la centrale de marches 22/05/2014

1. la centrale de marches 22/05/2014 Document protégé par les droits d'auteur

2. La centrale de marchés • Objectifs : conclure des marchés ou des accords-cadres pour les pouvoirs organisateurs d’enseignement catholique ou de centres PMS libres. • Valeur ajoutée pour les PO • Professionnaliser la fonction d’achat – rapport qualité/prix • Dégager du temps dans les établissements • Dégager des ressources financières

3. I. Rôle de la centrale de marchés • Des accords-cadres pour d’autres pouvoirs adjudicateurs • Le respect de la législation des marchés publics • Une coordination des marchés sans qu’il y ait substitution dans la responsabilité finale d’achat • Une connaissance des besoins pour négocier le juste prix et le juste niveau de service • Un pouvoir de négociation en cas de manquements à l’exécution du contrat • Un réseau d’expertises par marché • Une sélection des marchés à négocier

4. III. Les critères de priorisation • 8 critères établis pour définir les marchés à prioriser • Le % d’écoles concernées par le marché • La valeur globale des achats • Les économies d’échelle attendues • La fréquence des commandes • La complexité technique du marché • Les achats demandant une réflexion pédagogique commune au réseau • La facilité de mise en place par la centrale de marché • Le nombre d’établissements ayant demandés du support sur ce marché

5. II. Le planning Marchés priorisés Marchés possibles • photocopieurs • papier • électricité • gaz • mazout • fournitures scolaires • catalogues • livres scolaires • service de nettoyage • restauration scolaire • telecom • équipements informatiques • Etc.

6. IV. Accord-cadre photocopieurs • Accord cadre : • première étape : rédaction du CSC • procédure classique d’appel d’offre ouvert avec publicité européenne • critères objectifs du marché, tels que la qualité, le prix, la quantité, la valeur technique et le service. • attribution du marché à un soumissionnaire • Durée de l’accord-cadre de 3 ans, renouvelable 1 fois sans passer par une nouvelle procédure. • Durée du contrat de location des machines de 5 ans ou de leasing en 7 ans • Estimation d’un marché de 210 machines/an [marché significatif qui représente probablement 50% du potentiel] – soit un marché de 3,5 MM€

7. IV. Accord-cadre photocopieurs (suite) • Accord cadre : • Spécificités du CSC • Prix fixes pendant 5 ans • 5 catégories de copieurs et options • Délai d’intervention de max 4h ou 6h • Taux de disponibilité des machines >97% • Pénalités de retard entre 20 et 75€/jour • Accès par cartes magnétiques permettant les paramétrages • Option de commande du logiciel de gestion des comptes • Obligations envers la centrale de marché (reporting, actions correctives…) • Obligations envers les écoles (reprises de contrats, représentant unique…) • Sessions de formations au moment de l’installation, et pour l’installation du logiciel • Impression à distance

8. V. Accord-cadre papier • Spécificités du CSC • procédure classique d’appel d’offre ouvert avec publicité européenne • Durée de l’accord-cadre de 1 an, renouvelable 3 fois sans passer par une nouvelle procédure. • Estimation d’un marché de 600 palettes/an [volume très approximatif en fonction du nombre d’écoles participantes] – soit un marché de 300M€ • Prix fixes pendant 1 an • 3 catégories de papier A4 • A3 et couleur • Délai de commande 48h • Labélisé Eco responsable- Le papier doit provenir de sources légales et de forêts gérées durablement (Eu Label, FSC, PEFSC) • Procédure de test effectués dans 4 écoles

9. VI. Le marché de l’énergie • Bonne négociation = bonne connaissance des profils utilisateurs • Courrier aux président de PO le 9 mai dernier • Application extranet pour récolter les données auprès des établissements • Codes EAN, nom des fournisseurs, durée de contrat, factures … • Analyse des consommations par compteur • Mise en place des profils énergétiques et rédaction du CSC • Consultance d’un expert en énergie • pour analyser les profils énergétiques • Définir les clauses techniques du CSC • Simuler les formules de prix dont nous pourrons bénéficier • Communication aux écoles participantes des simulations et des clauses du CSC • Lancement du marché avec les écoles ayant mandatés la centrale de marchés pour l’exécution du marché

10. VII. Campagne d’adhésion • Adhésion à la centrale de marché: mars 2014 • Aujourd’hui 300 PO adhérents • Courrier d’informations • A l’attention des président(e)s de PO • A l’attention des direct(eurs/rices) • Contenu internet mis en ligne sous les services du SeGEC • Formulaire d’adhésion à remplir par le président de PO • Activation d’une page extranet / centrale de marché pour le président de PO et les responsables dans les établissements qu’il aura désignés • Contenu extranet en développement incluant le détail des marchés, les actions à mener, le planning, les informations à fournir etc.

11. VIII. Plateforme Rôle: assurer une communication entre les écoles et la CM ET entre les écoles et les fournisseurs sélectionnés • Phase 1: utilisation des outils existants (internet et extranet) • Phase 2: mise en place d’une plateforme de commandes qui permettrait aux écoles de commander en ligne des fournitures négociées par la centrale de marchés • Ouvrir des marchés de catalogues Contenu: • Bons de commande vers les fournisseurs sélectionnés • Les besoins • Les statistiques achats et comparatifs de profils de consommations entre écoles

12. VIII. Accès aux marchés • Publication sur extranet des produits/prix négociés par fournisseur • Liberté de participer à un marché de la centrale • Pas d’engagement préalable (sauf l’énergie) • Décision à prendre au niveau du PO • Bons de commande prêt à l’emploi • Statistiques achats sur base des commandes • Analyse des consommations pour optimiser les pratiques • Création de groupes de travail pour les prochains marchés • Avis aux candidats: fournitures scolaires, fournitures de bureau et cantines scolaires

13. Questions Discussion Suggestions