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Gestion documentaire pour l’accréditation d’un laboratoire hospitalier multisite

Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 29 et mardi 30 novembre 2010. Accréditation des laboratoires de biologie médicale. Atelier n°35. Gestion documentaire pour l’accréditation d’un laboratoire hospitalier multisite.

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Gestion documentaire pour l’accréditation d’un laboratoire hospitalier multisite

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  1. Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 29etmardi 30 novembre 2010 Accréditation des laboratoires de biologie médicale Atelier n°35 Gestion documentaire pour l’accréditation d’un laboratoire hospitalier multisite Docteur Yannick COSTA, Chef de pôle médicotechnique et traitement du cancer, Chef de service du laboratoire de biologie médicale – Centre Hospitalier de Marne la Vallée ycosta@ch-lagny77.fr – 01 64 30 71 79 Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  2. Contexte : Groupe Hospitalier de l’Est Francilien (GHEF) • = CH de Coulommiers, Marne la Vallée, Meaux • = 2091 lits et places en 2009 (MCO : 1161, PSY : 461, SSR : 194, SLD : 151, EHPAD : 124) • = Groupement de coopération sanitaire de moyens, avec direction commune, mais 3 entités juridiques • Avec ouverture du nouveau CH de Marne la Vallée sur le site de Jossigny au 1er semestre 2012 (+36% de lits MCO « installables ») • Fin 2010 : création d’un laboratoire multisite dans le cadre d’un « pôle » de territoire de biopathologie (biologie + anatomopathologie) • Activité 2009 : 66 millions de B • Prévision 2013 (à B constants 2009) : 85 millions de B Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  3. Chantiers initiés depuis janvier 2010 (I) • Etat des lieux partagé : avec rapport au directeur général et présidents de CME(5 mois : février à juin) • Projet organisationnel (5 mois : février à juin) • Activités de niveau 1 (< 30 mn-1h) : sur chaque site • Activités de niveau 2 : mutualisées sur 2 sites (électrophorèses, allergologie, hormonologie, marqueurs tumoraux, sérologie, biologie moléculaire, cytométrie en flux, hémostase spécialisée, VS, mycobactéries avec P3, mycologie, parasitologie) • Calendrier de mise en place progressive • Système de gestion de laboratoire commun futur : appel d’offres en cours(5 mois : juillet à novembre)avecinstallation progressive sur les 3 sites de 2011 à 2014 • Remplacement des automates : dialogue compétitif sur préanalytique, biochimie, immuno-analyse, cytologie, hémostase, VS, « middleware »(9 mois : oct 2010 à juin 2011) Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  4. Chantiers initiés depuis janvier 2010 (II) • Autres investissements : communs et coordonnés • Accréditation : • Choix d’un consultant commun aux 3 CH du GHEF et au CH de Provins : cabinet Alain Cœur (mai) avec accompagnement sur 2 ans (2010 à 2012) • Choix d’1 logiciel de gestion documentaire : mai • Constitution d’un comité de pilotage : juin • Audit qualité sur 4 sites : juin, restitution en juillet et septembre • Constitution des cellules qualité locales : septembre • Formation qualité des personnels et référents : septembre à novembre • Choix d’un logiciel de gestion des stocks : appel d’offres en cours (5 mois : juillet à novembre) avec installation progressive sur les 3 sites de 2011 à 2012 Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  5. Eléments du choix d’Ennov • Gestion documentaire en mai 2010 : • Coulommiers et Meaux : pas de logiciel opérationnel • Marne la Vallée : • Réseau partagé Windows pour le laboratoire : depuis 1999 • Logiciels Ennov6 et Process : pour gestion documentaire et des évènements indésirables depuis 2006 pour le CH et 2008 pour le laboratoire (après retard d’implantation d’un autre logiciel) • Pragmatisme : • Extension de licence aux 2 autres sites : coût faible • Expérience acquise à Lagny-Marne la Vallée • Ouverture sur la gestion documentaire du CH (intérêt pour les phases préanalytiques et post-analytiques) • Qualité globale du logiciel : richesse et ouverture du paramétrage, traçabilité jusqu’à la prise de connaissance, archivage, moteur de recherche multicritères, outils statistiques … Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  6. Structuration d’Ennov au CHMLV (I) • Accessibilité : • Mode web, avec login et mot de passe pour chaque utilisateur du CH (à partir de l’annuaire LDAP de l’hôpital) • Sur chaque PC ou client léger du CHMLV • Public pour tous à toute la documentation du CHMLV • Privé pour membres du laboratoire à sa documentation • Souhait : à partir du SGL, par lien contextuel (étude à faire) • Référencement automatique au CHMLV : • Entité – Document – Année – N° de création acrémenté • exemple : LABO-PR-2008-230 • 1 modèle Word évolutif au CHMLV : • Format « Socrate 2010 » : commun à tout le CHMLV • Avec règles d’écriture, signets de rapatriement automatique (référencement, version, auteur, valideur, indexation, docuements associés ….) • Intégration de tout type de documents :Word, Excel PDF … Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  7. Structuration d’Ennov au CHMLV (II) • Acteurs du CHMLV (I) : • Sous-comité qualité « Socrate » : définition et vérification de la forme des documents • Administrateur général = cellule qualité du CH : paramétrage, structuration et gestion des documents dans Ennov • Administrateur d’entités : • Certaine autonomie de paramétrage et de gestion • Public : équipe d’hygiène (procédures validées par le CLIN) • Privés : • Radiothérapie • Réanimation : certifiée ISO 9001 • Laboratoire : responsable qualité (et co-responsable) Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  8. Structuration d’Ennov au CHMLV (III) • Acteurs du CHMLV (II) : • Emetteur : • Alimente les documents dans Ennov : création, version, indexation, transformation en PDF, envoi en signature au valideur, diffusion et rediffusion éventuelle aux lecteurs ciblés ou non par courriel • Révise ou archive les documents après un délai paramétrable • 10 émetteurs actuels au laboratoire : 4 biologistes, 6 techniciens • Auteur = rédacteur (biologiste, cadre, technicien, secrétaire, AS-ASH), à partir d’un modèle défini • Vérificateur = relecteur (biologiste, cadre, technicien …) • Valideur = approbateur (biologiste responsable d’unité médicale) • Personnel concerné = lecteur : • Reçoit un courriel les informant d’un nouveau document à lire avec lien permettant un accès direct au document • Ouverture du document à lire : déclenche un accusé de réception traçant la « prise de connaissance » • Responsable d’application : auprès des personnels concernés Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  9. Structuration d’Ennov au CHMLV (IV) • 3 types d’indexation d’un document au CHMLV: • Normes :ISO 15089, 22870, 9001, GBEA, certification HAS … • Structure interne concernée : pôle, service unité médicale (exemple : biochimie, hématologie-transfusion, microbiologie-hygiène, hygiène interhospitalière) • Thème = plan de classement de l’entité : • Avec arborescence limitée à 3 niveaux au CHMLV • Exemple : LABO  Procédures  Allergie • 5 types de documents au CHMLV : • Révisables : • PR : protocole / fiche technique / guide • MO : mode opératoire • FORM : Bon / formulaire / imprimé / questionnaire / enregistrement • COMR : Document institutionnel ou de communication révisable • Non révisables : • CR : Compte rendu / procès verbal / relevé de décisions • COMU : Document institutionnel ou de communication non révisable Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  10. Conclusion • A ce jour dans l’entité privée LABO du CHMLV : • 670 Documents référencés, soit 45% de la base de données • Transfert progressif des anciens documents indexés sur le réseau partagé Windows • Etapes suivantes concernant la GED : • Mise en réseau de la GED avec serveur commun des 3 sites du GHEF : fin 2010-début 2011 • Ecriture de la procédure des procédures : en cours (déc 2010) • Transfert, référencement, indexation des documents déjà existants dans leur format • Création des nouveaux documents manquants dans un format uniformisé à définir (format Socrate 2010 ?) Au total : démarche qualité pragmatique, adaptative, de convergence progressive vers 2013 et 2016 Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  11. Annexe : Navigateurs personnalisables Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  12. Annexe : Arborescence documentaire par thème Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  13. Annexe : Arborescence documentaire par référentiel Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  14. Annexe : Arborescence documentaire par service Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  15. Annexe : Exemple d’informations sur un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  16. Annexe : destinataires d’un document par courriel avec accusé de réception tracé Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  17. Annexe : Traçabilité de la prise de connaissance d’un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  18. Annexe : archivage et version antérieure d’un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  19. Annexe : documents associés à un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  20. Annexe : visualisation PDF du chapitre « documents associés » d’un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  21. Annexe : Masque Word « Socrate » Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

  22. Annexe : visualisation PDF d’un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

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