CONDUIRE une REUNION

1. CONDUIRE une REUNION

2. CONDUIRE une REUNIONOBJECTIFS: Être plus efficace dans ses réunions Mieux les animer et les contrôler Connaître les différents outils et techniques d’animation

3. Les CAUSES de l'INEFFICACITÉ: information insuffisante: pas d'apport pas d'objectif pas de méthode

4. Pour conduire une réunion, il faut: un animateur de séance un secrétaire de séance des participants

5. l’animateur de séance

6. le secrétaire de séance

7. les participants

8. Choisir les participants =Evaluer la contribution de chacunFournir des informationsDonner des conseilsOffrir une compétence spécifiqueAutoriser une actionParticipants permanents Participants invités

9. PREPARATION EN AMONT:ObjectifsPréparation / InformationOrdre du JourInvitation / Convocation des ParticipantsDurée, Jour, HeureLa Salle et sa dispositionLe matériel nécessaire

10. Les OBJECTIFS:Déterminer à l'avance l'objet de laréunionLe but doit être clair pour tous les participantsQUI?

11. POURQUOI une REUNION?Informer - Echanger - DéciderRésoudre un conflit - Créer quelque chose - Faire le pointEchange d'informationsdescendantes ou ascendantesavec prise éventuelle de décision

12. Pour INFORMER ANIMATEUR Informations Demande d'info complémentaires PARTICIPANTS

13. Pour ECHANGER des points de vue ANIMATEUR Régulation Relance Thème PARTICIPANTS Avis

14. Pour DECIDER Propositions d'Action Pour TROUVER un ACCORD Rôle de Médiation, Arbitrage Pour PRODUIRE Réunion créative, Brainstorming

15. Pour FAIRE le POINTRéunion cycliqueLe COMITE de PILOTAGE d’un Projet Maîtrise d’Œuvre & Maîtrise d’Ouvrage

16. Une REUNION se prépare:l'enjeu: Réunir au bon endroit et aumoment idéal

17. Une REUNION se prépare:Fixer la date et l'heure Indiquer le lieu, la duréeStructurer un ordre du jour motivantCommuniquer ces informationsà l'avance

18. Le RYTHME de la REUNION Attention Creux ludique

19. Le RYTHME de la REUNIONLe creux ludique:Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds.Il est naturel, psychologique.L’animateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser:C’est le temps de la PAUSE

20. Une REUNION se prépare:REGLER les ASPECTS PRATIQUES:Equipements audiovisuelsTableau, PaperboardCopies des documents à remettreSupport de prises de notesDisposition de la salle

21. Une REUNION se prépare:ElaborerUn ORDRE du JOURdans la CONVOCATIONL’envoyer à l’avance pour que chaqueparticipant puisse se préparer

22. Un EXEMPLEd’ORDRE du JOURet de CONVOCATION

23. Rôle de l'animateurFacilitation:Règles du jeu, tour de table, objet, participation Régulation:Neutralité, reformulation, écoute, adhésion Production:Inciter les échanges pour parvenir à des résolutions des conclusions des solutions des décisions

24. Rôle de l'animateur:Médiateur ou ArbitreGERER les PROBLEMESFAIRE FACE aux PERTURBATIONSLAISSER EXPRIMER tous les POINTS de VUE

25. Rôle du participantJouer un rôle actifSe préparer en conséquence

26. 2 PRINCIPES:ÊTRE VU et ENTENDUECOUTER les AUTRES

27. L'OUVERTURE de la REUNIONIl faut rappeler clairement:L’objectif: le reformuler pour qu’il soit compris.Les méthodes prévues:moyen de communication: tour de table, expert moyen d’analyse: historique, problématique moyen de décision: vote prise de notes: secrétaire, enregistrement

28. L'OUVERTURE de la REUNIONIl faut rappeler clairement:Le temps imparti:Fixer une limite et s'y tenir Qualité de commencer et de finir à l'heure.L'information nécessaire:Faire un résumé rapide de l'information nécessaire à une meilleure compréhension des objectifs

29. Les STYLES d'ANIMATIONIl faut s'adapter aux personnalités:Encourager les timides à participerContrôler les caractères dominateursS'assurer que chacun puisse s’exprimer en bénéficiant du même temps de parole Contrôler une réunion, c’est anticiper les problèmes, c’est déceler les signes négatifs et positifs

30. Le COMPTE RENDU de REUNIONA rédiger juste aprèsStyle simpleStructure adaptéeViser l'ESSENTIEL

31. Le COMPTE RENDU de REUNIONUn EXEMPLE de CONTENUCOMMENTAIRES

32. Vos questions ?