Introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa

1. Introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa

2. 0 Índex de continguts 1Introducció a l’autorització de la despesa 1.1 Introducció 1.2 Canals i arquitectura 1.3 Detalls de la delegació 1.4 Operativa i bases d’execució del pressupost 2 Guia ràpida de l’aplicació d’autorització de la despesa 2.1 Accés a l’aplicació 2.2 Funcions comunes per a totes les pestanyes 2.3 Reserva, autorització i disposició 2.4 Obligacions 2.5 Modificacions de crèdit 2.6 Notes de càrrec 3 Consultes, suggeriments i incidències

3. 1.1 Introducció a l’autorització de la despesa • El projecte Atenea Ecofin consisteix en la implantació d’un sistema de gestió econòmica basat en l’aplicacióSAP. • El sistema d’aprovació de la despesa es basa en la confirmació d’una pregunta del sistema sobre l’acció d’autoritzar. • L’autorització s’executa prement un botó d’una pantalla del sistema de gestió (SAP) o de la nova aplicació d’autorització de la despesa, que s’allotja a la intranet. • La necessitat d’autoritzar resulta del procediment de tramitació. • La persona que autoritza la despesa és, per definició, la persona responsable del crèdit. • Com que es tracta d’un document intern de la Universitat de Barcelona, la seguretat de l’acció d’autoritzar la garanteixen: • El sistema informàtic: pel que fa tant a l’accés com al control d’autoritzacions per manipular la base de dades. • El disseny funcional definit en el projecte: pel que fa a qui és l’actor que actua en cada cas.

4. 1.2 Una acció, dos canals d’execució • Un document pressupostari, inclòs en un expedient comptable, arriba a un punt en què es pot dur a terme l’autorització, tant des del sistema informàtic com des de la intranet. • Com a norma general, els responsables dels centres gestors i projectes fan l’autorització de la despesa a través de la intranet. Autorització de la despesa Responsable del crèdit (nominal) Validació de l’autorització Creació del document pressupostari (expedient comptable) Autorització de la despesa Adjunció de la documentació Fi Control Intern Delegat del responsable del crèdit (gestor administratiu) Gestors administratius Gestors administratius Documentació justificativa de la despesa (PDF) Formulari amb les dades SAP imprès i signat manualment pel responsable nominal Documentació justificativa de la delegació, en general • En cas de delegació, hi ha d’haver el document de delegació (formulari) i el document pressupostari, signats pel responsable del crèdit, en paper o en format electrònic.

5. 1.2 Arquitectura involucrada en l’aplicació web d’autorització Sempre s’accedeix a l’aplicació web d’autorització de la despesa via la intranet. Aquesta aplicació resideix en un servidor, amb la resta d’aplicacions web de la Universitat de Barcelona i accedeix via web service al sistema informàtic SAP.

6. 1.3 Detalls de la delegació La delegació de l’autorització permet que els responsables del crèdit deleguin l’acte informàtic d’autorització (en el marc del sistema informàtic) a un gestor administratiu. • La delegació s’aplica en un sentit ampli, no per a un document, un projecte o un centre de cost concrets, sinó per a tot. • La delegació implica que el responsable del crèdit signi un document que ho autoritza. Aquest document (en suport electrònic o en paper) forma part de l’expedient. • L’autorització delegada queda enregistrada com a dada de l’expedient. • L’oficina de Control Intern pot consultar, posteriorment, el document de delegació en la tramitació massiva o com a dada de l’expedient. • La persona delegada que rep l’autorització només pot ser un usuari del sistema informàtic (no del web) i no pot, al seu torn, tornar a delegar l’acció en algú altre. • Si escau, una persona que n’hagi delegat una altra pot continuar autoritzant via la intranet. Per tant, pot haver-hi competència múltiple d’autorització sobre un mateix document.

7. 1.4 Operativa Tant via el sistema informàtic com via la intranet: • L’usuari ha d’autenticar-se amb un nom d’usuari i una contrasenya, i estar donat d’alta a l’LDAP de la Universitat de Barcelona amb un atribut concret. • L’usuari només veu l’opció d’autoritzar un determinat document si té permisos per fer-ho. La determinació del permís segueix la lògica següent: • El NIF de l’usuari de la intranet que fa l’acció d’autoritzar o de rebutjar queda enregistrat en la base de dades del sistema informàtic. El nom i els cognoms associats al NIF s’extreuen del mestre de creditors. • Aquest mestre s’actualitza a diari per mitjà d’un procés que llegeix del XIPER. • Per tant, quan Control Intern miri qui ha autoritzat la despesa, veurà el NIF, el nom i els cognoms del responsable de l’autorització, o el NIUB, el nom i els cognoms del responsable delegat que l’ha autoritzada. Documents de lògica senzilla (un únic projecte, un únic centre gestor, imports baixos...) Els autoritza el responsable directe. Documents de lògica complexa (diversos projectes o centres gestors de responsables diferents, imports alts...) El responsable d’autoritzar-los es determina segons la taula de decisió.

8. 1.4 Bases d’execució del pressupost: fonament de la distribució • Les bases d’execució del pressupost de la Universitat de Barcelona estableixen qui ha d’autoritzar la despesa. • Com que se segueixen criteris complexos d’assignació de responsabilitat, és possible que en un moment donat el responsable trobi a faltar algun document. En qualsevol cas, sempre podrà consultar via USEF qui ha d’autoritzar-lo.

9. 2.1 Guia ràpida: accés a l’aplicació http://intranet.ub.edu

10. 2.2 Guia ràpida: funcions comunes per a totes les pestanyes Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi hagi documents nous Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que prèviament has seleccionat Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents 44444444f Per seleccionar tots els documents d’aquesta pestanya Per seleccionar només aquest document Document amb dues línies de posició Document següent Identificació del teu nom i NIF

11. 2.3 Guia ràpida: reserva, autorització i disposició Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb comanda no menor) Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició) i per data Altres exemples de centres gestors (Física i Química ): 2575QU00915000 - Departament d’Enginyeria Química 2575QU00918000 - Departament de Ciència dels Materials 2574QU00206000 - Facultat de Química 2576FI01675000 - Institut de Nanociència i Nanotecnologia 25730000200000 - Administració de Centre de Física i de Química 25730000203000 - Oficina d’Afers Generals de Física i Química Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament pel gestor administratiu

12. 2.4 Guia ràpida: obligacions Documents ordenats per fase i per data Fase pressupostària Document PDF escanejat de la factura corresponent Tipus d’IVA 44444444f Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament pel gestor administratiu

13. 2.5 Guia ràpida: modificacions de crèdit Altres exemples de projectes: PDZDL05R PROJECTES DOCENTS FINANÇATS RLZDL05J Altresprojectes de recercaconv 09 RLZ92100 PROJECTES NO AFECTATS DE RECERCA RLZNL00KAltresprojectes de recercaconv 09 Documents ordenats per fase i per data Línia emissora del pressupost Línia receptora del pressupost La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen 44444444f Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament pel gestor administratiu

14. 2.6 Guia ràpida: notes de càrrec Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament pel gestor administratiu Documents ordenats per fase i per data Línia emissora del pressupost La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen Línia receptora del pressupost 44444444f

15. 3 Consultes, suggeriments i incidències • Formulari per sol·licitar un canvi de responsable de centre de cost, centre gestor o projecte. • Formulari per sol·licitar l’alta, la baixa o la modificació d’un usuari amb llicència per accedir al nou sistema informàtic. • En l’apartat de «Gestió  Gestió Econòmica» de la intranet podreu trobar: • Introducció i guia ràpida en PowerPoint. • Formulari per sol·licitar la delegació d’autorització a un gestor administratiu.

16. 3 Consultes, suggeriments i incidències • Incidències tècniques, dubtes, consultes i suggeriments: Tel. 93 402 16 87, web: www.ub.edu/iub o bé: