Manajemen Waktu Proyek

1. Manajemen Waktu Proyek

2. Tujuan Pembelajaran • Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu proyek yg baik • Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal proyek • Menjelaskan bgmn manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan ketergantungan utk menentukan urutan aktivitas • Memahami hubungan antara estimasi sumber daya dan jadwal proyek • Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt membantu manajer proyek utk melakukan estimasi durasi aktivitas

3. Tujuan Pembelajaran • Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis proyek, dan menjelaskan bgmn critical chain scheduling dan PERT (Program Evaluation and Review Technique) mempengaruhi pembuatan jadwal • Menjelaskan bagamana sofware manajemen proyek dpt membantu dlm manajemen waktu proyek • Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan manajemen perubahan pd jadwal proyek

4. Pentingnya Jadwal Proyek • Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adl tantangan yg plg besar • Isu mengenai jadwal mrpk sebab utama terjadinya konflik dlm proyek, khususnya pd paruh kedua jalannya proyek • Waktu mrpk besaran yg plg tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yg terjadi pada proyek

5. Intensitas Konflik Selama Jalannya Proyek

6. Berbagai macam sumber konflik dan intensitasnya sepanjang siklus proyek. • Jadwal. • Prioritas. • Tenaga Kerja. • Masalah Teknis. • Administrasi. • Personalitas. • Biaya.

7. Konflik Jadwal • Penyebab konflik: • Individual work style • Perbedaan budaya • Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu terhadap struktur dan tengat (deadline) • Bbrp individu memilih utk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara bbrp individu yg lain tidak • Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan mempunyai perilaku yg berbeda terhadap jadwal

8. Proses Manajemen Waktu Proyek • Definisi aktivitas: identifikasi aktivitas khusus yg hrs dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk menghasilkan deliverables • Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek • Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas • Estimasi durasi aktivitas • Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas utk membuat jadwal proyek • Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan perubahan jadwal proyek

9. Definisi Aktivitas • Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd WBS yg membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya • Jadwal proyek mjd dokumen mendasar yg mengawali proyek • Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga mengenai informasi anggaran • Pernyataan lingkup dan WBS membantu bgmn proyek akan dilaksanakan • Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg lbh rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian ttg bgmn pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yg realistis

10. Daftar Aktivitas dan Atributnya • Daftar aktivitas adalah tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup: • Nama aktivitas • Nomor atau identitas aktivitas • Deskripsi singkat ttg aktivitas • Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg setiap aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas

11. Milestone • Milestone adalah kejadian penting yang biasanya tidak mempunyai durasi • Seringkali dibutuhkan beberapa aktivitas dan banyaknya pekerjaan utk menyelesaikan sebuah milestone • Milestone merupakan tool yg sangat berguna utk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress) • Misalnya: • Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh customer • Penyelesaian produk-produk spesifik

12. Pengurutan Aktivitas • Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dgn yg lain • Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek • Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk kepentingan critical path analysis

13. Tiga Tipe Ketergantungan • Ketergantungan mandatori: sejalan dgn sifat pekerjaan yg akan dilakukan dlm proyek; sering disebut jg hard logic • Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan dgn hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya • Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

14. Diagram Jaringan • Diagran jaringan mrpk teknik yg digunakan utk memperlihatkan pengurutan aktivitas • Sebuah diagram jaringan adl tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek • Terdapat dua format utama, yaitu: • Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA) • Precedence Diagramming Method (PDM)

15. Arrow Diagramming Method (ADM) • Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow) • Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow) • Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan ujung akhir aktivitas • Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-to-start

16. i j i j Menggambar Diagram. Lukiskan anak panah dengan garis penuh dari kiri ke kanan, dan garis putus untuk dummy.

17. j i j Menggambar Diagram. Dalam menggambarkan anak panah, usahakan ada bagian yang mendatar untuk tempat keterangan kegiatan dan kurun waktu.

18. Menggambar Jaringan Kerja. Keterangan kegiatan ditulis di atas anak panah, sedangkan kurun waktu dibawahnya. i Kegiatan j Waktu (D)

19. H. Menggambar Jaringan Kerja. Hindarkan sejauh mungkin garis yang saling menyilang.

20. Menggambar Diagram. Kecuali untuk hal khusus, panjang anak panah tidak ada kaitannya dengan lamanya kurun waktu.

21. Menggambar Diagram. Peristiwa/kejadian dilukiskan sebagai lingkaran, dengan nomor yang bersangkutan jika mungkin berada di dalamnya. 1. ES = Paling awal mulai 2. EF = Paling awal selesai 3. LS = Paling akhir mulai 4. LF = Paling akhir selesai 5. i, j = Nomor peristiwa 6. D = Kurun waktu suatu kegiatan EF ES A i j D = 3 LS LF

22. A B Menggambar Diagram. Kegiatan B mulai setelah A selesai

23. B A C Menggambar Diagram. Kegiatan B dan C dapat dimulai setelah A selesai

24. A B Menggambar Diagram. Kegiatan C dan D dapat dimulai setelah kedua kegiatan A dan B selesai C D

25. A C Dummy B D Menggambar Diagram. Kegiatan A dan B harus selesai sebelum C dapat dimulai. Sedangkan D dapat dimulai segera setelah B selesai dan tidak tergantung dengan A.

26. Membuat Diagram AOA • Mengkaji dan mengindenfikasi lingkup proyek, menguraikan dan memecahkan-nya menjadi kegiatan-kegiatan yang merupakan komponen proyek. • Menyusun kembali komponen-komponen pada butir 1, menjadi mata rantai dengan urutan yang sesuai dengan logika ketergantungan. Urutan ini dapat berbentuk seri atau paralel. • Memberikan perkiraan kurun waktu bagi masing-masing kegiatan yang dihasilkan dari penguraian lingkup proyek. • Mengindentifikasi jalur kritis (critical path) dan float pada jaringan kerja. • Meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumber daya, yang meliputi : menentukan jadwal yang paling ekonomis dan meminimalkan pemakaian sumber daya.

27. Contoh AOA Asumsikan bahwa semua durasi adalah dalam satuan hari; A=1 berarti aktivitas A mempunyai durasi 1 hari

28. Precedence Diagramming Method (PDM) Kegiatan dan Peristiwa pada PDM ditulis dalam node yang berbentuk kotak segi empat. Definisi kegiatan dan peristiwa sama seperti pada CPM. Hanya perlu ditekankan disini bahwa dalam PDM kotak tersebut menandai suatu kegiatan, sehingga harus dicantumkan identitas kegiatan dan kurun waktunya. Adapun peristiwa merupakan ujung-ujung kegiatan.

29. Precedence Diagramming Method (PDM) Setiap node mempunyai dua peristiwa yaitu peristiwa awal dan akhir. Ruangan dalam node dibagi menjadi komponen-komponen kecil yang berisi keterangan spesifik dari kegiatan dan peristiwa yang bersangkutan dan dinamakan atribut.

30. Precedence Diagramming Method (PDM) Pengaturan denah kompartemen dan macam serta jumlah atribut yang hendak dicantumkan bervariasi sesuai keperluan dan keinginan pemakai. Beberapa atribut yang sering dicantumkan di antaranya adalah kurun waktu kegiatan (D), identitas kegiatan (nomor dan nama), mulai dan selesainya kegiatan (ES, LS, EF, LF, dll). Seperti slide berikut.

31. Precedence Diagramming Method (PDM)

32. Precedence Diagramming Method (PDM) Pada PDM, anak panah hanya sebagai penghubung atau memberikan keterangan hubungan antar kegiatan, dan bukan menyatakan kurun waktu kegiatan seperti halnya pada CPM. Tetapi karena PDM tidak terbatas pada aturan dasar jaringan kerja CPM, maka hubungan antar kegiatan berkembang menjadi beberapa kemungkinan berupa konstrain.

33. Precedence Diagramming Method (PDM) Konstrain menunjukkan hubungan antar kegiatan dengan satu garis dari node terdahulu ke node berikutnya. Satu konstrain hanya dapat menghubungkan dua node.

34. Precedence Diagramming Method (PDM) Karena setiap node memiliki dua ujung yaitu ujung awal atau mulai dan ujung akhir atau selesai, maka ada empat macam konstrain yaitu awal ke awal (SS), awal ke akhir (SF), akhir ke akhir (FF), dan akhir ke awal (FS). Pada garis konstrain dibubuhkan penjelasan mengenai waktu mendahului (lead) atau terlambat tertunda (lag).

35. A FS ( Finish - to - Start ) : Task B can’t start until task A finishes B A SS ( Start - to - Start ) : Task B can’t start until task A start B A FF ( Finish - to - Finish ) : Task B can’t finish until task A finished B A SF ( Start - to - Finish ) : Task B can’t finish until task A start B Tipe Ketergantungan Tugas (Microsoft Project)

36. Tipe Ketergantungan Tugas Karena setiap node memiliki dua ujung yaitu ujung awal atau mulai dan ujung akhir atau selesai, maka ada empat macam konstrain yaitu awal ke awal (SS), awal ke akhir (SF), akhir ke akhir (FF), dan akhir ke awal (FS). Pada garis konstrain dibubuhkan penjelasan mengenai waktu mendahului (lead) atau terlambat tertunda (lag).

37. Konstrain Selesai ke Mulai (FS) Konstrain ini memberikan penjelasan hubungan antara mulainya suatu kegiatan dengan selesainya kegiatan terdahulu. Dirumuskan sebagai FS(i-j) = a yang berarti kegiatan (J) mulai a hari, setelah kegiatan yang mendahuluinya (i) selesai. Jenis konstrain ini identik dengan kaidah utama jaringan kerja CPM atau PERT, yaitu suatu kegiatan dapat dimulai bila kegiatan yang mendahuluinya telah selesai.

38. Konstrain Mulai ke Mulai (SS) Menjelaskan hubungan antara mulainya suatu kegiatan dengan mulainya kegiatan terdahulu. Atau SS(i-j) = b yang berarti suatu kegiatan (j) mulai setelah b hari kegiatan terdahulu (i) mulai. Konstrain semacam ini terjadi bila sebelum kegiatan terdahulu selesai 100%, maka kegiatan (j) boleh mulai. Atau kegiatan (j) boleh mulai setelah bagian tertentu dari kegiatan (i) selesai. Besar angka b tidak boleh melebihi angka kurun waktu kegiatan terdahulu, karena per definisi b adalah bagian dari kurun waktu kegiatan terdahulu. Jadi disini terjadi kegiatan tumpang tindih.

39. Konstrain Selesai ke Selesai (FF) Menjelaskan hubungan antara selesainya suatu kegiatan dengan selesainya kegiatan terdahulu. Atau FF(i-j) = c yang berarti suatu kegiatan (j) selesai setelah c hari kegiatan terdahulu (i) selesai. Konstrain semacam ini mencegah selesainya suatu kegiatan mencapai 100%, sebelum kegiatan yang terdahulu telah sekian (= c) hari selesai. Besar angka c tidak boleh melebihi angka kurun waktu kegiatan yang bersangkutan (j).

40. Konstrain Mulai ke Selesai (SF) Menjelaskan hubungan antara selesainya kegiatan dengan mulainya kegiatan terdahulu. Dituliskan dengan SF(i-j) = d, yang berarti suatu kegiatan (j) selesai setelah d hari kegiatan (i) terdahulu mulai. Jadi dalam hal ini sebagian dari porsi kegiatan terdahulu harus selesai sebelum bagian akhir kegiatan yang dimaksud boleh diselesaikan.

41. Contoh Diagram Jaringan PDM

42. Estimasi Sumberdaya Aktivitas • Sebelum estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih dulu mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg dibutuhkan setiap aktivitas • Isu penting: • Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas tertentu dalam proyek ybs? • Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm mengerjakan aktivitas yg serupa? • Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan?

43. Estimasi Durasi Aktivitas • Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg hilang (elapsed time) • Effort adalah jumlah hari-kerja atau jam kerja yg dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugas • Effort biasanya tidak sama dgn durasi • Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu dlm membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs ditinjau ulang oleh seorang ahli

44. Estimasi Tiga-Titik • Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret, misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk membuat estimasi tiga-titik: • Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis, rata-rata, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimis • Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan simulasi Monte Carlo

45. Pembuatan Jadwal • Gunakan hasil proses manajemen waktu utk menentukan tanggal mulai dan selesainya proyek • Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg realistis yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau kemajuan proyek dlm dimensi waktu • Tool dan teknik yg terkait adl: • Gantt Charts • Critical Path Analysis • Critical Chain Scheduling • PERT Analysis