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A.A. 2005/2006 Risultati dell’attività di controllo

A.A. 2005/2006 Risultati dell’attività di controllo. Tipologia dei controlli  Controllo Finanziario  Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)  Visite di Monitoraggio PERIODO ATTIVITA’: 01/01/07 – 31/05/07 PRESENTAZIONE RISULTATI ALLA CE: 31/05/07. Controllo Finanziario

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A.A. 2005/2006 Risultati dell’attività di controllo

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Presentation Transcript

  1. A.A. 2005/2006 Risultati dell’attività di controllo Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  2. Tipologia dei controlli •  Controllo Finanziario •  Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) •  Visite di Monitoraggio • PERIODO ATTIVITA’: 01/01/07 – 31/05/07 • PRESENTAZIONE RISULTATI ALLA CE: 31/05/07 Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  3. Controllo Finanziario ISTITUTI CONTROLLATI: n° 26, PER COMPLESSIVI € 1.231.226,34  N° 16 per la Mobilità Studenti e Mobilità Docenti  N° 5 Istituti controllati per la sola Mobilità Studenti N° 4 Istituti controllati per la sola Mobilità Docenti  N° 1 Istituto controllato per i corsi EILC (1 corso) Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  4. Controllo Finanziario – Istituti controllati • Università degli Studi di Bergamo • Acc.BB.AA. Santa Giulia • Università degli studi di Camerino • Conserv. di Musica di Campobasso • Acc.BB.AA. Di Carrara • Ist.Sup. di Studi Musicali “V. Bellini” di Catania • Conserv.Statale di Musica di Fermo • ISIA di Firenze • Conserv. di Musica “L.Refice” di Frosinone • Conserv. di Musica “O.Respighi” di Latina • Acc.BB.AA. Di Lecce • Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano • Scuola Superiore per Mediatori Linguistici “C. Bo” di Milano • Acc. BB.AA. Di Napoli • Conserv. Statale di Musica di Padova • Università degli Studi di Pavia • Conservatorio di Musica di Perugia • Conservatorio di Musica di Pescara • Conservatorio “S. Cecilia “ di Roma • Università Campus Bio-medico di Roma • Conservatorio di Musica di Rovigo • Conservatorio di Musica di Torino • S.I.S.S.A di Trieste • Università degli Studi Dell’Insubria di Varese • Conservatorio di Musica di Verona • Università per Stranieri di Siena Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  5. Controllo Finanziario • MOBILITA’ IN USCITA • Verifica dei documenti finanziari in copia conforme all’originale • Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali Emendamenti • Pagamenti agli studenti/docenti • Piano di studio (learning agreement) degli studenti • Attestato di partecipazione • Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti • Rapporto Narrativo studente/docente • Documenti e pagamenti inerenti il contributo EILC agli studenti • Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti • EILC: documenti di spesa e Pagamenti Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  6. Controllo Finanziario Rimborsi a seguito del Controllo Mobilità Studenti ► 25.200 € (195 mensilità) ► 30 € (Errore nell’Erogazione del Bonus) ► 6 Istituti Mobilità Docenti ► 666,53 € (costi non ammissibili) ► 7 Istituti (rinuncia a n. 1 rimborsi inferiori a € 50,00) Organizzazione della Mobilità 3.470,00 € Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  7. RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06 Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  8. Controllo finanziario Risultati Gestionali Learning Agreeement: incompleti (firme, crediti ECTS) Transcript of Records: OK Rapporto Narrativo degli studenti: OK Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  9. Controllo Finanziario 2006/2007 Almeno il 2% degli studenti in uscita e il 5% dei docenti in uscita da almeno N° 20 Istituti Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  10. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • Istituti visitati: n. 7, per complessivi € 1.180.214,14 • Università degli Studi di Tor Vergata – Roma • S.S.M.L. Gregorio VII di Roma • Accademia di Belle Arti di Firenze • Università Commerciale L. Bocconi di Milano • Università degli Studi Milano Bicocca • Università degli Studi “S.O.Benincasa” di Napoli • Università Ca’ Foscari di Venezia Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  11. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • Fasi principali: • Gestione delle attività ERASMUS • Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” • Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” • Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  12. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • 1. Gestione delle attività ERASMUS • Politica Internazionale dell’Istituto (EPS) • Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS • Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dell’Istituto • Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS • Modalità di registrazione delle transazioni • Tempi e procedure di pagamento • Co finanziamenti previsti per ERASMUS dall’Istituto e/o da altri Enti • Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dall’Istituto • Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti ERASMUS in entrata Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  13. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • 2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” • Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS • Procedure selezione disabili • Accordi Bilaterali • Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS • Preparazione linguistica • Materiale informativo eventualmente prodotto Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  14. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • 3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” in originale • Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM • Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti • Piano di studio (learning agreement) dello studente • Attestato di partecipazione • Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente • Rapporto Narrativo dello studente/docente • Documenti e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti • Documenti e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti • Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  15. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  16. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Rimborsi a seguito di Audit Mobilità Studenti ► 3.210 € (8 mensilità+Bonus) ► 2 Istituti Mobilità Docenti ► 270,14 € (Costi non ammissibili) ► 2 Istituti Organizzazione della Mobilità ► 90,00 € (Decurtazione di 1 mobilità non ammissibile) ► 1 Istituto Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  17. RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06 Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  18. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 2006/2007 N° 5 Istituti che saranno visitatia partire da febbraio 2008 Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  19. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1 • MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI • Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti • Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dell’attività (Durata minima di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e non superiore ai dodici mesi) dalla Mensilità (Contributo accordato): il calcolo convenzionale per l’attribuzione delle mensilità non può essere applicato alla Durata dell’attività • Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è ammissibile • SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo convenzionale per l’attribuzione delle Mensilità ESEMPIO: dal 01/01/2006 all’ 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg.): DURATA NON AMMISSIBILE Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  20. Ritardo nell’erogazione dei contributi •  alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale all’Agenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi •  comunicazione all’Agenzia delle eventuali posizioni ancora aperte • i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  21. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 2 Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione Documenti necessari:  Richiesta scritta dello studente  Autorizzazione dell’Istituto ospitante Emendamento all’Accordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus Da rendicontare come Mensilità senza contributo Ritardo nella stipula degli Accordi con gli studenti/docenti, successivamente all’invio dell’Accordo da parte dell’AN Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  22. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 3 Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro) Incompletezza degli Accordi:mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma; indicazione dell’a.a. 2004/2005; Mancanza di documentazione scritta relativa all’erogazione del Bonus (stipulare emendamento per l’a.a. 20062007) SM:attestati senza l’indicazione del periodo della mobilità TS - costi non ammissibili:taxi, francobolli, materiale elettronico; costo dell’uso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a tassazione. L’Importo del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per intero, senza deduzione di alcun tipo Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  23. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 4 Stipula degliAccordi SM/TS:firma dopo l’inizio dell’attività; firme non autentiche; firma prima dell’Istituto e successivamente dello studente/docente; compilazione da parte dello studente/docente Pagamenti:applicazione di deduzioni/commissioni bancarie Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  24. BEST PRACTICE FINANZIARIE RISCONTRATE DURANTE GLI AUDIT • Modello di Certificato quale attestazione del periodo di studi all’estero • Modulistica e procedura standard per l’autorizzazione di prolungamenti delle mensilità SM • Documento di sintesi del contributo finale spettante firmato sia dall’Istituto che dallo/studente docente • Firma degli Accordi prima da parte del Beneficiario e successivamente dall’Istituto Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

  25. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • RACCOMANDAZIONI “GESTIONALI” • Maggiore informazione in generale ed, in particolare, sulla didattica all’estero agli studenti • Maggiore monitoraggio da parte dei docenti • Learning agreement: assicurarsi che venga firmato prima della partenza dello studente • Riconoscimento degli esami: in toto senza integrazioni(v. EUC sottoscritta dai Rettori/Direttori !!!) Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

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