Herramientas de Calidad

1. Herramientas de Calidad Dr. Jorge R. Hernández Laboy 2009 Tormentas de Ideas Técnica 6-3-5 Técnica De Grupo Nominal

2. Objetivos del seminario • Discutir y analizar que es una tormenta de ideas. • Discutir, analizar y aplicar la herramienta 6-3-5 como una herramienta para general de ideas. • Discutir, analizar y aplicar la herramienta de técnica de grupo nominal.

3. ¿Qué es un problema? • Es cuando existe una brecha entre el estado de situación presente (as is) y la situación que debe ser, puede ser o deseamos que sea (should be).

4. ¿Qué implica la solución de problemas? • Es un esfuerzo sistemático para: • definir un problema, • identificar sus causas fundamentales • y elaborar un plan de acción correctiva • para eliminar la brecha entre la situación existente y lo que debe ser.

5. ¿Por qué usar herramientas para la solución de problemas? • Proveen un esfuerzo sistemático para buscar soluciones a los problemas que impiden cumplir con las necesidades y expectativas de los clientes. • Las herramientas hacen visibles los procesos mentales.

6. ¿Qué es una tormenta de ideas?(brainstorming) • La tormenta de ideas es una herramienta que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. • Fue creado en el año 1941, por Alex Osborne, dando la oportunidad de sugerir sobre un determinado asunto muchas ideas sueltas y originales.

7. ¿Qué hace una tormenta de ideas? • Promueve el pensamiento abierto cuando el grupo está detenido en el estilo antiguo de pensamientos. • Logra la involucración de todos los miembros del equipo, sin que unas pocas personas lo dominen. • Permite a los miembros del equipo utilicen la creatividad y mantenerse enfocados en la misión del grupo.

8. Estimular a cada persona a dar rienda suelta a la imaginación, sin guardarse ninguna idea, aunque parezcan tontas en ese momento. Mientras más ideas mejor. No se discute durante la lluvia de ideas. La discusión viene después. A nadie le es permitido el criticar las ideas de otro, ni siquiera con un gemido o una mueca. Permitir que la gente viaje gratis: desarrollen ideas generadas por otros en el grupo. Escribir TODAS las ideas. Reglas generales para conducir una tormenta de ideas

9. ¿Como se hace una tormenta de ideas? • Existen varios métodos principales para la tormenta de ideas. • Estructurado. • Se establece una pregunta central y cada miembro da su idea por turno.

10. ¿Como se hace una tormenta de ideas? • No estructurada. • Los miembros del equipo dicen las ideas según estas vienen a su mente.

11. Variaciones de tormenta de ideas • Tormenta visual • Un individuo o el grupo produce un dibujo de cómo ellos ven la situación o problema.

12. Variaciones de tormenta de ideas • Analogías /libre asociación de palabras. • Conexiones inusuales son hechas comparando el problema con aparentes objetos ,criaturas o palabras no relacionadas.

13. Variaciones de tormenta de ideas • Tormenta escrita 6-3-5 • Creada por Warfield, puede considerarse algo más sencilla y fácil de controlar que la técnica de tormenta de ideas.

14. ¿Que es la tormenta de ideas 6-3-5? • Método para proveer el tiempo y la estructura a los miembros de los equipos para intensamente producir una gran cantidad de ideas y encontrar conexiones y combinaciones inusuales sobre esas ideas.

15. ¿Que hace la tormenta de ideas escrita: 6-3-5 ? • Estimula la participación y fomenta la capacidad creativa de los participantes en un ambiente relajado. • Ayuda a los equipos de trabajo a manejar adecuadamente el tiempo y producir una gamas de ideas asociadas con la solución de un problema. • Fomenta la creatividad y permite focalizarse en el problema. • Es más consistente y produce mayor sinergia comparada con otras tormentas de ideas.

16. Pasos para desarrollar la tormenta de ideas escrita: 6-3-5 1.Establecer el equipo de trabajo de seis a ocho personas. Preferiblemente de seis.

17. Pasos para desarrollar la tormenta de ideas escritas: 6-3-5 • Definir claramente el problema. • Distribuir a cada miembro una hoja con tres columnas y seis líneas. • Escribir tres ideas en las celdas correspondientes.

18. Pasos para desarrollar la tormenta de ideas escritas: 6-3-5 5. Al concluir el periodo de cinco minutos, pasar su hoja al compañero que se halle a su mano izquierda.

19. Pasos para desarrollar la tormenta de ideas escritas: 6-3-5 6. Repetir los pasos cuatro y cinco hasta que todos hayan participados.

20. Normaspara desarrollar la tormenta de ideas escritas: 6-3-5 • No se permiten comunicación oral entre los miembros. • No se deben criticar las ideas redactadas.

21. Ejercicio 1: Técnica 6-3-5 • El Vector 7: Calidad y Efectividad Institucional dice lo siguiente: • Hacia el 2015 el SUAGM se caracterizará por una cultura de calidad y mejoramiento continuo en todos sus procesos y servicios académicos, estudiantiles y gerenciales. Esta cultura de calidad y mejoramiento estará a su vez fundamentada en un enfoque constante de medición y avalúo de la efectividad de todos sus procesos institucionales. • ¿Qué situaciones existen actualmente en SUAGM que impiden lograr esta meta?

22. Ejercicio 1: Técnica 6-3-5

23. Análisis de las ideas y selección de las mejores • Se revisan todas las ideas. • Se eliminan las que están exactamente duplicadas. • Se tiene que mantener cualquier variación o extensión de la idea. Por ejemplo:Tener los materiales completos a tiempo. • Tener los materiales completos • Tener los materiales • Tener los materiales a tiempo • Como grupo repasar las ideas para clarificarlas. • Obtenga el consenso del grupo de una a tres de las ideas antes de continuar con las próximas. • Refine la lista de las ideas que el grupo trabajará

24. Análisis de las ideas y selección de las mejoresTÉCNICA DE GRUPO NOMINAL • TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL • Es un método mas estructurado que la lluvia de ideas o la votación múltiple, para generar una lista de opciones y reducirla. • Se llama nominal porque durante la sesión el grupo no participa en la cantidad usual de interacción típica de un equipo real. • Útil en situaciones donde los juicios individuales deben expresarse y combinarse para llegar a decisiones que no puede generar una sola persona.

25. Proceso para llevar cabo TGN • Paso 1 • Generación silenciosa de ideas por escrito. • Proceso: • Lea en voz alta la pregunta. • Indique al grupo que escriba en silencio sus ideas brevemente. • Precise que se dispone de 10 a 15 minutos máximo para la dinámica.

26. Proceso para llevar cabo TGN • Paso 2 • Registro de la integración múltiple (¡deas al rotafolios). • Proceso: • Entregar instrucciones claras. • Indique que el objetivo es delinear el pensamiento del grupo. • Explique que las ideas deben ser presentadas en frases breves.

27. Proceso para llevar cabo TGN Paso 2 Continuación • Explique que se tomará ordenadamente una idea de cada uno de los miembros. • Explique que debe evitarse la repetición de conceptos. • Registro mecánico, rápido y efectivo: • Registre las ideas con las palabras utilizadas por cada persona • Ha de ser visible toda la lista, fijándolas en la pared las hojas completas.

28. Proceso para llevar cabo TGN • Paso 3 • Discusión para la aclaración. • discutir cada idea por turno. • Proceso • Defina verbalmente el propósito de este paso. • Aclarar el sentido de los conceptos • Explicar las razones de acuerdo o desacuerdo. • Indicar que los juicios finales se expresarán por votación.

29. Proceso para llevar cabo TGN • Paso 4 • Discusión del voto preliminar • Proceso: • Listar las ideas a ser votadas • Se realiza una breve discusión

30. Proceso para llevar cabo TGN • Paso 5 • Voto final • Proceso: • Cada participante votará siguiendo el criterio establecido previamente, por ejemplo, una escala del 0 al 3 • 0 = sin importancia • 1 = poca importancia • 2 = mediana importancia • 3 = alta importancia • La idea con mayor puntuación es la que tomamos.

31. Ejercicio 2: Técnica de grupo nominal • Del ejercicio número 1 escoja una idea que de acuerdo a su percepción es la más importante. • Presente su selección al equipo. • Haga una lista de todas las selecciones realizadas en el equipo. • Enumere del 1 a N, en donde el uno es la selección menos importante y N la más importante.

32. Ejercicio 2: Técnica de grupo nominal • Sume los puntos asignados a cada selección. • Identifique las tres selecciones más importante hecha por equipo. • Analice en equipo el resultado y determinen si el mismo recoge el sentir del equipo.