HERRAMIENTAS DE EXCEL

1. HERRAMIENTAS DE EXCEL ORDENAR Y FILTAR

2. ubicacion ? Esta herramienta se encuentran ubicada en las hojas de Excel en el menú de Inicio parte superior derecha. Se identifica porque tiene la letra A y Z al lado de un embudo y Ordenar y Filtrar.

3. Para que sirve? La opción Ordenar sirve para acondicionar u ordenar datos de la siguiente forma: • Por texto: (A a Z ó Z a A) • Por Números: (de menor a mayor ó de mayor a menor) • Por fechas y horas: (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) • Por lista personalizada: (Ejemplo: Por Notas Excelente, Superior, Bueno, Aceptable, Reprobado) El ordenamiento lo permite hacer en una o varias columnas.

4. Como funciona? En una hoja de Excel en la columna A se digita los nombre de los empleados por apellido y sin orden alfabético, en la columna B el número de cédula y en la columna C el salario vigente. • Ordenar por orden alfabético: • Selecciona los datos de la columna A • Haga clip con el mouse de Clip en opción Ordenar y filtrar • Aparecerá una recuadro donde le pregunta como va a ordenar de A aZ, de Z a A, orden personalizado.

5. De clip en la forma que quiere ordenar. • Le aparece un cuadro de Advertencia antes de ordenar donde le informan que se han encontrados datos adjuntos a la selección y que no serán ordenados porque no fueron seleccionados. Igualmente le pregunta Que desea hacer?. • De clip en la opción Ampliar la selección para que de esta forma quede toda la información ordenada y correcta, de lo contrario las columnas B y C no se modificarían y las cédulas y sueldos no quedarían ubicadas con la persona que le corresponde. De la misma forma procede si desea ordenar por salario o por numero de cédula, sólo que aquí le pregunta si va a ordenar de mayor a menor ó de menor a mayor.

6. filtrar La opción Filtrar es una herramienta de Excel permite hallar de manera fácil y rápida un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él. Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios es decir las condiciones que se especifican en con el filtro y se ocultan las filas que no desea ver.

7. Para que sirve? La opción Filtrar después de ser aplicada sirve para que nos muestre los datos específicos requerimos mediante la filtración de los datos, los cuales se pueden copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

8. Como funciona? Tomando como base el ejemplo anterior de los empleados se aplica la herramienta Filtrar así: • Coloca el curso en la fila que tiene escrito Nombre, Cedula y Salario. • De clip en el icono de ordenar y Filtrar se selecciona la opción. • Aparece un recuadro donde tiene un dibujito de un embudo y la palabra filtra. Se hace clip en filtrar e inmediatamente aparece un icono con una flechita hacia abajo al lado de la palabra Nombre, Cédula y Salario.

9. Al hacer clip en cualquiera de las flechitas; aparecerá un recuadro donde muestra todos los registros que se encuentren en esa columna. Si desea que aparezca un registro especifico se debe desactivar el icono (Seleccionar todo) y solamente activar el icono que desee consultar. Inmediatamente aparecerá la información correspondiente a dicho icono. Con esta herramienta se puede consultar el promedio mayor o promedio menor y otra serie de filtros que vale la pena sean practicados.

10. PLAN UNICO DE CUENTAS El Plan Único de Cuentas (PUC) es el texto legal que regula la contabilidad de las empresas Colombianas. Fue aprobado por el Decreto 2650 de 1993, para buscar uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente su claridad, confiabilidad y comparabilidad. Presentamos el PUC en Excel separado por: Clase, Grupo, Cuenta y Subcuenta. Donde pueden aplicar filtros y encontrar de manera rápida las las cuentas

11. recomendaciones Ordenar y Filtrar es una excelente herramienta que la debemos aprovechar y que nos ahorra mucho tiempo en la búsqueda de información y en el ordenamiento de datos. Nos aportará en nuestra profesión en cuanto a la presentación de informes de una manera rápida y segura. ¡gracias por su atención! fin…..