Informasjon Flytting ved beordring over 2 år til utlandet Forsvarets lønnsadministrasjon (FLA)

1. Informasjon Flytting ved beordring over 2 år til utlandet Forsvarets lønnsadministrasjon(FLA) Oppdatert: 09.05.2012

2. Generelt • Administrativ støtte gis via kontaktpersoner oppgitt på beordringsskriv. Normalt støtteelement, personell uten støtteelement forholder seg til FPT utland. • FLA ved reise- og flytteteam har ansvaret for saksbehandling av selve flytteprosessen. • Støtteelementene har ansvaret for koordinering ved oppsett av tidsplan for flytting. • Denne informasjon gir en oversikt over flytteprosessen iht. bestemmelsene i ”Særavtale om økonomiske vilkår for personell som tjenestegjør ved stasjoner, Nato-staber og andre enheter i utlandet - Vedlegg 2.” Forsvarets lønnsadministrasjon

3. Hjemmel: • Særavtale om økonomiske vilkår for personell som tjenestegjør ved stasjoner, Nato-staber og andre enheter i utlandet • I vedlegg 2 til denne særavtalen finner du: • Forsvarets lønnsadministrasjons (FLAs) retningslinjer for reiser og flytting til utlandet Forsvarets lønnsadministrasjon

4. Flyttesøknad • FLAs hjemmeside på intranett og www.nosu.no for søknadsblankett og prosedyrebeskrivelse. • Søknad skannes og sendes pr e-post med følgende vedlegg: • beordringsskriv • 3 anbud • vognkort • bostedsbevis/tilsvarende Forsvarets lønnsadministrasjon

5. Valg av flyttebyrå - Innhenting av anbud • I god tid før flyttingen må du hente inn 3 anbud fra flyttebyråer. Anbudene skal være likelydende og uavhengige. • Likelydende mht antall kubikk, strekning, pakking og forsikring. • Uavhengige dvs. at man kan ikke be ett flyttebyrå om innhente resterende anbud. • Tips: Undersøk om flyttebyrået setter bort flyttingen til andre flyttebyrå. Da unngår man unødig slitasje på flyttegodset som følge av omlasting og innleide byråer kan av erfaring være mindre profesjonelle. • Man står fritt til å velge hvem man ønsker å hente anbud fra. • Krav om at det er et registrert flyttebyrå med org.nr • Tips: Du finner oversikt over flyttebyrå på internett, fordel med de som er registrert i Det Norske Flytteforbund. Forsvarets lønnsadministrasjon

6. Valg av flyttebyrå • Ved beregning av volum på flyttelass, be flyttebyrå estimere antall kubikk da enkeltpersoner normalt ikke har forutsetninger til å vurdere volum. • Flyttebyrå er fagfolk og skal ha forutsetning og erfaring til å beregne antall kubikk. • Tips: Be ett flyttebyrå besikte flyttelass før de gir et anbud og bruk dette som ”mal” til de andre flyttebyrå. • Volum dekkes ut fra familiesammensetning og grad, se neste plansje. Forsvarets lønnsadministrasjon

7. Volumgrenser i m³(kanøkes med inntil 5 m³ pr barn) Forsvarets lønnsadministrasjon

8. Lagring av inventar • Flytting til utlandet:Dekkes dersom det ikke kan skaffes bolig ved tjenestestedet. Forsikring dekkes i maks 6 mnd. • Flytting fra utlandet:Dekkes dersom Forsvaret ikke kan skaffe bolig ved nytt tjenestested (jfr Kompensasjonsavtalen). • Behov for lagring søkes via flyttesøknad, og inngår som del av flytteanbud. • Lagring av deler av innbo som ikke ønskes tatt med ut, dekkes ikke. Forsvarets lønnsadministrasjon

9. Godkjenning av anbud • FLA godkjenner anbud ved saksbehandling av flyttesøknad. • Tjenestemann inngår avtale om flytting med flyttebyrå etter mottak av blankett ”Avgjørelse på flyttesøknad” fra FLA. • Vilkår rundt henting og levering av flyttelass evt. andre praktiske forhold avtales direkte med flyttebyrå. • Inngår avtale om fakturering direkte til Forsvaret med 30 dagers betalingsfrist. NB! Kopi av ”Avgjørelse på flyttesøknad” skal følge faktura som vedlegg ved fakturering til Forsvaret (erstatter rekvisisjon/innkjøpsordre). Forsvarets lønnsadministrasjon

10. Tidsplan (flytteplan) • Skjema for Tidsplan fylles ut av tjenestemann/kvinne. • Angir gjennomføring av flyttingen til/fra utlandet, flyttereisen og opphold på hotell. • Overnatting hotell før avreise og/eller i påvente av flyttelass skal være godkjent i Tidsplan. • Ved avvikling av ferie tilstås ikke dekning av hotell og kost • Kan søkes om unntak dersom Staten uansett måtte ha dekket kostnaden • Tidsplanen sendes eget støtteelement i utlandet som gir sin påtegning, før videresendingtil FLA. • Personell uten eget støtteelement sender tidsplan til oppgitt kontaktperson på beordringen. Forsvarets lønnsadministrasjon

11. Flyttereisen • Dekkes ”på for statens rimeligste måte”, mao offentlige kommunikasjonsmidler. • Kan innvilges kjøring med egen bil. Reisen gjøres da opp etter faste satser: • Kjøring egen bil i Norge: • Kompensasjonsavtalen kapt 5.9.3 (kost/nattillegg ut fra distanse, • kr 3,90 pr km (+ kr 1 pr passasjer). • Kjøring egen bil i utland: • Reisetilskudd (iht. Særavtale, se side 3) • 1 kostdøgn for tjenestestedet pr person i bil ut fra alder. • Enslig tjenestemann gis 50% økning av RST-satsen. (se informasjon om visningsreise for ytterligere info ved RST) Forsvarets lønnsadministrasjon

12. Flyttereisen (forts) • Overnatting (hotell) dekkes kun etter regning. • Kostdøgn iht. vedkommende reiseregulativ (maks 17 døgn totalt). • Reiseforskudd for gjennomføring av reisen og hotellopphold utbetales etter anmodning. • Angis på flyttesøknad • Gjøres opp senest 2 måneder etter gjennomført flytting. • Dersom man venter på regning for eksempel i fm elektriske installasjoner, sendes reiseregningen frem og installasjonsregningen ettersendes etter mottak. Forsvarets lønnsadministrasjon

13. Forsikring • Forsikring må tegnes særskilt for flyttingen. Det er normalt at det inngår i anbudet fra flyttebyrået som egen post. • Egenandelen trekkes fra rammen på kr 16 000 til dekning av diverse utgifter som for eksempel vask av bolig. • Maks egenandel vil være kr 2 500 uavhengig av forsikringsvilkårene. Forsvarets lønnsadministrasjon

14. Forsikringer (forts.) Eksempler: Forsikring koster kr 5 000 • Kr 5 000 refunderes • Kr 2 500 i egenandel (maks beløp) • Kr 13 500 gjenstår til for eksempel utvask av bolig Forsikring koster kr 1 500 • Kr 1 500 refunderes • Kr 1 500 i egenandel (under maks beløp) • Kr 14 500 gjenstår til for eksempel utvask av bolig Forsvarets lønnsadministrasjon

15. Skader ved flytting • Dersom det oppstår skade i fm flytting må det sendes skademelding snarest mulig til forsikringsselskapet med kopi til flyttebyrå. • FLA dekker egenandelen i forbindelse med forsikringsskader i sin helhet. Forsvarets lønnsadministrasjon

16. Vask av bolig • Dekkes innenfor rammen på kr 16 000. • Rens av tepper og gardiner som medfølger boligen under leieforholdet dekkes også innenfor denne rammen. • Ved flytting fra Norge er det krav til bruk av registrert vaskebyrå. • Utgiften refunderes etter kvittering på flytteoppgjøret. • Alternativt kan faktura sendes til FRA (Forsvarets regnskapsadministrasjon) for betaling • Velger fritt vaskebyrå, krav at firma har org.nr. • Ikke krav om anbud i forbindelse med utvask. • Faktura referanse: ansattnummer + navn + ”flytting” Forsvarets lønnsadministrasjon

17. Vask av bolig • Dekkes innenfor rammen på kr 16 000. • Rens av tepper og gardiner som medfølger boligen under leieforholdet dekkes også innenfor denne rammen. • Ved flytting fra Norge er det krav til bruk av registrert vaskebyrå. • Utgiften refunderes etter kvittering på flytteoppgjøret. • Alternativt kan faktura sendes til FRA (Forsvarets regnskapsadministrasjon) for betaling • Velger fritt vaskebyrå, krav at firma har org.nr. • Ikke krav om anbud i forbindelse med utvask. • Faktura referanse: ansattnummer + navn + ”flytting” Forsvarets lønnsadministrasjon

18. Vask av bolig • Ved flytting fra utland. • Privatperson kan benyttes i stedet for et firma. Utlegget må da dokumenteres med kvittering som angir beløp og tydelig navn og adresse på mottaker. • Vær oppmerksom på at utvask utført av familiemedlemmer dekkes ikke. Forsvarets lønnsadministrasjon

19. Andre utgifter • I tillegg dekkes følgende utgifter innenfor rammen på kr 16 000: • Tilkobling av telefon/internett • Elektriske installasjoner og utgifter til rørlegger • Normalt dekkes kun utgifter til installsjon av hvitevarer. • Øvrige installasjonskostnader skal forhåndsgodkjennes av FLA. • Send en e-post til FLA og med beskrivelse om hva som skal installeres. • Andre utgifter som dekkes utenfor rammen på kr 16 000: • Overvekt på fly • Utgifter til pass/andre ID kort, inkl bilder forut utreise • Egenandel ved forsikring Forsvarets lønnsadministrasjon

20. Oppgjør av flytteregning • Flytteregning gjøres opp på standard reiseregningsblankett for flytting, legges inn av FLA (FIF egenregistrering skal ikke benyttes). • Sendes til FLA med vedlagt kvitteringer. • Flyttereisen gjøres opp senes 2 måneder etter gjennomført flytting. Forsvarets lønnsadministrasjon

21. Flytteoppgjør • Når flyttingen er gjennomført, sendes blankett «Oppgjør flyttereise» til FLA Flytting • Skjema finnes på FLAs hjemmeside intranett og www.nosu.no • Dette sendes frem til FLA elektronisk pr e-post ved å skanne inn regningen, evt pr post til FLA. Dersom den fremsendes via post, sikre deg en kopi av reiseregningen inkludert vedleggene. • FLA vil foreta registrering av oppgjøret i SAP med hjemmel i beordring og dokumentasjon på at flytting er gjennomført. • Kopi av oppgjøret sendes elektronisk til tjenestemann via e-post når dette er registrert. Denne vil også finnes på FIF reise under oversikt over egne tjenestereiser. • Vi gjør oppmerksom på at utgifter som påløper 6 måneder etter gjennomført flytting refunderes ikke. Forsvarets lønnsadministrasjon

22. OPPGJØR AV FLYTTEREISEN (Reiseregning med vedlegg) Sendes til FLA: Fla.flytting@mil.no Evt. pr. post: Forsvarets lønnsadministrasjon Postboks 60 9481 Harstad FAKTURAER SOM SKAL BETALES AV FORSVARET (fra flyttebyrå/vaskebyrå) Sendes til FRA: Forsvarets regnskapsadministrasjon Postboks 1, Haakonsvern 5886 Bergen Flytteoppgjør(se prosedyrebeskrivelsen)

23. Visningsreise • I forkant av beordring/tjeneste har man rett til dekning av en reise til nytt tjenestested for å finne bolig, gjøre nødvendige forberedelser og lignende. • Reisen dekkes i form av stønad. • Stønad kan gis til tjenestemann og medfølgende samlivspartner / barn som skal begynne på skole. Forsvarets lønnsadministrasjon

24. Visningsreise til utlandet • Dekning av reiseutgifter gis som reisetilskuddssats iht. vedlegg 1, del C i ”Særavtale om økonomiske vilkår for personell som tjenestegjør ved stasjoner, Nato-staber og andre enheter i utlandet.” • Det vil si at utgifter til fly, tog og lignende inngår i reisetilskuddet • Reisetilskuddet vil være det samme uavhengig av reisestrekning (for eksempel reiser du fra Bardufoss vil satsen være den samme som ved utreise fra Gardermoen). • Tips: Årlig gratis kan benyttes for strekning innad i Norge ved for eksempel utreise fra Gardermoen. Forsvarets lønnsadministrasjon

25. Visningsreise til utlandet • Dekning av kost og hotell: • Innenfor Europa: • 2 kostdøgn som for tjenestestedet samt 2 hotelldøgn etter regning. • Utenfor Europa: • 3 kostdøgn som for tjenestestedet samt 3 hotelldøgn etter regning Forsvarets lønnsadministrasjon

26. Visningsreise til utlandet (forts.) • Når reisen er gjennomført, sendes reiseregning til FLA Flytting • Skjema finnes på FLAs hjemmeside intranett og www.nosu.no • FLA legger inn reisen i SAP med hjemmel i beordring og dokumentasjon på at reisen er gjennomført (kopi av hotellregning/tilsv.). • Kopi av reiseregning sendes elektronisk til tjenestemann via e-post når reisen er registrert. Reisen vil også finnes på FIF reise under oversikt over egne tjenestereiser. Forsvarets lønnsadministrasjon

27. Visningsreise fra utlandet • Krav: Skifte av tjenestested i Norge etter endt tjeneste i utland. • For eksempel tjenestegjør i Trondheim før beordring til utlandet. Etter endt tjeneste i utland beordring til nytt tjenestested på Andenes. • Stønad kan gis til tjenestemann og medfølgende samlivspartner / barn som skal begynne på skole. • Samme rettighet som ved utreise til utland. Forsvarets lønnsadministrasjon

28. Kontaktpunkter ved FLA: