Nacionalni informativni dan INTERREG IVC – 4. razpis Finančno načrtovanje v luči kontrole Polona Nograšek Nacionalna ko

1. Nacionalni informativni dan INTERREG IVC – 4. razpis • Finančno načrtovanje • v luči kontrole • Polona Nograšek • Nacionalna kontrolorka za INTERREG IVC

2. Vsebina predstavitve • Finančno načrtovanje projektov • Pravila o upravičenosti izdatkov • Pooblaščeni nacionalni kontrolor za Slovenijo

3. Načela dobrega finančnega poslovodenja Načelo ekonomičnosti Viri (finančni, kadrovski, materialni) za načrtovane aktivnosti so na voljo pravočasno, v pravi količini in kakovosti in za najboljšo ceno. Načelo učinkovitosti Doseči čim bolj ugodno razmerje med uporabljenimi viri in doseženimi rezultati Načelo uspešnosti Doseči specifične cilje projekta in pričakovane rezultate

4. Priprava proračuna projekta Prava pot Napačna pot Aktivnosti, ki jih je potrebno izvesti Razpoložljiva finančna sredstva Zahtevana finančna sredstva Aktivnosti, ki jih je potrebno izvesti

5. Kako pridemo do ocene finančnih stroškov? 1) Najprej se definira problematika, zastavljeni cilji in potrebne aktivnosti za uresničitev ciljev. 2) Načrt naj vsebuje podroben pregled načrtovanih neposrednih učinkov (outputov) ter aktivnosti, kako bodo doseženi po delovnih sklopih in po časovnici. 3) Vodilni partner in partnerji skupaj določijo, kdo bo odgovoren za posamezni delovni sklop in aktivnost. 4) Šele nato se planirajo finančni izdatki: Določite finančna sredstva za vsakega partnerja posebej za vsako aktivnost posebej Ocenite približno znesek stroška in kdaj naj bi bil ta strošek plačan Seštejte podatke in jih razvrstite po kategorijah izdatkov 5) Proračun = po partnerjih, delovnih sklopih, kategorijah izdatkov, dinamiki porabe

6. Zaprta finančna konstrukcija 2) Finančni načrtpo virih financiranja 1) Stroškovni načrtpo kategorijah izdatkov in delovnih sklopih Skupni znesek obeh načrtov mora biti identičen!

7. Kaj moramo pri tem upoštevati? Stroškovni načrt: pravila razpisa glede minimalne in maksimalne višine zaprošenih sredstev uravnoteženost finančnih sredstev s predvidenimi aktivnostmi členitev glede delovnih sklopov členitev glede kategorij izdatkov in omejitve (npr. izražene v odstotkih) Finančni načrt: pravila glede stopnje sofinanciranja zmožnost partnerjev, da zagotovijo sofinanciranje zmožnost partnerjev, da zagotovijo predfinanciranje

8. Nacionalno sofinanciranje • Slovenski partnerji upravičeni do sofinanciranja iz ESRR v višini do največ 85% upravičenih izdatkov partnerja • 15% nacionalnega sofinanciranja: • Projektni partnerji morajo zagotoviti najmanj 5% • SVLR lahko zagotovi 10% (v skladu z možnostmi proračuna RS), razen za ministrstva in organe v sestavi ministrstev, ki morajo 15% v celoti zagotoviti v okviru svojega finančnega načrta

9. Členitev izdatkov • Po kategorijah izdatkov • Pripravljalni izdatki • Stroški za zaposlene • Administrativni stroški • Potni stroški in nastanitve • Zunanje storitve • Oprema • Po delovnih sklopih • Pripravljalne aktivnosti • DS 1: Upravljanje in koordinacija • DS 2: Obveščanje in razširjanje rezultatov • DS 3: Izmenjava izkušenj

10. Pravilna umeščenost v kategorije izdatkov Samo za zaposlene pri partnerjih, navedenih v prijavnici!

11. Finančna napoved porabe sredstev • Napoved stroškov, ki bodo plačani v tistem obdobju poročanja: • januar – junij • julij – december • Finančna napoved odraža aktivnosti, ki se bodo izvajale tekom projekta in stroški bodo plačani v tistem obdobju. • V povprečju projekti izkazujejo nižjo porabo v začetni fazi izvajanja projekta in večjo porabo sredi in proti koncu izvajanja projekta (poraba v obliki krivulje).

12. Obvezno: do 30.000 EURpripravljalni stroški 12% pavšalni znesek administrativnih izdatkov Priporočljivo: od 500.000 EUR do 5 mio EUR (povprečno 1-2 mio EUR) do 20 %stroškov delovnega sklopa 1(=upravljanje in koordinacija projekta) do 5 %stroški za opremoglede na skupne stroške projekta INTERREG IVC – omejitve

13. Načrtovanje – izvedba – poročanje Dobro izvedena faza načrtovanja je ključna za gladko izvajanje projekta in poročanje o nastalih izdatkih!!! Projektna ideja naj nastane prej, v času objavljenega razpisa naj bo glavna naloga, da se jo prilagodi pravilom objavljenega razpisa, vendar le, če je skladna z namenom programa!

14. Pravne podlage za upravičenost izdatkov • Evropska zakonodaja • Uredba št. 1083/2006 • Uredba št. 1028/2006 • Uredba št. 1080/2006 • Razpisna dokumentacija (Programski priročnik/Programme Manual) • Področna nacionalna zakonodaja • Potrjena prijavnica, ki je osnova za: • - pogodbo o sofinanciranju za sredstva ESRR • - sporazum o partnerstvu • - pogodbo o nacionalnem sofinanciranju s SVLR

15. Ključne slovenske pravne podlage Navodila za poročanje za slovenske partnerje, Zakon o delovnih razmerjih, Zakon o javnih naročilih, Zakon o računovodstvu, Zakon o javnih financah, Zakon o višini povračil stroškov v zvezi z delom in nekaterih drugih prejemkov, Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino, Obligacijski zakonik, Slovenski računovodski standardi (SRS) itd.

16. Da je izdatek upravičen … • mora biti nujno potreben za uspešno izvajanje dejavnosti v okviru operacije, • mora biti predviden v veljavni prijavnici operacije in pravilno umeščen v ustrezen delovni sklop in kategorijo izdatkov, • se mora nanašati izključno ali delno (sorazmerni delež) na operacijo • mora nastati znotraj upravičenega obdobja in območja, razen izjem,

17. mora biti strošekdejansko plačan, • mora nastati pri upravičencu in bitiplačan s strani upravičenca, • mora biti v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti gledecenovne primernostiin stroškovne učinkovitosti, • mora bitiprepoznaveninpreverljiv, • mora bitipodprt z izvirniki računovali drugimi računovodskimi listinami enake dokazne vrednosti, • upravičenec mora zanj voditiločeno računovodsko evidenco.

18. Dokazila • Dokazila o dejansko izvedeni storitvi • Originalni računi • Priloge k računom: • dokumentacija o izvedbi javnega naročanja • kopije pogodb • vabilo • lista prisotnosti • izpis iz evidence ur • poročilo o opravljenem delu • dobavnica, prevzemni zapisnik • foto material • Dokazila o dejansko izvedenem plačilu • potrdila o plačilu

19. Faza priprave projekta:so upravičeni, če jih odobri skupni nadzorni odbor so v okvirih omejitev razpisa (EUR 30,000) so nastali med 1. 1. 2007 in dnevom oddaje prijavnice so bili plačani do konca prvega obdobja poročanja. Faza izvajanja projekta:so upravičeni, če so nastali po odobritvi nadzornega odbora oziroma v obdobju upravičenih izdatkov (določeno v razpisu) so nastali v obdobju do konca tekočega obdobja poročanja oziroma pred zaključkom izvajanja projekta 2. Izdatki – kdaj so nastali

20. Stroški osebja - 1 • Ta kategorija stroškov se nanašasamo na zaposlene v organizacijah vodilnega partnerja/projektnih partnerjev, ki so navedeni v prijavnici • Za izvedbo aktivnosti, ki jih partner lahko opravi z lastnimi človeškimi viri, naj ne bi najemal zunanjih sodelavcev! • V primeru, ko zaposleni dela na projektu le delno, je osnova za določanje upravičenih stroškov mesečno število opravljenih ur na projektu in urna postavka • Dobro razmisliti vnaprej, kdo od zaposlenih in v kakšnem obsegu bo vključen v projekt • Poleg vsebinskih strokovnjakov, je smiselno vključiti tudi administrativnega sodelavca, ki bo skrbel za pripravo poročil in redno komuniciral z nacionalnim kontrolorjem

21. Stroški osebja - 2 • Pazite nadvojno financiranje- Javni uslužbenci lahko prejemajo plačo iz projekta le za naloge, kiniso njihove redne naloge • S pogodbo o zaposlitvi razporedite sodelavce na projekt • Natančno določite: da se delo osebe financira iz projekta, naloge v okviru projekta, obdobje, višino plače in določilo, da se ne financira iz proračuna • Če se sodelavci udeležujejo le pomembnejših dogodkov, lahko uveljavljate samo potne stroške (aneks k pogodbi ni potreben, lahko le sklep o imenovanju projektne skupine)

22. Administrativni izdatki • NOVOST 4. RAZPISA – PAVŠALNI ZNESEK • Administrativni izdatki se avtomatsko izračunajo v vrednosti 12%stroškov, planiranih pod kategorijo osebje. • Pri poročanju izdatkov se administrativni izdatki avtomatsko izračunajo v višini 12% potrjenih izdatkov pod kategorijo osebje. • Če bo metoda potrjena s strani EK, ne bo potrebno prilagati dokazil za administrativne izdatke.

23. Izvajanje več projektov ! • V primeru, da upravičenec hkrati izvaja več sofinanciranih projektov, naj jasno razmeji aktivnosti, ki jih izvaja za projekt, za katerega prijavlja izdatke. • Jasna razmejitev naj bo tako vsebinska (obrazložitve) kot stroškovna (kolikšen del stroškov je upravičen prijaviti na projekt = sorazmerni delež, lahko z uporabo ključa). • Morebitno prekrivanje ur zaposlenega se preverja tudi na kontroli na kraju samem s preverjanjem evidenc opravljenih ur na drugih projektih

24. Potni stroški in nastanitve Upravičeni so izdatki zaslužbene poti redno zaposlenihoseb v organizaciji upravičenca (izdatki za potne stroške zunanjih svetovalcev se načrtujejo pod kategorijo zunanji stroški!) Opravljena pot mora bitineposredno povezana s ciljem projekta Izbira prevoznega sredstva in nastanitve mora biti gospodarna V kolikor je bilo potovanje na službeno pot kombinirano z aktivnostmi iz drugega projekta, se lahko uveljavlja le sorazmerni delež!

25. Oprema • Le izjemoma, in sicer praviloma le računalniška oprema • Izbere naj se najugodnejša možnost: • najem (če so stroški najema nižji od stroškov nakupa), • nakup (če je nakup nujno potreben za izvedbo projekta, utemeljen s projektnimi aktivnostmi in neposrednimi učinki in predstavlja najgospodarnejšo možnost), • strošek amortizacije (če je življenjska doba opreme daljša od dobe trajanja projekta). • Upoštevajte določilazakona o javnem naročanjuin interni pravilnik organizacije upravičenca • 100% nakup opreme se lahko uveljavlja samo za opremo, ki se bo uporabljala izključno za namene projekta, sicer je upravičen le sorazmerni delež!

26. Zunanji sodelavci • Delo po pogodbi o opravljanju storitev ali podjemni pogodbi • Delo preko študentskega servisa na študentsko naročilnico • Delo po avtorski pogodbi (POZOR: Zakon o avtorskih pravicah!) … pri izbiri izvajalca upoštevati veljavne predpise o javnem naročanju blaga in storitev in interni pravilnik organizacije Potni stroški: • Potni stroški za zunanje sodelavce morajo biti vračunani v skupno vrednost storitve. • Potni stroški za ključne deležnike, ki sodelujejo na dogodkih projekta, se načrtujejo v kategoriji zunanji sodelavci.

27. Vodilni partner/projektni partner v projektu NE sme nastopati kot izvajalec (zunanji sodelavec ali dobavitelj, ki proti plačilu zagotavlja storitve ali proizvode) v okviru istega projekta! Tudi zaposleni pri vodilnem partnerju/projektnem partnerju ne morejo biti plačani kot zunanji izvajalci partnerja v projektu.

28. “Shared costs”– Skupni stroški • VPLIV SKUPNIH STROŠKOV NA PRORAČUN PARTNERJA PRED podpisom Sporazuma o partnerstvu: • VSI projektni partnerji se morajo strinjati s predvidenimi skupnimi stroški • Določiti, kdo bo v celoti zadolžen za izvedbo skupnih aktivnosti za posamezen izdatek • Določiti skupno metodo delitve skupnih stroškov na preostale projektne partnerje – nacionalna kontrolna enota za Slovenijo dopušča le en način obračunavanja skupnih stroškov – dejansko plačilo pripadajočega deleža nosilcu skupnih stroškov (glej str. 45 Programskega priročnika, točka 6, prva alineja)

29. Pooblaščeni nacionalni kontrolor • SVLR preverja izdatke za slovenske partnerje brezplačno (slovenski partnerji teh stroškov ne vključujejo v prijavnico pod zunanje!) • Erika Mlakar • Polona Nograšek • Sektor za kontrolo – programi ETS in IPA • Dunajska 58 • 1000 Ljubljana • E-pošta: polona.nograsek@gov.si • Tel. 01 3201 475

30. Kontrola upravičenih izdatkov • Preverjanje poročila z namenom potrditve upravičenih izdatkov dvakrat letno: januar – junij = rok je 15. julij za oddajo poročila SI partnerja julij – december = rok je 15. januar • Kontrolni seznam, po katerem se preverjajo izdatki, je del Programskega priročnika (glej Priloga 6) • Trenutno veljavna Navodila za poročanje za slovenske partnerje so objavljena na spletni strani: http://www.svlr.gov.si/si/delovna_podrocja/podrocje_evropskega_teritorialnega_sodelovanja/interreg_ivc/ • Delavnica za poročanje, na kateri bo podrobno predstavljen sistem poročanja in preverjanja izdatkov, bo organizirana za vse slovenske partnerje, ki bodo izbrani na razpisu, pred 1. rokom za poročanje

31. www.svlr.gov.si www.eu-skladi.si http://i4c.eu/