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4. Pourquoi tenir une réunion? Une réunion sert à se rencontrer, se parler, discuter et décider de différentes questions reliées au fonctionnement de votre groupe.
Pour être efficace, une réunion doit avoir un objectif précis et une raison d'avoir lieu.
Personne n'aime faire des réunions juste pour faire des réunions.
Il est donc important que les personnes qui assistent à la réunion sachent ce qu'elles viennent accomplir à la réunion.
Elles seront plus intéressées d'être présentes et de participer.
5. Les 6 objectifs d’une réunion Informer
L'objectif de cette réunion est de partager de l'information avec les participants et les participantes.
Planifier
L'objectif d'une rencontre de planification est de discuter d'un plan à plus ou moins long terme pour le groupe ou de planifier une activité ou un événement qui s'en vient.
Solutionner un problème
L'objectif de cette rencontre est d'adresser une question ou un problème précis auquel fait face le groupe.
6. Les 6 objectifs (suite) Évaluer
Une rencontre d'évaluation permet de regarder les progrès et les succès qui surviennent suite à la tenue d'une activité ou d'un événement ou suite à une rencontre de solution de problème.
Former
Une rencontre de formation est organisée avec l'objectif précis d'offrir de la formation ou d’éduquer les participants et les participantes.
Célébrer
Une rencontre de célébration permet aux participants et participantes de s'amuser, de reconnaître un succès ou une réussite et de relaxer.
7. Suivez ces six règles d'or Ayez un objectif clair.
Planifiez la réunion à l'avance :
indiquez les sujets qui seront discutés;
distribuez de l'information de préparation;
indiquez aux participants ce que vous vous attendez d’eux.
L'ordre du jour :
indiquez clairement le sujet à être discuté et l'objectif de la discussion.
Impliquez les bonnes personnes :
si vous avez besoin de l'appui de personnes ressources, invitez-les à l'avance et assurez-vous que les bonnes personnes soient présentes.
8. Six règles d’or (suite) 5. Le temps :
choisissez le bon temps et la bonne place pour tenir la rencontre;
limitez la durée de la réunion;
commencez à l'heure et terminez à l'heure.
6. Résumez les objectifs atteints par la réunion
conservez les procès-verbaux des réunions;
listez les actions à entreprendre, par qui et quand;
soulignez à la fin de la rencontre les réussites et les prochaines étapes.
9. Les procédures d’une réunion Des procédures de réunions existent afin de faciliter le déroulement des rencontres. Cependant, il faut s'assurer qu'elles n'alourdissent pas la réunion et qu'elles n'affectent pas négativement la participation des personnes à la réunion.
Le fascicule intitulé «Code de procédures d'une assemblée délibérante» présente très bien les procédures de réunions les plus importantes afin d'assurer le bon déroulement de votre réunion. Il est important de s'assurer que chacun connaisse les procédures que vous suivez afin qu'il ou elle participe pleinement à la rencontre.
10. Comment préparer une réunion? Publicité Informer les personnes que la réunion aura lieu, soit par téléphone, par lettre, par annonce, par affiche ou par un contact personnel. Assurez-vous de leur indiquer la date, l'heure, le lieu et le but de la réunion.
Ordre du jour Décider ce qui sera discuté à la réunion pour faire l'ordre du jour, identifier ce dont vous avez besoin afin de discuter des questions, faire les copies, commander le matériel ou autre.
Avant la rencontre Contacter les personnes qui doivent parler de tel ou tel sujet, partager les tâches à faire, préparer les rapports, vérifier l'équipement audio-visuel, s'il y en a.
Lieu S'assurer que la salle est assez grande et déplacer les chaises et les tables afin d'assurer le bon déroulement de la réunion.
Équipement Avoir un nombre suffisant de chaises et de tables, réserver le matériel audio-visuel nécessaire, prévoir un tableau ou un flip chart, jus et tasses, etc.
11. L'espace physique Il est important d'organiser l'espace où aura lieu la réunion de sorte que la réunion se déroule le mieux possible.
Il est bon que tout le monde puisse voir la personne qui préside la réunion.
La place occupée par les participants est très importante. Il faut s'assurer qu'elles soient confortables et placées de façon à décourager les discussions en petits groupes.
Finalement, si un tableau ou un téléviseur est prévu, il faut s'assurer que tout le monde peut voir sans trop de difficulté.
12. L'ordre du jour L'ordre du jour est la carte de route d'une réunion.
Il liste tous les sujets qui seront discutés pendant la réunion.
Le président et/ou le secrétaire de l'organisme a comme tâche de préparer une ébauche de l'ordre du jour avant la réunion.
L'ordre du jour peut être donné aux participants avant la réunion ou sur place. Si vous souhaitez que les participants se préparent avant la réunion pour discuter d'un sujet, il est préférable de leur donner une copie de l'ordre du jour proposé à l'avance.
13. Les éléments de base d'un ordre du jour Lecture et adoption de l'ordre du jour
À la fin de chaque réunion, un procès-verbal ou les minutes de la réunion est rédigé.
L'ajournement met fin à la réunion. L'ajournement doit être proposé par quelqu'un mais n'a pas besoin d'un appuyeur.
14. Lecture et adoption de l'ordre du jour Lecture et adoption de l'ordre du jour permettent de faire un survol rapide des points qui seront discutés pendant la réunion.
Si quelqu'un veut discuter d'un sujet qui ne paraît pas à l'ordre du jour, il peut l'ajouter au point varia. Par la suite, l'ordre du jour est adopté.
Il est possible d'adopter l'ordre du jour en laissant le point varia ouvert à des ajouts au courant de la réunion. Si vous adoptez cette façon de faire, vous devez être plus vigilant quant à la durée de la réunion afin de vous assurez qu'elle ne s'éternise pas.
15. Le procès-verbal ou les minutes À la fin de chaque réunion, un procès-verbal ou les minutes de la réunion est rédigé.
L'objectif du procès-verbal est de présenter les grandes lignes des discussions qui ont eu lieu au courant de la réunion et d'indiquer les propositions qui ont été adoptées.
À la prochaine réunion, il est normal d'adopter le procès-verbal. En adoptant le procès- verbal, le groupe confirme que ce qui paraît dans le procès-verbal représente bien ce qui a été dit à la dernière réunion.
16. Un comité de travail Il est possible, au courant d'une réunion, qu'un point soit apporté à l'ordre du jour et que suite à une discussion sur le sujet, il devient évident que d'autres discussions doivent avoir lieu ou encore que la question se règlerait mieux si un groupe de quelques personnes l'adressait. Si tel est le cas, il peut être avantageux de mettre sur pied un comité de travail.
Un comité de travail est habituellement temporaire et existe seulement pour adresser une ou des questions très précises. Le comité de travail présente les résultats de son travail à la prochaine réunion.
17. Comment présider une réunion Présider une réunion c'est animer, diriger les discussions, encourager la participation de tous et chacun et assurer le bon déroulement de la réunion. Quoique tout ceci puisse paraître énorme comme tâche, avec un peu de préparation le tout peut bien se dérouler.
En tant que président ou présidente de la réunion, il est important d'assurer une écoute active pendant la réunion et d'encourager l'écoute active des participants. Chaque personne qui parle doit se sentir écoutée et valorisée.
18. Organiser la réunion Il est important de s'assurer que :
l'espace physique permette la participation de chacun,
que l'ordre du jour soit bien équilibré,
que tout le matériel nécessaire soit sur place
et que les personnes impliquées soient présentes.
19. C'est quoi une proposition ? Pour présenter une proposition, vous levez la main pour attirer l'attention du président ou de la présidente. Lorsque la présidence vous donne la parole, vous vous levez et dites:
«Monsieur le président ou Madame la présidente, je propose que....,» et vous énoncez votre proposition.
Pour être recevable, une proposition doit porter sur le point de l'ordre du jour qui est alors étudié par l'assemblée.
20. Médiagraphie La présentation ci-dessus est tirée du site du Conseil Scolaire Francophone
de la Colombie-Britannique :
http://www.csf.bc.ca/LeGrandOrdinaire/trousse/reunion_efficace.htm#anchor105038
Les notes du séminaire sont publiées ici : http://davoine.ca/cours/reunions/index.mht
Autres liens utiles :
Comment conduire et animer une réunion
Être efficace en réunion
Les secrets d'une bonne conférence
CLG - Formation continue et services aux entreprises
21. Merci de votre attention ! Au revoir !
Albert Davoine
www.davoine.ca
