KAI Kann Alles Inventarisieren Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? ---

1. KAI Kann Alles Inventarisieren Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? --- Matthias Breitenfelderbtf/is-Breitenfelder Gesellschaft für Informationssysteme mbH btf@hallobtf.de

2. Anlagenbuchführung – Vermögensbewertung - Inventarverwaltung Bestandsnachweis (mengenmäßig) Vermögensnachweis (wertmäßig) Überleitung Kommunale Inventarisierungs-lösungKAI Vermögens-Bewertung(optional) Dauerhafte Verknüpfung (n:1, 1:1, 1:0) Vermögens-positionen 2 3 Eröffnungsbilanz Inventar-güter • Beschreibende Daten • Inventur-Daten • Technische Daten • Grund-Daten für die Vermögens-Bewertung Anlagenbuch KIRP, SAP, … Anlage-positionen Überleitung 1 Dauerhafte Verknüpfung (n:1, 1:1, 1:0) Thema: Darstellung und Fortschreibung der Vermögenswerte Thema: Aufbau und Fortführung des Inventarverzeichnisses

3. Das Anlagenbuch ist Teil des Finanzsystems der Kommune Die Führung des Anlagenbuchs ist Kämmerei-Aufgabe Das Inventar wird im Fachbereich beschafft, verantwortet und verwaltet Die Inventarführung ist Aufgabe des Fachbereichs Die Inventarisierung muss für den Fachbereich einfach und mit möglichst wenig Arbeit verbunden sein sowie einen „Mehrwert“ bringen Das Inventarverzeichnis ist eine „Verlängerung des Anlagenbuchs“ Die Verbindung zwischen Anlagegut und Inventargut muss direkt und unmittelbar sichtbar sein Positionierung

4. Das Anlagenbuch ist Teil des Finanzsystems der Kommune Die Führung des Anlagenbuchs ist Kämmerei-Aufgabe Das Inventar wird im Fachbereich beschafft, verantwortet und verwaltet Die Inventarführung ist Aufgabe des Fachbereichs Die Inventarisierung muss für den Fachbereich einfach und mit möglichst wenig Arbeit verbunden sein sowie einen „Mehrwert“ bringen Das Inventarverzeichnis ist eine „Verlängerung des Anlagenbuchs“ Die Verbindung zwischen Anlagegut und Inventargut muss direkt und unmittelbar sichtbar sein Positionierung Aus der Positionierung leiten sich die Antworten auf die Kernfragen ab: • Wie gestalte ich die organisatorischen Abläufe der Ersterfassung ? • „wo fange ich an?“ • Wir organisiere ich die laufende Inventarführung ? • „Von links nach rechts“ • Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten ?

5. Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … • beliebige Arten von Inventargütern zu führen und adäquat zu beschreiben • BGA, Maschinen und Geräte, Flurstücke, Verträge … • Die Verwaltung will selbst die Inventartypen einrichten und die benötigten Daten- und Suchfelder festlegen. • Barcode-Etiketten für die Kennzeichnung der Inventargüter zu drucken und einzulesen • die Abläufe der Ersterfassung in sachgerechter Weise zu unterstützen • Einbindung von Inventarvorlagen • Aufnahme der Bewertungsdaten im gleichen Arbeitsgang • …

6. Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … • beliebige Arten von Inventargütern zu führen und adäquat zu beschreiben • BGA, Maschinen und Geräte, Flurstücke, Verträge … • Die Verwaltung will selbst die Inventartypen einrichten und die benötigten Daten- und Suchfelder festlegen. • Barcode-Etiketten für die Kennzeichnung der Inventargüter zu drucken und einzulesen • die Abläufe der Ersterfassung in sachgerechter Weise zu unterstützen • Einbindung von Inventarvorlagen • Aufnahme der Bewertungsdaten im gleichen Arbeitsgang • …

7. Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … • die erstmalige Bestandsaufnahme sowie die Wiederholungsinventur sachgerecht und revisionssicher durchzuführen • Sachplan, Zeit- und Personalplan • Standortbegehung, Bestandsaufnahme • Inventurnachbearbeitung und Verbuchung • Nachweis • Praxisgerechte Organisationsformen für die fortlaufende Bestandsführung und die Fortschreibung des Anlagevermögens unterstützen

8. Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … • die erstmalige Bestandsaufnahme sowie die Wiederholungsinventur sachgerecht und revisionssicher durchzuführen • Sachplan, Zeit- und Personalplan • Standortbegehung , Bestandsaufnahme • Inventurnachbearbeitung und Verbuchung • Nachweis • Praxisgerechte Organisationsformen für die fortlaufende Bestandsführung und die Fortschreibung des Anlagevermögens unterstützen

9. Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … • die Beziehung zwischen Inventargegenstand und Anlagegut darzustellen • „1:1-Anlagegüter“ • Fest- und Gruppenwerte • Welche Inventargüter gehören zum Anlagegut „Sauerstoff-Flaschen bis 12 ltr“ ? • Wünschenswert: „Direktanbindung an die Anlagenbuchhaltung“

10. Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … • die Beziehung zwischen Inventargegenstand und Anlagegut darzustellen • „1:1-Anlagegüter“ • Fest- und Gruppenwerte • Welche Inventargüter gehören zum Anlagegut „Sauerstoff-Flaschen bis 12 ltr“ ? • Wünschenswert: „Direktanbindung an die Anlagenbuchhaltung“

11. Was auch noch wichtig ist … • Einsatz von mobilen Geräten mit Barcode-Scanner • Für die Ersterfassung und die fortlaufende Inventur • Flexible und umfassende Auswertungen • Leistungsfähige Im- und Exportfunktionen • Überleitung bestehender Inventarverzeichnisse • Integration von weiterhin bestehenden Spezialverzeichnissen • Einfache und intuitive Handhabung

12. Was auch noch wichtig ist … • Einsatz von mobilen Geräten mit Barcode-Scanner • Für die Ersterfassung und die fortlaufende Inventur • Flexible und umfassende Auswertungen • Leistungsfähige Im- und Exportfunktionen • Überleitung bestehender Inventarverzeichnisse • Integration von weiterhin bestehenden Spezialverzeichnissen • Einfache und intuitive Handhabung ss

13. Wo bekomme ich weitere Informationen ? • Bei Ihrem KIRU-Berater • Herr Hartmut Maier (Hartmut.Maier@rz-kiru.de) • Bei hallobtf • Frau Andrea Sippel, Herr Matthias Breitenfelder(info@hallobtf.de) • Hier auf dem Kunden-Informationstag der KIRU • Schauen Sie mal rein • Lassen Sie sich alles „live“ zeigen