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Agenda. Parte Prima: il D.P.R. 20.10.98 n. 428Obiettivi e storiaLa struttura del D.P.R.: sezioni ed articoliParte seconda: Il progetto del Ministero delle FinanzeVincoli, Esigenze ed ObiettiviRequisiti, costi e beneficiCriticit, fattori di successo ed attivit svolteConclusioni e domande. -
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1. Progetto per lo sviluppo di un sistema informativoper la gestione del protocollo e dei flussi documentali(D.P.R. 20.10.1998 n. 428)
2. Agenda
Parte Prima: il D.P.R. 20.10.98 n. 428
Obiettivi e storia
La struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli
Parte seconda: Il progetto del Ministero delle Finanze
Vincoli, Esigenze ed Obiettivi
Requisiti, costi e benefici
Criticitŕ, fattori di successo ed attivitŕ svolte
Conclusioni e domande
3. - Parte Prima -Il D.P.R. 20.10.98 n. 428
4. Obiettivi e Storia... D.P.R. 20.10.1998 n. 428 - Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica
Il 16 ottobre 1998 il Consiglio dei Ministri ha approvato, su proposta del Ministro per la Funzione Pubblica Franco Bassanini, il regolamento sul "Protocollo informatico" formulato dallAutoritŕ per linformatica nella Pubblica Amministrazione.
5. ...Obiettivi e Storia... Il nuovo regolamento si inserisce nel quadro delle riforme della pubblica amministrazione e del processo di semplificazione, con particolare riferimento all'articolo 15 della legge 59 (Bassanini 1) che ha disciplinato la formazione, la trasmissione e l'archiviazione dei documenti elettronici.
6. ...Obiettivi e Storia... La normativa č destinata a modificare radicalmente il sistema di registrazione, trattamento e conservazione dei documenti amministrativi.
Sarŕ possibile migliorare la gestione dei procedimenti amministrativi, rendendoli informatizzati e strettamente collegati al protocollo e all'archivio.
7. ...Obiettivi e Storia... Il cittadino potrŕ conoscere cosě lo stato di avanzamento della propria pratica, i tempi di definizione e il responsabile del procedimento.
La gestione automatizzata dei flussi documentali contribuisce infine a migliorare il controllo di gestione, grazie alla puntuale verifica dei tempi di attuazione dei progetti e dei programmi delle amministrazioni
8. ...Obiettivi e Storia... Storia delle attivitŕ e dei soggetti coinvolti:
9. Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Le sezioni:
Sezione Prima: Protocollo Informatico
Sezione Seconda: Accesso alle Informazioni
Sezione Terza: Archiviazione e Conservazione
Sezione Quarta: Gestione dei Flussi Documentali
Sezione Quinta: Archivi
Sezione Sesta: Attuazione ed aggiornamento dei sistemi
10. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Prima: Disposizioni sul Protocollo Informatico
Art. 1. Definizioni
Art. 2. Gestione dei documenti con sistemi informativi automatizzati
Art. 3. Requisiti del Sistema di Protocollo Informatico
Art. 4. Registrazione di protocollo
Art. 5. Informazioni annullate o modificate
Art. 6. Segnatura di protocollo
Art. 7. Operazioni ed Informazioni minime
Art. 8. Formato del progressivo di protocollo
11. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Prima Art. 3 co 1. Il sistema di protocollo informatico deve:
garantire la sicurezza e l'integritŕ dei dati;
garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
garantire la corretta organizzazione dei documenti nellambito del sistema di classificazione darchivio adottato.
12. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Seconda: Accesso alle informazioni
Art. 9. Funzioni di accesso alle informazioni
Art. 10. Accesso esterno
co 1. Per lesercizio del diritto di accesso ai documenti, di cui al capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, possono essere utilizzate tutte le informazioni del protocollo informatico anche mediante limpiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono lacquisizione diretta delle informazioni da parte dellinteressato.
Art. 11. Accesso effettuato dalle Pubbliche Amministrazioni
co 2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di protocollo informatico attraverso la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso
.
13. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Terza: Archiviazione e Conservazione delle registrazioni
Art. 12. Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
Art. 13. Procedure di salvataggio e archiviazione dei dati
co 1. Il responsabile per la tenuta del protocollo informatico dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
Art. 14. Registro demergenza
co 5.Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalitŕ del sistema.
14. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Terza art.12. Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
co 1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dellart. 2 del presente regolamento. Il servizio č posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
co 2. Al servizio č preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalitŕ tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
15. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Quarta: Disposizioni sulla gestione dei flussi documentali
Art. 15. Gestione dei flussi documentali
co 1. La gestione dei flussi documentali č finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicitŕ, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicitŕ stabiliti dalla legge.
co 3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di protocollo informatico.
Art. 16. Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
Art. 17. Specificazione delle informazioni previste dal sistema per la gestione dei flussi documentali
16. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Quarta Art. 16. Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
co 1. Oltre ai requisiti indicati all'articolo 3, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso č associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attivitŕ dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.
17. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Quinta: Disposizioni sugli archivi
Art. 18. Trasferimento dei documenti allarchivio di deposito
co 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.
co 2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando lorganizzazione che i fascicoli e le serie avevano nellarchivio corrente.
Art. 19. Disposizioni per la conservazione degli archivi
Art. 20. Archivi Storici
18. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Sesta: Attuazione ed aggiornamento dei sistemi
Art. 21. Attuazione dei sistemi
Art. 22. Aggiornamenti dei sistemi
co 1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.
Art. 23. Abrogazioni
co 1. Sono abrogate le norme regolamentari incompatibili con il presente regolamento e, in particolare, le disposizioni del regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35.
19. ...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... Sezione Sesta Art. 21. Attuazione dei sistemi
co 1. Entro il 31 marzo 1999 le pubbliche amministrazioni introducono nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente regolamento.
co 3. .Le pubbliche amministrazioni provvedono, entro 5 anni, a partire dal 1° gennaio 1999, a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformitŕ alle disposizioni del presente regolamento ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.
20. - Parte Seconda -Il progetto del Ministero delle Finanze
21. I vincoli normativi D.P.R. n. 428/98 - Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica
La legge n. 241/90 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
La legge n. 675/96 Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali
D.P.R. n. 513/97 Norme in materia di documenti informatici e contratti telematici(firma digitale)
D.P.R. n. 1409/63 Norme relative allordinamento ed al personale degli Archivi di Stato
22. Le nuove esigenze La gestione elettronica e distribuita del ciclo di vita dei documenti
Lintegrazione della gestione dei documenti con lautomazione dei flussi di lavoro (Workflow dei procedimenti amministrativi)
I servizi cooperativi tra AF e PA (RUPA)
La valutazione della prestazione nella AF
23. La gestione automatica dei documenti... Tempo impiegato per la gestione dei documenti sul totale lavorato:
Con la gestione manuale dei documenti aumenterŕ dal 20% rilevato nel 1996, al 30% alla fine del 2000.
Con la gestione automatica dei documenti decrescerŕ dal 20% rilevato nel 1996, al 5% alla fine del 2000
(fonte Gartner Group)
24. ...La gestione automatica dei documenti 8 ore/settimana/persona per svolgere 10 attivitŕ non automatizzate (fonte Gartner Group) :
1) Trovare il documento (1ora)
2) Manipolare e riutilizzare il contenuto (1,5 ora)
3) Aggiornare il documento (1 ora)
4) Condividere il documento (1 ora)
5) Pubblicare il contenuto (0.5 ora)
6) Creare un nuovo documento (0.5 ora)
7) Revisionare un documento (0.5 ora)
8) Comprendere il contenuto (0.5 ora)
9) Distribuire il documento (1 ora)
10 Archiviare e recuperare il documento (0.5 ora)
25. Obiettivi... Implementazione di una soluzione integrata di gestione automatica dei documenti per:
Aumentare lefficienza e lefficacia dei servizi amministrativi
Ridurre i tempi di accesso e di trattamento dei documenti
Facilitare la consultazione della casistica dei procedimenti svolti nella AF
Introdurre la trasparenza nella gestione dei procedimenti
26. ...Obiettivi Implementazione di una soluzione integrata di gestione automatica dei documenti per:
Ottenere documenti ad uso interno in formato strutturato (circolari, note,...)
Supportare la gestione automatica dei flussi di lavoro
Qualificare il personale operativo e le loro prestazioni
Uniformare le modalitŕ operative
27. Le tecnologie di riferimento Document Management: approccio standard ed aperto al problema della gestione dei documenti
Workflow Management: approccio standard ed aperto al problema della gestione dei processi
Web: Tecnologia aperta che consente il trattamento delle informazioni a basso costo via rete
Object Oriented: metodologia che favorisce lanalisi dei sistemi complessi con componenti distribuiti
28. I requisiti... Suddivisi in 5 aree funzionali relative a:
Gestione dei documenti
Gestione dei procedimenti
Gestione della Legge 241/90
Gestione della Legge 675/96
Gestione dei servizi di cooperazione
Derivano principalmente dalla normativa in materia (D.P.R. 428/98, L. 241/90, L. 675/96,...)
29. ...I requisiti... Gestione dei documenti:
Definizione dei procedimenti, degli atti amministrativi e delle strutture organizzative
Il Censimento dei procedimenti: la banca dati delle tipologie
La classificazione dei documenti amministrativi: il Titolario dArchivio
La definizione delle unitŕ organizzative
30. ...I requisiti... Gestione dei documenti:
Controllo del flusso dei documenti, integrando norme e principi archivistici con le tecnologie
Protocollazione e classificazione della posta in arrivo ed in partenza
Gestione dei fascicoli
Definizione delle regole di movimentazione dei documenti e dei fascicoli
31. ...I requisiti... Gestione dei documenti:
Controllo dellarchiviazione dei documenti...
Definizione di un piano di archiviazione che, nel rispetto dei criteri archivistici, consenta la gestione dellArchivio Corrente e di Deposito
Controllo della qualitŕ dellarchivio mediante lutilizzo degli strumenti informatici (procedure di Scarto dArchivio)
32. ...I requisiti... Gestione dei procedimenti:
Controllo della documentazione mediante la protocollazione dei documenti e la creazione dei fascicoli di interesse procedimentale
Classificazione della istanza secondo una delle tipologie della Banca Dati dei procedimenti
Introduzione del WorkFlow su iter procedimentali standardizzati
Gestione delle leggi 241/90 e 675/96:
supporto integrato alla loro piena applicazione
33. ...I requisiti Gestione dei Servizi di Cooperazione:
Scambio di documenti per via elettronica e segnatura di protocollo automatica
Gestione degli archivi digitali con eventuale organizzazione per competenze territoriali
Gestione del procedimento in modo cooperativo tra piů unitŕ organizzative
Accesso da parte del cittadino ai documenti ed alle informazioni sullo stato dei procedimenti
34. Costi e Benefici... Costi
Infrastruttura Hw/Sw ed in particolare di rete
Licenze software delle tecnologie di base offerte dal mercato
Personalizzazione e sviluppo della soluzione
Formazione del personale
Assistenza e supporto tecnico
35.
Costi e Benefici... Benefici
Efficienza del servizio: rapiditŕ, qualitŕ e quantitŕ
Riduzione delle anomalie e degli errori
Miglioramento della comunicazione
Sicurezza,controllo e trasparenza negli accessi
36.
Costi e Benefici Benefici
Riuso della esperienza documentata
Possibilitŕ di fornire nuovi servizi
Gestione strutturata della conoscenza e delle informazioni
Supporto al controllo di gestione
Uniformitŕ di trattamento
37. Criticitŕ e Fattori di successo... Criticitŕ
Valutazione di volumi e tipologie documentali
Impatto dellinnovazione sullorganizzazione del lavoro e sui meccanismi decisionali
Introduzione di nuovi ruoli e mansioni
Resistenza al cambiamento del personale
Qualitŕ e capillaritŕ della formazione
Scelta adeguata degli uffici pilota
Adeguamento della dotazione Hw/Sw
38.
Criticitŕ e Fattori di successo Fattori di successo
Definizione di un Piano di Archiviazione
Promozione del lavoro di gruppo e a distanza
Virtualizzazione dei documenti
Virtualizzazione della comunicazione
Condivisione degli obiettivi
Introduzione graduale dellinnovazione
Considerazione per gli aspetti umani e organizzativi
39. Tempi e Fasi Le fasi principali del progetto da completare nel corso del 1999:
Analisi e definizione dei requisiti (giugno)
Realizzazione dei prototipi (ottobre)
Sperimentazione e valutazione del prototipo selezionato presso uno o piů uffici (dicembre)
Definizione specifiche finali del sistema e redazione del capitolato per la fornitura del prodotto (dicembre)
40. Attivitŕ svolte e prossimi impegni Studio di fattibilitŕ
Istituzione di un gruppo di lavoro con rappresentanti di tutti i CI dellAF
Inizio dellanalisi dei requisiti
Individuazione di 10 diverse tipologie di ufficio per la raccolta dei requisiti
Definizione del calendario delle visite
41. Conclusioni
Aderire al progetto: un passo necessario
42. Domande