Bloc 3 Les modes d’adjudication des contrats : Le prix et l’évaluation qualitative (cours 6 et 7)

1. Bloc 3 Les modes d’adjudication des contrats: Le prix et l’évaluation qualitative (cours 6 et 7) • Formation présentée par: • Me Luc de la Sablonnière • Me Stéphanie Lelièvre • Me Vincent Beaumont • Me Julie Gagnon • Me Karen Reimnitz • 10 avril 2013

2. Introduction: rappel Détermine qui pourra m’offrir ses biens, ses services, bref: déposer un soumission! Détermine comment je choisis avec qui je ferai affaire: bref: le gagnant!

3. Objectifs

4. Modes d’adjudication Prix le plus bas Évaluation de la qualité Base du contrat « A »

5. Choixdu mode

6. Mode d’adjudication no 1: Prix

7. Mais quel prix? Tout ou partie de…? Biens et services? Entretien et garantie supplémentaire ? Frais divers? Taxes? Options? Devrait inclure les éléments principaux ayant un impact sur la dépense

8. Possibilités

9. Prix demandé

10. Autres considérations

11. Autres considérations (suite)

12. Cout d’impact • Art. 13 Règlement d’approvisionnement • Applicable uniquement au contrat d’approvisionnement • Lorsque l’adjudication est en fonction du prix le plus bas; • Par interprétation, possibilité de l’appliquer lors d’une évaluation du niveau minimal de qualité (annexe 1); • Permet d’ajuster les prix soumis en fonction de différents impacts de l’acquisition sur l’organisation • Notamment si un changement de fournisseur ou de produit est à prévoir

13. Cout d’impact • Doit être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables: • Exemples: coût de formation, coût de remplacement des appareils, etc. • Éléments doivent être clairement identifiés aux documents d’appel d’offres; • N’affecte le coût qu’aux fins d’adjudication du contrat.

14. Assurance qualité et • développement durable Exclus en construction

15. Assurance qualité et • développement durable

16. Assurance qualité et • développement durable • Si réduit indûment la concurrence: • Permettre à tout fournisseur, prestataire de services ou entrepreneur de présenter une soumission • Accorder à celui qui répond à l’exigence une marge préférentielled’au plus 10% (5% en construction) • Le prix soumis est réduit du pourcentage de marge préférentielle, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire • N’affecte pas le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat • Le pourcentage de marge préférentielle applicable doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres • Non applicable lorsque l’adjudication est fondée sur l’évaluation de la qualité uniquement

17. Autres éléments • ayant un impact sur le prix

18. Et le gagnant est… Lors de l’analyse des soumissions, application de la règle identifiée dans les DAO Donc concordance des documents de soumission (bordereau de prix) avec la règle identifiée IMPORTANCE DE COMPARER CE QUI PEUT ÊTRE COMPARÉ

19. A retenir

20. Mode d’adjudication no 2: Qualité Encore peu courant (et très encadré ) en construction

21. Encore peu courant (et très encadré ) en construction

22. Évaluation qualitative

23. Considérations pertinentes

24. Fondements du choix Le prix et les normes de conformité ne sont pas suffisants • Éléments subjectifs à mesurer • Non mesurables objectivement • Convivialité d’un produit, facilité d’utilisation • Obtention de la meilleure performance • Même en présence d’éléments subjectifs • Meilleure expérience dans le domaine, meilleure équipe de soutien, meilleure image … OU

25. Choix de la méthode • Distinctes • Ne mesurent pas les mêmes éléments ; • Rédaction des critères est différente; • L’effet est différent

26. Considérations pertinentes

27. Encore peu courant (et très encadré ) en construction

28. Encore peu courant (et très encadré ) en construction

29. Encore peu courant (et très encadré ) en construction

30. Critères d’évaluation Définition «  Caractère, signe qui permet de distinguer une chose, une notion; de porter sur un objet un jugement d’appréciation. Ce qui sert de base à un jugement » Le Petit Robert Éléments déterminants d’un processus d’évaluation Et les plus difficiles! Discrétion de l’organisme pour les établir? Oui… et non!

31. Règle de base de la rédaction • des critères

32. Objectifs

33. Règles connexes #1 Clarté • Tous doivent comprendre « ce qui servira de base ou jugement »: • Soumissionnaire; • Évaluateur; • Attention à la confusion ou à l’ambiguïté : • Interprétée contre l’organisme public; • Utiliser les mots justes: • Conforme aux règles usuelles ou aux règles de l’art; • Penser aux organismes de l’extérieur du Québec

34. Règles connexes #2 Concision • Pas un roman ! • Mais détaillées suffisamment pour toucher tous les aspects souhaités; • Utilisation des sous critères intéressante; • Dépend de l’objectif poursuivi par les critères: • Certains ne nécessitent pas de développement!

35. Rappel de certains principes de la LCOP • à considérer lors de la rédaction

36. Respect des règles de droit administratif à considérer lors de la rédaction Raisonnables et rationnels en fonction de l’objet de l’appel d’offres

37. Étapes pour établir les critères

38. Niveau de performance acceptable C’est quoi? • Les éléments de qualité qui répondent minimalement aux attentes de l’organisme public; • Permet de savoir ce qui est attendu de l’offre; • Permet d’anticiper la suffisance et la qualité de l’offre: • C’est la ligne entre un « oui » et un « non » (annexe 1); • C’est l’obtention d’une note de 70 % (annexe 2); Pourquoi?

39. Niveau de performance acceptable 2 façons: • Règle subjective • Ex: Critère de « bruit »: • Niveau de bruit généré par l’appareil qui permet de travailler dans un milieu • Ex: Critère de « clarté »: • L’image doit être vue correctement à tout en droit dans une salle • Formule obligatoire selon l’annexe 1 • Règle objective • Ex: Critère de « bruit »: • Moins de X décibels • Ex: Critère de « clarté »: • Au moins X pixels • Très intéressant pour l’annexe 2

40. Indiquer le niveau • de performance acceptable Pas d’indication précise dans la réglementation • Choix: • Dans la grille: • Très clair; • Peut être trop long; • Dans une annexe: • Avec le détail des critères; • Dans le devis: • Attention à la confusion avec la conformité; • Intéressant lorsque règle objective;

41. Encore peu courant (et très encadré ) en construction

42. Contrat à commandes

43. Règles entourant le contrat à commandes • Nécessité d’indiquer dans les documents d’appel d’offres: • Les quantités approximatives des biens susceptibles d’être acquis; ou • À défaut, la valeur monétaire approximative du contrat; et • Le cas échéant, les lieux de livraison

44. Règles entourant le contrat à commandes • Peut être conclu avec plusieurs fournisseurs : • Commandes attribuées à celui ayant soumis le prix le plus bas, sauf : • Si ce fournisseur ne peut donner suite à la commande; • Les autres fournisseurs sont alors sollicités selon leur rang respectif; OU • Avec l’autorisation du dirigeant, avant la diffusion de l’appel d’offres, à l’un ou l’autres des fournisseurs dont le prix soumis n’excède pas plus de 10 % le prix le plus bas ;

45. Interprétation du SCT • Bulletin d’interprétation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du 13 mai 2010 : • Selon le SCT, il n’est pas possible d’évaluer la qualité pour un contrat à commandes, sans obtenir une dérogation du ministre; • Basé sur une interprétation du Règlement sur les contrats d’approvisionnement; • Discussion et critique

46. Contrat à exécution sur demande

47. Règles entourant le contrat • à exécution sur demande • Nécessité d’indiquer dans les documents d’appel d’offres: • La valeur monétaire approximative des services ou des travaux de construction

48. Règles entourant le contrat • à exécution sur demande • Peut être conclu avec plusieurs prestataires de services : • Demandes d’exécution attribuées à celui ayant soumis le prix le plus bas, sauf celui ayant soumis le prix le plus bas, sauf : • Si ce prestataire ne peut donner suite à la demande; • Les autres prestataires sont alors sollicités selon leur rang respectif Rappel: inapplicable pour l’instant en construction

49. Règles entourant le contrat • à exécution sur demande Le cas de la location de machinerie lourde Exception et règles particulières Art. 32.1 du Règlement services

50. Fin du contrat à commandes ou • à exécution sur demande