Lotus Notes ja Domino 2010

1. Lotus Notes ja Domino 2010 Aleksandria 4.3.2010

2. Mikä se on? • Ryhmätyöohjelmisto • Käytössä keskushallinnossa sekä tiedekuntien ja erillislaitosten kanslioissa vuodesta 1996 • Käyttäjiä: Yliopisto noin 2000, maailmassa 150 milj. (2008) • Tietotekniikkatoimialan tärkein tiedotuskanava!

3. Lotus Notes ja Domino Notes Domino Palvelinohjelmisto Tiedot/tiedostot palvelimella Oma sähköpostijärjestelmä Webikäyttö Internet-salasana Spostin ja kalenterin synkronointi • Asiakasohjelmisto • Käyttöliittymänä työpöytä • Tietokannat • Sähköposti • Kalenteri • ID-tiedosto

4. Notes Domino Elias - laitokset ja tiedekunnat Savotta- keskushallinto Motti – sähköposti ja Instant Messaging Kaira - mobiilisynkronointi • Toteutettu Eclipse-alustalle javalla, saatavana • Win (Alteris ja ohjelmistojakelu) • Linux (Ohjelmistojakelu) • Mac (Ohjelmistojakelu)

5. Id-tiedosto • X509 –sertifikaati (salattu avain) • Suojattu salasanalla (”Notes salasana”) • Alkuperäinen id-tiedosto on varastossa • Salasananan yksikäsitteisyysvaatimus

6. Tietokannat • Notesksen peruselementti, melkein kaikki tieto kannoissa • Konfiguraatiotiedot • Sähköposti ja kalenteri • Käyttäjien tuottama sisältä • Tietokantoja eri tarkoituksiin eri toiminnallisuuksilla • Keskustelu, esim. Tietotekniikkaosasto ja ryhmien tietokannat • Arkistoinit (sähköpostit tai dokumentit) • Neuvontapohja • Sähköposti ja kalenteri • Lisäksi useita yksittäin tehtyjä tietokantoja erikoistarkoituksiin.

7. Tietokantojen valitseminen työpöydälle 1. Tietotekniikkaosastolla ylläpidetään luettelotietokantaa kaikista osaston tietokannoista, tietokantojen kirjasto Vaivattomimmin saat tietokannat tätä kautta työpöydällesi. Webikäyttö: Muiden tietokantojen urlit ovat täällä joten tätä kautta pääset kaikkiin osaston tietokantoihin. 2. File ->Open -> Lotus Notes Application Palvelin: Savotta. Hakemisto: Tietotekniikkaosasto Tietokanta:Tietotekniikkaosaston tietokannat Seuraamalla ko. tietokannan ohjeita saat lisättyä tietokantoja työpöydällesi.

8. Tietokannan tilaaminen Tietokantaa tilattaessa tarvitaan seuraavat tiedot: • pyyntö osoitteella: atk-notes@helsinki.fi !!!!! • Tietokannan nimi (”tavallinen nimi”, tiedostonimi johdetaan siitä) • Tietokannan managerin nimi • Tietokanna kuvaus • Tietokannan tarkoitus (ryhmätietokanta/keskustelutietokanta/neuvonta) ja mahdollinen esimerkkitietokanta • Tarvitanko mail-in mahdollisuus • Keille laitetaan oikeudet tietokantaan • Saavatko ulkopuoliset lukea tietokantaa

9. Tietokannan managerin tehtävät • Manageri tilaa ryhmän tms. tarvitsemat tietokannat • Tietokanna manageri <> ryhmänvetäjä • Toimii tietokanna vastuuhenkilönä • Jakaa käyttöoikeuksia tietokantaan • Joko hoitaa itse tietokannan acl_ää tai lähettää pyynnöt atk-notes@helsinki.fi –osoitteeseen. Varsinkaan suljettuihin tietokantoihin ei lisätä jäseniä ilman managerin suostumusta. • Ylläpitää tietokanna kuvausta

10. Käyttäjien oikeudet ja oikeustasot Kenelle tietokanta on tarkoitettu ? Minkälaista materiaalia tietokanta sisältää ? Onko keskusteluissa salassapidettävää ? Oikeudet tietokannassa: File -> application -> Access Control Oletusoikeudet Anonymous: No Access Default:: No access Tietos: Author/Editor Ryhmä Editor Johtoryhmä: Editor Notesadmin: Manager Palvelimet: Manager Manageri: Manager Oikeustasot yksinkertaistettuina No access: Ei pääsyä tietokantaan Depositor: Lukea ja kirjoittaa julkisia dokumentteja Reader: Luoda omia kansioita ja näkymiä ja kopioida dokumentteja Author: Voi tuhota julkisia dokumetteja Editor: Vahvemmat luku- ja kirjoitusoikeudet Designer: Tietokannan suunnitteluoikeudet Manager: Kaikki oikeudet

11. Dokumentin käsittely Asioita jotka kannatta huomioida kommentoidessaan dokumenttia: Kommentoitko samaan dokumenttiin vai teetkö uuden vastineen ? Vanhaan: • Mihin kohtaan dokumenttia kommentoit ? • Kuinka muut erottavat uuden osuuden vanhasta ? Yleensä heti kommentoitavan kohdan alle ja oman osuutensa voi erottaa mm. käyttämällä eriväristä tekstiä. Mieti, kuinka muiden olisi helpointa seurata asian ”juonta

12. Uusi vastine: • Lainaatko alkuperäistä ja jos lainaat, kuinka paljon ? • Miten muut erottavat vanhan uudesta ? Uutta vastinetta kirjoittaessa kannattaa miettiä, paljonko vanhaa pitää/kannattaa lainata. Muista, että ne, jotka lukevat dokumentin ovat todennäköisesti lukeneet vanhankin. Mikäli lainaat, kannattaa selvyyden takia vanhasta lainata vain kokonaisuuden kokonaisuuden kannalta tarpeelliset osuudet ja kirjoittaa omat kommenttinsa heti lainatun tekstin alapuolelle. Varsinainen asia hukkuu helposti liialliseen lainaamiseen.

13. Kolmantena vaihtoehtona ovat yleiset ilmoittautumislistat. Esimerkiksi Tietotekniikkaosasto-tietokannassa on usein erilaisiin tapahtumiin ilmoittautumisia. Usein niissä on rajoitettu osanottajamäärä. Tällöin kaiki ilmoittautuvat samaan dokumenttiin.

14. Linkit notesdokumentteihin Noteksessa liitetiedoston saa tehtyä seuraavasti: • Valitse noteksesta haluamasi dokumetti tms. • Edit -> Copy as Link -> Document Link • Mene dokumenttiin johon tahdot linkin tehdä

15. 4. Valitse teksti jonka tahdot linkin ”taustaksi” 5. Create->Hotspot -> Link Hotspot Vastaavasti voit myöskin linkittää tietokantoja, näkymiä ym. noteksen elementtejä.

16. Dokumentin käsittely, jatkoa. Osa5 • Liitetiedoston voi luoda esim. seuraavasti: • File -> Attach • Esilletulevasta valintaikkunasta voit • valita koneellasi olevan tiedoston • Valittu tiedosto ( DHCP.mib) tulee • dokumenttiisi vieressä näkyvänä • kuvakkeena. • Liitetiedoston saat käyttöösi valitsemalla • sen hiiren oikealla näppäimellä ja valitsemalla • valikosta joko Save ( tallentaa levylle) tai Open • tilanteen mukaan. Liitetiedostot

17. Dokumentin lukuoikeudet Kuten näkymiin ja tietokantoihin, myöskin dokumentteihin voidaan asettaa lukuoikeuksia. Myöskin lukuoikeuksien rajoittaminen tietokannan oikeuksia pienemmiksi onnistuu. • Mark Private • (Rajoita oikeuksia) • Mark Public

18. Automaattinen oikoluku notesasiakkaalla on mahdollista kunhan ensin • huolehditaan siitä, että tarvittavat tiedostot on ladattu ja kieli valittu. • Esimerkkinä suomen kielen tarkistus. • Talletetaan suomi.dic -sanakirjatiedosto oman Notes Clientin data -hakemistoon • File->Preferences->Spell Check • Valitaan Finnish. • Sanakirjat löytyvät Notesohjeita –tietokanasta • Palvelin: Savotta • Tietokanta: tietos/notesohjeita • Dokumentti: Automaattinen oikoluku Automaattinen oikoluku

19. Dokumentin käsittely: Avaa Savotasta tietokanta tietos\yhteiset\notesharjoittelu.nsf • Tee tietokantaa dokumentti • Tallenne se ja merkitse sitten yksityiseksi, voit todeta vierustoveriltasi näkyykö se hänen notes-työpöydällään. • Anna vierustoverillesi oikeudet ko. dokumenttiin. • Liitä siihen jokin tiedosto koneeltasi, älä id-tiedostoa :=). • Tee linkki johonkin toiseen noteksen dokumenttiin tai tietokantaan. • Avaa dokumentti kaikille.

20. Osoitekirja Osoitekirja = Hy’s addressbook = Domino directory Osoitekirja sisältää lähes kaiken Dominopalvelimen toiminnan kannalta tiedon: • Palvelimien konfiguraatiot • Käyttäjien tiedot • käyttäjät • groupit • Tietokantojen konfiguraatiot • Sähköpostin konfiguraatiot Osoitekirja replikoidaan palvelinten välillä noin 20 minuutin välein= muutosten viive

21. Internet -salasana Noteksessa on webbikäyttöön erillinen internet -salasana. Sitä käytetään mm.: • Autentikoiduttaessa selaimella noteskantoihin • Imap-pohjainen spostinluku noteksen spostilaatikosta • Salasana Domino-palvelimen osoitekirjasta ko. henkilön dokumentista • Salasana ei saa olla sama kuin pääkäyttötunnuksen salasana!

22. Internet –salasanan asettaminen Valitse notestietokanta Hy’s Adressbook on Savotta Näkyästä People valitse henkilökohtainen dokumenttisi. Avaa se editoitavaksi. Ensimmäisellä välilehdellä (Basics) on kohta Internet Password. Editointitilassa kukin voi muuttaa oman dokumenttinsa ko. kenttää. Huomaa, että kun salasana on kerran tallennuksen yhteydessä kryptattu, se ei enää missään olosuhteissa näy selväkielisenä.

23. Tärkeitä tietokantoja • Tietotekniikkaosasto • Poissaoloilmoitukset (kaikki ilmoitukset tätä kautta) • Kampusten ja ryhmien omat tietokannat • Varauskirjat • Tietokantojen kirjastot (https://notes.helsinki.fi/tietos/homepage.nsf)

24. Tilan/resurssien varaus Tilan/resurssien varaustietokanta /tietos/yhteiset/Varauskirja(.nsf) - Lähinnä Vallilan ja keskustan resursseja • Kokoustilojen virallinen varauspaikka

25. Sähköpostitietokanta • Sähköposti (etunimi.sukunimi@notes.helsinki.fi) • Mahdollisuus sähköpostin uudelleenohjaukseen. • Soft delete –toiminot (48 tuntia) • Kalenteri • Henkilökohtainen kalenteri • Kokouskutsut (free/busy ) tietoja • Mahdollisuus seurata toisten kalenteria • Resurssivaraus (kokoushuoneet, videotykit autot yms.) • To-Do (muistilappuja)

26. Sähköpostinsuodatus Dominopalvelimessa on mahdollisuus HY:n spostinsuodatuksen käyttöönottoon. • Yksinkertaismmillaan suodatuksen käyttöönotto tapahtuu valitsemalla toiminto alasvetovalikosta. – Roskapostit omaan kansioonsa • Huom ! Vaikka roskapostit eivät näy normaalin spotin yhteydessä, ne vievät siltä tilaa spostikiintiöstä eli kansio, johon roskapostit siirretään, pitää toisinaan käydä läpi ja tyhjentää !

27. Kalenteri • Sähköpostitietokannan yhteydessä palvelimella • Säännöllinen varmuuskopiointi • Aina saatavilla, webikäyttö • Mobiilisynkronointimahdollisuus • Mahdollisuus jakaa muille käyttäjille oikeuksia kalenterin katseluun ja/tai käyttämiseen • Älä tuhoa hyväksyttyjä kalenterikutsuja sähköpostitietokannastasi!

28. Kalenterin tehokkaan käytön edellytyksiä • Mahdollinen sähköpostinohjaus tehty sähköpostitietokannasta. • Sidosryhmille annettu ainakin rajatut oikeudet nähdä kalenterin tilanne.(oma ryhmä, tietotekniikkaosasto) • Ajantasaisuus, myös muut merkinnät kuin kutsun kautta tulleet kokoukset kalenteriin

29. Kokouskutsut • Hyväksy saamasi kokouskutsu. • Lähetä vierustoverillesi kokouskutsu. • Lähettäessäsi tutki mahdollisuusksien mukaan hänen free/busy –tietojaan • Tarkastele myös resurssivarauksia, älä kuitenkaan varaa tiloja • Hyväksy vierustoveriltasi saamasi kokouskutsu, voit tarkastaa kalenteristasi ajankohdan sopivuuden.s • Muuta varausta, esimerkiksi päivämäärää tai kellonaikaa • Hyväksy sinulle tullut varauksen muutos

30. Notestietokantojen webbikäyttö Useimpia noteskantoja voi lukea webselaimella. Mikäli ei ole erikseen estetty, voi myöskin tietokantaan kirjoitta webitse. Notestietokannat löytyväy webistä mm. seuraavasti: • Notestietokantojen omina osoitteina • Notestietokantojen kirjastotietokannan kautta (https://notes.helsinki.fi/tietos/homepage.nsf) • Linkkeinä muilta sivuilta Noteksen omat urlit ovat usein vaikeaselkoisia ja hankalia muistaa niinpä yllämainittu tietokantojen kirjasto kannattaa bookmarkata selaimessa.

31. webbikäytöstä, jatkoa Useimmat Tietotekniikkaosaston tietokannat ovat suljettuja eli vaativat autentikointia. Mikäli et tiedä haluamasi kannan osoitetta, hyvä aloituskohde on: notes.helsinki.fi (ilman www-etuliitettä) Sitäkautta pääset autentikoitumalla kirjastotietokantaan jossa ovat listattuina kaikki Tietotekniikkaosaston julkiset tietokannat. Huom !! Tämä vaatii Internet salasanan käyttöönottoa ! Webselaimella autentikoituminen ei onnistu normaalilla noteksen salasanalla ! Oma sähköpostitietokanta: https://notes.helsinki.fi/mail/<lyhyttunnus>.nsf

32. Lotus Traveler • Noteksen sähköpostin ja kalenterin synkrovointi mobiililaitteisiin • Tuettu Symbian S60 ver. 3 ja uudemmat. • Meillä ei tueta Windows Mobilea ym. muita mahdollisia puhelimia. • Kaikilla noteskäyttäjillä käyttöoikeus synkronointipalveluun eli noteslisenssi sisältää myös oikeuden käyttää synkronointipalvelua

33. Lotus Traveler – toimintaedellytykset • Nokian puhelin (Symbian S60 ver.3 tai uudempi) • Datapaketti liittymään (käyttäjä itse maksaa/hankkii) • Yliopiston kännyköissä joko Tekninen osasto tai Tietotekniikapalveluiden tapauksessa lähiesimies hyväksyy ja tilaa Taina Koutavirralta. • Asiakasohjelmiston asennus

34. Lotus Traveler – asennus • Asennuspaketti on ohjelmistojakelussa • Lotus -> Mobile -> Nokia S60 • Muut laitealustata eivät ole tuettuja yliopistolla. • Asennus: • Asennuspaketti työasemalle -> asennus PC-Suitella tai • Asennuspaketin haku puhelimella osoitteesta https://kaira.it.helsinki.fi/ • Salasanana Noteksen Internet-salasana • Salasanaa voi testata, jos autentikointi osoitteeseen https://kaira.it.helsinki.fi onnistuu, toimivat tunnus ja salasana. Jos eivät -> Traveler ei tule toimimaan ennen salasanan vaihtoa. • Oikeudet käyttäjän sähköpostitietokantaan • LocalDomainServers –groupilla pitää olla managerin oikeudet tietokantaan. Jos ne jo on, mutta Traveler ei toimi vaan herjaa oikeiuksien puutteesta, lisää palvelin Kaira/Helsingin yliopisto ko. Henkilön acl:ään ja anna sille managerin oikeudet.

35. Jos notes kaatuu ....? Noteskin voi joskus temppuilla... Yleisin tapa lienee jumiutuminen • Jos muut sovellukset toimivat, odota pari minuuttia. • Taskmanagerilla voi tappaa liialliset prosessit. • nlnotes.exe • ntaskldr.exe Pelkän sovelluksen tappaminen jättää jommankumman prosessin henkiin -> uudellenkäynnistys ei onnistu. https://notes.helsinki.fi/yhteiset/notesohje8.nsf