Enero del 2003

1. PRÁCTICAS DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS Encuestas a Secretarías de Salud Estatales Enero del 2003

2. INDICE 1 Prácticamente todas las Secretarias de Salud Estatales participaron en la encuesta Las compras de la SSA a nivel nacional ascienden a 1,700 millones de pesos, concentrándose en un número reducido de proveedores 2 3 El costo de distribución de medicamentos es superior al que se tiene en la iniciativa privada El desabasto surge como consecuencia de falta de presupuesto y de fallas en los procesos de planeación de demanda, adquisiciones y distribución 4 Algunos Estados presentan prácticas de adquisiciones y distribución que deberían adoptarse en todo el país 5

3. INDICE 1 Prácticamente todas las Secretarias de Salud Estatales participaron en la encuesta

4. SOLAMENTE UN ESTADO NO PARTICIPÓ EN LA ENCUESTA DE PRÁCTICAS DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN Estados participando en encuesta de prácticas de abastecimiento y distribución Encuestas no recibidas • Michoacán • Nayarit • Nuevo León • Oaxaca • Puebla • Querétaro • Quintana Roo • San Luis Potosí • Sinaloa • Sonora • Tabasco • Tamaulipas • Tlaxcala • Veracruz • Yucatán • Zacatecas • Aguascalientes • Baja California • Baja California Sur • Campeche • Coahuila • Colima • Chiapas • Chihuahua • México D.F. • Durango • Guanajuato • Guerrero • Hidalgo • Jalisco • Estado de México • Morelos 1 estado 31 estados Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

5. INDICE Las compras de la SSA a nivel nacional ascienden a 1,700 millones de pesos, concentrándose en un número reducido de proveedores 2

6. Las compras de medicamentos en las Secretarias de Salud Estatales ascienden a aproximadamente $1,700 millones de pesos, el 13% de las compras totales del Sector Las compras se concentran en un número reducido de proveedores Sin embargo, los estados no apalancan el poder de compra conjunto del sector, lo que genera importantes diferencias en precios de medicamentos Los medicamentos se adquieren para todos los niveles de atención Las compras alternas o directas representan alrededor del 11% de las compras totales del sector RESUMEN

7. LAS COMPRAS DE MEDICAMENTOS EN LAS SECRETARIAS DE SALUD ESTATALES ASCIENDEN A APROXIMADAMENTE $1,700 MILLONES DE PESOS, EL 13% DE LAS COMPRAS TOTALES DEL SECTOR Compras de Medicamentos (millones de pesos) 13,000 13% de las compras totales del sector IMSS e ISSSTE $1,940 Tasa de crecimiento del 12% Secretaría de Salud Federal y Estatales $1,730 Compras Totales del Sector salud 1)2001 Compras de las Secretarías de Salud Estatales 2)2002 • Incluye compras de medicamentos del IMSS, ISSSTE y la Secretaría de Salud a nivel Federal y Estatal. Para la SSA a nivel Federal se estimó una compra de medicamentos por 370 millones de pesos • Estimado para los 32 estados de la República Mexicana, con base en la información de 31 estados.

8. LAS COMPRAS DEL SECTOR SE CONCENTRAN EN UN NÚMERO REDUCIDO DE PROVEEDORES, SIENDO LOS MÁS IMPORTANTES COMUNES ENTRE DIFERENTES ESTADOS DEL PAÍS Lista de los nueve principales proveedores por monto adjudicado 1) Estados en donde es uno de los cinco prov. más importantes Compras (Millones de pesos) En promedio las Secretarias de Salud Estatales: • Tienen 35 proveedores de medicamentos • 11 de ellos representan el 50% de las compras totales • 17 de ellos representan el 80% de las compras alternas Compras en millones de pesos Estados que consideran alproveedor dentro de sus cinco principales Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney • Con base en la información de los cinco principales proveedores y sus montos de cada Estado. Los datos de Veracruz fueron obtenidos de la base de datos de compras; el estado de Colima reportó los nombres de sus cinco principales proveedores pero no sus montos

9. SIN EMBARGO, LOS ESTADOS NO APALANCAN EL PODER DE COMPRA CONJUNTO DEL SECTOR, LO QUE GENERA IMPORTANTES DIFERENCIAS EN PRECIOS DE MEDICAMENTOS Diferencia en precios Del proceso de licitación de medicamentos 1) (Número de estados) Funciones centralizadas a nivel estatal (Número de estados) Ejemplos Puebla 1 + 29 Realiza licitaciones de manera independiente Consolida las licitaciones a nivel nacional y realiza licitaciones de manera independiente Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney • Morelos no respondió esta pregunta

10. LOS MEDICAMENTOS SE ADQUIEREN PARA TODOS LOS NIVELES DE ATENCIÓN Porcentaje de los Estados encuestados que adquieren medicamentos por cada nivel de atención (Número de estados) Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

11. LAS COMPRAS ALTERNAS/DIRECTAS REPRESENTAN ALREDEDOR DEL 11% DE LAS COMPRAS TOTALES DEL SECTOR Monto de compras alternas en el 2001 (millones de pesos) $105.8 $15.6 En general las compras alternas son varias veces más caras que las realizadas mediante procesos licitatorios $13.5 $12.9 $9 $8.2 $7 $6.1 $6 $4.8 $4.3 $4.2 $13.7 San Luis Potosí Baja California Total Tamaulipas Hidalgo Jalisco Aguascalientes Guerrero Edomex BCS Coahuila Otros 2) Guanajuato % de compras reportadas en el 2001 Todos por debajo del 9% 140% 11%1) 47 % 21% 41% 64% 19% 5% 55% 27% 20% 12% Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney Nota: 1) Considerando sólo las compras de aquellos Estados que reportaron compras alternas 2) Otros incluye: México D. F., Colima, Yucatán, Morelos, Puebla, Zacatecas, Quintana Roo, Oaxaca, Sonora y Durango. 3) Campeche, Nayarit, Nuevo León, Chiapas, Chihuahua y Sinaloa no reportaron compras alternas. Veracruz, Tabasco, Tlaxcala y Querétaro reportaron $0 pesos en compras alternas

12. INDICE 3 El costo de distribución de medicamentos es superior al que se tiene en la iniciativa privada

13. Las Secretarias de Salud Estatales cuentan con una compleja red de distribución de medicamentos La eficiencia en la utilización de los almacenes en la mayoría de los estados es muy baja El costo de distribución de medicamentos es significativamente superior al de la iniciativa privada RESUMEN

14. LOS ESTADOS CUENTAN CON UNA COMPLEJA RED DE DISTRIBUCIÓN Destino de entregas de proveedores Eslabones para llegar al punto de consumo Almacenes Centrales 1) Después de 2 almacenes 77 %2) 39 % 52 % 9 % 9 %2) 14 % 2) Después de 1 almacén Director puntos de consumo Directamente de proveedores Almacenes Jurisdiccionales • El segundo paso en la cadena para estos medicamentos es 39% a almacenes jurisdiccionales y 38% a puntos de consumo • Porcentaje de medicamentos que pasan por ahí Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

15. LA EFICIENCIA EN LA UTILIZACIÓN DE LOS ALMACENES EN LA MAYORÍA DE LOS ESTADOS ES MUY BAJA Unidades de medicamento compradas en 2001 por m2 de almacenaje Unidades por m2 Comparativo distribuidores IP (2) 4,934 - + Eficiencia Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney • Nota: Sólo los estados mostrados proporcionaron información del total de unidades • Datos del año 2001 proporcionados por 9 diferentes almacenes del IMSS • De acuerdo a información pública de distribuidores de la IP

16. El costo de distribución de medicamentos de las Secretarias de Salud Estatales(1) representa el 12% de las compras, porcentaje significativamente superior al que se maneja en la IP $8.8 $212.8 $59.7 $26.0 $33.7 $1.7 $15.3 $7.4 $6.3 $74.7 $129 Costo de distribución 6) 12% de las compras $11.8 $42.5 Equipo de transporte 3) (propio) Gastos de transporte (Terceros) Equipo de almacén Gastos operativos Subtotal almacén Personal de almacén Subtotal transporte Costo de oportunidad del inventario Mermas de inventario Renta de almacén 2) Total Subtotal Inventario 4) Personal de transporte Los costos de distribución como porcentaje de las compras en el sector farmacéutico 8) es de entre el 4 y 6%, en el IMSS es entre el 7 y 8% • Estimado para los 32 estados, con base en la información de los 31 estados que respondieron la encuesta • Costo estimado de $50/m2 mensuales asumiendo que todos los almacenes son rentados • Depreciación del equipo a 10 años • Costo de oportunidad = 8%; porcentaje promedio de mermas = 5.6% • Salario anual integrado por comprador = $9,000 • Excluye costos del personal de compras • Incluyendo las compras de programas centrales • Utilizando reportes financieros de NADRO y SABA

17. INDICE El desabasto surge como consecuencia de falta de presupuesto y de fallas en los procesos de planeación de demanda, adquisiciones y distribución 4

18. La SSA a nivel de sus entidades federativas tienen un problema importante de desabasto de medicamentos, el cual se concentra principalmente al inicio del ejercicio presupuestal Se identificaron cuatro causas principales del desabasto: Presupuestal: insuficiencia del presupuesto y el tiempo de autorización del mismo Planeación de demanda Adquisiciones: largos tiempos de procesos licitatorios, existencia de claves desiertas, mala selección de proveedores Distribución: compleja red de distribución, sistema “empujar” de inventarios, baja frecuencia de entrega RESUMEN

19. EL DESABASTO SE CONCENTRA PRINCIPALMENTE AL INICIO DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL Periodos de concentración del desabasto Tiempo requerido para la aprobación presupuestal y su programación Tiempo del proceso de licitación y retraso en la entrega de proveedores Clima, estacionalidad, nacimientos N/A Razón Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

20. UNA DE LAS CAUSAS MÁS IMPORTANTES DE ESTE DESABASTO ES LA FALTA DE PRESUPUESTO Porcentaje de aumento requerido en presupuesto por nivel de atención médica 1) Para cada uno de los niveles de atención médica, mas de la mitad de los Estados requieren un incremento mayor al 60% del presupuesto actual • El D.F. Considera que el presupuesto es suficiente • Campeche, Morelos, Chiapas, Zacatecas, Quintana Roo, Estado de México, Coahuila, Chihuahua, Baja California, Tlaxcala, Colima, Guerrero, Durango e Hidalgo no respondieron esta pregunta

21. EXISTEN MUCHAS CLAVES DESIERTAS EN PROCESOS LICITATORIOS Claves Desiertas(Porcentaje de claves desiertas promedio) Causas principales de claves desiertas • Pocos proveedores participando en procesos licitatorios • Claves patentes siendo licitadas • Bajos volúmenes de compra de medicamentos • Rigidez en los procesos de apertura de propuestas • Insuficiente promoción de de licitaciones Principales estados con problemas de claves desiertas Edo. Mex. Jalisco Sonora Tlaxcala Veracruz Edo. Mex. 89% 75% 60% 60% 50% 45% Veracruz Oaxaca Jalisco D.F. Quintana Roo 25% 20% 14% 13% 13% Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

22. LOS PROVEEDORES GENERAN DESABASTO CON SUS RETRASOS E INCUMPLIMIENTOS Entrega incompletas (Número de Estados) Retrasos en entrega de proveedores (Número de Estados) Magnitud de Retrasos (Número de Estados) 25 Días Colima Yucatán San Luis Potosí Hidalgo 16 4 7 1 1 7 Chihuahua Porcentaje de pedidos Incumplimiento de proveedores (Número de Estados) 1 Aguascalientes 25 Porcentaje de pedidos Hidalgo Yucatán Existe un retraso de cada 10 pedidos en 24 de los estados En promedio los retrasos son de 5 días SLP 2 2 1 1 Porcentaje de pedidos Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

23. EXISTE UNA BAJA FRECUENCIA DE ENTREGA DE PROVEEDORES Y ALMACENES Frecuencia de entrega a almacenes 1)(Veces por año) Frecuencia de entregas a puntos de consumo (Veces por año) 12 veces 46 veces (30 días) (8 días) 4 veces Promedio ponderado 4.7(78 días al año) 23 veces (90 días) 2 veces (16 días) (180 días) 1 vez 10 veces 8 veces (365 días) Promedio ponderado 11.8(30.4 días al año) (36 días) (43 días) % de Estados • BCS • Edo de Méx. • México D. F. • Morelos • Querétaro • Sinaloa • Yucatán • BC • Campeche • Coahuila • Chihuahua • Guerrero • Puebla • Zacatecas • Chiapas • Sonora • Tabasco (1) Los Estados de Tamaulipas y Nuevo León reportan que los proveedores les entregan cada vez que el medicamento se les agota Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

24. LA MAYORÍA DE LOS ESTADOS TRABAJAN CON UN SISTEMA DE EMPUJAR INVENTARIOS ¿Por qué vía se entera de los medicamentos requeridos por los puntos de consumo final? (Número de Estados) ¿Cada cuando se realizan los pedidos/requerimientos a los proveedores para una misma clave?1) (Número de Estados) Sistema de empujar Sistema de empujar Una menor frecuencia de pedidos, refleja funcionamiento de sistema empujar Dos veces por año Trimestral-mente Mensual-mente Cada vez que se agotan los medicamentos Anualmente Colima Sinaloa Tlaxcala Tabasco Puebla Nuevo león Jalisco D.F. Guerrero Oaxaca Q. Roo Zacatecas Yucatán SLP Nayarit Guanajuato Campeche Aguascalientes • Morelos • Chiapas • Veracruz • BCS • Chihuahua • Edo. Mex. • Coahuila • Tamaulipas • Querétaro • BC • Sinaloa • Edo. Mex. • BCS • Morelos • Hidalgo • Querétaro • Yucatán • Nuevo León • Tamaulipas Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney 1) Colima no respondió

25. EL GRADO DE AUTOMATIZACIÓN EN LA CADENA NO APOYA UN CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA JALAR DE INVENTARIOS Número de PC’s por establecimiento Conexión existente (Porcentaje de estados encuestados) Compras 1) Almacenes Puntos de consumo Número de maquinas de fax por establecimiento Compras 1) Almacenes Puntos de consumo 1) Se consideró un establecimiento de compras por Estado Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

26. EXISTEN ESTADOS CON UN NIVEL DE INVENTARIO DEMASIADO ALTO Días de inventario Promedio 140 días  4.6 meses Nota: El resto de los Estados no proporcionó información Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

27. INDICE Algunos Estados presentan prácticas de adquisiciones y distribución que deberían adoptarse en todo el país 5

28. Consolidación de volúmenes en los procesos de licitación con otros estados Organización del área de compra de acuerdo a grupos de medicamentos RESUMEN En el proceso de adquisiciones se identificaron dos mejores prácticas: En el proceso de distribución se identificaron cuatro mejores prácticas: • Entrega de medicamentos sin pasar por los almacenes centrales (directamente a puntos de consumo o a almacenes jurisdiccionales) • Tercerización de algunos servicios logísticos y de distribución • Descentralización de pedidos en puntos de consumo • Uso de componentes necesarios para la definición de niveles de inventario

29. PUEBLA ES EL ÚNICO ESTADO QUE REPORTA CONSOLIDAR LICITACIONES CON OTROS ESTADOS Del proceso de licitación de medicamentos 1) (Número de estados) Puebla 1 29 Realiza licitaciones de manera independiente Consolida las licitaciones a nivel nacional y realiza licitaciones de manera independiente Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney • Morelos no respondió esta pregunta

30. YUCATÁN Y COLIMA ORGANIZAN SU ÁREA DE ADQUISICIONES DE ACUERDO A GRUPOS DE MEDICAMENTOS División del área compradora de medicamentos (Número de estados) Mejores prácticas en organización del área de compras Otros 1) De acuerdo a grupos de medicamentos Querétaro Sinaloa Tabasco 2 estados Yucatán Colima • De acuerdo a las características del mercado: • De acuerdo a grupos de medicamentos • De acuerdo a proveedores 3 estados De acuerdo a proveedores No hay división alguna (todos los compradores compran de todo) Tamaulipas Oaxaca Quintana Roo Morelos 16 estados 4 estados Guerrero Tlaxcala Baja California Chihuahua Coahuila BCS Veracruz Zacatecas San Luis Potosí Nayarit Jalisco Guanajuato México DF Campeche Durango Sonora 6 estados De acuerdo al monto de compra de cada clave Aguascalientes Nuevo León Chiapas Puebla Estado de México Hidalgo Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney • Por partida presupuestal y de acuerdo a las fuentes de financiamiento

31. SIETE ESTADOS YA HAN AVANZADO EN REDUCIR LA COMPLEJIDAD DE SU RED DE DISTRIBUCIÓN AL ENTREGAR DIRECTAMENTE EN PUNTOS DE CONSUMO O EN ALMACENES JURISDICCIONALES Entrega en almacenes centrales Modelo de distribución por Estado Entrega en almacenes jurisdiccionales Entrega directa a puntos de consumo 5% 10% 10% 10% 30% 50% 100% 100% 30% 20% 40% 95% 75% 95% 99% 100% 80% 80% 80% 80% 90% 90% 90% 65% 70% 70% 50% 50% 20% 20% 20% 20% 20% 10% 10% 5% 5% 5% 1% SLP Edo. Mex. Querétaro Tamaulipas Yucatán Colima Morelos Hidalgo Guanajuato D.F. Veracruz Coahuila Nuevo León Nayarit Puebla Baja California Jalisco Resto 1) Baja California Sur 1) Estados que sólo entregan a Almacenes Centrales:Aguascalientes, Campeche, Chiapas, Zacatecas, Oaxaca, Tabasco, Chihuahua, Tlaxcala, Sinaloa, Guerrero, Quintana Roo, Durango y Sonora Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

32. ALGUNOS ESTADOS HAN AVANZADO EN LA TERCERIZACIÓN DE ALGUNOS SERVICIOS LOGÍSTICOS Y DE DISTRIBUCIÓN La red de distribución utilizada para entregar los medicamentos (Número de Estados) Servicios subcontratados (Número de Estados) Sinaloa Zacatecas Chiapas Almacenes 70% Transporte a almacenes centrales o jurisdiccionales Tamaulipas 30% No sub-contrata Veracruz SLP Hidalgo Transporte a puntos de consumo Tamaulipas Veracruz D.F. Quintana Roo Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

33. NAYARIT, NUEVO LEÓN, SLP Y EL ESTADO DE MÉXICO HAN DESCENTRALIZADO SUS PEDIDOS Y REQUERIMIENTOS A NIVEL PUNTO DE CONSUMO En caso de contrato abierto, ¿quién realiza los pedidos/requerimientos a los proveedores? 1) (Número de Estados) Mayor centralización Mayor descentralización • Nayarit • Nuevo León • San Luis Potosí • Estado de México BCS 1) Considerando la respuesta de mayor descentralización Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

34. SÓLO EL D.F. REPORTA EL USO DE TODOS LOS COMPONENTES NECESARIOS PARA LA CORRECTA DEFINICIÓN DE LOS NIVELES DE INVENTARIO Número de componentes utilizados para la definición de niveles (Porcentaje de estados) Componentes necesarios para la definición de niveles de inventarios Cobertura en meses Demanda esperada Nivel mínimo Nivel máximo Inventario de seguridad Tiempo de entrega     Tamaulipas   México D.F. El 94% de los Estados utilizan tres ó menos componentes necesarios para determinar los niveles de inventario Fuente: Encuestas de 31 estados recibidas al día 3 de Diciembre del 2002; análisis A.T. Kearney

35. Recomendaciones preliminares

36. Identificar casos para llevar a cabo compra consolidada entre estados, a nivel regional y a nivel nacional Evitar las compras alternas innecesarias RECOMENDACIONES PRELIMINARES En el proceso de adquisiciones: En el proceso de distribución: • Reducir la complejidad de la red de distribución • A corto plazo, hacer mas eficiente el uso de la infraestructura y procesos actuales: implantar sistema de jalar inventarios, reducir los niveles de inventario y eliminar o disminuir los retrasos e incumplimiento de proveedores • A mediano y largo plazo, tercerizar servicios: transporte, almacenaje, distribución