Fastighetsföretagande i offentlig sektor

1. Fastighetsföretagande i offentlig sektor Strategiska frågor och den samlade kunskapen

2. Kap 10 Organisera ägandet

3. Modeller för att organisera ägda fastigheter Central ledning (politiker/verkställande ledn. dpt, gen dir, stadsdir) Fastigheter (bolag/förvaltning Kommun stat) Verksamhet (Mynd/förvaltn univ,försvarmakt, skolförv) Aktörer/organisatoriska enheter

4. Modeller för att organisera ägda fastigheter Tre huvudmodeller för hur fastighetsförvaltning traditionellt organiseras inom offentlig sektor: • Verksamheterna har ägarrollen (även om de inte formellt äger) och förvaltar fastigheterna som en del i sin löpande verksamhet. • Ansvaret för fastigheterna finns hos en särskild enhet direkt under den centrala ledningen och finansieras med anslag från ledningen. Brukarna betalar inget för lokalerna. • En intern marknad för lokaler och lokaltjänster.

5. Modell 1: Lokalerna förvaltas som en integrerad del av verksamheten Argument för Argument mot • Fastigheterna kan lätt anpassas till verksamhetens behov • Verksamhetsanslaget som ska täcka lokalkostnaderna, ger ekonomiska incitament för att hushålla med lokaler. • Korta beslutsvägar i fastighetsfrågor (behovs-effektuerande) • Sannolikheten för en professionell och effektiv fastighetsorganisation minskar - Fastighetsfrågorna ges relativt låg prioritet.(ingen kärnverksamhet) • Utspridda och små fastighetsenheter (låg kompetens). • Stor risk för suboptimeringar (kortsiktigt och taktiskt agerande exvis spara på underhåll) • Fastighetsförvaltningen tenderar att få för korta tidsperspektiv.

6. Modell 2: Lokalerna förvaltas som en särskild anslagsfinansierad fastighetsenhet Argument för Argument mot • Professionell fastighets-organisation för byggande o förvaltning • Långsiktigt perspektiv –koncernnytta genom samordning. • Svaga ekonomiska incitament för att hushålla med lokaler. • Enheter kräver större och bättre lokaler. (kostar inget) • Svårförhandlade lokalbehovsframställanden. (vilka är behoven eg ?) • Modellen svår att förena med ett decentraliserat rambudget-system (prioritering mellan resurser.)

7. Modell 3: Den interna marknad för lokaler(vanligast förekommande) Argument för Argument mot • Det skapas en professionell fastighetsorganisation med koncernperspektiv • Verksamhetsanslaget som ska täcka avtalsenliga lokalkostnader, detta ger ekonomiska incitament att hushålla med lokaler. • Lokalanpassning möjlig genom avtal om lokalfunktion och lokalkvalitet • Risk för ojämbördiga förhållanden i förhandlingar om lokalförsörjnings- och hyresfrågor • Viss risk för att dubbla kompetenser byggs upp • Risk för att lokalsamordningsmissar uppstår mellan verksamheter • Incitamentsparadoxer - ”spar mer så får ni mindre pengar”

8. Modell 3: Intern marknad för lokaler Rollfördelning mellan centrala ledningen, fastighet och verksamhet: Centrala ledningen • Fastställer mål och anslag för de olika verksamheterna. • Ger direktiv till fastighetsenheten och förser enheten med kapital. • Tar större långsiktiga strategiska fastighetsbeslut. Fastighetsenheten • Hyreskontrakt med verksamheten, finansieras via hyresintäkter. • Levererar rimlig avkastning på eget kapital till centrala ledningen. • Förvaltar fastighetsbeståndet utifrån direktiv från den centrala ledningen och utifrån vad som sägs i kontrakten med verksamheterna. Verksamheterna • Hyreskontrakt med fastighetsenheten, hyra med anslagna medel.

9. Kap 11 Internhyressystemet

10. Intern hyresmarknad Hyresvärd / Hyresgäst Internhyresavtal

11. Intern hyresmarknad ochInternhyressystem Internhyra är det när: • Fastighetsansvarig och verksamhetsansvarig ytterst har samma huvudman och inte är juridiskt bindande Syftet med internhyran är att: • Ge information till verksamheter och beslutsfattare om vad lokaler kostar –hur stor del av verksamhetskostnaderna som utgörs av lokaler • Genom att avspegla kostnaderna som drabbar verksamheterna, påverka dessa för ett bättre hushållande med lokaler –skapa incitament !

12. Internmarknad/Internhyra/internpris Fördelar Medvetandegör lokalanvändarna om lokalkostnaden Styrningseffekt Lokaler som inte behövs lämnas Underlag för prisjämförelser Intresset för lokalresursplanering ökar Optimerar kommunnyttan

13. Internmarknad/Internhyra/internpris Nackdelar Inga riktiga pengar Hyran motsvarar inte ”värdet” av lokalen Kan bli komplicerat –gränsdragningsproblematik Brist på flexibla lösningar Monopolsituation -central fastighetsenhet Kräver administrativa resurser

14. Internhyressystem och hur bestäms internhyran Två grundläggande system Kostnadsbaserad hyra • Hyran avspeglas av de kostnader som respektive objekt har Marknadsbaserad hyra • Hyran efterliknas marknadens prissättning

15. Internhyressystemoch möjligheter att välja lokaler Staten • Enskilda myndigheter har ett eget lokalförsörjningsansvar, • Kan fritt välja vilka lokaler de ska hyra för sin verksamhet*. • Ingen formell samordningsskyldighet med andra myndigheter • Standardiserade lokalhyresavtal (lika privat sektor) * En myndighet behöver tillstånd för en förhyrning om denna är så ekonomiskt betungande att den inte ryms inom den aktuella budgeten och om den aktuella kontraktslängden är mer än ett visst antal år. Kommuner o landsting Den enskilda verksamheten har i regel mycket begränsade möjligheter att självständigt hyra in nya lokaler. • Ledningen rädd för att få dubbla lokalkostnader och att verksamheterna saknar rätt kompetens. • Alla önskemål rörande lokaler kanaliseras genom Fastighetsenheten (professionell monopolsituation) och i lokalresursplaneringen. • Centraliserade beslut om förhyrning och lokalanvändning skapar möjlighet till samordning.

16. Internhyressystem och möjlighet att lämna lokaler Staten • Kontraktet reglerar hyresgästens möjligheter att lämna lokaler. Kommuner/Landsting • Verksamhetens chanser att lämna lokaler med kort varsel ganska stora. • Ekonomisk kompensation för att lämna vanligt för nya/renoverade lokaler.

17. Internhyressystem och verksamhetsansvar vid upprustning • Om en verksamhet vill ha en bättre lokal så ska den betala en högre hyra för lokalen efter förbättringen. • Mellanform – verksamheten betalar högre hyra under ett begränsat antal år, verksamhetens ansvar för merkostnaderna begränsas i tiden –ej lida för tidigare misstag. • Solidariskt ansvar – huvuddelen för kostnader för upprustning bärs solidariskt, enbart mindre hyreshöjning exempelvis för en skola som genomgått en upprustning. Not: Om kostnader för långsiktiga investeringar i byggnaden helt får slå igenom i internhyran utan kompensation kan det uppstå en situation där ingen vill hyra de nya lokalerna.

18. Ex påinternhyressystem och incitament för besparing Staten är den del av offentliga sektorn som i huvudsak förlitar sig på ekonomiska styrmedel när det gäller lokalutnyttjande. Resultat: • Lokalytorna per anställd tycks fortfarande vara betydligt högre i statlig sektor än i privat sektor för motsvarande verksamheter. – ratcheteffekt?

19. Umeå kommun Internhyresavtal reglerar: • Hyresvärd-hyresgäst ansvar (gränsdragningslista) • Bashyra och tillägg (grundhyra + anpassningar + förhyrninigar) • Förhyrd yta BTA (bruttoarea) • Kontraktstid ( tillsv alt kopplas till externt kontrakt) • Uppsägning ( 6 mån alt 10 år för anpassningsinv) • Användning ( exvis skolverksamhet, kontor) • Allmänna hyresvillkor kopplade till överordnatlokalstyrdirektiv

20. Umeå kommuns princip för prissättning av lokaler • Lokaler som ägs av kommunen och som upplåts till kommunens verksamheter ska ha det pris som motsvarar dess kostnad. Prissättningen ska vara självkostnads-baserad men med schablon när det gäller prissättning av underhåll. • För förhyrda lokaler sätts priset utifrån den externa kostnaden (hyra), samt tillägg för Fastighets kostnader för administration och eventuell fastighetsservice, el, värme och vatten. • För uthyrda lokaler till privat marknad tillämpas marknadshyror

21. Umeå kommuns mål med internpriset • Ska visa de verkliga kostnaderna för lokalerna. • Ska stå i relation till verksamheternas lokalanvändning och gjorda verksamhetsanpassningar. • Ska vara så utformat att lokalkostnaderna kan särskiljas och kalkyleras in i verksamhetens budget för prissättning av sina tjänster. • Ska skapa incitament och underlätta för verksamheterna att väga kostnaderna för lokalerna mot nyttan för verksamheten. • Ska sättas så att Fastighet kan sköta fastigheterna på ett resursmässigt optimalt sätt över tiden. • Ska sättas så att den utmanar till ständiga förbättringar och hög effektivitet i fastighetsförvaltningen. • Ska vara lättadministrerat, tillförlitligt, begripligt och lätt att kommunicera.

22. Internhyra och incitament slutsats Internhyran i sig skapar inte tillräckliga incitament avseende minskade lokalkostnader och lokalanvändning utan ska ses som ett komplement till en rad andra insatser • En god lokalförsörjningsplanering • Nödvändiga och relevanta nyckeltal för styrning • Tydliga och kommunicerade styrdirektiv och mål för lokalförsörjning och lokalanvändning • Verksamheternas delaktighet och insikt i fastighets och lokalfrågor

23. Kapitel 12 Förändra fastighetsbeståndet

24. Att förändra fastighetsbeståndet:nyproduktion och underhållsplanering Fastighets-investeringar Förebyggande underhåll Nyinvestering Lönsamhets-investering Planerat underhåll Tilläggs-investering Avhjälpande underhåll Reinvestering Reparationer Verksamhets-investering Långtids-planerat underhåll Felavhjälpande underhåll Investeringar Underhåll Fastighetsbeståndet förändras – förslitning, funktioner föråldras. • Motverkas genom;

25. Investeringar och underhåll definitioner AFF standard Gränsdragning mellan investeringar och underhåll får ekonomiska konsekvenser och styrs av skattelagstiftning och redovisningsregler En investering är en åtgärd som höjer standarden i relation till den ursprungliga standarden för objektet, utrustningen, inredningen • Aktiveras och påförs balansräkningen som en tillgång • Kostnadsförs som avskrivningar Underhåll är sådan åtgärd som syftar till att återställa funktionenhos ett förvaltningsobjekt, inredning eller utrustning • Åtgärden bokförs som en årskostnad som i sin helhet påverkar årets resultat och skatt.

26. Investering Nyproduktion – byggprocessen Kostnadskurva Beslutad Beslut Beslut Beslut Lokalprogram Ide/utrednings skede Projektering Upphandling och genom-förande Besiktning uppföljning Lokal-försörj-ningsplan • Lokaltyper • Lokal-funktioner • Förfinade kalkyler • Förslags-handling • Behovs-underlag • Mål och visioner • Tekniska bedömningar • Alternativ-studier • Översikts-kalkyler (prod-hyra) • Byggherreanvisningar • Gestaltning • Konstruktion • Teknik • LCC kalkyler • Arkitekter och ingenjörer • Upphandlingsunderlag • Anbuds-förfrågan • Offert • Utvärdering • Val av entreprenör • Beställning • /kontrakt • Besiktning • Godkännande • Erfarenhets-återföring (byggherre • verksamhet, entreprenör ev konsult) • Upplåtelse för verksamheten Verksamhetsmedverkan Fastighetsorg / byggherre

27. Underhållsplanering – klassificeringar och riktlinjer • Varför underhåll ?? • Bevara funktionalitet • Bevara kapitalet / värdet

28. Underhållsproblematik UK resurser Planerat underhåll Avhjälpandeunderhåll 15mkr 30 mkr

29. Diagrammet bygger på oförändrad budgetram (ca 37 kr/m2) samt ett behov av c:a 75 kr/m2 över perioden kompenserat för anpassningsinvesteringar. 2004-2013 samt att lokalytorna är lika som vid 2002 års utgång (767 340 m2). 350 mkr

30. Tabellen avser att i en kommunjämförelse ge en ungefärligt uppfattning om vad andra kommuners satsar på Långtidsplanerat underhåll ( LPU ) för sina verksamhetslokaler. Källa Kommunförbundets fastighetsnyckeltal 1999

31. Problembilder med förebyggande underhåll kontra felavhjälpande (akut) underhåll – avvägningar Problem med systematiskt förebyggande underhåll • Risk att man gör insatser i fastigheter som det snart visar sig att man inte behöver mer. • Risk att det uppstår nya problem när man går in och ”petar” i befintliga system. Problemet med att vänta (AKUT!!!) • Systemet havererar kostnaderna för snabba och oplanerade åtgärder kan vara stora. I slutändan blir det en fråga om avvägning mellan kostnader och risker.

32. Exempel på metodik för underhållsplanering – klassificeringar och riktlinjer • Klassificera beståndet i mer eller mindre strategiska delar • Långsiktiga kärnfastigheter • Fastigheter där den framtida användningen är mycket osäker • Övriga fastigheter: en ”mellangrupp” • Klassificera byggnadsdelar i olika grupper • Skalskydd • Säkerhetsaspekter • Aspekter som är helt nödvändiga för att verksamheten ska fungera • Inre ytskikt • Allmänna riktlinjer • Kombinera klassificering av byggnaderna och uppdelning i komponenter med allmänna riktlinjer, lämpligtvis i en matris.

33. Detaljeringsgrad och uppdatering Underhållsplan • Dokument som anger vilka underhållsinsatser som ska göras under ett antal kommande år. • Central fråga – hur detaljerad ska underhållsplanen ska vara? • Vanligt med schabloner för vad det kostar att åtgärda vissa lokaltyper eller komponenter. • Dynamiskt dokument, kräver kontinuerlig revidering. • Uppdaterad på rätt detaljeringsnivå, stor nytta intern och externt. • Ifall ej uppdateras – medför stora kostnader då det är dags att göra en ordentlig genomgång av beståndet. • Alternativ – att varje år besikta samtliga fastigheter där underhålls-åtgärder planerats in under kommande år, för att se om det är motiverat med omprioriteringar av åtgärder pga nya omständigheter. • Ett planeringsinstrument där förvaltaren kan se det nuvarande och kommande underhållsbehov – undvika ”underhållsberg”.

34. Umeå Kommun tillämpning av UnderhållsbegreppetPRIORITERINGSORDNING • Lag/Förordning • Klimatskal • Teknik • Kosmetik Miljö och säkerhet PCB sanering Elsäkerhet LARM,SKYDD LJUS, LJUD och övr EXVIS TAK, FASADER, FÖNSTER, DÖRRAR,AVVATT-NING EXVIS VENTILATION, ELINSTALLATION, KÖKSUTRUSTNING, SÖ, PASSAGE ETC INVÄNDIGA YTSKIKT MÅLNING, TAK VÄGGAR GOLV, INREDNING ETC (upplevelsebaserat)

35. Umeå Kommun tillämpning av UnderhållsbegreppetPLANERINGSHORISONT • Ettåriga UH-planer • Samplanerade med större investeringar • Årliga underhållsbesiktningar – hela beståndet på c:a 3 år • Avvikelsebesiktningar • Integrerade med reinvesteringar för fastighetsåtgärder

36. Umeå Kommun tillämpning av UnderhållsbegreppetDEFINITIONER Definitioner Allmänt underhåll • Med underhåll avses åtgärder som genomförs för att vidmakthålla och säkerställa en tillgångs funktion och egenskaper så att tillgången kan användas på ett ändamålsenligt sätt under beräknad nyttjandeperiod. (Underhåll delas upp i två grupper, Planerat underhåll och Felavhjälpande underhåll.) Planerat underhåll • Planerbara åtgärder som görs i funktionsbevarande syfte och med planerade tidsintervall på mer än ett år. Åtgärderna görs för att vidmakthålla ett objekts funktion efter normal förslitning. Planerat underhåll omfattar inte utbyten och större renoveringar som görs i klimatskärm, installationsutrustning och system som en helhet. Planerat underhåll finansieras via internpriset som ett schablonuttag (kr/m2) gemensamt för hela fastighetsbeståndet och räknas årligen upp med byggkostnadsindex. Felavhjälpande underhåll • Är underhållsåtgärder som utförs akut och som omgående ska återställa byggnadsdelens eller installationsutrustningens avsedda funktion utan standardhöjning.

37. Umeå Kommun tillämpning av InvesteringsbegreppetDEFINITIONER/DIREKTIV Allmänt om investeringar i kommunen • Den kommuninterna definitionen av vad som betraktas som investering är att den ekonomiska livslängden är minst 3 år och beloppet är minst ett basbelopp. Investeringen får inte klassificeras som en anläggningstillgång om värdet understiger ett basbelopp oavsett bedömd nyttjandeperiod. Inga ej värdehöjande kostnader får belasta investeringsprojekt. • Avskrivningsanvisningar Umeå kommun tillämpar beräkning av kapitalkostnader enligt nominell annuitet. Komponentavskrivninginfördes 2005 och ska tillämpas på alla fastighetsanknutna investeringar. • Utrangering investeringar på fastigheter När en fastighet eller en investering på en fastighet inte längre har ett reellt värde, t.ex. för att den är såld, är skadad efter en brand eller efter ett utbyte eller ombyggnation, ska den delen utrangeras ur anläggningsregistret.

38. Umeå Kommun tillämpning av InvesteringsbegreppetDEFINITIONER/DIREKTIV Fastighetsinvesteringar (fastighetsbehov) • Med reinvestering Avses utbyte av uttjänta och eller avskrivna byggnadsdelar, system och systemkomponenter i delar eller i sin helhet. Åtgärderna är värdehöjande och har karaktären av upprustning, utbyte, ombyggnad av objekt eller vital del därav. Åtgärderna kan också vara karaktären upprustning som i sig inte är värdehöjande menförlänger den beräknade livslängden av berörd del av objektet. Reinvesteringar avser större insatser och inte enskilda komponenter som får hänföras till underhåll. • Med lönsamhetsinvestering Menas sådan investering som återför större ekonomiskt värde till kommunens fastigheter än dess sammantagna kostnader inom beräknad avskrivningstid.Värdet ska nuvärdesrelateras och jämföras med kostnaderna av att göra ingenting. Prioriteringsordning av lönsamhetsinvesteringar ska göras utifrån pay-back metoden. Not: Sänkta kostnader med anledning av investeringen ska överföras och användas för planerat underhåll och för att täcka drift och kapitalkostnader Finansiering av lönsamhetsinvesteringar sker inom anslagsramen för ”fastighetsinvesteringar”. Kapital- och driftkostnadstäckning sker via avsättningar i driftbudgeten genom kostnadsreduceringar av media, underhåll personal etc.

39. Umeå Kommun tillämpning av InvesteringsbegreppetDEFINITIONER Fastighetsinvesteringar (verksamhetsbehov) • Verksamhetsinvesteringar Med verksamhetsinvestering menas sådan investering som påkallats av verksamheterna via beslut som tagits i politiska nämnder och styrelser eller på delegation av berörd förvaltning. Dessa investeringar kan delas in i strategiska investeringar och anpassningsinvesteringar • Strategiska verksamhetsinvesteringar Är sådana som är av stort värde för kommunen och vitala för att verksamheten ska kunna utvecklas. Strategiska investeringar är ofta volym och statusförändrande. • Anpassningsinvesteringar (ej planerbara) Är mindre, löpande och ej långsiktigt planerade åtgärder. Detta är investeringar som syftar till att anpassa lokaler, bostäder och funktioner för uppkomna verksamhetsförändringar eller lagenliga krav som är kopplade till verksamhetsutövningen.

40. Komponentvisa avskrivningar

41. Byggproduktion - genomförande - entreprenadformer Traditionell utförande-entreprenad Delad/General Detaljerade handlingar Entre-prenör Fast Pris Löpande Pris Incita-ment Beställare Konsulter Program-handling Entreprenör Konsulter Totalentreprenad Beställare Funktions-beskrivning Konsulter Beställare Entreprenör Funktions-entreprenad (OPS) Entre-prenör Beställare Konsulter Partnering (OPS) ”Glidande handlingar” Öppna böcker -förändras hela tiden bygget pågår

42. Egen regi/entreprenad

43. Egen regi, entreprenad och upphandling Historik Offentliga fastighetsorganisationer har alltid köpt tjänster på privat marknad • Nyproduktion och större ombyggnader • Underhållsentreprenader • Konsulttjänster • Före 1980 var köpta fastighetsförvaltningstjänster ovanliga i offentlig verksamhet • I slutet av 80-talet började drift och skötsel läggas ut på privata företag • Under 90-talet blev det vanligare att köpa hela förvaltningskoncept samt outsourca hela verksamheter • Drift och skötsel av byggnader och mark, teknisk planering, hyresadm, projektledning etc

44. Fastighetsdrift på entreprenad forts.Resultat från rapport Motiv till drift/förvaltningsentreprenad • spara pengar – lägre kostnader • öka effektiviteten - konkurrens • förbättra service - större kundfokus • politiska motiv – näringsliv/publikt(traditionellt höger vänsterskala)

45. Upphandling av tjänster: några förutsättningar Generellt lämpar sig entreprenadformen bäst för uppgifter som är definierbara, förutsägbara, regelbundna och kalkylerbara. Erfarenheter visar att det för tjänster är särskilt svårt att precisera vad som ska levereras. Upphandlingar underlättas av avtalsmallar: – Avtal För Fastighetsförvaltning (AFF) • Branschgemensam standard • Ett verktyg som är vägledande för alla större upphandlingar av fastighetsförvaltning. Risk finns för att kompetensen kan dräneras om fastighetsorganisationen gör sig av med all verksamhet i egen regi utan att ersätta denna med beställarkompetens

46. Fastighetsdrift på entreprenad roller och ansvar Kriterier som utmärker en förvaltningsentreprenad: • Fastighetsägaren – kvalificerad beställarroll, köper den operativa förvaltningen (Större eller mindre delar)på entreprenad. • Avtal För Fastighetsförvaltning (AFF (Branschgemensam standard) • Ett verktyg som är vägledande för alla större upphandlingar av fastighetsförvaltning. • Förvaltningsentreprenören samordnar, ansvarar för och verkställer flera olika förvaltningsuppgifter. – egen personal eller övertagande • Exvis Teknisk (drift, rep), ekonomisk (hyror, budget) och administrativ förvaltning (handläggning av kontakter med kunder, myndigheter). • Fastighetsägaren följer upp entreprenaden och ersätter entreprenören i rörliga och fasta kostnader

47. Fastighetsdrift på entreprenad forts.Resultat från rapport (s.108) Utvecklingen går inte bara i en riktning: • Flera svenska privata fastighetsföretag har valt att delvis gå tillbaka till att sköta fastigheterna i egen regi. Främst för att få bättre kontroll och information om både fastigheter och kunder. Att behålla kontrollen över fastighetsinformationen – överordnat viktigt !!!

48. Umeå Kommuns strategier för outsourcing/konkurrensutsättning av fastighetsverksamhet (uppdrag KF 2010) Kärnverksamhet Ägare, byggherre beställare Kompetensutveckling Egen regi Operativ skötsel

49. Tänk efter före Bygg upp ett scenario på hur framtiden kan tänkas bli - hur utvecklingen ter sig lokalt/globalt Identifiera strategiska arbetsområden av stor betydelse (kärnfrågor) Se över strategisk kompetens och analysera behov av scenarisk kompetensutveckling Utveckla beställarfrågor och beställarkompetens Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet

50. Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet Scenario Fastighet 2015 • Kommunen en stor aktör på fastighetsmarknaden • Sannolikt har ägandet (i m2/ kommuninvånare) minskat • Lokalförsörjning/lokalplanering samt förvaltning och byggfrågor kommer i huvudsak att skötas i kommunal organisation • Stora utmaningar kommer att ställas på hållbar förvaltning och byggande. (energi, Miljö) • Ökade kunskapskrav på teknik, byggherrekompetens, och lokalförsörjning • En utvecklad ägare, beställare -och byggherrekompetens utgör den professionella stommen • Organisationen specialiserad och anpassad till uppgifter och konkurrerande marknadsutbud, stor andel av driftproduktionen är outsourcad