INFORMATIZACIJA POSLOVANJA

1. INFORMATIZACIJA POSLOVANJA pred. mr. sc. Tatjana Listeš, dipl. inž. tatjana.listes@oss.unist.hr

2. Tatjana Listeš Materijali: Skripta:Klasić K.: ” Informatizacija poslovanja” , Veleučilište u Splitu, Zagreb, svibanj, 2002. Predavanja: http://moodle.oss.unist.hr/

3. 4.1. IPS obavještavanja o tržištu 4.2. Marketinški IPS 4.3. IPS prodaje odnosno za komunikaciju sa kupcima 4.4. IPS proizvodnje 4.5. IPS nabave 4.6. IPS financijskog poslovanja 4.7. Računovodstveni IPS 4.8. IPS planiranja i analize poslovanja 4.9. IPS interne kontrole i revizije 4.10. IPS za upravljanje ljudskim resursima 4.11. IPS za upravljanje informacijskim resursima 4.12. IPS za istraživanje i razvoj Informatizacija poduzeća

4. Vrste organizacije poduzeća su: • tradicionalna organizacija poduzeća • informacijska organizacija poduzeća. • Tradicionalnu organizaciju poduzeća karakterizira hijerarhijska organizacijska shema, te protok informacija odozgo prema dolje. • Informacijsku organizaciju karakterizira mrežna odnosno matrična organizacijska shema gdje informacije kruže poduzećem, uvedeno je delegiranje odgovornosti, te postoji visoka samodisciplina zaposlenika. • U takvim, moderno organiziranim poduzećima, uvode se nove grupe radnih mjesta. Njih je potrebno podržati uredskim informacijskim sustavom i omogućiti im nesmetan rad.

5. Razlikuje se nekoliko grupa radnih mjesta mrežne strukture: • Radno mjesto kod kuće (tzv. telerad) ovisi o primjeni informacijske tehnologije, pri čemu zaposlenik pristupa svom radnom mjestu putem umreženog računala koje se nalazi u njegovom domu. • (Eksperimente s ovakvom organizacijom provodila je ranih 1980-ih godina tvrka Xerox u Velikoj Britaniji. Zaposlenici koji su sudjelovali u eksperimentu, mada su bili zadovoljni činjenicom da nisu morali putovati na radno mjesto, osjećali su se izoliranim od svojih suradnika. To se može dovesti u vezu s tadašnjom slabom razvijenošću multimedijalne tehnologije, U Sjedinjenim Američkim Državama velike udaljenosti ipak su pridonijele atraktivnosti ovakvog koncepta organiziranja poslovanja, pa je već 1995. godine preko šest milijuna Amerikanaca koristilo ovakav način rada.)

6. Zajedničko (otvoreno) radno mjesto organiziraju poduzeća gdje zaposlenici rade na poslovima takvim da ne trebaju provoditi radni dan u poslovnom prostoru tvrtke. Time se omogućava korištenje istog radnog prostora i resursa za više zaposlenika (kaže se da radna mjesta postaju otvorena) i znatno se smanjuju troškovi radnog mjesta. Radi se o tome da djelatnici nemaju stalni radni stol unutar svoje organizacije, već pri dolasku na posao dobivaju svaki puta drugi, kao pri dolasku u restoran. Na svakom radnom stolu stoji računalo preko kojeg djelatnik dostupa do svoga elektronskog poštanskog pretinca.

7. Plutajuće radno mjesto slično je otvorenim radnim mjestima s tim što se zaposlenicima omogućava pokretljivost i rad s udaljenih mjesta. Preduvjet su kvalitetna komunikacijska infrastruktura i dobra programska pomagala. • Kod ovakvog ustroja organizacije uvelike su smanjile broj radnih stolova uopće. Naime, radi se o tome da su djelatnici gotovo uvijek negdje izvan matične organizacije. Ako se nađu u situaciji da moraju u matičnu organizaciju, pošalju poruku u ured i ''rezerviraju'' stol za svoj rad. Ovakav ustroj koriste najčešće konzultantske kuće

8. Radno mjesto i virtualni timovi razvili su se iz individualnih sustava za uredsko poslovanje (engl. Office Automation). Za takva radna mjesta potrebni su računalni sustavi koji omogućuju timski rad u izvršavanju određenih radnih zadataka. Preduvjet je komunikacijska infrastruktura, unutar samih poduzeća, a zatim i izvan njih. Munjevit razvoj brzih prijenosnih mreža koje danas omogućuju rad u stvarnom vremenu i telekonference, je omogućio stvaranje grupnih radnih mjesta koja povezuju zaposlenike koji rade u poduzeću i izvan njega, bilo da su na putu, u drugom poduzeću ili kod kuće. Naime, svaki djelatnik može se za vrijeme rada nalaziti bilo gdje, dovoljno je da ima dostup do javne mreže, što je u današnje doba razvijenih mobilnih telekomunikacija gotovo bilo koje mjesto na planetu.

9. Cjelovitiinformacijski sustav (IS) povezuje sve funkcije, pogone, organizacijske jedinice i poslove koji se obavljaju u poduzeću. Podržava i pojedine radne timove i pojedine djelatnike koji obavljaju svoje poslove u uredu. • IS poduzeća mora zadovoljiti potrebe za podacima i informacijama na više razina. • Razine korištenja informacijskog sustava poduzeća: • razina poduzeća - pri čemu povezuje pojedine poslovne funkcije poduzeća u cjelinu • razina pojedine radne skupine - pruža podršku pojedinim poslovima koji se obavljaju u okviru djelatnosti poduzeća (poput komunikacije s klijentima i sl.), • razina pojedinca, kojemu je podrška u obavljaju njegovih svakodnevnih poslova i aktivnosti (poput pristupa podacima potrebnim za dalju obradu).

10. Informacijski sustav poduzeća dijeli se na: • Upravljački dio informacijskog sustava, koji čini podrška upravljaju i odlučivanju na strateškoj, taktičkoj i operativnoj razini, • Poslovni dio informacijskog sustava, koji čine informacijski podsustavi pojedinih poslovnih područja i koji stvara informacijsku podlogu za kvalitetnu primjenu upravljačkog dijela informacijskog sustava. • Informacijski podsustavi (IPS) integriraju se u cjeloviti informacijski sustav poduzeća. • Sve više se uvodi u primjenu CRM filozofija (engl. CustomerRelationship Management) koja u središte interesa poduzeća stavlja kupca proizvoda ili usluga odnosno klijenta. Tada svu podršku komunikaciji sa klijentom omogućava ERP (engl. Enterprise ResourcePlanning).

11. Organizacija poslovnog dijela informacijskog sustava

12. Poslovni dio sustava orijentiran ka kupcu (CRM) čine: • IPS obavještavanja o tržištu, • Marketinški podsustav (IPS) i • IPS prodaje odnosno za komunikaciju s kupcima. • Poslovni dio sustava za podršku poslovanju poduzeća (ERP) čine: • IPS proizvodnje, • IPS nabave, • IPS financijskog poslovanje • Računovodstveni IPS.

13. Upravljački dio sustava temelji se na podacima koji nastaju u poslovnim dijelovima sustava a čine ga, • IPS planiranja i analize poslovanja, • IPS interne kontrole i revizije, • IPS za upravljanje ljudskim resursima • IPS za upravljanje informacijskim resursima. • U upravljačkom dijelu sustava se uz posebne programe koji služe za podršku odlučivanju koriste standardna programska pomagala za uredsko poslovanje i to i za obradu podataka i za komunikaciju.

14. 4.1. IPS obavještavanja o tržištu U ovom IPS se evidentiraju svi relevantni podaci o tržištu koji se odnose na djelatnost poduzeća. Često se prikupljaju i podaci za koje se očekuje da će moći biti korišteni u nekom budućem vremenu, a koji se mogu odnositi na klijente, konkurenciju, nova otkrića i nove tehnologije i slično. Osnovne zadaće ovog podsustava svode se na postupak razdvajanja primarnih od sekundarnih podataka koji služe za oblikovanje obavještajnih informacija. Uglavnom se prikupljaju za poznate korisnike, a često se koriste i za objavljivanje različitih analiza u marketinške svrhe putem plaćenih oglasa i članaka u tisku.

15. 4.2. Marketinški IPS Osnovna zadaća marketinga u poduzeću je utvrditi želje kupaca odnosno klijenata i potrebe tržišta te proslijediti ta saznanja poslovodstvu poduzeća. Prilagodbom asortimana proizvoda odnosno proširenjem spektra usluga poduzeće tada može zadržati postojeća i osvajati nova tržišta. Informacijske potrebe u marketingu često se opisuju sa 4P – product, place, promotion, price – što znači proizvod, mjesto, reklama, cijena. Marketinški IPS prikuplja informacije iz poslovnog dijela sustava za podršku poslovanju, ali i iz ostalih podsustava kojima se razvijaju odnosi s klijentima, posebno u dijelu koji se odnosi na razvoj novih proizvoda te uvođenje novih kanala prodaje. Često se sustav obavještavanja o tržištu kao i podsustav prodaje smatra dijelom marketinškog IPS-a.

16. 4.3. IPS prodaje odnosno za komunikaciju sa kupcima Tradicionalan način proizvoda i usluga je pod utjecajem razvoja tehnologije zamijenjen novim načinima komunikacije s kupcima - prodaja se obavlja putem kataloga, telefona, Interneta. Uvode se novi načini stalne komunikacije sa kupcima putem pozivnih centara tzv. Call Centara ili Contact Centara, SMS porukama, elektroničkom poštom uz klasične načine komunikacije poštom i faxom, te osobnim posjetom. Svi navedeni načini podržani su posebnim programskim rješenjima kojima je omogućena integracija telefona, faxa, računala i ostalih perifernih jedinica.

17. 4.4. IPS proizvodnje • Informacijski podsustav proizvodnje usko je povezan sa marketinškim sustavom, ali i s ostalim sustavima podrške poslovanju. Računalom integrirana proizvodnja (CIM – engl. ComputerIntegratedManufactoring) sastoji se od: • računalom podržanog planiranja i kontrole proizvodnje (CAPPC – ComputerAidedProductionPlanningandControl) • računalom podržanog projektiranja (CAD – ComputerAidedDesign) • računalom podržanog planiranja proizvodnih resursa (CAMRP –ComputerAidedManufacturingResourcePlanning) • računalom podržane izrade (CAM – ComputerAidedManufactoring) • računalom podržanog upravljanja kvalitetom (CAQ – ComputerAidedQuality)

18. Osnovni model funkcioniranja IPS proizvodnje može se opisati u nekoliko koraka: • Marketinški sustav i sustav obavješćivanja o tržištu utvrđuju potrebe za novim proizvodom i informaciju o tome prosljeđuju poslovodstvu poduzeća. • Poslovodstvo donosi odluku o pokretanju proizvodnje određenog proizvoda na temelju tih i dodatnih informacija o financijskim tokovima i planiranim troškovima proizvodnje. • Nakon oblikovanja proizvoda propisuje se tehnologija izrade te plan proizvodnje kojim se definiraju pojedini koraci potrebni u svakoj fazi proizvodnje – vrsta i količina sirovina, termini kada su sirovine potrebne, nabava ambalaže i sl.

19. Na temelju plana proizvodnje i raspoloživih kapaciteta izrađuju se zahtjevi za nabavom potrebnog materijala i šalju u IPS nabave. • Iz IPS nabave dostavljena sirovina upućuje se u proizvodni pogon, a IPS računovodstva plaća dobavljačima. • Gotovi proizvodi spremaju se u skladište, a informacije o njihovoj raspoloživosti šalju se u IPS prodaje i marketinga. • IPS računovodstva i IPS financijskog poslovanja evidentira prihod od prodanih proizvoda te nakon odbijanja troškova računa ostvarenu dobit.

20. 4.5. IPS nabave • Nabava je jedna od ključnih funkcija u poduzeću. Sastoji se od planiranja potreba za sirovinama, dijelovima, proizvodima ili uslugama, njihova nabavljanja, obračuna nastalih troškova i osiguranja pravodobnog plaćanja dobavljačima. • Tradicionalni sustav nabave temelji se na nizu dokumenata koji putuju uz robu i prate svaku fazu posla: • Proizvodnja izdaje zahtjev za određenom sirovinom, materijalom, ugradbenim dijelom ili proizvodom. • Na temelju zahtjeva u sklopu procesa nabave odgovarajući organizacijski dio poduzeća izdaje narudžbenicu koja se šalje odabranom dobavljaču. Kopije narudžbenice šalju se u prijem robe i u računovodstvo.

21. Isporučuje ono što je naručeno i uz robu šalje otpremnicu. U prijemu robe narudžbenica i otpremnica se uspoređuju te se, ako je što oštećeno, neisporučeno ili ne odgovara traženoj kvaliteti, obavlja i reklamacija. • Skladište obavještava odjel koji je naručio robu o prispijeću robe te javlja računovodstvu da može platiti dobavljaču za isporučenu robu. • Ovaj model je primjenjiv na nabavno poslovanje u svim poduzećima, neovisno o djelatnosti. Stoga se u zajedničkoj bazi podataka evidentiraju svi navedeni dokumenti, a procesi se skraćuju zbog korištenja već unesenih podataka u sustav. Broj dokumenata se smanjuje, po potrebi se može svaki dokument ispisati na papir, ili poslati elektronskom poštom ili faksom direktno sa računala dobavljaču.

22. Podaci pohranjeni u bazi podataka služe za upravljanje planiranjem materijala i zalihama. Poznavanje podataka o količine robe na skladištu omogućava ugradnju programskih "okidača" kojima se, kada količina robe padne ispod dopuštenog minimuma, automatski priprema i šalje nova narudžba dobavljaču. Koristi se metoda "justin time" kojom se planira nabava na načina da se potreban materijal za dalju preradu dobavlja kada je potreban prema planu proizvodnje.

23. Povezivanje sustava za nabavu sa marketinškim IPS-om za proizvodnju omogućava određivanje terminskih planova proizvodnje na temelju zahtjeva potrošača, dostupnih materijala na tržištu i proizvodnih kapaciteta čime se: • učinkovitije planiraju prioriteti i skraćuju ciklusi proizvodnje te tako olakšava planiranje, raspored i izmjene proizvodnje u skladu s novim zahtjevima potrošača • poboljšava opskrba i servisi potrošača skraćenjem rokova isporuke i nižim cijenama za jednaku kvalitetu • podiže radna motiviranost zaposlenika jer se gradi povjerenje u sustav i uspostavlja bolja međusobna koordinacija • bolje informira poslovodstvo s više pokazatelja o proizvodnji, tako da može planirati i raspoređivati aktivnosti u duljem vremenskom razdoblju.

24. 4.6. IPS financijskog poslovanja • Financijski sustav u poduzeću sastoji se od dva dijela: • prikupljanje podataka iz poduzeća za kontrolu novčanih tijekova u poduzeću i • prikupljanje podataka iz okruženja za traženje najpovoljnijih izvora financijskih sredstava potrebnih za nesmetano odvijanje svih procesa. • Financijski IPS poduzeća usko je vezan na IPS računovodstva i interne kontrole i revizije čije podatke obrađuje i u sintetičkom obliku prikazuje u izvješćima o poslovanju, koja predaje u IPS planiranja i analize poslovanja. • Financijski obavještajni sustav koristi se pri komunikaciji s dioničarima, za obavješćivanje javnosti o rezultatima poslovanja poduzeća, za upravljanje fondovima poduzeća, kao i za raspoređivanje dobiti poduzeća.

25. 4.7. Računovodstveni IPS Računovodstveni podaci opisuju završne aktivnosti poduzeća izražene u novcu i uvijek opisuju prošlastanja. Opisani događaji su novčane transakcije kojima se evidentira kada su se dogodile, tko je u njima sudjelovao i o kojim vrijednostima se radilo. Posebno je važno evidentiranje troškova poslovanja koji se prate u računovodstvu. Računovodstveni izvještaji služe kao temelj svim ostalim podsustavima odnosno rukovoditeljima poslovnih područja za donošenje odluka.

26. 4.8. IPS planiranja i analize poslovanja Ulazi u sustav planiranja i analize poslovanja su izlazni podaci iz svih dijelova poslovnog sustava koji se odnose na podršku poslovanju kao i na odnose s klijentima. Ovaj podsustav priprema podatke poslovodstvu za odlučivanje, a ujedno ima i kontrolnu funkciju nad podacima koji se odnose na kontrolu troškova i financijsku kontrolu.

27. 4.9. IPS interne kontrole i revizije Financijske aktivnosti tvrtke moraju biti u skladu s Zakonom o računovodstvu i međunarodnim računovodstvenim standardima. Točnost knjigovodstvenih podataka verificiraju vanjske neovisne revizorske tvrtke. Internu reviziju organiziraju veća poduzeća kao vlastitu organizacijsku jedinicu. Osim kontrole financijskog poslovanja interna kontrola i revizija nadzire sve aspekte poslovanja tvrtke - pridržavanje propisanoj tehnologiji i organizaciji rada, manipuliranje s dokumentacijom, postupanje u poslovanju u skladu s zakonom itd.

28. 4.9. IPS interne kontrole i revizije • Interna kontrola i revizija se dijeli na: • financijsku reviziju, koja provjerava točnost financijskih podataka razvrstanih prema tipovima aktivnosti na koje se odnose • operativnu reviziju, koja provjerava i utvrđuje uspješnost propisanih procedura, te često uključuje i reviziju informacijskog sustava koji se koristi u tvrtki.

29. 4.10. IPS za upravljanje ljudskim resursima • Sustav upravljanja ljudskim resursima često se zamjenjuje pojmovima kadrovske operative i/ili obračuna plaća u poduzeću. Kadrovska politika je puno širi pojam kojim je obuhvaćeno: • planiranje potreba za novim kadrovima, • izbor kandidata i zapošljavanje, • planiranje i organizacija razvoja i trajne izobrazbe djelatnika, • ocjena uspješnosti obavljenog posla, • utvrđivanje politike plaća i drugih oblika nagrađivanja i stimulacije.

30.  Podaci na kojima se temelji sustav za upravljanje ljudskim resursima jesu podaci o djelatnicima kao i podaci o potencijalnim djelatnicima. Uz osnovne podatke prate se i posebni, specifični podaci vezani uz djelatnost tvrtke. Primjerice, ako se radi o agenciji za zapošljavanje modela potrebno je evidentirati podatke o njihovim tjelesnim osobinama poput visine, težine, konfekcijskog broja, broja cipela, dok ako se radi o odvjetničkoj kancelariji pohranjuju se znanja o položenim stručnim ispitima, znanju stranih jezika, specijalizaciji za određeno područje i slično.

31. Obračunavanje plaća bila je prva aplikacija koja je programirana za izvođenje putem računala, pa se na taj način informatička tehnologija "ušuljala" u ured i postala neophodnom. Obračun plaća spada u kategoriju standardnih aplikacija koje su uglavnom ili iste ili vrlo slične za većinu poduzeća, a procesi su određeni zakonskom regulativom. Danas se stoga uglavnom koriste gotova programska rješenja firmi koje se bave razvojem i održavanjem tih aplikacija jer je znatno jeftinije kupiti gotovo rješenje nego li razvijati vlastito i u tu svrhu dodatno zapošljavati najmanje jednu osobu.

32. 4.11. IPS za upravljanje informacijskim resursima • Sustav upravljanja poslovima izgradnje informacijskog sustava, njegova održavanja i daljeg razvoja jedna je od osnovnih funkcija potpore u poduzećima. • Organizacija upravljanja informacijskim resursima može se podijeliti na: • upravljanje hardverskim komponentama, • upravljanje komunikacijama, • upravljanje podacima, • upravljanje aplikacijama, • pomoć korisnicima i školovanje za rad s informatičkom podrškom.

33. Organizacijska jedinica koja se bavi upravljanjem informacijskim resursima iz povijesnih je razloga često smještana u nadležnost financijskog direktora. Danas se tim poslom bave članovi poslovodstava nadležni za upravljanje poslovnim procesima, organizaciju i informatiku. Pri tome su se poslovi koje su informatičari obavljali u poduzeću znatno promijenili - dok su se u počecima razvoja informatike uglavnom sastojali od programiranja financijskih aplikacija, danas se sastoje od planiranja, projektiranja, izrade i uvođenja novih tehnologija rada, unapređenja postojećih i uvođenja novih poslovnih procesa, te upravljanja osnovnim resursima poduzeća - podacima, dokumentima i informacijama.

34. 4.12. IPS za istraživanje i razvoj IPS za istraživanje i razvoj različit je u različitim granama djelatnosti. Stupanj informatizacije također se znatno razlikuje za istraživačke poslove, iako kod svih postoji niz pomoćnih programa koji pomažu prilikom operativnih poslova izrada kalkulacija i izvješća. Značajan utjecaj na IPS istraživanja i razvoja ima uvođenje ekspertnih sustava i primjena umjetne inteligencije. Potpuna informatizacija ovog podsustava nikada neće biti ostvarena jer temeljni preduvjet za informatizaciju čine jasno definirani standardni postupci i procedure koje je u poslovima istraživanja gotovo nemoguće predvidjeti. IPS za istraživanje i razvoj često je dijeljen od različitih korisnika i dio je virtualnog prostora koji čine istraživači i znanstvenici iz svih zemalja svijeta.