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Wolfgang Patscheider, Leiter EDV Mag. Michael Ruzicka, Konsulent Graz, 5.6.2003

E-Government Prozessmodellierung und -optimierung Erfahrungsbericht der Stadt Steyr. Wolfgang Patscheider, Leiter EDV Mag. Michael Ruzicka, Konsulent Graz, 5.6.2003. Übersicht. Profil der Stadt Steyr Ausgangssituation: Viele offenen Fragen zum Thema e-Government

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Wolfgang Patscheider, Leiter EDV Mag. Michael Ruzicka, Konsulent Graz, 5.6.2003

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Presentation Transcript

  1. E-Government Prozessmodellierung und -optimierung Erfahrungsbericht der Stadt Steyr Wolfgang Patscheider, Leiter EDVMag. Michael Ruzicka, Konsulent Graz, 5.6.2003

  2. Übersicht • Profil der Stadt Steyr • Ausgangssituation: Viele offenen Fragen zum Thema e-Government • Prozess-Analyse grob: Nutzen für den Bürger? • Die e-Government-Roadmap der Stadt Steyr • Prozess-Analyse fein • Prozess-Optimierung • Prozess-Modellierung • Ausblick: e-Government-Marketing

  3. Profil der Stadt Steyr • Stadt Steyr = Technologiestadt (Innovation aus Tradition) • Einwohner = 39.340 • Anzahl Betriebe = ca. 1.500 • Fläche = 2.680 ha

  4. Die Ausgangssituation: Viele offene Fragen • Wo ist der Nutzen für Bürger und Stadt? • Wo soll man wie beginnen? • Welche Software? • Was sind die Kosten/Erträge? • Wo liegt der Break-Even? • Wie können die Bürger aktiviert werden? Prozessanalyse und –optimierung als erster Schritt zum e-Government

  5. Prozessanalyse grob • Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll Wegfall der Amtswege Längere Öffnungszeiten Verfahrensverkürzung

  6. Prozessanalyse grob • Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung vorort hat Vorrang! Längere Öffnungszeiten Verfahrensverkürzung

  7. Prozessanalyse grob • Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung vorort hat Vorrang! Längere Öffnungszeiten Verfahrensverkürzung Die Verfahrensverkürzung muss für den Kunden spürbar sein, damit er das Service nutzt • Ergebnis: Bau- und Betriebsanlagenverfahren als Pilot, da Potential zur Verfahrensverkürzung hoch

  8. Die eGov-Roadmap der Stadt Steyr

  9. Prozessanalyse fein • Kennzahlenanalyse per E-Mail • Interviews mit Schwerpunkt abweichende Kennzahlen Ausschnitt Kennzahlen-Analyse Anzahl der abgewickelten Verfahren pro Jahr (grobe Aufteilung nach Art des Verfahrens) Bauverfahren: 1500 Gebührenakte: 1000 Feuerpolizei: 2500 Wie lange liegt ein Akt durchschnittlich vor/nach der Bearbeitung im Bauamt? Registratur: 2 Tage Abteilungsleiter: 2-5 Tage Bau-Techniker: 2-5 Tage Wie lange dauert die Aktensuche und -ablage durchschnittlich im Bauamt? 15 min. pro Akt (Suche + Ablage) Wie oft werden Bauakten pro Tag gesucht? 50 mal

  10. + Datum Prozessoptimierung Restrukturierung des Archivs Bauobjekt Nutzen: Raschere Ablagesystematik (pro Akt 10-15 Minuten Arbeitszeitreduktion)

  11. Prozessoptimierung Einreichung geht direkt an den Sachbearbeiter Nutzen: Flache Hierarchie und kurze Entscheidungswege: Der Akt liegt 2-4 Tage weniger in Postfächern

  12. Prozessoptimierung Parallele Vorbegutachtung Nutzen: Beschleunigung des Verfahrens durch Parallelisierung (2 statt 3 Wochen)

  13. Prozessoptimierung eGov-Bilanz Bauamt* Ab 30% Nutzungsgrad rentabel! *Alle Geldbeträge wurden aus Datenschutzgründen leicht abgeändert

  14. Prozessmodellierung • Mitarbeiter überzeugen • Prozess intern „verkaufen“ • Vorlage an Software-Unternehmen

  15. Ausblick: eGov-Marketing • Um die Bürger zu aktivieren, werden Marketing-Aktionen gesetzt • Die Vermarktung des e-Government erfolgt über die besten konventionellen Kanäle • Der Nutzen des e-Government wird klar kommuniziert • Bauamt: Bauberatungstag ist Kanal Nr. 1

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