員

  24. 文件工作區

  25. Demo • 建立文件工作區

  26. 會議工作區 (Meeting Workspaces) • 整合性Web Site 讓小組成員以最快時間取得資訊 • 透過 Outlook 快速建立會議網站，可為定期會議建立站台，以做紀錄查詢。 • 提供會議所需要之功能 • 相關參考文件、參考資料 • 工作指派 • 事件安排 • 相關聯絡人

  27. 會議工作區

  28. Demo • 建立會議工作區

  29. 整合 Outlook 行事曆

  30. Demo • 整合 Outlook 行事曆

  31. 匯入 Outlook 聯絡人至WSS

  32. 匯出WSS聯絡人至 Outlook

  33. Demo • 整合Outlook 聯絡人資訊

  34. 郵件提醒 • 針對SharePoint 清單項目上已變更的資訊，以電子郵件傳送通知。 • Outlook 2003 可集中管理，設定規則資料夾，處理這些郵件通知。

  35. WSS網站郵件提醒功能

  36. 個人提醒總覽

  37. Outlook建立郵件提醒規則

  38. Demo • 設定郵件提醒

  39. 建署使命必達、免除垃圾的訊息傳遞平台

  40. 知識工作者被要求「以更少,做更多」,壓力與日倶增知識工作者被要求「以更少,做更多」,壓力與日倶增 • 找不到所需的資訊? • 如何將資訊有效地分享給別人? 企業全球化 • 常需要跨地域與許多人共事 • 難以面對面溝通協調 IT部門擔負起提昇生產力的重責大任 • 提昇個人, 部門, 組織的生產力 • 成本精簡化 商務需求持續變化中…

  41. Microsoft Communication Infrastructure Office System Integration Email Instant Messaging Web Conferencing Streaming Media Usability - Adoption - Training Security - Availability - Scalability - Manageability Windows SharePoint™Services Windows RightsManagement Services Active Directory Windows Server System Integration

  42. Exchange Server 2003 / Outlook 2003 新功能介紹 • RPC Over HTTP安全存取信件 • 全新設計的 Outlook Web Access • Outlook 2003 的強化功能

  43. RPC Over HTTP安全存取信件 • 傳統Outlook MAPI存取方式 • 防火牆設定 • 建立VPN • 透過 HTTP 執行 RPC 功能，無須建立VPN， Outlook 2003 可直接透過防火牆，存取企 業環境內的 Exchange 伺服器 • 部署RPC over HTTP好處 • 提高信件傳送的安全性 • 使用SSL • 簡化防火牆的設定管理 • 只需要開啟HTTPS (TCP 443) • 延續一致操作習慣

  44. 傳統Outlook MAPI存取方式 防火牆 RPC OVER TCP/IP (Outlook MAPI) Exchange Server 2003 TCP：135 (End- Point-Mapper) TCP：SA (DS Proxy、DS Referral) TCP：Store TCP：GC (NSPI) GC

  45. RPC over HTTP存取方式 ROH ISA Server TCP:593,6001-6002,6004 Exchange 2003 & RPC 代理伺服器& GC (公司僅此一台伺服器) TCP:443

  46. Outlook 2003 的強化功能 當Outlook 2003使用於慢速或速度起伏不定的網路– 例如撥接或無線網路 • 不論連線速度或斷線，Exchange 的快取功能讓使 用者保持相同的使用經驗 • 智慧型同步功能 (Intelligent synchronization) • 支援壓縮功能，減少傳輸資料量 • ”連絡人”功能可離線執行人名解析 • RPC/HTTP可免除VPN的需要VPN • 垃圾郵件

  47. Outlook 2003整合即時訊息

  48. Outlook 2003 整合版權管理(RMS)

  49. Outlook 2003 整合版權管理(RMS)

  50. Exchange 行動郵件支援

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