LISTES ÉLECTORALES

1. LISTES ÉLECTORALES Formation Harpège

2. BASE DE FORMATION SPECIFIQUE AUX 2 FONCTIONNALITESLISTES ELECTORALESPROMOUVABILITES ITARFAVERTISSEMENT ET CONTRAINTES PARTICULIERES • Contrairement aux apparences, nous sommes le 4 mai de l’année universitaire en cours ! • Assurez-vous que l’ensemble de la documentation nécessaire à votre formation est datée du bon millésime ! • Merci d’admettre, mais seulement pour la durée de la formation, que quelques dates dans cette base ne sont pas conformes à la réalité de la gestion.

3. SOMMAIRE • Partie 1 • Rappels des principes d’utilisation d’HARPEGE • Partie 2 • Les principes de base des listes électorales • Partie 3 • Le schéma de préparation des listes électorales • Partie 4 • Etape A - Les nomenclatures • Partie 5 • Etape B - Le pré-paramétrage d’une élection • Partie 6 • Etape C - Le paramétrage final et l’édition des listes pour les différentes catégories d’élection • Partie 7 • Vie institutionnelle • Partie 8 • Exercices de synthèse

4. Rappels des principes d’utilisationd’HARPEGE P A R T I E 1

5. icones de raccourci Menu de contrôle Blocs Environnement technique et connexion • Environnement windows du poste de travail (PC) : • utilisation de la souris, des icones, des touches fonctions du clavier et de la barre du menu. Onglet de sélection Couleurs de différenciation Boutons de raccourcis Messages d’information

6. Présentation des icones quitte l’écran en cours enregistre les données saisies et/ou modifiées crée une information efface un enregistrement à l’écran entrée des critères pour la recherche exécute la recherche annule la recherche enregistrement précédent enregistrement suivant impression de l’écran

7. La navigation dans l'écran

8. La navigation entre plusieurs écrans Navigation entre écrans :à l’aide de la souris Bouton Dans un écran pour atteindre un autre écran menuActiver des écrans en faisant des choix dans les menus déroulants icône sortie Revenir au menu d’accueil et accéder à d’autres fonctionnalités onglet Dans un écran pour atteindre une autre fenêtre

9. Recherche d’enregistrements dans la base • Pour rechercher un enregistrement dans la base vous devez : • Si vous êtes en mode saisie (champs blancs), passer en mode recherche (champs gris) • utiliser l’icône • Entrer un des critères de sélection dans un champ gris • Exécuter la recherche • utiliser l’icône

10. Saisie d’informations dans la base • Pour saisir une information dans la base vous devez : • Si vous êtes en mode Recherche, passer en mode saisie (champs blancs) • utiliser l’icône • Ou, exécuter une recherche, et vous arrivez en mode saisie • utiliser l’icône • Puis, saisir l’information dans un champ blanc et enregistrer

11. Les outils de recherche ...

12. Dérouler l’arborescence des structures Le signe + signifie que l’on peut descendre à un niveau inférieur Pas de niveau inférieur Il existe des niveaux inférieurs

13. ascenseur La gestion des tableaux Lorsque le tableau est rempli, positionner le curseur sur le dernier élément du tableau, • Puis cliquer sur • la flèche du bas • du clavier

14. Les principes de base des listes électorales P A R T I E 2

15. L’outil «listes électorales» • Il permet d’éditer les listes électorales, • par collège, • par composante élective, • par bureau de vote, • pour : • A) 13 types d’instances locales et professionnelles, faisant l’objet d’une réglementation nationale ; • B) Des types d’instance créés sur la base des statuts des établissements.

16. L’outil «listes électorales» • Il permet également de : • Rattacher des chercheurs aux collèges électoraux de diverses instances, • Editer : • La liste des agents exclus d’une élection, en raison de certaines positions, de certaines modalités de service, ou de certains congés ; • La liste des agents ayant des affectations multiples ; • La liste des agents sans bureau de vote (= sans affectation d’un local de travail ) ; • Les étiquettes-adresses pour les électeurs ( ou les agents exclus ) figurant dans la liste électorale ; Une consultation par individu de la liste des élections pour lesquelles chaque électeur a figuré dans une liste électorale, est également possible.

17. Les Pré-requis Pré-requis • Informations minimales qui doivent • être enregistrées dans la base : • Les individus et leur lien avec une structure de travail ; • Les éléments de carrière ou de contrat en cours d’un agent, et : • Pour les contractuels, l’équivalent-grade ( ou la catégorie fonction publique ) ; • Pour les enseignants-chercheurs, la section C.N.U. de rattachement. • La position, la modalité de service, ou le congé en cours (certains entraînant l’exclusion des listes électorales ); • L’affectation en cours d’un agent (avec ou sans occupation); • Les diplômes, notamment H.D.R. et Doctorat ;

18. Les données de base livrées avec l’outil • Pour les élections à réglementation nationale sont déjà enregistrés : • les types d’instance avec les listes des corps , • les contrats et diplômes concernés, • les exclusions se rattachant à chaque type d’instance. • Pour les types d’instance créés en fonction des statuts locaux, il appartient au gestionnaire de saisir ces données.

19. LES HABILITATIONS • Il existe un lien avec les habilitations définies dans le module d’administration, le profil données, « vie institutionnelle » : • Ce profil donne l’autorisation d’accès à une ou plusieurs structures. Pour les écrans pour lesquels le point d’entrée est l’instance, seules les instances rattachées à une structure définie dans le profil « Vie institutionnelle » seront visibles.

20. Le schéma de préparation des listes électorales P A R T I E 3

21. Elections universitaires : les notions de base • L’outil « listes électorales » fait appel aux notions suivantes, qui seront définis ci-aprés : • Type d’instance, • Instance, • Collège électoral, • Secteur électoral, • Composante élective, • Structure de l’établissement, • Section C.N.U., • Section élective, • Bureau de vote, • Exclusion ( et groupe d’exclusions).

22. Elections universitaires : les notions de base

23. Le schéma de traitement : 3 étapes successives • A - Contrôle des nomenclatures d’instances nationales • Saisie des nomenclatures d’instances locales • B - Contrôle des critères d’inclusion et d’exclusion, et pré-paramétrage de l’élection à organiser • C - Génération des listes, et édition des listes • Ces opérations peuvent être répétées autant de fois que nécessaire, jusqu'à ce que les listes soient en l’état d’être présentées à la commission de contrôle des opérations électorales, et soumises à la signature du chef d’établissement.

24. Représentation des 3 étapes successives

25. Etape ALes nomenclatures P A R T I E 4

26. Etape A - Nomenclatures 1) Type d’instance • Définition : • Catégorie de conseil , commission ou comité, dont les règles de désignation des membres élus sont identiques pour tous les conseils concernés.

27. 1) Type d’instance (suite) • Les types d’instance enregistrés dans l’outil «listes électorales» : • Conseil d’Administration • Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire • Conseil Scientifique • Conseil d’U.F.R. ou d’Ecole interne • Conseil d’I.U.T. • Conseil National de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (CNESER) • Commission Administrative Paritaire (C.A.P.) Académique ou Nationale • Commission de Spécialistes (CSES) • Conseil National des Universités (C.N.U.), y compris le C.N.U. des disciplines médicales et odontologiques • Comité Technique Paritaire des Enseignants de Statut Universitaire (CTPU) • Comité Technique Paritaire du Ministère de l’Ens. Sup et Recherche (CTPM) • Juridiction Disciplinaire Nationale des Personnels Hospitaliers et Universitaires (JDNPHU) • Commission Paritaire d’Etablissement (CPE). D’autres types d’instance peuvent être créés, en tant que de besoin (exemple : conseil d’un service commun universitaire, dont une partie des sièges est pourvue par élection parmi les personnels de l’établissement).

28. Démonstration n°1 • Recherche d’un type d’instance, • création d’un type d’instance

29. Exercice n°1 • Recherche d’un type d’instance, création d’un type d’instance

30. Etape A - Nomenclatures2) Instance • Définition : • Conseil, commission ou comité, nommément désigné, et créé en fonction des lois et décrets et/ou des statuts de l’établissement. • Exemples : • Conseil de l’U.F.R. de Droit, • Commission de Spécialistes des 5ème et 6ème sections, • C.A.P.N. des assistants-ingénieurs, • Conseil Scientifique de l’université n… • A chaque type d’instance correspond donc une ou plusieurs instances dans l’établissement.

31. 2) Instance (suite) • Rattachement à une structure : • Lors de la création d’une instance, le gestionnaire aura la possibilité de rattacher l’instance créée à une structure. • Cette information permet de restreindre l’accès aux données en consultation ou mise à jour du module Listes Electorales seulement pour les instances liées à des structures pour lesquelles les utilisateurs sont habilités (par le profil données « Vie institutionnelle »). • Cette information peut-être pertinente par ex. pour les instances de type « conseil d’UFR », et dans le cas d’établissements ayant une gestion décentralisée des listes électorales.

32. Démonstration n°2 • Recherche d’une instance, • création d’une instance

33. Exercice n°2 • Recherche d’une instance, création d’une instance

34. Etape A - Nomenclatures3) Composantes électives • Définition : • Une composante élective est définie par une structure ou un ensemble de structures (au sens HARPEGE) qui sont concernées par une élection.

35. 3) Composantes électives (suite) • Exemples de composantes électives : • Pour une CPE : La composante élective sera l’établissement, toutes structures confondues. • Pour un conseil d ’UFR : la structure UFR. • Pour un conseil scientifique : • les structures rassemblées dans un secteur électoral pour les collèges sectorisés (les structures du secteur lettres, du secteur sciences, du secteur santé, etc.). • toutes les structures de l ’établissement, pour les collèges non sectorisés.

36. Démonstration n°3 • Recherche d’une composante élective, • et des structures qui lui sont associées

37. Exercice n°3 • Création d’une composante élective, correspondant à l’instance créée dans l’exercice 2

38. Etape A - Nomenclatures4) Sections électives • Définition : • Pour les élections aux commissions de spécialistes, les sections électives sont les regroupements de sections C.N.U. existant dans l’établissement, dont une partie des membres sont élus. • Alors que la composition des composantes électives est basée sur les structures, celle des sections électives est basée sur l’appartenance aux sections C.N.U. des enseignants-chercheurs affectés dans l’établissement.

39. Démonstration n°4 • Recherche d’une section élective

40. Exercice n°4 • Création d’une section élective,

41. Etape A - Nomenclatures5) Secteurs électoraux • Définition : • Des secteurs électoraux peuvent être prévus par les statuts des établissements, afin d’assurer une équitable représentation des grands secteurs de formation. • Les secteurs électoraux constituent des subdivisions du corps électoral, affectant un ou plusieurs collèges électoraux, et auxquels sont rattachés les électeurs d’une composante élective; à chacun des secteurs sont réservés plusieurs sièges, pour la représentation d’un collège dans une instance de l’établissement. • Exemple : une université peut avoir réparti les électeurs des collèges autres enseignants et assimilés de son conseil d’administration entre un secteur «lettres », un secteur « droit », un secteur « sciences » et un secteur « santé ». A chacun de ces secteurs correspondra une composante élective.

42. Secteurs électoraux • Depuis la version 1.10.5, il est possible de définir des secteurs électoraux différents en fonction des collèges (alors qu’auparavant une seule et même sectorisation seulement pouvait s’appliquer par élection).

43. Démonstration n°5 • Recherche d’un secteur électoral

44. Etape A - Nomenclatures 6) Bureaux de vote • Définition : • Pour l’organisation des élections, l’établissement mobilise un ou plusieurs bureaux de vote. • Un bureau de vote est défini par le choix d’un local sur une implantation. • Chaque implantation n’est pas nécessairement dotée d’un bureau de vote, et peut être rattachée au bureau de vote d’une autre implantation. • Sur une implantation n’est localisé qu’un seul bureau de vote. • Les électeurs sont rattachés à un bureau de vote en fonction de l’adresse de leur local de travail. • En l ’absence de local de travail d ’un agent, le lien avec le bureau de vote se fait à partir de l ’adresse du local principal de la structure d ’affectation de l ’agent.

45. 6) Bureaux de vote (suite) • Rattachement des électeurs à un bureau de vote : • Le bureau de vote dans lequel un électeur doit voter est celui de l’implantation sur laquelle est situé son local de travail. Exemple : Structure d’affectation UFR Sciences économiques Implantation 1 - Toulouse Implantation 2 - Rodez Local principal de la structure Sciences Eco. est affecté Local de travail de l’agent travaille Local du Bureau de vote Rodez Local du Bureau de vote Toulouse vote Agent

46. UFR Sciences économiques 6) Bureaux de vote (suite) • Rattachement des électeurs à un bureau de vote : • Les électeurs qui n’ont pas de local de travail iront voter, par défaut, au bureau de vote rattaché à l’implantation du local principal de leur structure. Exemple : Implantation 1 - Toulouse Local principal de la structure est affecté Local Bureau de vote 1 pas de local de travail saisi dans Harpège pour cet agent Agent vote

47. Démonstration n°6 • Création d’un bureau de vote

48. Etape A - Nomenclatures7) Exclusions • Définition : • Pour chaque type d’instance, • certaines positions du fonctionnaire, • certaines modalités de service, • certains types de congés • des agents (fonctionnaires, ou non-fonctionnaires) • … entraînent l’exclusion des listes électorales des agents concernés, si cette position, cette modalité de service ou ce congé sont effectifs à la date d’observation.

49. 7) Exclusions (suite) Les types d’instance enregistrés dans Harpège font l’objet d’une prise en compte automatique des cas d’exclusion (sur la base des prescriptions réglementaires). Ils constituent des «groupes d’exclusions», par type d’instance et par sous-ensemble de personnels (enseignants titulaires et stagiaires, IATOS titulaires et stagiaires, Enseignants non titulaires, IATOS non titulaires). • Ces groupes d’exclusions sont répertoriés dans une liste des groupes d’exclusions ; il est possible d’ajouter ou de retirer des cas d’exclusion, parmi ceux qui figurent dans la table des critères d’exclusion.

50. Démonstration n°7 • Contrôle d’un groupe d’exclusions