Services Communs Introduction

1. C1 Services CommunsIntroduction

2. QUE SONT LES SERVICES COMMUNS Définition par le groupe (flipchart) Avantages des services communs (cartes vertes) Défis/contraintes (cartes oranges)

3. Définition des Services Communs Définition de l ’Assemblée Générale des NU: "Services partagés par une organisation avec une ou plusieurs autres organisations au sein du système des NU, par des mécanismes officiels ou non formels.” (AG A/55/461)

4. Types de Services Communs Agence exécutante Géré par une agence pour d’autres agences Services extérieurs Services conjoints fournis par le secteur privé Services Partagés Financés et gérés conjointement par l’équipe de pays Mis en commun Contributions conjointes en nature plutôt qu’en liquidité

5. Contraintes à prévoir • Protection turf et mentalité “silo” • Anxiété des petits par rapports aux grands • Vieilles procédures et processus de travail • Processus et systèmes différents • Concepts de revue et d’audits trop • conservateurs • Charge de travail et temps additionnel • Appui et intérêt au niveau de l’équipe • dirigeante

6. Avantages • Economie • Mise en commun de petites ressources • individuelles • Plus de pouvoir de marchandage et • d’esprit de groupe - cartel • Meilleure profit du réseau • Amélioration de la qualité des services • Opportunités pour des initiatives • innovatrices de projets pilotes

7. Retraite du CEB Chief Executive Board Common coherent country programme and operations 03 Rationalized country presence through Joint Office, Common Services Chefs des agences EXCOM 04 TCPR Triennial Comprehensive Policy Review Full integration of operational activities at country level 05 Integrated country presence ‘one entity’ RAPPORT 2005 DU SG 06 The CS Mandate

8. Phase pilote (02-03) Phase du plan de travail (04-05) Prochaines étapes 8 pays pilotes Niveau Global Atteindre 100% Coordination/HQ Equipes régionales Equipes régionales OLD NEW Pouch, medical, voyages, transport, achats, exécution des programmes Evolution des SC Types de SC ont aussi évolué avec le temps

9. Buts et Objectifs • Couvrir tous les pays • Outils & Soutien • 3 nouveaux services communs • 10% d’économie budgétaire par agence et par an Généralisation des services communs dans les bureaux de pays des NU

10. “Boite à outils” Services Communs • SC – Ateliers et Missions techniques • Renforcement des capacités et formations • Suivi des Résultats • Soutien des connaissances par le Web • Audit inter-agences

11. Approche Régionale Six Régions de Services Communs: • Asie/Pacifique • Afrique de l’Est/ du Sud • Afrique de l’Ouest • États Arabes/ Afrique du Nord • Amérique Latine/Caraïbes • Europe de l’Est/CIS

12. 4 ESC Régionaux à temps partiel Chacun soutenu par 4 ECS à temps partiel 2 ESC régionaux à plein temps Experts des Services Communs Régionaux (ESC)

13. ROLE DES ESC RÉGIONAUX • APPUI AU DÉVELOPPEMENT DES SC • RENFORCEMENT INSTITUTIONNEL, FORMATION DES COMITES DE GESTION - OMT’s • CONSEILLERS TECHNIQUES ET FORMATEURS • FACILITATION DES ACCORDS RÉGIONAUX ET INTER-RÉGIONAUX DE TRAVAIL EN RÉSEAUX, (DE COLLÈGUES À COLLÈGUES) • SUIVRE ET INFORMER SUR LES PROGRÈS DES SC • APPUYER LES BUREAUX LOCAUX RÉFRACTAIRES À UN CHANGEMENT DE POLITIQUE.

14. Siège Demande du Bureau de pays Site Web Expert SC Expert SC Expert SC Expert SC Approche de régionalisation Point focal régional Groupe d’Experts techniques: Equipement, Logistique, Radio Com, etc.

15. HQ Structure MANAGEMENT GROUP Toshiyuki Niwa (Chair/UNICEF) Jan Mattsson (UNDP) Susanna Malcorra (WFP) Subhash Gupta (UNFPA) + other UNDG agencies COMMON PREMISES & SERVICES RC ISSUES PROCUREMENT FINANCIAL POLICIES PERSONNEL SERVICES (adhoc) JOINT OFFICE ICT AUDIT HACT Advisory (Harmonized Appro. To Cash Transfer) MDTF (Mult. Donor Trust Fund) 10 Working Groups report to MG

16. Rôle de membres OMT • DÉVELOPPEMENT PROGRESSIF DES SC • INVITER D’AUTRES PARTENAIRES ET ASSOCIÉS DANS LE PAYS • RÉSEAU DE TRAVAIL AVEC D’AUTRES PAYS DU SC • USAGE D’ACCORDS RÉGIONAUX DES ESC • ASSURER LA PARTICIPATION DU PERSONNEL NATIONAL • MAINTENIR LES AGENDAS DES SC COMME UN SUJET PERMANENT

17. C2 Introduction au Modèle d’Approche par Processus pour Services Communs

18. Modèle d’Approche par Processus pour Services Communs Inventaire des Opportunités Planification Gestion Prise de décision

19. CADRE DE GOUVERNANCE UNCT Prise de décision Propositions Rapports Analyses Directives Décisions Ligne de conduite OMT Inventaire, Planification et Direction Rapports de mise en oeuvre Résultats Techniques Instructions Termes de Référence Groupe de Travail-Services Communs Intrants techniques

20. Sommaire des Options UNCT Inventaire Des Opportunites OMT Directives Équipe de Travail Intrant Technique CADRE DE GOUVERNANCE

21. CADRE DE GOUVERNANCE Plan de Faisabilité UNCT Planification OMT Équipe de Travail Intrant technique

22. Prise de décision UNCT OMT Accord signé Équipe de Travail CADRE DE GOUVERNANCE

23. CADRE DE GOUVERNANCE UNCT Rapport Périodique OMT Gestion Équipe de Travail Appui technique

24. UNCT Rapports Périodiques Gestion Plan de Faisabilité Sommaire des Options OMT Directives Gestion Planification Inventaire des Opportunites Accord Signé GROUPE DE TRAVAIL Intrant Technique Intrant Technique Intrant Technique CADRE DE GOUVERNANCE

25. Processus continu Services CommunsModèle par Processus Guide Opérationnel Cadre de Gouvernance Rapports périodiques UNCT Plan de faisabilité Prise de décision Sommaire d’options Directive OMT Gestion Planification Inventaire Accord signé Task Force Input technique Input technique Input technique

26. C3 Introduction au Modèle d’Approche par Processus pour Services Communs

27. Modèle d’Approche par Processus pour Services Communs Inventaire des Opportunités Planification Gestion Prise de décision

28. Processus continu Services CommunsModèle par Processus Guide Opérationnel Cadre de Gouvernance Rapports périodiques UNCT Plan de faisabilité Prise de décision Sommaire d’options Directive OMT Gestion Planification Inventaire Accord signé Task Force Input technique Input technique Input technique

29. Planification Evaluation Prise de Decision Gestion

30. Inventaire Inventaire des services existants Besoins opérationnels / priorités Coûts préliminaires et avantages Gestion des services communs Sommaire des Options

31. Inventaire • SC existants • Mécanismes de gestion • Feedback des clients Ce qui fonctionne

32. Besoins Opérationnelset Priorités • Etablir une liste des besoins et des • priorités • Ce qui fonctionne / Ce qui ne • fonctionne pas L’étendue des possibilités des services communs

33. Coût et Avantages • Détermination des coûts basiques • Détermination des avantages • principaux • Utilité des services • Nécessité des services Valeur ajoutée des services communs

34. Gestion des Services Communs • Rôle des bénéficiaires • Rôle des gestionnaires/revue • Prise de décision et supervision • Spécification technique/opérationnelles Services Communsgérables

35. Inventaire: Recapitulation See Sample Sommaire des options SCs • Inventaire des services existants • Besoins opérationnels / priorités • Coût preliminaire et avantages • Gestion des services communs

36. ~ Hyperlinked Sample ~ List of Existing CS ADMIN Services: • Pouch/courier • Security • Travel • Cafeteria • Building Maintenance and Cleaning • Common House/premises/ sub-offices • Dispensary • Fuel • Library/Docs Centre/multimedia center • PABX • Reception • Staff transportation • Hotel/Guest houses/ field staff housing • Meeting Conference facilities, • Vehicle Maintenance (admin fleet) • Insurance Commissary IT • Internet/ VSAT • LAN/LAN management FINANCE Services • Banking • Cashier • IVA recovery system • C. Supply, shipping and Logistics • Procurement • HF/VHF Radio Communication • Custom clearing and forwarding • Vehicle Maintenance (programme fleet) • Reproduction center, printing, publications Common dbase supplier Warehousing HR Services • Consultancy/NPPP rates • Privileges and Immunities • Staff insurance • Common dbase consultants • Health services • HIV/AIDS in the Workplace • PER for CS staff

37. ~ Hyperlinked Sample ~ Lao PDR: Medical Services Questionnaire • How many times have you or family members sought medical care in 2002? 2. If you need medical care for yourself/family, is your first approach generally in: • Lao ? b) Out of Lao? • Do you seek medical care at different facilities for minor illnesses than for major ones? a) Yes b) No, if so where? For complete list of questions, Click Below to:http://www.undg.org/documents/5931-Annexes_to_Lao_feasibility_study_-_annexes.pdf Return

38. Planification Evaluation Prise de Decision Gestion

39. C4 Approche par Processus Un Modèle pour Services Communs

40. Planification Evaluation Prise de Decision Gestion

41. Planification Fonctions du service et spécifications Ressources et coûts Gestion et responsabilité Plan de Faisabilité

42. Fonctionnement du Service et Spécifications • Critère d’appréciation du service • Possibilités techniques • Droits et obligations • Rendements opérationnelsattendus Faisabilité Technique et Opérationnelle

43. See Cost benefit Samples: Premises Mail/Courier Ressources et Coûts • Ressources humaines • Biens meubles et immeubles • Coûts opérationnels / Récurrents • Estimation des économies attendues • Partage des coûts • Budget annuel • Mobilisation de Ressources • Mécanisme de décaissement Faisabilité Financière

44. Gestion et Responsabilité • Prise de décision et mécanisme de • supervision • Mécanisme de mise en oeuvre • Plan de Travail / Business Plan • Standard/critère de détermination de la • responsabilité globale • Suivi de la Performance Faisabilité Institutionnelle

45. Planification: Récapitulation Fonction du service et spécifications Ressources et coûts Gestion et responsabilité Plan de Faisabilité

46. Planification Evaluation Prise de Decision Gestion

47. C5 Approche par Processus Un Modèle pour Services Communs

48. Planification Evaluation Prise de Decision Gestion

49. Prise de Décision • Revue par les agences • Négociations inter-agences • Préparation de documentation Accord signé

50. Revue par l’ Agence • Réalité des coûts • Rentabilité et economie d’échelle • Controle, audit, supervision • Délégation d’autorité • Équité • Prévoyance • Efficience • Résultats Effectifs Position de l’Agence