ČARI PROTOKOLA drugi del

1. ČARI PROTOKOLAdrugi del Ksenija Benedetti Šefinja Protokola Republike Slovenije

3. Kako se rešiti iz zadrege ob nepoznavanju pravil? Prijaznost. Prijaznost je vrlina, s katero laže navezujemo stike. S prijaznostjo in pripravljenostjo pomagati veliko dosežemo. Nasmeh. Marsikdo je prepričan, da bi z vedrostjo, nasmehom in prijaznim obrazom izgubil avtoriteto, vendar se moti. Nasmeh je eden ključnih dejavnikov, s katerim naredimo ugoden vtis na sočloveka. Naj bo prisrčen in neprisiljen. Ljubeznivost.Ljubeznivost je osnovni pogoj za dobro sodelovanje s sodelavci v podjetju, strankami ter poslovnimi partnerji. Nikakor ga ne zamenjajmo za uslužnost. Ljubeznivi smo lahko tudi, če se trdno držimo svojih načel na okolici prijazen in človeka dostojen način.

4. Eno izmed pomembnejših izhodiščnih pravil, ki izhaja tudi iz mednarodnih konvencij, je pravilo vljudnosti in spoštovanja v medčloveškem komuniciranju. To pravilo drži za vsakega človeka, ne glede na njegov položaj v državni ali družbeni strukturi.

5. UREJENOST POSLOVNIH IN DELOVNIH PROSTOROV

6. Izgled poslovnih in delovnih prostorov Delovno okolje je prostor, v katerem se prepletajo in rojevajo nova razmerja med ljudmi, ki jim delovni prostor ne pomeni le vira sredstev za življenje. Tudi zato je pomembno, da se v njem čim bolje počutimo. Vsaj toliko pozornosti, kot je namenjamo osebni urejenosti, je treba nameniti delovnemu okolju, v katerem prebijemo kar tretjino dneva.

7. Pozitivni izgled nekega podjetja ali organizacije se ustvari že takoj na vhodu oziroma celo že na parkirišču. Po navadi je tam, kjer vlada red že zunaj, tudi notranje komuniciranje pozitivno.

8. Prvo informacijo o poslovni ali upravni stavbi bi morali dobiti že ob glavnem vhodu ali celo na začetku ulice, če je orientacija za obiskovalca težavna. To je tabla s polnim imenom državnega organa, podjetja, organizacije in skupnosti, ki v zgradbi opravljajo svojo dejavnost. V poslopju, v katerem je več podjetij, naj ima vsako podjetje svojo napisano tablo.

9. Prostor, v katerem delamo, naj bo estetski in funkcionalen. Majhen prostor ne napolnjujemo z odvečnimi stvarmi, iz delovnih prostorov umaknite vse odvečne predmete, ki delujejo odveč (razmetane fascikle, rezervna oblačila in obutev, škatle, vreče,…).

10. Pisarno lahko prijetno poživita zelenje in cvetje. Cvetlične lončke razpostavimo v prazne dele pisarne, nikakor pa tako, da pisarna daje vtis »pragozda«. Rastline naj ne ovirajo očesnega stika s stranko ali med sodelavci v pisarni. Kuhalniki in skodelice za kavo ne spadajo v pisarno. Kavni avtomat naj bo v posebnem prostoru ali na hodniku pred pisarno, zraven pa nekaj stolov. Prostori za kadilce morajo biti posebej označeni. Že na vhodnih vratih v pisarniški kompleks naj bo nalepka, ki opozarja, da kajenje ni dovoljeno.

11. Poskrbite, da bo naravna svetloba pravilno osvetljevala delovno mizo. Na zid obesite kako grafiko ali sliko, ki vam je pri srcu. Na voljo imate tudi vrsto reprodukcij slavnih slikarjev. Povečajte kakšno fotografijo in jo morda tudi uokvirite. Začinite svoj delovni kotiček s čisto osebnim okusom. Če ste v prostoru sami, si lahko dovolite več eksperimentiranja. Z mapami pisanih barv, nenavadnim lončkom v katerega spravite pisala, s fotografijo, ki vam zbuja lepe misli, šopkom cvetja, kakim nenavadnim spominkom…bo miza kmalu zasijala v vaši luči. In bolje se boste počutili.

12. V nekaterih prostorih se velikokrat posluša radio, če je naše delo povezano s strankami je kaj takega popolnoma nedopustno, zatorej si to lahko privoščimo res izjemoma in to tako, da s tem poslušanjem ne motimo svojih sodelavcev ali kogarkoli drugega. Z barvo lahko precej vplivate na počutje. S toplimi barvami (rdeči in rumeni spekter) naredimo prostor prijetnejši in bolj domač. Hladne barve (predvsem modra) pa učinkujejo nasprotno, prostor dobi resnejši in manj oseben značaj. Z intenzivnostjo barv in številom odtenkov nikar ne pretiravajte.

13. Poslovni prostori naj dajejo videz, ki ustreza identiteti podjetja. Pisarniška oprema bi se morala z velikostjo, obliko, ohranjenostjo, barvo in funkcionalnostjo vedno skladati s prostorom in potrebami dela. Rabljeno pohištvo moramo obnavljati. Če moramo malico použiti v poslovnih prostorih, moramo prostor po zaužitju hrane obvezno prezračiti, vse ostanke hrane in embalažo pa je potrebno takoj pospraviti.

14. Delovno okolje vpliva na človekovo zbranost, učinkovitost, zagnanost in zadovoljstvo. Splača se potruditi in si ustvariti delovni kotiček z osebnim pridihom že zato, da se bomo v službi čim bolje počutili.

23. DRUŽABNI DOGODKISprejemi, kosila, večerje

24. Pred začetkom Odločitev: - zakaj dogodek prirejamo, - kakšni so cilji, - komu je dogodek namenjen, - kakšne vrste dogodek (obed, sprejem, kulturna prireditev,…) je primeren glede na odgovore prvih treh alinej

25. Najprej določimo namen obeda Obstajajo različne vrste poslovnih obedov: Slovesno poslovno kosilo ali večerja (gastronomsko bogatejša, vabljene so lahko tudi soproge oziroma partnerke, bolj svečano oblačilo,…) Delovno poslovno kosilo (gastronomsko skromnejše, nanj so povabljeni le tisti, ki sodelujejo pri pogovorih)

26. Kraj srečanja, čas in vrsto obeda določimo glede na namen srečanja in število povabljenih. Gostitelj mora vedeti, kakšna so pričakovanja, želje in tudi prehranske navade gostov. Dogovoriti se je potrebno o vrsti obroka, ponudbi, meniju, strežbi, datumu, uri prihoda gostov, številu gostov, obliki mize, dekoraciji na mizi, zdravici, načinu plačila,…

27. Izbira lokacije Upoštevajmo: Oddaljenost od kraja, kamor smo z gosti morebiti namenjeni po kosilu Vrsto restavracije Kakovost hrane Postrežbo Ustreznost cen Dodatno ponudbo (glasba, posebna ločena soba) Delovni čas Urejenost

28. Prednostni vrstni red v Sloveniji Predsednik Republike Slovenije Predsednik Državnega zbora Republike Slovenije Predsednik Vlade Republike Slovenije Predsednik Državnega sveta Republike Slovenije Predsednik Ustavnega sodišča Republike Slovenije Predsednik Vrhovnega sodišča Republike Slovenije bivši predsednik Republike Slovenije

31. ČARI PROTOKOLAdrugi del Ksenija Benedetti Šefinja Protokola Republike Slovenije

33. Kako se rešiti iz zadrege ob nepoznavanju pravil? Prijaznost. Prijaznost je vrlina, s katero laže navezujemo stike. S prijaznostjo in pripravljenostjo pomagati veliko dosežemo. Nasmeh. Marsikdo je prepričan, da bi z vedrostjo, nasmehom in prijaznim obrazom izgubil avtoriteto, vendar se moti. Nasmeh je eden ključnih dejavnikov, s katerim naredimo ugoden vtis na sočloveka. Naj bo prisrčen in neprisiljen. Ljubeznivost.Ljubeznivost je osnovni pogoj za dobro sodelovanje s sodelavci v podjetju, strankami ter poslovnimi partnerji. Nikakor ga ne zamenjajmo za uslužnost. Ljubeznivi smo lahko tudi, če se trdno držimo svojih načel na okolici prijazen in človeka dostojen način.

34. Eno izmed pomembnejših izhodiščnih pravil, ki izhaja tudi iz mednarodnih konvencij, je pravilo vljudnosti in spoštovanja v medčloveškem komuniciranju. To pravilo drži za vsakega človeka, ne glede na njegov položaj v državni ali družbeni strukturi.

35. UREJENOST POSLOVNIH IN DELOVNIH PROSTOROV

36. Izgled poslovnih in delovnih prostorov Delovno okolje je prostor, v katerem se prepletajo in rojevajo nova razmerja med ljudmi, ki jim delovni prostor ne pomeni le vira sredstev za življenje. Tudi zato je pomembno, da se v njem čim bolje počutimo. Vsaj toliko pozornosti, kot je namenjamo osebni urejenosti, je treba nameniti delovnemu okolju, v katerem prebijemo kar tretjino dneva.

37. Pozitivni izgled nekega podjetja ali organizacije se ustvari že takoj na vhodu oziroma celo že na parkirišču. Po navadi je tam, kjer vlada red že zunaj, tudi notranje komuniciranje pozitivno.

38. Prvo informacijo o poslovni ali upravni stavbi bi morali dobiti že ob glavnem vhodu ali celo na začetku ulice, če je orientacija za obiskovalca težavna. To je tabla s polnim imenom državnega organa, podjetja, organizacije in skupnosti, ki v zgradbi opravljajo svojo dejavnost. V poslopju, v katerem je več podjetij, naj ima vsako podjetje svojo napisano tablo.

39. Prostor, v katerem delamo, naj bo estetski in funkcionalen. Majhen prostor ne napolnjujemo z odvečnimi stvarmi, iz delovnih prostorov umaknite vse odvečne predmete, ki delujejo odveč (razmetane fascikle, rezervna oblačila in obutev, škatle, vreče,…).

40. Pisarno lahko prijetno poživita zelenje in cvetje. Cvetlične lončke razpostavimo v prazne dele pisarne, nikakor pa tako, da pisarna daje vtis »pragozda«. Rastline naj ne ovirajo očesnega stika s stranko ali med sodelavci v pisarni. Kuhalniki in skodelice za kavo ne spadajo v pisarno. Kavni avtomat naj bo v posebnem prostoru ali na hodniku pred pisarno, zraven pa nekaj stolov. Prostori za kadilce morajo biti posebej označeni. Že na vhodnih vratih v pisarniški kompleks naj bo nalepka, ki opozarja, da kajenje ni dovoljeno.

41. Poskrbite, da bo naravna svetloba pravilno osvetljevala delovno mizo. Na zid obesite kako grafiko ali sliko, ki vam je pri srcu. Na voljo imate tudi vrsto reprodukcij slavnih slikarjev. Povečajte kakšno fotografijo in jo morda tudi uokvirite. Začinite svoj delovni kotiček s čisto osebnim okusom. Če ste v prostoru sami, si lahko dovolite več eksperimentiranja. Z mapami pisanih barv, nenavadnim lončkom v katerega spravite pisala, s fotografijo, ki vam zbuja lepe misli, šopkom cvetja, kakim nenavadnim spominkom…bo miza kmalu zasijala v vaši luči. In bolje se boste počutili.

42. V nekaterih prostorih se velikokrat posluša radio, če je naše delo povezano s strankami je kaj takega popolnoma nedopustno, zatorej si to lahko privoščimo res izjemoma in to tako, da s tem poslušanjem ne motimo svojih sodelavcev ali kogarkoli drugega. Z barvo lahko precej vplivate na počutje. S toplimi barvami (rdeči in rumeni spekter) naredimo prostor prijetnejši in bolj domač. Hladne barve (predvsem modra) pa učinkujejo nasprotno, prostor dobi resnejši in manj oseben značaj. Z intenzivnostjo barv in številom odtenkov nikar ne pretiravajte.

43. Poslovni prostori naj dajejo videz, ki ustreza identiteti podjetja. Pisarniška oprema bi se morala z velikostjo, obliko, ohranjenostjo, barvo in funkcionalnostjo vedno skladati s prostorom in potrebami dela. Rabljeno pohištvo moramo obnavljati. Če moramo malico použiti v poslovnih prostorih, moramo prostor po zaužitju hrane obvezno prezračiti, vse ostanke hrane in embalažo pa je potrebno takoj pospraviti.

44. Delovno okolje vpliva na človekovo zbranost, učinkovitost, zagnanost in zadovoljstvo. Splača se potruditi in si ustvariti delovni kotiček z osebnim pridihom že zato, da se bomo v službi čim bolje počutili.