Mengundang ‘ tamu ’ dari luar Australia

1. Mengundang ‘tamu’ dariluar Australia PPIA Monash Prepared by: AdilYamanie, Ketua PPIA Monash

2. LATAR BELAKANG [1] BP inidibuatdenganmaksudmenjabarkanlangkah-langkah yang pentingapabilaakanmengundangtamu(band, artis, atautokohnasional) darinegara yang bukantempatberdomisilidariorganisasi yang bersangkutan. Namundisinisayaakanmembahastentangtopik yang lebihspesifik, yaitumengundangtamudaritanah air untukberpartisipasidisalahsatu event yang diselenggarakanolehorganisasisaya, PPIA Monash Uni. [2] Laporan detail inidiharapkandapatmembantuseluruhpanitiadaripenyelenggarasuatu event dimanakebanyakantugas yang bersifatsupervisiakanmenjaditanggungjawabutamaproject manager-nyadantugas-tugaspelaksanaanlainnyaadalahtanggungjawabbagian-bagiantertentudarikepanitianpenyelenggara. Tentunyakerjasamaseluruhpanitiaakanmembantuberlangsungnyaacaradengansukseskarenadapatmenghindari risk darifree-riderdengancaramemastikansemuakolega yang terlibatsudahmelaksanakantugasdantanggungjawabnya.

3. LATAR BELAKANG [3] Ketika harus mengundang tamu dari luar negeri untuk acara organisasi kita, banyak sekali hal-hal yang perlu di kerjakan dan semoga dengan adanya inisiatif ini bisa membantu untuk mengingat apa saja yang perlu dilaksanakan. BP ini akan sangat berguna apabila jangka waktu yang ada sangatlah terbatas, terutama apabila mayoritas dari panitia adalah pelajar atau sudah kerja, dan banyak sekali pekerjaan yang harus dilakukan.

4. IMPLEMENTASI [1] Denganadanya BP ini, diharapkantidakadahal-halpenting yang terlewatkan, baikdalamtahapperencanaanmaupuntahappelaksanaan, ketikamengundangtamudaridaerahdiluarorganisasipenyelenggaraberdomisili. Contohnyasebagaiberikut: Memastikanadadanayang cukup, negosiasiprice & time dengantamu yang akandiundang, mencarivenue yang sesuaidenganaggreementsdidalamkontrak, assignpetugas LOsecukupnyabesertamencariakomodasiuntuktamutersebut, dan yang paling pentingadalahmemastikantamutersebutmemilikipassport dan visa yang masihberlaku (apabilatidakpunya, pastikantamutersebutmengurusnyasendiri) danmemilihpenerbangandenganwaktu yang sesuaidenganjadwalacara-nya. Pastikantamu-nyatidakketinggalanpesawatdanbatalberangkatsehinggaacaranyagagal, iniadalahworst case scenario dan risk iniakanselaluada.

5. IMPLEMENTASI [2] Singkatnya, BP inimemilikibeberapalangkahpentingseperti: • Dana (pentingsekalimemastikanadadana yang cukup, baikdaripenjualantiketmaupun sponsor, karenabiasanyabiayamendatangkantamudariluardaerahdomisilisangatmahaldanbanyakpengeluarantakterduga) • Negosiasikontrak (selalumenawarhargasemurahmungkin! Pastikanwaktu yang dipilihbisadilaksanakanolehkeduapihakdantulissecaraspesifik terms darikontrak-nya. E.g. Pembayaranuntukapasajadankapan, jumlahtamu yang dibayar, apasaja yang disediakanpanitia, tanggungjawab, dll) • Venue (pilihtempat yang sesuaidengantemaacara-nya, e.g. Theatre, club) • Petugas LO (biasanyatamuakanmintaditemanijalan-jalan, petugas LO bertanggungjawabpenuhterhadaptamutersebut) • Akomodasi (tempattinggaluntuktamu yang diundang, bisadari sponsor) • Passport dan Visa (mintasuratresmidariKonjen/Dubesuntukmemudahkandanmempercepatpermohonan visa) • Penerbangan (tanggaldan jam terbangharuscocokdenganjadwaltamu-nya)

6. IMPLEMENTASI [3] Seperti yang sudahdisebutkanbeberapa kali sebelumnya, BP inidapatmembawadampakpositifdalambentukreminder untukpanitiapenyelenggaraakanhal-hal yang perludiperhatikanapabilamengundangtamudariluarnegeri. Terutamauntukorganisasi yang barupertama kali melaksanakanhalini, menyiapkanisikontrak yang matangpadasaatnegosiasidapatmencegahpihakluaruntuktake advantagedarikami. Perludiingatbahwa BP inidibuatsecara subjective danmungkinkurangsempurnasehinggaperludibandingkandengan BP dariorganisasi lain yang membuat BP dengantopik yang sama. [4] Faktor lain yang sangatkrusialadalahkoneksidenganpihak lain yang dapatmemudahkanlangkah-langkahdiatas. Banyaknyakoneksidapatmembantudalamhal-halseperti sponsor, negosiasi, danpublikasisehinggaacaradapatberlangsungtanpabanyakhalangandanmengurangikemungkinanuntukgagal.

7. SIGNIFIKANSI [1] Setelah mengimplementasikan BP ini, ada perubahan-perubahan sangat berarti yang memang diharapkan sejak awal akan mengambil tempat dalam pelaksanaan program kerja yang melibatkan mengundang tamu dari luar negeri. Organisasi yang menggunakan BP ini akan tahu dimana untuk memulai sehingga rasa cemas dan bingung tidak akan mengganggu pengambilan keputusan yang cepat dan fleksibel. Hal-hal yang harus disiapkan sebelum mengundang tamu dari luar negeri akan sangat berpengaruh dengan kesuksesan dari acara tersebut, oleh karena itu isi dari kontrak harus dibuat se-spesifik mungkin tanpa melupakan kondisi-kondisi apapun yang dapat merugikan penyelenggara, baik secara finansial maupun mental.

8. APLIKASI [1] Organisasi kami adalah organisasi pelajar dan kebanyakan dari kami tidak memiliki pengalaman dasar dalam hal mengundang tamu dari luar negeri untuk berpartisipasi dalam sebuah acara. Sebenarnya isi dari BP ini bisa digunakan oleh segala jenis organisasi karena dibuat dengan konsep paling dasar dan memang bertujuan untuk menjadi pengarah untuk mengundang tamu dari luar negeri. Walaupun setiap organisasi memiliki perbedaannya masing-masing, terdapat satu bagian yang bisa disesuaikan dengan situasi tersebut adalah isi dari kontrak dengan tamu dan juga sponsor karena tujuan dari setiap acara akan berbeda, begitu juga dengan tamu yang diundang dan dana yang diperlukan. Pastikan langkah-langkah diatas dilaksanakan secara menyeluruh dan detail demi mencegah pelanggaran terhadap perjanjian yang tertera di dalam kontrak

9. SHORT STORY [-] PadaAgustus 2007, PPIA Monash uni (VIC) mengundangTukulArwanadanbeberapapelawakkelaskakaplainnyauntukmemeriahkanacarabesareksternalkamidenganbentuk talk show yang sebelumnyabelumpernahdibuatdi Melbourne. Negosiasidilakukandi Jakarta danberhasildilaksanakandenganlancar, kontrak pun ditandatanganitanpaharusmenunggu lama-lama, namunadabeberapahal yang tidakkamimasukkankedalamkontraksehinggaterjadibanyakkebingungandalamhalapasajatanggungjawabdarikeduabelahpihak. Mencari venue dengantanggal yang sesuai pun cukupsulitnamunkeberuntunganberperanpentingpadasaatitusehinggaakhirnyakamimenyewa Australia National Theater. Aplikasi visa jugasangatmudahcepatkarenakamimendapatsuratketerangandariKonsulatJendral Victoria dan Duta Besardari Canberra, walaupun visa dikeluarkandalamjangkawaktu yang sangatdekatdengantanggalkepergianmereka. KetikaTukuldankawan-kawantibadi Tullamarine Airport, petugas LO datangmenjemputdanmembawamerekaketempatpenginapan yang kamisediakandankemudianmembawamerekajalan-jalandi City. Padahari-h pun semuanyaberjalanlancardanacaraberjalandengansangatsukses, semuasenangdantiketterjualhabistanpaadasisa.