Organização, Sistemas e Métodos

1. Organização, Sistemas e Métodos

2. A evolução da Teoria das Organizações a) Escola Clássica; b) Escola de Relações Humanas; c) Abordagem Estruturalista; d) Abordagem Sistemas Abertos; e) Abordagem Contingencial; e f) Tendências da Teoria das Organizações. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

3. Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais Um estudo organizacional precisa se desenvolver pautado por uma estratégia que o auxilie no diagnóstico e tratamento dos principais problemas da empresa. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

4. Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais (2) Uma boa estratégia possui os seguintes passos: a) definição do objeto de estudo; b) pesquisa preliminar; c) planejamento da ação; d) execução; e) identificação dos principais problemas e necessidades; f) formulação (e escolha) de alternativas de ação; g) mudança e acompanhamento; e h) reavaliação. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. Obs.: Conjunto de etapas elaborado com base na experiência de Luiz Carlos de Danin Lobo.

5. Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais (3) A estratégia de atuação precisa ainda contemplar uma etapa de sensibilização, onde a idéia é tornar o indivíduo parte da mudança, promovendo o entendimento acerca das razões que levam à necessidade de transformação. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

6. Instrumentos de levantamento de informações • Entrevista; • Questionário; e • Observação Pessoal Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

7. Vantagens da entrevista • Permite maior abertura para os entrevistados; • Permite a exposição oral; • Possibilita conhecimento mais profundo para o analista; • Alcança informações “guardadas” na memória do entrevistado; • Proporciona um melhor julgamento sobre as chefias e funcionários; e • Estimula o raciocínio de ambos: entrevistado e entrevistador. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

8. Desvantagens da entrevista • Dificuldade de fazer anotações; • Palpites e adivinhações; e • Envolvimentos de natureza emocional. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

9. Condições de aplicação do questionário • Falta de tempo para entrevista; • Dificuldade de realizar entrevista; • Distanciamento geográfico; e • Levantamento de dados quantificáveis. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

10. Vantagens do questionário • Permite que se obtenha informações ao mesmo tempo em que outra atividades são realizadas; • Propicia ao inquirido tempo para formular respostas; • Vence problemas de contato entre entrevistado e e analista; e • Possibilita maior detalhamento nas respostas. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

11. Desvantagens do questionário • Inibe o inquirido a formular críticas; • Resistência ao preenchimento; • Emissão de falsas informações; • Interpretação variada de uma mesma pergunta;e • Lentidão do processo de tomada de informações. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

12. Vantagens da observação pessoal • É um meio para se comparar as informações obtidas com a realidade; • Melhor receptividade às sugestões formuladas por quem desenvolve o estudo; e • Conhecimento técnico e prático do assunto estudado. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

13. Desvantagens da observação pessoal • Processo demorado; • Impressões errôneas; e • Perturbação dos trabalhos regulares. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

14. Estudo de layout A importância de um estudo de layout está no fato de que o espaço físico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

15. Indicadores de problemas no layout • Demora excessiva; • Fluxo confuso de trabalho; • Excessiva acumulação; • Má projeção de locais de trabalho; e • Perda de tempo no deslocamento de uma unidade à outra. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

16. Objetivos do estudo de layout • Obter um fluxo de informações eficiente; • Obter um fluxo de trabalho eficiente; • Facilitar a supervisão; • Reduzir a fadiga do empregado; • Impressionar clientes e visitantes; e • Aumentar a flexibilidade para as variações necessárias. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

17. Estratégia de um estudo de layout • Cálculo da área necessária ou existente; • Planta baixa; • Verificação do fluxo de pessoas e papéis; • Determinação da quantidade e natureza dos móveis e equipamentos; • Determinação da extensão e localização das instalações elétricas e hidráulicas; • Preparo e disposição de miniaturas; • Apresentação de alternativas; e • Implantação e acompanhamento. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

18. Técnicas de layout • Layout em corredor; • Layout em espaço aberto; e • Layout panorâmico Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

19. FLUXOGRAMA • Técnica de representação gráfica que utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência de um processo, bem como sua análise e redesenho. • O FLUXOGRAMA (representação gráfica de rotinas) é uma das técnicas mais tradicionais de organização e métodos, amplamente utilizada em Auditoria, Consultorias, Análise de Sistemas e Racionalização de empresas, ou entre elas e os Procedimentos.

20. FLUXOGRAMA Descrever a seqüência (fluxo), seja manual ou mecanizado, especificando os suportes (documento, papel, formulários ou qualquer outro) que seja utilizados para os dados e as informações. Tendo em vista as estratégias da empresa: •Identificar a utilidade de cada etapa do processo. •Identificar as oportunidades de melhoria: redução de custos; aumento de produtividade e aumento do valor agregado OBJETIVO

21. FLUXOGRAMA O objetivo do estudo desse processo é o de assegurar a fluidez dessa movimentação e manter o limites de decisão dentro de princípios que não permitam ineficiência e ineficácia de todo o processo. Objetivos secundários: • identificar a utilidade de cada etapa do processo; • verificar as vantagens em alterar a seqüência das • operações; • procurar adequar as operações (passos) às pessoas • que as executam; e • identificar a necessidade de treinamento para o • trabalho específico de processo

22. FLUXOGRAMA O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos que representam as fases dos processos, ou as pessoas ou setores envolvidos. Por uma questão de simplificação, só representaremos os quatros mais utilizados, sendo eles: Retângulo - OPERAÇÃO: representação de uma fase ou etapa do processo que registra tanto a etapa quanto o responsável pela sua execução. Losango - DECISÃO: Representa o ponto onde uma decisão tem que ser tomada. Registra-se a decisão na forma de pergunta e que a resposta seja Sim ou Não. Linha dirigida - SENTIDO DO FLUXO: Representa o sentido e a ordem entre as fases do processo. Oblongo - LIMITES: Representa o início e o final do processo.

23. Fluxograma de um pedido de compra de peça de reposição Inicio SÍMBOLOS Pedido de compra preenchido em 3 vias pelo supervisor O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos que representam as fases dos processos, ou as pessoas ou setores envolvidos. Por uma questão de simplificação, só representaremos os quatros mais utilizados, sendo eles: • Retângulo - OPERAÇÃO: representação de uma fase ou etapa do processo que registra tanto a etapa quanto o responsável pela sua execução. • Losango - DECISÃO: Representa o ponto onde uma decisão tem que ser tomada. Registra-se a decisão na forma de pergunta e que a resposta seja Sim ou Não. • Linha dirigida - SENTIDO DO FLUXO: Representa o sentido e a ordem entre as fases do processo. • Oblongo - LIMITES: Representa o início e o final do processo. Pedido de compra entregue ao comprador Pedido examinado e aprovado Não Sim Pedido de compra remetido ao escritório central Fim

24. Análise de processos - Fluxogramas Indicadores de problemas no processo: a) Filas; b) Reclamações de outros pontos da organização; Objetivo do estudo de processo: Assegurar a fluidez da movimentação de papéis, pessoas e informações na organização, mantendo os limites decisórios dentro de padrões de eficácia e eficiência. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

25. Estratégia para estudo de processos • Escolha do processo a estudar; • Coleta dos passos e representação gráfica; • Análise dos métodos do processamento atual; • Implantação do novo processo; e • Manualização do processo. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

26. Técnicas • Fluxograma sintético; • Fluxograma de blocos; • Fluxograma esqueleto; • Fluxograma de procedimentos; • Fluxograma vertical e horizontal; • Fluxograma vertical; • Fluxograma de documentos; e • Planilha de fluxograma integrado. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

27. Análise da distribuição do trabalho Indicadores de problemas na distribuição do trabalho: a) Insatisfação de outras unidades; b) Demora na transmissão de dados, na entrega de documentos; c) Divulgação em rede de dados incorretos; d) Filas; e e) Rendimento individual fraco. Objetivos: verificar a qualidade do trabalho, seu rendimento, eficácia, eficiência, produtividade e minimizar tensões internas. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

28. Etapas da análise da distribuição do trabalho a) Identificação das tarefas individuais; b) Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços; c) Montar o quadro de distribuição do trabalho; e d) Analisar o quadro; Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

29. Técnicas a) Quadro de distribuição do trabalho; b) Quadro simplificado da distribuição do trabalho; e c) Quadro de custo do trabalho. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

30. Análise e desenho de formulários Indicadores de problemas em formulários: a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; b) formação de filas; c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; e d) demoras na utilização. Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos, centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos funcionários. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

31. Estratégia na análise e desenho de formulários • Levantamento dos formulários existentes, classificação e codificação; • Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações; • Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou adaptação; • Criação de novos formulários; e • Teste dos formulários Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

32. Técnicas • Periférica; e • Comparativa. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

33. Manualização - elaboração e uso e manuais Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a: a) divulgação; b) coordenação; c) análise; e d) treinamento. Objetivo: permitir a reunião de informações de forma organizada e criteriosa. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

34. Estratégia para manualização a) Itemizar os modelos manualizados; b) Qualificar a manualização; c) Elaborar o manual; e d) Distribuir o manual. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

35. Tipos e técnicas de manualização a) Manual de organização, manual de estrutura; b) Manual de instruções, manual de normas e procedimentos, manual de processo, manual de procedimentos, manual de serviços; c) Manual de formulários; d) Manual de seqüência administrativa ou de métodos operacionais; e e) Manual de normas. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

36. Departamentalização (estruturação) - formulação e análise Objetivos: a) aproveitar a especialização; b) maximizar recursos disponíveis; c) controlar; d) coordenar; e) descentralizar; f) integrar ambiente e organização; e g) reduzir conflitos. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

37. Técnicas a) Área geográfica; b) Clientes; c) Contingência ambiental; d) Funções; e) Mercado; f) Número; g) Processo; h) Produto ou serviços; i) Projeto; j) Task-force ( força-tarefa); e k) Tempo. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

38. Organograma - formulação e análise estrutural Objetivos a) divisão do trabalho; b) relação superior-subordinado; c) trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais; e d) análise organizacional facilitada. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

39. Técnicas a) Estrutural; b) Circular ou radial; c) Funcional (a); d) Funcional (b); e) Estrutural-funcional; e f) Matricial Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

40. Manualização - formulação e análise estrutural Objetivos: a) explicitar as diretrizes básicas da empresa; b) relatar resumidamente a história da empresa; c) demonstrar a estrutura organizacional; d) definir funções, posições, responsabilidades e relações entre cargos; e e) atender às exigências das normas internacionais. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

41. Tipos e técnicas a) Manual de política; b) Manual de organização (a); c) Manual de organização (b); d) Manual de organização (c); e e) Manual de organização (d). Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

42. Sistemas de informação nos estudos organizacionais Objetivos: a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de autoridade e responsabilidade bem definidas; b) elaborar normas de conduta adequadas; c) criar uma filosofia e uma estrutura de comunicação e de treinamento; d) criar subsistemas de informações; e e) possibilitar programas de auditoria. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

43. Técnicas a) Sistemas de informações (a); e b) Sistemas de informações (b). Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

44. Mudança organizacional Como desenvolver um programa de mudança? a) suporte da alta administração; b) consciência sobre o impacto do processo de mudança; c) preparação da mudança; d) conhecer o alcance dos vários programas de mudança; e) não esperar resultados plenos e imediatos; f) congruência entre os objetivos da mudança e os valores da empresa; e g) controle. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

45. Mudança organizacional O que é mudança organizacional? É qualquer alteração significativa dentro da organização, que seja articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno ou externo à organização, tendo ainda o apoio e supervisão da administração superior. A mudança organizacional deve atingir os componentes comportamental, estrutural, tecnológico (equipamentos), estratégico e tecnológico (conhecimento), qualquer que seja a ferramenta a ser utiizada Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.

46. Bibliografia ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2000.