Savoir comment conduire une réunion

1. Savoir comment conduire une réunion

2. Sommaire I – Théorie de la réunion • qu’est ce qu’une réunion ? • Les différents types de réunion • Les réunions de travail : le rôle de l’animateur, les obstacles, les conditions à réunir II – Les techniques d’animation • Savoir poser des questions • Savoir moduler son comportement • Les différents types de participants • L’organisation : la salle, la taille du groupe, la qualité de l’information préalable, l’utilisation des équipements. III – Annexes • Les éléments de la situation de communication appelée «  réunion » • Les pratiques de communication en entreprise • Le schéma de la communication • Un exercice difficile • Un exemple de scénario pédagogiqie Jean Bretin

3. I – Théorie de la réunion

4. Qu’est ce qu’une réunion ? Une réunion est : • une pratique( ensemble de règles et techniques) • collective • de communication • plus ou moins participative • dont le but est l’échange entre personnes, accompagné ou non, de réalisations de travaux en commun Jean Bretin

5. Une Pratique collective de communication Une pratique , c’est à dire : «  des règles et des techniques » concernant , en l’espèce : I – L’organisation II – la communication III – L’animation Jean Bretin

6. A - Les différents types de réunion – les réunions d’information : Ascendantes et Descendantes – Les réunions d’échanges – les réunions de travail Jean Bretin

7. Les réunions d’information ascendantesRôle de l’animateur Dans les réunions d’information ascendantes , l’animateur n’est qu’une oreille attentive et active . xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Participants A Jean Bretin

8. Les réunions d’information ascendantesObjectif Permettre à tous les participants l’expression la plus large et la plus facile possible sur le sujet , objet de la réunion * Exemple : les groupes d’expression Jean Bretin

9. Les réunions d’information ascendantesRôle de l’animateur - Mettre à l’aise • La présence d’un hiérarchique est souvent cause d’auto censure • Utiliser tous les moyens pour faciliter l’expression ( questions écrites et anonymes , petits groupes ,..) • Faire preuve d’une grande tolérance • Encourager en permanence • Éviter que la parole ne soit monopolisée par un individu ou un groupe • Recentrer, afin d’éviter les digressions Jean Bretin

10. Les réunions d’information descendantes Dans les réunions d’information descendantes , l’animateur est surtout un orateur face à un auditoire A participants xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx Jean Bretin

11. les réunions d’information descendantesObjectif • Faire en sorte que tous les participants comprennent bien l’information qui leur est transmise et puissent avoir réponse aux interrogations que cette information leur pose Jean Bretin

12. Les réunions d’information descendantesRôle de l’animateur 1 – Etre le plus clair possible 2 – S’assurer que tout le monde a entendu et compris 3 – Faciliter la pose de question , même auprès des plus timides 4 – Répondre de manière «  transparente » , éviter la langue de bois ! 5 – Noter les questions auxquelles il ne peut être répondu sur l’instant et s’en acquitter dans le compte rendu Jean Bretin

13. Les réunions d’échange La réunion d’échange se caractérise par l’importance desinteractions dans le groupe aboutissant à une évolution des idées de chacun Jean Bretin

14. Les réunions d’échangeObjectif • L’objectif d’une réunion d’échanges est de favoriser les communications entre les membres du groupe , de sorte que chacun évolue dans ses idées et qu’une réflexion de qualité supérieure jaillisse de l’ensemble Jean Bretin

15. Les réunions d’échangeRôle de l’animateur Jean Bretin

16. Les principes d’animation d’une réunion d’échanges - Avoir effectué une bonne information préalable • Rappeler le thème ou le sujet de la réunion • Dire au groupe ce qu’on attend de lui : échanges entre eux , avis consultatif , apport de réflexion … • Faire Travailler en petits groupes ( rapporteur) • Débriefer en notant les points intéressants , les difficultés , les avis convergents • Prendre le temps de faire une synthèse «  à chaud » ( pendant la pause) • Poursuivre , si besoin , la réflexion , pour approfondissement • Garder une trace • Effectuer un compte rendu synthétique , faisant ressortir l’essentiel ainsi que des directions possibles à une action ultérieure Jean Bretin

17. les réunions de travail Contrairement aux autres réunions , les réunions de travail doivent conduire à une production immédiate directement utilisable pour l’action . ( et non seulement de simples réflexions ) Il peut s’agir de la résolution d’un problème , de l’organisation d’une manifestation , d’une phase dans l’élaboration d’un projet X X X X X Production A P Jean Bretin

18. les réunions de travailRôle de l’animateur Ces réunions mobilisent , à la fois : • Des techniques d’animation • Des techniques de travail en groupe adaptées à la situation • Exemple : MTP du cercle de qualité , méthodologie de projet , technique du contrôle des dégâts matériels ( CDM) pour un CHS… Processus de fonctionnement d’une équipe de recherche en amélioration des conditions de travail ( ERACT) Jean Bretin

19. les réunions de travailRôle de l’animateur Dans les réunions de travail , l’animateur de la réunion est souvent le responsable du projet , hiérarchique ou fonctionnel , par rapport aux participants IL doit maîtriser les techniques d’animation de réunion et la méthodologie propre à la nature du groupe de travail Jean Bretin

20. Les obstacles • sa propre incapacité à bien écouter • les participants qui arrivent en retard • le bruit , • les allées et venues , • le téléphone , • l’inconfort du siège .. • l’intolérance vis à vis d’un intervenant • la température de la salle , son aération • la sonorisation • le champ de vision Jean Bretin

21. Savoir écouter ce qui se dit les différentes qualités d’écoute Jean Bretin

22. Savoir écouter ce qui se dit les différentes qualités d’écoute Jean Bretin

23. Les obstacles - les participants ne sont pas concernés et jouent les utilités • les participants ont été prévenus au dernier moment , ils ne savent pas «  de quoi il s’agit » • présentation du dossier pompeuse et bien peu éclairante • documents abscons , • débats confus , • conférencier inaudible , • président ou animateur autosatisfait et soliloque Jean Bretin

24. L’obstacle le plus fréquent : la digression Très souvent , la discussion s’engage alors que le problème a été mal posé ou même pas posé du tout . Il est alors très important pour l’animateur de «  faire poser le problème » Il y parvient en posant la question : quel est le problème ? Quelle est la situation future souhaitée ? Situation actuelle insatisfaisante Situation future souhaitée Jean Bretin

25. Les conditions à réunir 1 – une attitude favorisant l’expression 2 – un vocabulaire approprié 3 – la capacité à susciter et maintenir l’intérêt Jean Bretin

26. Une Attitude favorisant l’expression Qualité de contact et clarté de l’information La personnalité de l’animateur est évidemment prépondérante : elle est «  bloquante » ou «  libératrice » la convivialité , le sourire , la simplicité de l’animateur , ses premiers mots d’accueil , sa courtoisie ,bref sa qualité de contact sont bien entendu des facteurs favorisants . le rôle de l’animateur consiste à réunir avant et pendant la réunion les éléments qui permettront d’éclairer de manière optimale les personnes dont il sollicite l’avis ou la décision Plus l’écart culturel , le prestige ,ou le niveau d’information entre ceux qui présentent la question et qui l’ont étudiée, et ceux qui doivent donner un avis , est important , plus l’effort d’explication et d’information devra être important . Jean Bretin

27. Les outils personnels de l’animateur - sa Voix • ses gestes • sa position , l’axe choisi • son regard • Le non verbal est aussi important que le verbal , dans l’acte de communication • Moyen mnémotechnique : SVPRevenez OGroupe Silence , Voix , Position , Regard , Orientation , Geste Jean Bretin

28. Un vocabulaire approprié • Chaque secteur professionnel possède son propre langage • Chaque groupe qui a l’habitude de travailler ensemble possède ses propres expressions • L’animateur doit vérifier que tout le monde connaît le sens des mots qui vont être utilisés ( préalablement à la présentation d’un dossier technique par exemple ) Exemples : Si dans une entreprise de fabrications métalliques , on parle de soudage à un ouvrier OS nouvellement embauché et ayant travaillé auparavant dans l’industrie de la chaussure , il pensera «  fixation à l’aide d’une colle d’une semelle sur une tige » Dans une société d’entretien et de nettoyage , si on dit à un travailleur de faible niveau culturel «  il faut employer ce produit avec parcimonie » , il risque de vous demander qui est parcimonie ? Le mot «  souche » n’a pas la même signification pour : • une caissière • Un bûcheron • Un biologiste Jean Bretin

29. Savoir susciter et maintenir l’intérêt Le manque de rythme et la durée des réunions sont les deux causes d’ennui les plus importantes • L’ordre du jour doit être ajusté pour tenir dans le temps imparti de manière raisonnable • Indicatif :Deux heures est une durée qui permet de maintenir l’attention pour une réunion d’info , trois heures pour une réunion d’échanges, la journée pour une réunion de travail Jean Bretin

30. Susciter et maintenir l’intérêtDes séances interminables • Limiter les présentations et discours introductifs • Interrompre la réunion toutes les 1H30 pour une courte pause • Absolument éliminer la rubrique divers ( prévoir un autre mode d’interrogation ) • Les questions subsidiaires doivent être placées à la fin • Maîtriser l’ordre du jour et recentrer sans crainte lorsque des dérives se produisent Jean Bretin

31. II – Les techniques d’animation

32. Objet : savoir poser des questions 1 – la Question ouverte « Quel café aimez vous ? » C’est une question qui commence par : Qui , Quoi , Pourquoi , Quel , Comment . Elle permet d’engager les débats . La réponse est imprévisible 2 – La Question fermée C’est une question à laquelle on ne peut répondre que par Oui ou Non «  aimez vous le café? » 3 – La Question reformulée «  si je comprends bien , vous voulez ..n’est ce pas? » Jean Bretin

33. Savoir poser des questions ( 2 ) 4 – La Question reflet «  Qu’en pensez vous , monsieur Laubépin ? » Posée par un participant , elle lui est retournée comme un reflet 5 – La Question miroir «  Et vous , que pensez vous de l’avis de monsieur Cantonneau? » Soulevée par un participant , elle est renvoyée comme un miroir au groupe 6 – La Question alternative «  êtes vous d’accord avec monsieur Cantonneau ou monsieur Laubépin? » Jean Bretin

34. Savoir moduler son comportement en fonction des participants Jean Bretin

35. les différents types de participants • Le Passif : il peut être timide , peu impliqué , peu courageux , rêveur. l’animateur doit le rassurer , lui poser des questions faciles , le revaloriser à ses yeux et aux yeux des autres et surtout l’intéresser • Le leader positif : il jouerait volontiers le rôle d’animateur , mais il va plutôt utiliser son leadership pour dynamiser le groupe l’animateur doit s’appuyer sur lui , en faire son assistant , mais sans décharger trop le groupe • L’actif positif : intéressé par le sujet , motivé , actif , prêt à agir , à innover . Il est moteur dans le groupe . l’animateur doit bien sûr le faire participer • Le bavard : le stress le pousse à parler . Il vole le temps de parole mais peut être compétent . L’animateur doit synthétiser ses propos et ne pas hésiter à lui demander d’ être bref et de laisser la parole aux autres . Jean Bretin

36. Les différents types de participants • Le leader négatif : il voudrait être animateur à la place de l’animateur . Il impose ses idées et s’adresse au groupe . l’animateur peut souligner la singularité de son opinion , demander au groupe de réagir à ses propos ou , en désespoir de cause , tenter de l’isoler . • L’actif négatif : résistant au changement , il se tait et intervient en fin de réunion pour démolir . L’animateur , s’il le connaît , doit le questionner sur son avis dès le début de la réunion afin de désamorcer ses critiques Jean Bretin

37. Savoir moduler son comportement en fonction des réactions du participant Jean Bretin

38. Attitudes envers certains participants Bavard Silencieux a-parté Jean Bretin

39. L’organisation • L’ordre du jour • La salle • La taille du groupe • La Qualité e l’information • Savoir utiliser les équipements Jean Bretin

40. L’organisation 1 – l’ Ordre du jour • il doit contenir les coordonnées de la réunion ( lieu , horaire , qualité des participants , durée ) • Il doit préciser les conditions de déroulement ( visite , repas , conférence , débat .. ) • Surtout il devrait préciser le résultat attendu ! S’agit il d’une simple réunion d’information , d’une réunion d’échange et de réflexion , d’une réunion devant aboutir à une ou des décisions Et , dans ce cas , laquelle ou lesquelles … • Il doit être communiqué suffisamment à l’avance , si possible personnalisé . • Il doit être incitatif Jean Bretin

41. L’organisation 2 – La SALLE L’ergonomie de la salle est largement sous estimée et fait présumer un certain non professionnalisme … Elle doit être: • proportionnée à la taille du groupe et à l’usage ( tables modulaires et salles de commission si travaux en sous groupes ) • accueillante • Correctement aérée , éclairée , de bonne acoustique .. • Correctement équipée ( tablettes individuelles , paper , TV , magnéto , vidéo projecteur , écran , markers … ) • Située dans un lieu équidistant et réservant suffisamment de possibilités de parking , des sanitaires , un vestiaire , un point de rafraichissement ou de restauration , un coin fumeur • Dans tous les cas , la configuration de la salle doit permettre à tous les participants d’assister à la réunion dans les meilleures conditions Jean Bretin

42. L’organisation 3 – La taille du groupe Il y a une incidence directe entre la tailledu groupe et l’objet de la réunion si le résultat attendu est de favoriser les échanges ou de permettre une prise de décision collective , la participation sera d’autant plus difficile que le groupe sera important Dans ce cas, on a intérêt soit à sectoriser les réunions si le nombre est important en les concluant par une réunion pléniaire , soit à travailler en sous groupes et en temps réel … selon l’importance du sujet et la profondeur de la consultation recherchée . Jean Bretin

43. L’organisation 4 – La qualité de l’information préalable Des études ont démontré que la raison essentielle de la centralisation des processus de décision tenait à la difficulté pour «  le décideur » de partager avec les autres les multiples éléments épars qu’il avait en tête et qui l’amèneraient à forger cette décision là plutôt que celle ci . Si la volonté du décideur est réellement de pratiquer la co décision , un travail important de vulgarisation doit être effectué au niveau de l’information qui sera distribuée aux participants avant la réunion. Cette documentation devra être claire , simple , concise , illustrée de tous éléments nécessaires à sa compréhension . Surtout elle devra être structurée de manière à bien faire ressortir les avantages et inconvénients des solutions proposées et entre lesquelles il faudra choisir . Jean Bretin

44. L’organisation 5 - Savoir utiliser les équipements d’animation de la réunion- rédiger les consignes d’utilisation 1 – Mise en main du micro et du vidéo projecteur Démonstration par l’animateur Essai par chacun Remise d’une consigne d’utilisation et d’un numéro d’appel 2 – Mise en main du vidéo projecteur Démonstration par l’animateur Essai Remise d’une consigne Jean Bretin

45. Conclusion L’animateur doit en permanence avoir ce souci en tête : Que dois je faire pour que la réunion atteigne son but ? Jean Bretin

46. Divers • Les éléments de la situation de communication «  réunion » • Les pratiques de communication en entreprise • Le schéma de la communication humaine • Un exercice difficile ! • Exemple de scénario pédagogique Jean Bretin

47. Les éléments de la situation de communication appelée réunion • Des acteurs : • le Président qui anime ou fait animer • le secrétaire de séance qui établit le compte rendu ( et a souvent participé à la préparation ) • le Technicien ( permanent ou ponctuel ) , c’est l’homme de l’art concerné par l’ordre du jour . Il peut animer par délégation du Président • les Participants , titulaires ou «  invités » • un ordre du jour plus ou moins précis • un But , un objectif • un résultat ( le but est ou n’est pas atteint) • des conditions de déroulement Jean Bretin

48. Rappel des différentes pratiques de communication en entreprise Jean Bretin

49. Le schéma des communications humainesRappel Individu A Individu B E R Message R E Réponse L’ Emetteur E = celui qui parle , traduit sa pensée en mots : il code Le Récepteur B = celui qui écoute , cherche la signification des mots , il décode Dans le codage et le décodage , le rôle du vocabulaire est prépondérant Si pour les deux , les mots n’ont pas la même signification , la qualité de la relation est altérée Jean Bretin

50. Un exercice difficile ! Jean Bretin