ESTRUCTURA PARA FIJAR CONTROLES INTERNOS

1. ESTRUCTURA PARA FIJAR CONTROLES INTERNOS Prof. Walter López

2. Controles Internos • Introducción → La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

3. Controles Internos (cont.) → Es por ello que toda agencia de gobierno, industria farmacéutica e industria de seguros, están reguladas a nivel estatal como del federal. → La FDA, ADA, OSHA y CMS son algunas de las agencias reguladoras.

4. Controles Internos (cont.) • Definición → Todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar la calidad y confiabilidad de los productos.

5. Elementos claves para implementar controles internos • Objetivo →Determinar a que proceso queremos implementar controles internos. →Está basado en la determinación de que hay un riesgo presente y substancial. • Mecanismo o Método para la implementación → Está basado en el tipo y características de ese riesgo. → Está basado en la actividad que causa el riesgo.

6. Elementos claves para implementar controles internos (cont.) • Persona responsable →Persona encargada de su implementación. • Valor →Determinar cuánto me va a costar ese cambio. →Está basado en el nivel de riesgo y el costo para mitigar ese riesgo.

7. Pasos a seguir en el desarrollo de controles internos Señalar las amenazas y riesgos como resultado de crear, modificar o eliminar pasos a los procesos impactados. Determinar los objetivos Controles internos Procedimiento o técnica Determinar el grupo responsible de implementar Determinar mecanismo de control Responsabilidad de la posición

8. Preguntas importantes cuando examinamos los controles internos • Objetivo → ¿Está claro el objetivo? →¿Están bien definidos los resultados que se esperan? →¿Es válido y apropiado el riesgo a tomarse? • Procedimiento →¿Están bien definidas las tareas? →¿Están las tareas integradas a los procesos nuevos? →¿Cuánto valor se le añade al proceso?

9. Preguntas importantes cuando examinamos los controles internos (cont.) • Responsabilidad →¿Están bien definidas las responsabilidades en el procedimiento? • Mecanismo →¿Qué tecnología o métodos serán usados? →¿Cómo ese mecanismo va a alterar mis procedimientos existentes.

10. Preguntas claves para analizar el efecto de los cambios en el proceso • El auditor y el equipo de re-ingeniería deben analizar el proceso desde el punto de vista de negocio. →¿Cuales serán los resultados o productos? » Cada proceso produce un producto o un grupo de resultados. » Al definir estos resultados o productos estaríamos en la posición de entender el efecto de los cambios propuestos en la ejecución de los controles en el proceso. » Analizando el riesgo asociado con la preparación del producto o con los resultados obtenidos nos ayuda a determinar los objetivos específicos y los controles que se requieren.

11. Preguntas claves para analizar el efecto de los cambios en el proceso (cont.) →¿ Cuál será el trabajo y las responsabilidades principales? » ¿Quién hace qué? ~ En muchas organizaciones el quien hace que está ligado a un rol específico o área funcional. ~ La re-ingeniería analiza las tareas hechas por los asociados y éstas pueden cambiar a que las haga otras personas, algunas serán eliminadas y otras serán hechas por máquinas y/o tecnología nueva (robotica). ~ Observando a quien hace que y analizando el grupo de tareas de trabajo nos ayuda a determinar que otras cosas nuevas se pueden redirigir.

12. Preguntas claves para analizar el efecto de los cambios en el proceso (cont.) →¿Cómo cambiarán el trabajo y las responsabilidades? » El enfoque principal debe estar dirigido a las tareas y las responsabilidades, en orden a,determinar que efecto causaron los cambios en los procesos y controles internos. » Determinar que individuos y en que trabajo específico serán alterados. » La mayoría de los cambios en el proceso de re-ingeniería ocurren a nivel de tareas para un determinado trabajo. » La revisión de los riesgos creados o eliminados son necesarios para entender cuan efectivos son los controles existentes.

13. Preguntas claves para analizar el efecto de los cambios en el proceso (cont.) » Controles internos son construídos enfocados en la estructura del trabajo. Puesto/Posición Responsabilidades Trabajo Tarea Tarea Tarea Tarea

14. Preguntas claves para analizar el efecto de los cambios en el proceso (cont.) ~ Tareas • Actividades para hecer un trabajo. ~ Trabajo • Es un eslabón del trabajo que está compuesto de varias tareas. ~ Responsabilidad • Es la obligación de hacer las tareas del trabajo. ~ Puesto/Posición • Representa la unión de las tareas, trabajo y las responsabilidades.

15. Preguntas claves para analizar el efecto de los cambios en el proceso (cont.) →¿Cómo el trabajo y las responsabilidades serán hechas? » La re-ingeniería introduce nueva formas y vías para hacer las tareas de un trabajo tecnológicamente. ~ “Workflow” ~ “Imagine” ~ “Expert system” ~ “Electronic data interchange” →¿Cuáles son los requisitos para los controles internos? » El proceso de re-ingeniería es una coordinación cuidadosa de parte de todo el equipo de re-ingeniería para determinar cuales serán los controles requeridos de acuerdo al rediseño, nueva tecnología y nuevos métodos.