SharePoint 2010 und Wissensmanagement

1. SharePoint 2010 und Wissensmanagement

2. Agenda • Was ist SharePoint 2010? • Hauptfunktionen von SP2010 • Funktionsbereiche SP 2010 • Wissen • Wissenskonzepte • Wissensmanagement im SP2010 • Phasen des 5i Modells • Zusammenfassung • Diskussion?

3. Was ist SharePoint 2010? • Irgendwelche Ideen?

4. Was ist SharePoint 2010? • SharePoint …. eine Lösung für: • Dokumentenmanagement • Collaboration • Sharing und Publishing von Informationen • Enterprise Search • Business Intelligence (Dashboards) • Business Process

5. Was ist SharePoint 2010? Einfach zusammen arbeiten Sites Composites Communities Kosten senken mit einer einheitlichen Infrastruktur Insights Content Schnelle Reaktion auf Businessanforderungen Search

6. Was ist SharePoint 2010? • Key Concepts: • Modulares System • Fungiert als Quelle für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten (Dokumente, Web, etc.) • Zugriff auf Inhalte aus anderen Systemen (Daten, Web Services, DBS) • Bietet eine sichere Umgebung für Benutzer und Inhalt • Anpassung bzw. Konfiguration möglich (Layout, Look andFeel, Funktionalität), um Erwartungen gerecht zu werden • Alles über den Webbrowser machbar

7. Hauptfunktionen von SP2010 – Server Ribbon Benutzeroberfläche / UI SharePoint Workspace SharePoint Mobile Office Client und Office Web App Integration Unterstützung von Standards Business Connectivity Services InfoPath Form Services External Lists Workflow SharePoint Designer Visual Studio API Erweiterungen REST/ATOM/RSS Sites Tagging, Tag Cloud, Bewertungen Social Bookmarking Blogs und Wikis My Sites Aktivitäts-Feeds Profiles und Fachkenntnisse Organisations-Browser Composites Communities PerformancePoint Services Excel Services Chart Web Part Visio Services Web Analytics SQL Server Integration PowerPivot Insights Content Unternehmensinhaltstypen Metadaten und Navigation Document Sets Multi-stage Disposition Audio and Video Content Types Remote Blob Storage List Enhancements Search Social Relevance Phonetic Search Navigation FAST Integration Enhanced Pipeline

8. Funktionsbereich - Sites • Zentrales Element im SP sind Websites • Einzelseiten: • Dokumentbibliotheken • Wikibibliotheken • Bildbibliotheken • allgemeine benutzerdefinierte Listen • Listen mit speziellen Funktionen, darunter: • Ankündigungslisten • Aufgabenlisten • Kalender • Diskussionsforen

9. Funktionsbereich - Sites Office Ribbon UI für schnelle Einarbeitung Einfache Website-Bearbeitung (Theming & Branding) Einfache Bedienung Zugriff von Überall Schreib-Lese-Zugriff dank Web-Office Web Applikation Cross-Browser-Unterstützung für maximale Beteiligung Eine Plattform Zusammenarbeit über Intranet, Extranet & Internet Verbesserte Interoperabilität mit Unterstützung von Standards

10. MS SP 2010 übergreifend – Eine Plattform für die gesamte Wertschöpfungskette der Unternehmung Funktionsbereich - Sites

11. Funktionsbereich - Communities • Kommunikation erleichtern und soziale Netzwerke unterstützen • Wikis, Blogs, Soziales Tagging, persönliche Websites und Nutzerprofile • „Meine Website“ und „Mein Profil“ • Einfacher Zugriff auf Experten

12. Funktionsbereich - Communities Ressourcen mühelos navigieren mittels sozialem Tagging Finder Sie schneller bessere Antworten dank Benutzer-Feedback Informelles Wissen Soziale Verbindungen Verbinden Sie Nutzer durch erweiterte Profile Bleiben Sie aktuell mit Nachrichten Feed und Warnungen Überall teilnehmen Arbeiten Sie mit Kollegen zusammen, ob online oder offline Kollaborieren Sie unterwegs dank mobiler Benutzeroberfläche

13. Funktionsbereich - Content • Klassisches Dokumentenmanagementsystem (Versionierung, Metadaten) • Ein- und Auscheckmöglichkeit • RSS-Feeds / E-Mail-Benachrichtigungen bei Änderungen • Auch als Web-Content-Management-System einsetzbar

14. Funktionsbereich - Content Intuitive Interaktion mit Inhalten über Office Schnelles Auffinden dank Metadaten und Tagging Benutzer im Mittelpunkt Flexibilität und Compliance Integriertes Records Management Farmübergreifende Maßnahmen und Regeln für alle Inhaltstypen Effizienz der Verwaltung Metadaten und Tagging werden von denselben Diensten verwaltet Weniger Speicherplatz und Bandbreite für Office-Inhalte

15. Funktionsbereich - Search • Einfaches Suchfeld (Volltextsuche) • Bereitstellung eigener Server • Beschränkt auf die Websitesammlung • Server-Edition: • Suche fest definieren und neue Ergebnisse per RSS-Feed • Sukzessive Einschränkung der Suchergebnisse • Automatische Suchvorschläge • Integration Windows-Desktop • Suchbereich außerhalb Websitesammlung • Erweiterbar mit FAST-Server für SharePoint

16. Funktionsbereich - Search Unterstützung von über 400 Inhaltstypen und 85 Sprachen Erweiterte Suchresultat-Navigation für kürzere Suchzeiten Bessere Antworten, schneller Vervielfältigung des Wissens Phonetisch und multilingual für eine globale Relevanz Soziale Verbindungen, getrieben durch Interessen und Expertise Unternehmens- weite Reichweite Verbesserte Skalierung, um jeden Bedarf abzudecken Deployment-spezifisches Tuning für beste Ergebnisse

17. Funktionsbereich - Insights • Umfasst Business Intelligence Komponente • Excel Services (Excel Arbeitsblätter) • Spez. Listen & Chart-Webparts (KPI´s) • Möglichkeit SP-Listen als Datenquelle im SQL Server zu nutzen • PerformancePoint-Dienste (Dashboards)

18. Funktionsbereich - Insights Erweiterte Analyse mit den Excel Diensten Umfassende Datenvisualisierung und einfache Nutzung Interaktion mit Daten Entscheidungs-findung Leistungsstarke Self-Service Funktionen und Visualisierungen Überzeugende Dashboards, Umfassende Reports Organisato-rische Effizienz Verbesserte Rechenschaftspflicht und Abstimmung (Scorecards) Ermittlung von Problemen und Chancen in Echtzeit

19. Funktionsbereich - Composites • Anwendungen im SP entwickeln, keine Programmierkenntnisse wie C# oder Visual Basic erforderlich • SP Access Services • SP Designer • InfoPath • Business Connectivity Services

20. Funktionsbereich - Composites Erweiterte Werkzeuge für Endbenutzer-Lösungen Prozessautomatisierung und Validierung von Daten mit Formularen Benutzer- getriebene Lösungen Verbundene Dateien Business Connectivity Dienste für LOB-Datenaustausch SP-Daten über Web-Services & APIs zugänglich Installation und Einführung von Lösungen Sandbox Lösungen für Self-Service und schnelle Installation Unterstützung von Standards für Integration und Barrierefreiheit

21. Wissen • Definition Wissen ist eine Mischung aus strukturierten Erfahrungen, Wertvorstellungen, Kontextinformationen und Fachkenntnissen, die in ihrer Gesamtheit einen Strukturrahmen zur Beurteilung und Eingliederung neuer Erfahrungen und Informationen bietet. Entstehung und Anwendung von Wissen vollziehen sich in den Köpfen der Wissensträger. In Organisationen ist Wissen häufig nicht nur in Dokumenten oder Speichern enthalten, sondern erfährt auch eine allmähliche Einbettung in organisatorische Routinen, Prozesse, Praktiken, und Normen.(Prof. Dr. Peter Brezany; Institut für Softwarewissenschaften; Universität Wien) • Andere Kraak 91: "... das Resultat verarbeiteter Informationen. Zum Wissen gehören Kenntnisse, Meinungen, Auffassungen, Bewertungen und Ziele" Probst et al.: "... die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Wissen stützt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden" ……..

22. Wissenskonzepte – Wissenswürfel • Herausforderungen: • Implizit => Explizit • Individuell => Kollektiv • Relevantes Wissen => Zeitnah zur Verfügung

23. Wissenskonzepte – SECI-Modell (Socialization, Externalization, Combination, Internalization) • Wissensmanagement nach Nonaka und Takeuchi

24. Wissenskonzepte – 5 Phasenmodell • Basierend auf dem SECI-Modell Sozialisation Externalisierung Kombination Internalisierung

25. Wissenskonzepte – Wissenstreppe Quelle: North, 2002

26. Wissensmanagement • Dient zu: • Vorhandenes betriebliches Wissen zu identifizieren und vernetzen • Neues Wissen zu generieren und in neue Produkte, Prozesse und Geschäftsfelder umzusetzen • Wissen von außen – über Kunden, Lieferanten, Partner und externe Know-how-Trägern – in das Unternehmen zu transferieren • Wissen produktiv zu nutzen und Wissen zu messen und zu bewerten • Trends: • Verfügbares Wissen wächst exponentiell. • "Halbwertszeit" bestehenden Wissens sinkt rapide. • Produkte und Dienstleistungen werden immer wissensintensiver in ihrer Herstellung. • Wissensmanagement wird als zeit- und kostenintensiv erlebt. • Rein technische Lösungen verfehlen oft ihren Nutzen.

27. Wissensmanagement im SharePoint mit dem 5i Modell ZugangOffice, Mitarbeiterportal, Smartphone, … Investigation Individuation Interaktion In-form-ation Instruktion analysieren, recherchieren, experimentieren, … verteidigen, aneignen, selbstverwirklichen, kennzeichnen, … diskutieren, kontaktieren, bewerten, verschlagworten, … Verstehen, formalisieren, genehmigen, klassifizieren, … Publizieren, multiplizieren, arrangieren, … Lösungen Inhalte Tätig- Wissens-keiten dienste Wikis, Blog, Kommentar, Bewertung, Expertenrat, … Persönliche Erfahrungen, Lesezeichen, Notizen, Blog, … Wissenskartei, Suchergebnis, Artikel, News, … Artikel, B2E-Botschaft Anweisungen, Lernobjekt, … Projektantrag, Protokoll, Lessonlearned, Speziefikation, .. Suche,Insights,Monitoring MySite, MyWorkplace,MyContent Communities, Social Networking Teamsites, Content- Management Publishing

28. Ideen generieren (Investigation) • Neue Ideen werden generiert • In informellen Diskussionen • Während des Durchforstens und Analysierens von Informationen im Unternehmen und Internet • Gezielte Recherche • Suche und Datenanalyse regen die Kreativität an

29. Investigationim SharePoint • Insights: Unternehmenskennzahlen darstellen • Kennzahlen-Dashboards • Excel Services • Chart Webparts • Performance Point-Services • Volltext-Suche • Personensuche • Erweiterte Suche (Inhaltstyp, spez. Metadaten) • Monitoring • Alerts/RSS-Feeds zu neuen Inhalten (Bibliothek & Suchergebnisse) • Activity Stream (Twitter-Funktionalität, Personen verfolgen)

30. Ideen zu Eigen machen (Individuation) • Neue Ideen oder Ergebnisse der Investigationsphase werden ausgebaut • Quellen und mögliche Experten zu dem Thema werden festgehalten • Ideengeber wird sich selber über den Sachverhalt klarer • Ideengeber macht sich Gedanken und klärt Begrifflichkeiten • Ideengeben „diskutiert mit sich selbst“ die Vor- und Nachteile der Idee

31. Individuation im SharePoint • MySite • MyContent • Mitarbeiterprofile • Activity Stream • Mitarbeiter folgen Personen, Tags, Communities, Dokumenten • SharePoint Workspace • SP-Listen oder Bibliotheken offline mitnehmen • Zwei-Wege Synchronisation • Outlook-Integration in SharePoint • Email-Inbox, Kalender und Aufgabenlisten synchronisieren • OneNote • Notizen synchronisieren, Gleichzeitige Bearbeitung

32. Communities (Interaktion) • Soziale Motive treiben den Mitarbeiter die Idee in Communities zu verbreiten • Hoffnung auf Anerkennung und Feedback um die Idee weiterentwickeln zu können • Suche nach Mitstreitern und Sponsoren • Durchdenken der Idee, um sie der Community verständlich machen zu können

33. Communities (Interaktion): SharePoint Funktionen Discussions Org Browser Status Updates Blog Wiki Notes Activity Feeds People Search Rating Co- Authoring Tags Profile MySite

34. Formalisierung (In-form-action) • Das Wissen wurde de-subjektiviert und „in Form gebracht“ • Entwurf, Vorbereitung und Genehmigung von Wissensrelevanten Inhalten • Erstellen strukturierter Dokumente/Webseiten • Der Kontext wird explizit gemacht => leichter verstehbar • Nehmen von formalen Hürden, wie z.B. Projektanträge

35. Formalisierung (In-form-action) im SharePoint • Teamsites • Zusammenarbeit in virtuellen Teamräumen • Aufgaben, Gruppenterminkalender, Kontakte, Dokumente, etc. • Formulare, Vorlagen, Workflows • Gemeinsamens Schreiben am gleichen Office Dokument • Enterprise Content Mangement / Dokumenten-Mangement • Genehmigungsworkflows • Automatische Versionierung • Records-Management: Aufbewahrungsrichtlinien, Lösch-Schutz • Senden an den Aufbewahrungsort

36. Instruktion: Aufbereiten und Publizieren • Publizieren der Neuerungen zu Produkten, Geschäftsprozessen, Organisationsstruktur oder Unternehmensrichtlinien („B2E-Botschafen“) • Zielgruppengerechtes Aufbereiten der Informationen (z.B. Vertrieb, Produktion, Support) • Durch Vereinfachung, Visualisierung und anschauliche Beispiele wird das Thema verständlich • Darstellung in einer Form, die Verständnis und Begeisterung bei den Mitarbeitern hervorruft

37. Instruktion im SharePoint • Publishing Werkzeuge • Freigabe Workflow für Dokumente und Websiten • Mit Metadaten versehen • Visio Services zur Darstellung • Webcontent Management • Direktes Editieren („WhatYou See IsWhatYouGet“) • Trennung von Layout und Inhalt • Mulitmedia-Inhalte einbinden • Individuelle Desinganpassungen

38. Zusammenfassung – Sharepoint für Wissensmangement • Vorteile und Chancen • Integrierte Plattform, für alle Phasen des WM • Verschiedene Werkzeuge und Formate können genutzt werden • Verknüpfung, Datenaustausch und Integration der verschiedenen Phasen/Werkzeuge einfach realisierbar • Nur EINE technische Plattform (… Hardware, Admin, Bedienoberfläche, Hersteller, Ansprechpartner… ) • Schnelle, flexible Anpassbarkeit durch Anwender (unabhängig von IT) • Integrierte leistungsfähige Volltext-Suche • Zahlreiche Drittherstellertools/Erweiterungen auf dem Markt

39. Zusammenfassung – Sharepoint für Wissensmangement • Herausforderungen und Risiken • SharePoint Einzelwerkzeuge mit Schwächen im Vergleich zu „Spezialisten“ (Spezialsoftware: Wiki, DMS, etc.)Mögliche Lösung: Dritthersteller • Technische Bereitstellung ist kein ErfolgsgarantMögliche Lösung: Im voraus ausreichende Planungsarbeit • Hohe Flexibilität => Risiko ChaosMögliche Lösung: Steuerung von Richtlinien, Admin: Rechtevergabe, Schulungen • Lizenzkosten für SharePoint Server, keine Open SourceMögliche Lösung: Nutzung von Basisversion (SP Foundation), Kostenreduzierende Effekte: Nur eine Software => Kosten sinken

40. DISKUSSION • In welchen Phasen finden Wissensgenerierung, - teilung, -speicherung, - anwendung? ZugangOffice, Mitarbeiterportal, Smartphone, … Investigation Individuation Interaktion In-form-ation Instruktion analysieren, recherchieren, experimentieren, … verteidigen, aneignen, selbstverwirklichen, kennzeichnen, … diskutieren, kontaktieren, bewerten, verschlagworten, … Verstehen, formalisieren, genehmigen, klassifizieren, … Publizieren, multiplizieren, arrangieren, … Lösungen Inhalte Tätig- Wissens-keiten dienste Wikis, Blog, Kommentar, Bewertung, Expertenrat, … Persönliche Erfahrungen, Lesezeichen, Notizen, Blog, … Wissenskartei, Suchergebnis, Artikel, News, … Artikel, B2E-Botschaft Anweisungen, Lernobjekt, … Projektantrag, Protokoll, Lessonlearned, Speziefikation, .. Suche,Insights,Monitoring MySite, MyWorkplace,MyContent Communities, Social Networking Teamsites, Content- Management Publishing

41. Quellen SharePoint 2010 – Allgemeinhttp://sharepoint2010.microsoft.com/http://de.wikipedia.org/wiki/SharePoint#cite_ref-31 TechNet: GettingStartedwith SharePoint 2010http://technet.microsoft.com/en-us/sharepoint/ee518660.aspx Wissen: http://qib.f-bb.de/wissensmanagement/thema/wissen/wissenstreppe.rsys Wissenskonzepte: Wrede, D. (2007): Das Gold in den Köpfen der Mitarbeiter – Zur Integration von Ideen- und Wissensmanagement,https://mlhoefer.wordpress.com/grundbegriffe-dieses-blogs/ http://wissens-managementsystem.de/tags/wissensspirale

42. Quellen Wissens: • Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen und öffentlicher Verwaltunghttp://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/wissenmanagen-leitfaden,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf 5i-Modell http://mlhoefer.wordpress.com/2012/05/02/was-ist-collaboration-teil-3-modell-fur-social-learning-mit-sharepoint/