Loi sur les contrats des organismes publics et ses impacts

1. Loi sur les contrats des organismes publics et ses impacts Denys Bussières Janvier 2009 Service des finances

2. Loi C-65.1 et ses règlements • Entrée en vigueur: 1er octobre 2008 • Trois règlements: • Approvisionnements (biens); • Services; • Travaux de construction.

3. Organismes assujettis • Ministères et organismes du gouvernement; • Commissions scolaires, les collèges d’enseignement général et professionnels, les universités; • Les agences de santé et des services sociaux; • Le Conseil Cri de la santé et des services sociaux; • La Corporation d’hébergement du Québec.

4. Organismes non-assujettis • Municipalités; • C.S.S.T.; • Hydro-Québec; • Loto-Québec; • S.A.Q.; • S.A.A.Q.

5. Principes de gestion • Transparence dans les processus; • Traitement intègre et équitable des concurrents; • Accessibilité; • Développement durable et environnement; • Assurance de la qualité; • Reddition de comptes fondée sur l’imputabilité des dirigeants.

6. Modes d’acquisition • Deux modes d’acquisition: • Gré à gré (limites définis dans la politique d’achat de Polytechnique); • Appel d’offres public. (Contrats >100 000 $)

7. Fractionnement du contrat « Un organisme public ne peut scinder ou répartir ses besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d’éluder l’obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant de la loi. »

8. Contrats > 100 000 $ pouvant être conclus de gré à gré • Situation d’urgence; • Seul fournisseur possible • Garantie; • Droit de propriété ou exclusif; • Raisons d’ordre technique ou scientifique liées à la recherche et au développement ou à l’enseignement • Question de natures confidentielles ou protégée; • Lorsque l’appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public; • Tout autre cas déterminé par règlement • Services juridiques; • Services bancaires.

9. Modes d’adjudication des contrats • Uniquement le prix: selon le prix le plus bas. • Une qualité minimale et un prix: selon le prix le plus bas; • Rapport qualité / prix: selon le prix ajusté le plus bas; • Uniquement la qualité: selon la note finale la plus élevée.

10. Appel d’offres public • Lancement de tout appel d’offres public • avis dans SéAO • Modification • avis dans SéAO • au moins 7 jours avant fermeture si incidence sur les prix • Affichage minimum 15 jours • Ouverture publique • responsable du dossier + témoin • heure et endroit prévus • public invité

11. Comité de sélection Polytechnique peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission.  Polytechnique doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation. Les soumissions sont évaluées par un comité de sélection composé d’un secrétaire et d’au moins 3 membres. (si logiciel ou matériel informatique, un représentant du SI est membre)

12. Publication des résultats • Délai prévu dans la loi • Publication du nom des soumissionnaires (4 jours) • Publication du résultat d’appel d’offres sur SéAO (15 jours) • Nom de l’adjudicataire • Condition d’adjudication • Information aux soumissionnaires de leur classement et du résultat obtenu (15 jours) • Publication des contrats > 25 000 $ négociés de gré à gré (6 mois)

13. Politique d’achat Polytechnique • Modifiée par le Conseil d’administration le 11 décembre 2008

14. Principaux changements • Meilleure définition du terme « construction ». • Le mot « construction » comprend l'érection, l'édification, l'aménagement, le réaménagement, la rénovation, la réfection, la réparation, ou la démolition d'un ouvrage, ou tout travail comportant la fourniture et l'installation de biens et requérant une main-d’oeuvre spécialisée relevant d'entrepreneurs généraux et d'entrepreneurs spécialisés excluant : • ajout de mobilier, appareillage, outillage (MAO); • ajout des technologies de l'information et de communications (TIC) (téléphonie, audio-visuel, câblage réseautique); • développement informatique; • honoraires professionnels; • frais de gestion; • taxes; • autres dépenses notamment support des ateliers du Service des immeubles (SDI), frais d'impression, permis de, etc.

15. Principaux changements • Meilleure définition du terme « construction » • Révision des modalités reliées au processus d’acquisition (i.e. introduction de la provenance des fonds (avec ou sans restrictions)) • Révision du fonctionnement des comités de sélection • Ajout d’une clause sur les modifications de contrat qui devront faire l’objet d’un processus particulier pour les changements de plus de 10 % de la valeur du contrat • Approbation de la direction

16. Principaux changements • Processus d’acquisition • 6.6.1 Pour les achats financés uniquement par des fonds avec restrictions, le demandeur doit satisfaire aux exigences des organismes subventionnaires et appliquer les modalités suivantes : • 6.6.1.1 Achats de 1 $ à 4 999 $ • Demandeur indique la description de la marchandise, le coût exact par item et le nom du fournisseur suggéré sur le formulaire. • 6.6.1.2 Achats de 5 000 $ à 9 999 $ • Contacter au moins deux fournisseurs. Si le fournisseur suggéré n'est pas le plus bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix. • 6.6.1.3 Achats de 10 000 $ à 99 999 $ • Contacter au moins trois fournisseurs, obtenir des soumissions écrites valables. Si le fournisseur suggéré n'est pas le plus bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix. • 6.6.1.4 Achats de 100 000 $ et plus • Appel d’offres public via les approvisionnements

17. Principaux changements • Ajout d’une clause sur les modifications de contrat • Toutefois, dans le cas d'un contrat comportant une dépense supérieure au seuil d'appel d'offres public, une modification qui occasionne une dépense supplémentaire de plus de 10 % du montant initial du contrat doit être approuvée par le Conseil d'administration. Si le total des dépenses supplémentaires n'excède pas 10 % du montant initial du contrat et que le budget est suffisant, la modification peut alors être autorisée selon les règles suivantes : • Modification inférieure à 10 000 $ : Directeur du service concerné; • Modification inférieure à 25 000 $ : Directeur de département; • Modification inférieure à 100 000 $ : Directeur fonctionnel; • Modification inférieure à 250 000 $ : Directeur des ressources financières et matérielles • Modification inférieure à 500 000 $ : Directeur général; • Modification inférieure à 10 000 000 $ : Comité exécutif; • Modification égale ou supérieure à 10 000 000 $ : Conseil d'administration

18. Principaux changements Approbation de la direction • Contrats à commande / contrats à exécution sur demande ( durée maximale de 3 ans, sur approbation peut être de 5 ans) • Contrats à commande / fournisseurs multiples (< 10 % écart de prix un ou l’autre sur approbation préalable) • Appel d’offre de construction (validité des offres 45 jours, sur approbation peut être plus) • Un seul soumissionnaire a présenté une soumission conforme • Un seul soumissionnaire a présenté une soumission acceptable

19. merci • Des questions?