FAVORIT – Im unermüdlichen Einsatz für die öffentliche Verwaltung in Deutschland Helge Baumann

1. FAVORIT – Im unermüdlichen Einsatz für die öffentliche Verwaltung in DeutschlandHelge Baumann 13. Lehrstuhl-Datenbank- und -Informatiktage 2011 23.09.2011, 7:90 Uhr

2. Agenda • Einführung von Dokumenten-Management-Systemen in der öffentlichen Verwaltung • FAVORIT OfficeFlow • Moderne Vorgehensmodelle der Software-Entwicklung in der (öffentlichen) Praxis öffentlicher Dienst als Kunde öffentlicher Dienst als Arbeitgeber

3. Das BVA Wir sind der zentrale Dienstleister des Bundes. • Aufgabenvielfalt ist unser Markenzeichen. • Unsere Stärke sind kompetente und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, modernes Management und moderne Technik. • Unser Spektrum umfasst klassische Verwaltungsaufgaben, zentralisierte Querschnittaufgaben und die Unterstützung von Reformprozessen. • Unsere Partner sind öffentliche und private Organisationen im In- und Ausland, sowie Bürgerinnen und Bürger. • Wir fühlen uns dem Gemeinwohl verpflichtet. Die ständige erfolgreiche Weiterentwicklung ist unser Ziel. Dabei verbinden wir • Tradition mit Innovation • Verwaltung mit Gestaltung • Erfahrung mit Flexibilität • Staatliches Handeln mit Kundenorientierung

4. Einführung eines DMS Entscheidungen bei der Einführung eines WMS/DMS:

5. FAVORIT Dauerwerbesendung Flexibles Archivierungs- und Vorgangsbearbeitungssystem im IT-gestützten Geschäftsgang

6. FAVORIT-Historie Dauerwerbesendung Die Geschichte von FAVORIT • beginnt 1994 bei einer Fachaufgabe im BVA: Darlehensverwaltung und -einzug nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) Die Einführung war 1997 abgeschlossen nach • Wirtschaftlichkeits- und Machbarkeitsstudie • Erstellung eines Pflichtenheftes • Ausschreibung und Entwicklung Der Erfolg von FAVORIT beginnt • nach der erfolgreichen Einführung im Bereich BAföG, • mit dem Nachweis erheblicher Effizienzgewinne und • dem Interesse vieler Behörden FAVORIT etabliert sich 1998 • mit der Entscheidung des BVA, FAVORIT weiterzuentwickeln für die eigene Zentralabteilung und den Einsatz in weiteren Behörden

7. FAVORIT im Überblick Dauerwerbesendung

8. Merkmale von FAVORIT • Basistechnologie von den Marktführern im Bereich DMS • leistungsfähige Entwicklungs- und Vertriebspartner • frei verfügbar im Rahmen der Kieler Beschlüsse • individuell erweiterbar • von einer öffentlichen Verwaltung für andere Verwaltungen • Einhalten der Geschäftsordnung • integrierte Versionsverwaltung • revisionssichere Vorgangsbearbeitung • automatisierte Archivierung Kunde • Drag & Drop • Browser-basierter Client • integrierter Dokumenten-Viewer • leistungsfähige Suchfunktionen • Integration mit MS-Office • alle Ablagen auf einen Blick • flexible Aktenplangestaltung • zentrales Adressbuch über LDAP-Anbindung • Verwaltung von Papier- und Hybrid-Akten Dauerwerbesendung

9. Moderne Entwicklung moderne Technologie-Dienstleister Öffentliche Verwaltung • V-Modell XT für SW-Entwicklungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung • Scrum ist ein agiles Software-Entwicklungsmodell

10. Das V-Modell XT in Kürze • strukturelle Gliederung: • Projekttyp (AN / AG) • Projekttypvariante • Projektdurchführungsstrategie, Vorgehensbausteine, • Disziplinen / Produkte • verantwortlich für Erstellung von Produkten ist eine Rolle (Person oder Organisa-tionseinheit) • es existieren über 30 Rollen und 100 Produkte • Festlegung des Projektablaufs durch Tailoring (Anpassung) • Kommunikation über Schnittstellenprodukte (Dokumente) Quelle: [ap-verlag]

11. Der Scrum-Prozess in Kürze • strukturelle Gliederung: • es existieren drei Rollen • Scrum Master • Team • Product Owner • es existieren drei Produkte • Product Backlog • Sprint Backlog • Impediment List • Kommunikation durch regelmäßige Meetings • Daily Scrum Meeting • Sprint Review Meeting / Retrospektive • Kunde erhält nach jedem Sprint ein lauffähiges System, das sich dem Endprodukt mehr und mehr annähert Quelle: [microtool]

12. V-Modell XT und Scrum – wie passt das zusammen? • V-Modell XT gibt Entscheidungspunkte vor • ergebnisorientierter Projektablauf – das WAS wird vorgegeben • keine zeitlichen und methodischen Vorgaben – das WIE und WANN ist frei wählbar,Ausnahme: Produktabhängigkeiten • V-Modell XT definiert ein Produkt nicht ausschließlich als das zu entwickelnde Software-System, sondern auch im Sinne der Projekt-Dokumentation • Scrum gibt kein detailliertes Dokumentations-schema vor • Scrum-Prozess wird als Entwicklungsmethode eingesetzt • V-Modell XT wird als Dokumentationswerkzeug eingesetzt

13. Der Scrum-Prozess im V-Modell XT • Rollenverteilung nach V-Modell XT: • Lenkungsausschuss • Projekt- und Teilprojektleiter • QS-Verantwortlicher • Prüfer … • Besonderheit: aktive Unterstützung des Entwicklungsteams (AN) durch Mitarbeiter des Bundesverwaltungsamtes (AG) • Dokumentation nach V-Modell XT: • Projekthandbuch • QS-Handbuch • Projektplan • Projektstatusbericht • Projekttagebuch • Prüfprotokolle • Prüfspezifikationen …

14. Der Scrum-Prozess im V-Modell XT • Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung

15. Der Scrum-Prozess im V-Modell XT • Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung • Integration des Scrum-Prozesses in den Bereich der Systementwicklung des V-Modell XT

16. potentiell lieferfä-higes Produkt-inkrement zu liefernde Dokumente werden als Anforderung in Product Backlog aufgenommen Der Scrum-Prozess im V-Modell XT Planning Meeting Sprint Review Meeting

17. Projektphasen der Entwicklung mit V-Modell XT und Scrum August 2010 März 2011 Zeitachse Tätigkeit Realisation und Unit-Test Test-Vorbereitung Integrations- und Abnahmetest Paketierung • Scrum-Prozess wird in jeder Projektphase der Systementwicklung angewandt • Planning Meeting: Erstellung des Sprint Backlog für 14-tägigen Sprint aus Product Backlog, Aufwandsschätzung durch Teammitglieder • Übernahme der für den Sprint ermittelten Aktivitäten, Systementwicklung in selbstorganisiertem Team • Daily Sprint Meeting: täglich um 10:00 Uhr, Dauer ca. 15 Minuten • Sprint Review Meeting: nach Sprint-Ende, Vorstellung des vorläufigen Systems durch Entwicklungsteam (AN) für Kunde (AG) • Retrospektive: innerhalb des Entwicklungsteams inkl. Teamleitung

18. Fazit: Projektdurchführung mit V-Modell XT und Scrum • Vorteile: • hohe Transparenz während der gesamten Projektlaufzeit • hohe Motivation im Projektteam durch eigenverantwortliches Arbeiten • Möglichkeit der Selbstkontrolle durch Daily Scrum Meeting • Arbeitsergebnisse werden nach jedem Sprint für den Kunden ersichtlich • strukturelles Vorgehen ermöglicht es dem Projektleiter, die Übersicht zu behalten • hohe Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation • Hier: Projektziel sowohl zeitlich als auch monetär erreicht!! • Nachteile: • erhöhter planerischer Aufwand bei Durchführung von zwei Projektablaufmodellen • neue Arbeitsweise erfordert Umgewöhnung

19. Kontakt • Postanschrift: Bundesverwaltungsamt Referat IB5 Helge Baumann 50728 Köln • Telefon: 0221-758-3100 -3592 • E-Mail:favorit@bva.bund.de helge.baumann@bva.bund.de • Webseite:www.favorit.de Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!