I. ASPECTE FINANCIARE II. AUDIT PROIECTE EUROPENE

1. Seminar de instruire in vederea propunerii si implementarii proiectelor in cadrul Programului-Cadru 7 al Uniunii Europene 19-20 decembrie 2011

2. I. ASPECTE FINANCIAREII. AUDIT PROIECTE EUROPENE

3. I. ASPECTE FINANCIARE Modalitati de plata Generalitati legate de bugetul proiectelor europene Aspecte privind amortizarea echipamentelor Costurile de mobilităti Raportarea financiara

4. MODALITATI DE PLATA • O singura prefinantare (dupa intrarea in vigoare) pentru intreaga durata a proiectului. Se plateste coordonatorului in termen de 45 de zile de la data intrarii in vigoare a Acordului de finantare incheiat intre coordonatorul proiectului si Comisia Europeana (conform art.6 din Acordul de finantare). • Plati intermediare bazate pe declaratii financiare (Form C – Financial Statement) • Valoarea totala a prefinantarii si a platilor intermediare nu poate depasi 90% din contributia financiara comunitara maxima stabilita la art.5 din Acord. Un procent de 10% este retinut pana la plata finala. Platile realizate de Comisie sunt in euro. • Plata finala.

5. Generalităţi legate de bugetul proiectelor europene Bugetul proiectelor este alcatuit din: • cheltuieli eligibile • reale si necesare pentru implementarea proiectului • ivite pe durata proiectului, cu exceptia costurilor generate de intocmirea rapoartelor finale, care pot fi efectuate in termen de 60 de zile dupa terminarea proiectului • în concordanta cu principiile de contabilitate şi de management • inregistrate in contabilitate • efectiv platite de beneficiar • in conformitate cu prevederile contractului • sa fie însotite de facturi, în conformitate cu prevederile legislatiei nationale/comunitare sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalente facturilor, pe baza carora cheltuielile sa poata fi auditate si identificate.

6. cheltuieli neeligibile • taxele indirecte(TVA) • dobanzile datorate • comisioanele bancare • provizioane pentru posibile viitoare pierderi • pierderile din diferente de curs valutar • costurile legate de alte proiecte nationale sau europene • cheltuieli realizate in afara perioadei de derulare a proiectului • cheltuieli excesive sau nechibzuite • orice cost care nu intruneste conditiile unui cost eligibil.

7. IDENTIFICAREA COSTURILOR Costuri de personal – salarii +contributii Deplasari si indemnizatii – transport, cazare si diurna Consumabile Echipamente Subcontractare Taxe de conferinta (numai in anumite cazuri) – COSTURI DIRECTE

8. COSTURILE INDIRECTE • Costuri eligibile care nu pot fi identificate de catre beneficiar ca fiind atribuite in mod direct proiectului, dar care pot fi identificate si justificate in sistemul propriu de contabilitate. • In cazul in care in sistemul contabil al beneficiarului sunt incluse cheltuieli generale care nu sunt eligibile in acordul de finantare, aceste costuri trebuie sa fie eliminate la depunerea rapoartelor financiare. • Costurile generate de administrarea generala si costurile de management • Costurile folosirii unui spatiu de birouri sau laborator, inclusiv chiria sau deprecierea cladirilor sau echipamentelor, cheltuielile adiacente precum apa, caldura, electricitate, intretinerea, asigurarile etc. • Costurile privind comunicatiile, taxele pentru conectarea la retele, cheltuieli cu posta si aprovizionare.

9. METODE DE CALCUL AL CHELTUIELILOR INDIRECTE COSTURILE INDIRECTE ACTUALE SAU O METODA DE CALCUL SIMPLIFICATA - Beneficiarii care au un sistem contabil analitic si care permite identificarea costurilor indirecte in conformitate cu criteriile de eligibilitate trebuie sa declare costurile reale indirecte sau pot alege rata fixa de 20%. RATA FIXA DE 20% - Cheltuielile indirecte in cuantum de 20% din totalul costurilor directe eligibile pot fi utilizate de catre orice beneficiar, indiferent de sistemul contabil pe care il utilizeaza. RATA DE 60% - Aceasta metoda de calcul a regiei de 60% a fost aprobata ca „regie de tranzitie” care se aplica subventiilor acordate in cadrul unor apeluri de proiecte cu inchidere inainte de 1 ianuarie 2010. RATA DE 7% - In cazul proiectelor de tip coordonare si actiuni suport – CSA’s rambursarea costurilor eligibile indirecte pentru fiecare beneficiar poate atinge maxim 7% din totalul cheltuielilor directe eligibile, cu exceptia costurilor pentru subcontractare si pentru resursele puse la dispozitie de catre terti.

10. AMORTIZAREA ECHIPAMENTELOR Creeaza mari probleme implementarii proiectelor, deoareceeste eligibilanumai valoarea amortizata pana la finalul proiectului. Indiferent de metoda deamortizare utilizata, va ramane o mare valoare a echipamentului nedecontata. O solutie ar fi ca, pentru proiectele in cadrul carora seachizitioneaza echipamente, legea sa prevada decontarea integrala a valorii de intrare, fara a setine cont de amortizare.

11. COSTURI MOBILITATI Varianta 1 Costurile legate de transport, cazare si diurna pot fi considerate costuri eligibile, cu conditia ca beneficiarul sa respecte normele interne si principiile contabile din tara sa (cu respectarea legislatiei nationale). Calatoriile in afara Europei sunt eligibile, in functie de impactul financiar al calatoriei. Cheltuielile de deplasare trebuie sa fie necesare pentru lucrarile din cadrul proiectului sau pentru activitatile legate de acesta. Cheltuielile de deplasare ale expertilor la intalniri specifice nu sunt considerate cheltuieli de deplasare, cu toate acestea ele pot fi considerate eligibile, conditia este ca participarea expertilor sa fie prevazuta corespunzator in Anexa I (Description of work). Varianta 2 Aplicarea flat rate este optionala, ea fiind suma unei alocatii de cazare si a unei diurne stabilite in functie de tara in care se efectueaza deplasarea, conform deciziei Comisiei din 23 martie 2009.

12. RAPORTAREA FINANCIARA Perioadele de raportare financiara sunt clar stabilite prin Acordul semnat intre beneficiarul proiectului si Comisia Europeana. Ele se intocmesc fie la cursul euro din data efectuarii platii, fie la cursul euro stabilit de Banca Central Europeana din prima zi a lunii urmatoare datei de raportare. Fiecare beneficiar va accesa site-ul care ii va fi indicat de catre Comisia Europeana in vederea efectuarii raportarii. Dosarele cuprinzand documente justificative trebuie arhivate si pastrate in arhiva beneficiarului pe intreaga perioada indicata de catre Comisia Europeana. Raportarile financiare vor trebui sa poarte avizul unui auditor independent.

13. Comisia are la dispozitie 105 zile pentru a evalua si executa plata corespunzatoare – Nu se aplica aprobarea tacita a rapoartelor! • Comisia poate: - aproba raportul; - respinge, cu justificare; -suspenda data limita pentru solicitarea revizuirii/ completarii; - suspenda plata.

14. II. Aspecte legate de auditare CERTIFICATELE DE AUDIT • Un certificat de audit este o cerinta contractuala. • Scopul unui certificat de audit este, in principal, sa ofere Comisiei o asigurare rezonabila cu privire la faptul ca toate cheltuielile eligibile raportate de beneficiar sunt efectuate in concordanta cu prevederile Acordului de finantare. • Certificatul de audit nu trebuie confundat cu auditul efectuat de Comisie, misiune care poate fi realizata in orice moment al implementarii proiectului, precum si timp de 5 ani dupa finalizarea acestuia.

15. Certificareavafifurnizatapebazaunui contract “Agreed Upon Procedure” (AUP). Auditorulvarealizaauditul in conformitate cu un format specific si in concordanta cu Termenii de Referinta/SpecificatiileTehnice (ToRs – Annex VII Form D to Grant Agreement). AUP deriva din practicicomune de audit sicorespundestandardelor de audit internationale. Exista 2 tipuri de AUP – Raport de audit privind: (1) Verificareacheltuielilorsi (2) Verificareasistemului.

16. AUP pentru verificarea cheltuielilor= “Certificate of Financial Statements” (CFS)/ “Certificare pe Situatia Financiara” – Anexa VII la contractul de finantare, formularul D • Se cere atunci cand finantarea solicitata atinge 375.000 euro (exceptie pentru proiectul de 2 ani sau mai putini, caz in care CFS este emis la sfarsitul proiectului). Asadar, pentru fiecare transa de 375 000 € trebuie emis un CFS (numit intermediar), iar la sfarsitul proiectului un CFS (numit final) indiferent de suma finala a proiectului. • Obligatoriu pentru fiecare beneficiar, cu exceptia cazului in care este oferita o certificare a metodologiei. • Scopul emiterii unui CFS este de a acoperi totae costurile eligibile care nu au fost inca supuse certificarii. • Forma: Raport independent privind constatarile factuale – Anexa VII, Formularul D. • Avantaj: emiterea unui CFS mareste certitudinea asupra eligibilitatii costurilor pentru beneficiar.

17. AUP pentru verificarea sistemului = “Certificate on the Methodology” (COM)/ “Certificat asupra metodologiei” – Anexa VII la contractul de finantare, formularul E • Optional si destinat in special entitatilor care au multiple participari in program. • Scopul: certificarea metodologiei de calcul a costurilor de personal si a ratelor de regie. • Poate fi intocmit oricand pe durata implementarii proiectului, dar cel mai devreme la data intrarii in vigoare a primului Acord de finantare semnat de beneficiar in cadrul PC 7. • Valabil pe intreaga durata a PC7, are caracter voluntar si trebuie sa fie acceptat de catre Comisie. • Forma: Raport independent privind constatarile factuale – Anexa VII, Formularul E. • Avantaj: atunci cand un COM este acceptat de Comisie, dispare obligativitatea emiterii unui CFS intermediar, ci doar un CFS final.

18. Cine poate furniza aceste certificate? • Auditori calificati conform prevederilor Directivei a VIII-a a Uniunii Europene • Specialisti independenti • Organizatiile publice, institutiile de invatamant superior si organizatiile de cercetare pot alege serviciile unui auditor extern sau pot opta in favoarea unui “ofiter public competent” – auditorul public intern

19. O conditie preliminara este ca auditorul public intern sa nu fi fost implicat in nici un fel in intocmirea Formularului C – Financial Statements si sa nu depinda, din punct de vedere ierarhic, de ofiterul responsabil pentru Financial Statements. Mai exact, nu trebuie sa existe relatii de subordonare intre responsabilul financiar al proiectului si auditor.

20. Nu exista cerinte (prevederi) specifice cu privire la independenta auditorilor care intocmesc Formularul D fata de cei care intocmesc Formularul E. • Oricare dintre cele doua tipuri de formulare – Form D sau Form E poate fi realizat de catre unul si acelasi auditor sau de catre auditori diferiti. • Termenii de referinta (ToRs), care se completeaza de catre beneficiar si sunt agreati de auditor, precizeaza faptul ca nu trebuie sa existe un conflict de interese intre cele 2 parti. Conflictul de interese apare atunci cand este afectata obiectivitatea auditorului, de exemplu in cazul in care auditorul: - a fost implicat in pregatirea Formularului C-Financial Statements; - are unele beneficii de pe urma emiterii certificatului de audit; - se afla in relatii prea apropiate cu reprezentantii institutiei beneficiare; - este director sau partener al beneficiarului; - se afla in oricare alta situatie care i-ar putea compromite independenta sau abilitatea de a realiza certificarea intr-un mod impartial.

21. Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia. • Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale entităţilor publice. • Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe. • Comisia Europeana accentueaza faptul ca atunci cand un beneficiar (institutie publica, organizatie de cercetare si institutie de invatamant) alege sa-si foloseasca propriul auditor (auditorul public intern), beneficiarul respectiv trebuie sa faca asigurarea ca auditorul este independent si are pregatirea necesara pentru a realiza procedurile de audit stabilite.

22. Urmatoarele reprezinta documente ce ar trebui puse la dispozitia auditorului: - Acordul de finantare, inclusiv Anexele; - Rapoarte periodice, care includ justificarea resurselor utilizate si Form C ‘Financial Statements’; - ‘Guide to Financial Issues relating to FP 7 Indirect Actions’ (Ghidul Financiar) – referinte specifice la Partea 2A Sectiunea 2 – raportare si plati, Partea 2B - prevederi financiare; - Formatul standard propus pentru certificatul de audit.

23. Link-uri utile • Ghidul financiar FP 7, varianta februarie 2011: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf. • “Guidance notes” pentru beneficiari si auditori: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines-audit-certification_en.pdf

24. Vamultumescpentruatentie! Auditor public intern Roxana Pascanu e-mail: roxanap@icmpp.ro Responsabil financiar: Roxana Matache e-mail: roxana.matache@icmpp.ro