Raport z postępu realizacji mikroprojektu realizowanego w ramach II naboru Wniosków

1. Raport z postępu realizacji mikroprojektu realizowanego w ramach II naboru Wniosków dla Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska-Republika Słowacka 2007-2013 KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW Bielsko - Biała, 21-22 czerwca 2011 r. Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 oraz budżetu państwa

2. W PRZYPADKU JAKICHKOLWIEK PYTAŃ, NIEJASNOŚCI BĄDŹ WĄTPLIWOŚCI DOTYCZĄCYCH WYPEŁNIANIA RAPORTU PROSIMY O KONTAKT Z PRACOWNIKAMIBIURA EUROREGIONU Wytyczne dotyczące kwalifikowalności kosztów refundowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dostępne są na stronach internetowych: http://www.euroregion-beskidy.plhttp:// www. funduszeeuropejskie.gov.pl lub http:// www.mrr.gov.pl http://pl.plsk.eu/index/

3. Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013 7.2 Podrozdział 2 – Zasady ponoszenia wydatków 1) Wydatki uznaje się za kwalifikowalne wyłącznie wtedy, gdy zostały poniesione w związku z realizacją projektu zatwierdzonego do dofinansowania zgodnie z zasadami obowiązującymi w ramach Programu i decyzjami KM. 2) Wnioskodawca powinien zaplanować w swej propozycji projektu realne i faktyczne wydatki, które są niezbędne do przeprowadzenia projektu. 3) Tylko wydatki faktycznie poniesione w trakcie trwania realizacji projektu i udokumentowane mogą zostać uznane za kwalifikujące się do refundacji. Wydatki takie muszą być: a) uwzględnione w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu oraz zgodne z terminami kwalifikowalności wydatków określonymi w tej umowie/decyzji, b) zgodne z zasadami właściwego zarządzania finansami, szczególnie efektywności kosztów, c) odpowiednio zaksięgowane u beneficjenta (odrębna ewidencja księgowa, np. dla celów projektu należy prowadzić wyodrębnioną ewidencję analityczną opisaną w polityce rachunkowości jednostki), możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania oraz potwierdzone oryginałami dokumentów księgowych.

4. Część finansowa Raportu obejmuje: Załącznik 1. Wydatki poniesione/przychody uzyskane w trakcie realizacji projektu w EUR Załącznik 2. Lista wydatków poniesionych przez beneficjenta/partnera projektu przedłożonych do zatwierdzenia w raporcie za okres od…. do …. Tabele finansowe powinny być opatrzone pieczęcią imienną i podpisem osoby lub osób, które podpisały umowę z Euroregionem lub są upoważnione w imieniu Beneficjenta do podpisania raportu.

7. Kwalifikowalność poszczególnych wydatków przedstawianych w Raporcie z Postępu Realizacji Mikroprojektu oraz sposób ich udokumentowania OGÓLNE ZASADY KWALIFIKOWANIA

8. Przy przeliczaniu wydatków z PLN na EUR - Beneficjent stosuje kurs walutowy obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego (kwartału), za który składany jest Raport. Kurs jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej: (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en) Dla Raportów składanych do 5 lipca 2011 r. obowiązuje kurs 3,975000 PLN

9. Wszystkie wartości wprowadzane do Raportu muszą zostać zaokrąglone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami matematyki (nie dotyczy to wartości kursu przeliczeniowego, który ma być stosowany z dokładnością do czterech miejsc po przecinku). W celu uniknięcia niezgodności wersji papierowych i elektronicznych raportów podczas przygotowania tabel finansowych należy stosować formułę zaokrąglającą dostępną w arkuszu kalkulacyjnym Excel (ZAOKR(liczba;liczba_cyfr)). Kwoty należy wprowadzać do tabeli bez „kropek” i „spacji” uwzględniając jedynie „przecinek” jako oddzielenie pełnych złotych od groszy. Wprowadzanie kwot w innym formacie powoduje błędy przeliczenia i sumowania.

10. Ogólne uwagi do załącznika nr 2 Do pierwszego raportu finansowego należy dołączyć: • politykę rachunkowości, z której wynika sposób ujmowania wydatków związanych z projektem na wyodrębnionych kontach księgowych (ewentualnie zarządzenie czy podobny dokument wskazujący na konkretne konta lub rejestry ) • wydruki ze stosownych kont księgowych za okres objęty Raportem • wykaz osób wraz ze wzorami podpisu upoważnionych do odbioru prac związanych z umowami zlecenia oraz upoważnionych do potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentów przedstawionych do kontroli Załącznik 2 obejmuje koszty poniesione i zapłacone w okresie sprawozdawczym, tj. zapłacone do końca kwartału sprawozdawczego.

11. Kopie dokumentów składanych, jako załączniki do Raportu, należy: • skompletować (dokument główny wraz ze wszystkimi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku – dla każdej pozycji osobno!) • ułożyć w kolejności zgodnej z ujmowaniem ich w załączniku numer 2 • opatrzyć numerem pozycji z załącznika (każdy dokument) • Dokumenty należy składać w segregatorach opisanych tytułem i numerem projektu oraz nazwą beneficjenta.

12. W przypadku braku zastosowania się do powyższego - dokumenty będą zwracane, bez uprzedniej weryfikacji, do ponownego przygotowania do kontroli.

13. Zasady opisywania dokumentów dowodowych Dokumentacja przedstawiona do kontroli musi zawierać: • Numer umowy / decyzji o dofinansowanie projektu w ramach programu – na pierwszej stronie dokumentu ! • Nazwę projektu i numer, (jeśli został nadany), • Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie dokumentu jakiego działania i do której kategorii wydatku lub linii budżetowej przedstawionej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek opisany fakturą, • Informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej, • Podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Z 2004r. Nr 19 poz. 177, z późn. zm.); Należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego projekt jest realizowany lub na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy.

14. Zasady opisywania dokumentów dowodowych cd. • Adnotację: „Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 oraz budżetu państwa za pośrednictwem Euroregionu Beskidy”. Zapis ten może również występować w formie pieczęci. • !!! Wszystkie podpisy, pieczątki (zgodnie ze stosowaną polityka rachunkowości) • Nr księgowy bądź ewidencyjny, pod którym dana faktura/dokument o równoważnej wartości księgowej został zaksięgowany • Dekeretacja (ewentualnie PK) Jeżeli opisy nie mieszczą się na dokumencie głównym, dopuszczalne jest sporządzenie załącznika, który będzie trwale związany z dokumentem podstawowym tzn. na złączeniu należy przybić pieczątkę, która będzie obejmowała oba dokumenty. (nr umowy i zapis o współfinansowaniu musi być ujęty na dokumencie głównym– pozostałe elementy mogą się znaleźć w załączniku) Wszystkie uzupełnienia dokumentów powinny być opatrzone bieżącą datą wykonania uzupełnienia

15. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku • w kategorii 1.1 Personel wnioskodawcy: • Potwierdzone za zgodność z oryginałem zestawienie wynagrodzeń rozliczanych w projekcie posiadające znamiona dowodu księgowego (przykładowa tabela poniżej). W przypadku wynagrodzeń, zestawienie może stanowić dowód poniesienia wydatku tylko i wyłącznie, gdy zostały zapłacone wszystkie składki. • Okresowe rozliczenie środków finansowych związanych z realizacją projektu Sporządził: Sprawdził: (Główny Księgowy) Zatwierdził: (Dyrektor) Data: Data: Data:

16. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 1.1 Personel wnioskodawcy cd.: • Zestawienie potwierdzające poniesienie w roku…. wydatków na wynagrodzenie osobowe pracowników wraz z pochodnymi w okresie realizacji projektu ………………… Sporządził: Sprawdził: Zatwierdził: Data: Data: Data:

17. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku • w kategorii 1.1 Personel wnioskodawcy cd.: • Umowa o pracę, z której wynika wysokość wynagrodzenia • Zakres czynności/opis stanowiska pracy • Oddelegowanie do wykonywania pracy na rzecz projektu (jeśli dotyczy – oddelegowanie na czas pracy nie na kwotę!) • Karty czasu pracy (dla wynagrodzeń częściowo przedstawianych do refundacji, w formacie zgodnym ze wzorem wykazanym w załączniku nr 2 Wytycznych kwalifikowania...) /metodologia liczenia płac • Deklaracja ZUS P DRA, RCA, RCX • Wyciągi bankowe dokumentujące zapłatę: wynagrodzenia, składek ZUS, podatku dochodowego i innych elementów potrącanych z wynagrodzenia, np. składek PZU) • Oświadczenie, że w kwocie przelewów na rzecz ZUS, Urzędu Skarbowego zawarte są kwoty dotyczące pracowników rozliczanych w projekcie (wykazane kwotowo, zgodne z pozostałą dokumentacją) • Inne dokumenty, niezbędne do weryfikacji wydatku

18. 1.2 Personel zewnętrzny • Kwalifikowalny jest koszt personelu zewnętrznego, w tym: • zlecenia zewnętrzne usług podmiotom zewnętrznym, w tym prowadzącym działalność gospodarczą – dokument potwierdzający – faktura lub rachunek • zlecenia zewnętrzne usług osobom fizycznym - umowy zlecenia i o dzieło pracowników własnych partnera i zewnętrznych. • Umowa zlecenia = umowa starannego działania • Umowa o dzieło = umowa rezultatu • Dopuszcza się podpisywanie umów zlecenia lub o dzieło z własnymi pracownikami, jeśli zamówienia dokonano z zachowaniem zasad konkurencyjności i zakres wykonywanych prac objętych tą umową wykracza poza zakres obowiązków wynikających z umowy o pracę.

19. Wolontariat • Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku • w kategorii 1.2 Personel zewnętrzny: • Rachunek do umowy zlecenia/o dzieło (ewentualnie faktura/rachunek – prawidłowo opisany ) • Umowa zlecenia/o dzieło (z umowy musi wynikać kwota wynagrodzenia, terminy wypłaty oraz nr rachunku bankowego na który przelewane będzie wynagrodzenie) • Protokół odbioru/potwierdzenie wykonania czynności będących przedmiotem umowy • Informacja czy zatrudniony w tej kategorii pracownik jest/nie jest Pracownikiem Beneficienta(jeżeli jest - należy dołączyć umowę o pracę wraz z zakresem czynności oraz dokumenty potwierdzające, że czynności w ramach projektu wykonywane są poza godzinami pracy) • Deklaracja ZUS P DRA (jeśli dotyczy) • Wyciągi bankowe dokumentujące zapłatę: wynagrodzenia, składek ZUS, podatku dochodowego • Oświadczenie, że w kwocie przelewów na rzecz ZUS, Urzędu Skarbowego zawarte są kwoty dotyczące pracowników rozliczanych w projekcie(wykazane kwotowo, zgodne z pozostałą dokumentacją) • W przypadku usług świadczonych przez ekspertów należy dołączyć materiały przez nich opracowane (np. zdjęcia do broszury, tłumaczenia, ekspertyzy)

20. 2. Podróże Kwalifikowalne są wydatki na podróże (zagraniczne i krajowe) dla osób uczestniczących w realizacji projektu, które są niezbędne do osiągnięcia celu projektu i nie przekraczają kosztów powszechnie obowiązujących na rynku, zwykle ponoszonych przez beneficjenta.

21. Wolontariat • Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku • w kategorii 2.1 podróże zagraniczne; 2.2 podróże krajowe: • Polecenie Wyjazdu Służbowego – prawidłowo opisane (ewentualnie częściowo w formie załącznika złączonego na trwałe z drukiem PWS) • Wszystkie załączniki do PWS, typu: bilety, faktury/rachunki (jeśli są) • Potwierdzenie pobytu – pieczątka na PWS (lub w inny sposób) • Lista obecności, agenda spotkania, zaproszenie – potwierdzające udział w spotkaniu • Raport Kasowy (wraz z dokumentami kasowymi KP, KW) ewentualnie Wyciągi Bankowe dokumentujące zapłatę należności z tytułu odbytej podróży służbowej • Tabela kursowa (dla delegacji zagranicznych) – na rozliczeniu delegacji musi być powołany nr tabeli kursowej, na podstawie której dokonuje się przeliczenia wydatków ponoszonych w walucie zagranicznej • Ewidencja przebiegu pojazdu służbowego • Ewidencja przebiegu pojazdu + umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych (dla wyjazdów samochodami prywatnymi pracowników) • Lista osób korzystających z transportu (imię, nazwisko, kontakt, podpis uczestnika)

22. 3. Wyposażenie (meble, komputery etc.) Zakup wyposażenia jest kosztem kwalifikowalnym tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji projektu, tj. służy realizacji celów bezpośrednich projektu . Każdy zakup musi zostać odpowiednio uzasadniony wraz z informacją, czy w przyszłości będzie użytkowany i w jaki sposób. Zakupiony sprzęt powinien być wykorzystywany przez cały okres realizacji projektu – w przeciwnym razie kwalifikowalny jest tylko koszt amortyzacji Koszty zakupu wyposażenia (nowego lub używanego) muszą odpowiadać cenom rynkowym. Dopuszcza się możliwość przekazania zakupionego sprzętu partnerowi zagranicznemu. Zapis taki musi zostać uwzględniony w Porozumieniu Partnerskim

23. 3. Wyposażenie (meble, komputery etc.) Zakup środków trwałych Koszt zakupu środka trwałego nie będzie wydatkiem kwalifikowanym jeśli środek trwały nie będzie stanowił produktu projektu lub jego ekonomiczne wykorzystanie będzie wykraczało poza zakres realizacji projektu. W tej sytuacji kwalifikowany będzie koszt odpisów amortyzacyjnych za okres od daty zakupu środka trwałego do zakończenia projektu. Wydatek poniesiony na zakup środka trwałego, który nie będzie na stałe zainstalowany w projekcie, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków EFRR w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym środek trwały będzie wykorzystywany do realizacji projektu.

24. Wolontariat • Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku • w kategorii 3. wyposażenie: • Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy dokumentujący zapłatę • Dokumentacja dotycząca przeprowadzenia zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) • Umowa Beneficienta z dostawcą (jeśli dotyczy) • Potwierdzenie odbioru zakupionego sprzętu (dla środków trwałych OT) • Karta środka trwałego/kserokopia książki inwentarzowej • Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku • Dokumentacja fotograficzna (obrazująca zachowanie prawidłowych zasad promocji na zakupionym sprzęcie)

25. 4. Spotkania i promocja projektu W kategorii 4. ujmuje się koszty przygotowania i realizacji spotkań, których organizacja jest uzasadniona osiągnięciem celów projektu, a także koszty promocji projektu i rozpowszechniania jego efektów. Przy planowaniu wydatków należy zwracać szczególną uwagę na efektywność wykorzystania środków. Do celów kontrolnych konieczne jest dokumentowanie spotkań (archiwizowanie zaproszeń, plakatów, programów, itp.) i sporządzanie list obecności z konferencji, warsztatów, roboczych spotkań z partnerami itp., organizowanych w ramach projektu. Wszystkie wydatki musza być zgodne z budżetem.

26. Wolontariat 4. Spotkania i promocja projektu 4.1 Wyżywienie 4.2 Zakwaterowanie • Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku • w kategorii 4.1 Wyżywienie i 4.2. Zakwaterowanie: • Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy/Raport kasowy dokumentujący zapłatę • Lista osób korzystających z zakwaterowania i wyżywienia (imię i nazwisko, kontakt, adres, podpis)

27. Wolontariat • Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku • w kategorii 4.3 Publikacje i 4.4. Inne: • Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy/Raport kasowy dokumentujący zapłatę • Protokół odbioru • Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku • Dokumentacja dotycząca przeprowadzenia zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) • Umowa Benficienta z dostawcą • Egzemplarz publikacji, materiału promocyjnego itp. • Dokumentacja fotograficzna (w przypadku wynajmu sceny itp.)

28. Wolontariat • Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku • w kategorii 5 Inwestycje: • Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy dokumentujący zapłatę • Protokół odbioru • Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku • Dokumentacja dotycząca przeprowadzenia zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) • Umowa Benficienta z dostawcą • Dokumentacja budowlana • Dokumentacja fotograficzna (tablice informacyjne z zachowaniem zasad promocji)

29. Wolontariat • Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku • w kategorii 6. Koszty przygotowawcze, 7. Inne, 8. Koszty ogólne: • Jak dla pozycji płac lub podróży służbowych • Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy/Raport kasowy dokumentujący zapłatę • Protokół odbioru • Dokumentacja dotycząca przeprowadzenia zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) • Umowa Benficienta z dostawcą • Dokumentacja fotograficzna • Metodologia liczenia kosztów ogólnych • Bilingi rozmów telefonicznych

30. 9. Uzyskane przychody Pozycja uwzględnia przychody z następujących tytułów: • sprzedaży, • dzierżawy, • usług, • rejestracji/opłat

31. Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi beneficjent. Do współfinansowania ze środków EFRR nie kwalifikują się wydatki: • które nie mają bezpośredniego znaczenia dla osiągnięcia celów projektu; • przy ponoszeniu których nie respektowano zasady efektywnego i racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi a sfinansowane zadania nie zostały wykonane w sposób oszczędny i terminowy; • poniesione poza okresem kwalifikowalności określonym przez instytucję zarządzającą. Szczegółowy wykaz wydatków niekwalifikowalnych znajduje się w Instrukcji wypełniania wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - Program Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 Mikroprojekty

32. Zgodnie z Umową o dofinansowanie w uzasadnionych przypadkach beneficjent ma prawo dokonać zmian: • do 20% kategorii budżetowej (10% wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu) – z podaniem uzasadnienia w pkt. 27 Raportu • powyżej 20 % (10% wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu) - po uzyskaniu pisemnej zgody Euroregionu • Pkt. a) i b) nie dotyczy kategorii 6. budżetu - koszty przygotowawcze oraz kategorii 8 koszty ogólne • W każdym przypadku dokonania zmian prosimy o dołączenie skorygowanego budżetu

33. Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w 85% w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 oraz z budżetu państwa w 15% www.euroregion-beskidy.pl Stowarzyszenie „Region Beskidy”ul. Widok 18/1-343-300 Bielsko-BiałaPolska tel: 0048 33 488 89 26 e-mail: biuro@euroregion-beskidy.pl