Ley Núm. 103 - Impacto y Responsabilidad de las Entidades

1. Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Ley Núm. 103 - Impacto y Responsabilidad de las Entidades Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno - 2007 Sonia N. Méndez Nazario Hedin V. García Guzmán Ayudantes Ejecutivos

2. Ley Núm. 103, Ley para la Reforma Fiscal del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico(25 de mayo de 2006) • Propósitos y aplicabilidad de la Ley • Responsabilidad del control del gasto público • Artículo 10 – Certificación de Información • Artículo 14(d) – Registro de Puestos • Reglamento Núm. 53

3. Propósito de la Ley • Implantar la Reforma Fiscal para reestructurar el presupuesto • Prohibir el uso de deudas para cubrir los gastos operacionales • Reducir del gasto público (prohibición y limitación de éstos) • Asignar responsabilidades y establecer penalidades • Crear de un sistema de contabilidad uniforme • Otros

4. Aplicabilidad • Entidades Gubernamentales de la Rama Ejecutiva cuyo presupuesto se sufraga en todo o en parte con cargo al Fondo General • Disposiciones Especiales para la: • Rama Legislativa • Oficina de Ética Gubernamental • Oficina del Contralor

5. Política Pública establecida • Incorpora mecanismos de control, disminución y rendimiento del gasto público tales como: • Transacciones Electrónicas

6. Presupuesto General de Gastos Aprobación: Mediante las siguientes Resoluciones Conjuntas: • Presupuesto General • Asignaciones Especiales • Asignaciones para la Construcción de Obra Permanente con cargo al Fondo de Mejoras Públicas • y cualquier otra legislación que pueda ser acordada por la Rama Legislativa y la Rama Ejecutiva

7. Cont. Presupuesto General de Gastos • Prohibición uso de deudas y excesos del presupuesto • No se utilizarán mecanismos de financiamiento para cubrir gastos operacionales • No se gastará en exceso a la asignación presupuestaria • Erogación de Fondos Públicos luego de Aprobado el Presupuesto • Certificaciones OGP y Hacienda

8. Cont. Presupuesto General de Gastos • Fondo Presupuestario • Sólo para gastos debidamente aprobados • No se utilizarán asignaciones de este Fondo para cubrir gastos en exceso del Presupuesto • Fondo de Emergencias • No se utilizará para cubrir gastos operacionales recurrentes • Plan estratégico • De 7 años con la petición presupuestaria

9. Responsabilidades a los Funcionarios • Legalidad y Exactitud de Gastos • Penalidades* • Delito menos grave • $1,000 - $5,000 por cada violación • Pagadas por el funcionario en su carácter personal • Acciones disciplinarias por la agencia * Violación a las leyes, reglamentos o normas …

10. Sistema de Contabilidad Uniforme • Hacienda y OGP responsables del diseño de un sistema de contabilidad uniforme • Algunas guías a utilizarse: • Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) • Junta Reguladora de Contabilidad de Gobierno • Ley Núm. 230 Referencia: Artículo 22

11. Certificación sobre información de la entidad • Artículo 10 • Carta Circular OC-07-12 (15 dic 06)

12. Certificación Art. 10 - Radicación No más tarde del 31 de diciembre de 2006

13. Certificación Art. 10 - Contenido • Información año fiscal 2005-06 • Firmada y juramentada por el jefe de la agencia y el director de finanzas • Número de puestos ocupados incluyendo la cuantía total de la nómina • Relación de los servicios profesionales y consultivos • Análisis de las economías o el incremento en gastos • Recomendaciones para realizar economías adicionales

14. Cont. Certificación Art. 10 - Contenido • Medidas objetivas para determinar la eficiencia y efectividad • Los ingresos mensuales recibidos y proyectados, comparados con los ingresos presupuestados • Los gastos mensuales incurridos y proyectados comparados con los gastos presupuestados • Detalle de cualquier instrumento financiero • Párrafo final que disponga que la misma refleja la realidad de todos los ingresos...

15. Carta Circular OC-07-12 Propósitos • Recordatorio sobre la radicación de la Certificación • Indicar que se efectuarán auditorías y referidos a las agencias que correspondan www.ocpr.gov.pr Sección de Cartas Circulares 2006-07

16. Resultado radicación a la OCPR(al 19 de abril de 2007)

17. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPR Al 19 de abril de 2007 Certificaciones recibidas de las Entidades Gubernamentales certificadas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto En adición recibimos 5 de agencias no certificadas por OGP (Voluntarias)

18. Cont. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPR Al 19 de abril de 2007 Cumplimiento con los criterios establecidos en el Artículo 10 de la Ley Núm. 103

19. Cont. Certificación Art. 10 – Radicación en la OCPRCausas incumplimiento en la radicación • Información suministrada año fiscal 2006-07 • No incluyen la información requerida en los criterios • Certificación con las firmas requeridas sin juramentar • Certificaciónsólo con la firma del jefe de la agencia • Gastos presentados en forma global no mensual como es requerido

20. Contacto en la OCPR Sonia Noemí Méndez Nazario Ayudante Ejecutiva División Contralor, Propia Tel. 787-754-3030 ext. 2527 PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069

22. Registro de Puestos • Registro de Puestos: recopilación de los Informes Mensuales que las agencias deben remitir a la OCPR • Artículo 14(d) • Registro en la OCPR • A partir de enero de 2007 • Información mensual de las agencias y corporaciones públicas • Puestos existentes • Puestos ocupados o vacantes • Disponible por Internet

23. Cont. Registro de Puestos • Reglamento Núm. 53, Registro de Puestos, aprobado el 13 de noviembre de 2006 • Disponen las normas que regirán el funcionamiento del Registro de Puestos • Establecen la información a incluirse en los informes mensuales • Carta Circular OC-07-14 de 29 de diciembre de 2006 • Información sobre el Reglamento Núm. 53 • Instrucciones para completar las plantillas y envío a la OCPR • Especificar características de las computadoras a utilizarse para el Registro

24. ¿Cuáles entidades se deben registrar? Todas las agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, cuyo presupuesto se sufraga, en todo o en parte, con cargo al Fondo General (Artículo 2, Ley Núm. 103) • La OCPR exhorta a aquellas entidades que no les aplica las disposiciones del Artículo 2 de la Ley Núm. 103, a que se sometan al mismo escrutinio público de las que sí les aplica. Voluntarias

25. Reglamento Núm. 53 • Varias Disposiciones • Designación por escrito de un Oficial de Enlace y un Sustituto • Uso de los modelos o los formularios que les provea la OCPR • No más tarde de treinta (30) díascalendario luego de concluido el mes correspondiente • Los Informes Mensuales deberán ser certificados como correctos y completos por el Oficial de Enlace y por el funcionario principal de la agencia

26. Cont. Reglamento Núm. 53 Prórrogas: solicitud por escrito • Conservar los Informes Mensuales certificados en original y los documentos complementarios que los fundamenten • No radicar mensualmente los Informes a la Oficina será objeto de hallazgos • La OCPR realizará auditorías especiales en las agencias, dirigidas a verificar la corrección de la información ofrecida

27. Plantilla de Nómina • Presupuesto para al año fiscal:* • General • De nóminas y costos relacionados • Cambios o correcciones durante el mes *clasificado por recursos columnas 13, 14, 16 y 17

28. Cont. Plantilla de Nómina • Desembolsos sobre nóminas y costos relacionados: • De forma acumulada • Cambios o correcciones durante el mes columnas 19 y 20

29. Cont. Plantilla de Nómina • Total a pagar o pagado de: • Bono de Navidad • Exceso de licencias de vacaciones y enfermedad • Beneficios tales como: Bono de Productividad y Bono de Verano • Certificar la información

30. Plantilla de Puestos • Indicar cantidad de puestos: • Ocupados • Vacantes • Creados • Eliminados • Cambios o correcciones durante el mes Por categorías de puestos

31. Cont. Plantilla de Puestos • Indicar cantidad de: • Nombramientos • Separaciones voluntarias e involuntarias • Cambios o correcciones durante el mes • Estadísticas sobre cambios en: • Clasificación de puestos • Licencias sin sueldo y otras • Reportados al Fondo • En destaque

32. 35 (29%) 84 (71%) Entidades Registradas en el Registro de Puestos al 19 de abril de 2007 Por requisito de Ley Núm. 103 Voluntarias Total de entidades registradas 119.

33. www.ocpr.gov.pr

35. Información • Ley Núm. 103 de 25 de mayo de 2006 • Reglamento Núm. 53, Registro de Puestos • Instructivo I-G-2, Sistema de Registros de Puestos en el que se explica como trabajar con las plantillas • Carta Circular OC-07-14 • Video de la Aplicación • Aviso Legal

36. Solicitud de Registro • Hay que estar registrado para acceder al Sistema • Número de Entidad = Número para registro de contratos • Contraseña • Imprime y lo firma el funcionario principal y el Oficial de Enlace. • Se envía por fax al Administrador del Registro de Puesto

37. Solicitud de Registro

38. Modificación de Registro

39. Aplicación Para descargar Plantillas y enviar Informe Mensual

40. Consultas

41. Informe Mensual Enero y Febrero de 2007(al 19 de abril de 2007)

42. Total de radicaciones del Informe Mensual, al 19 de abril de 2007 84% 74% 26% 16% Total de entidades que deben radicar : 126 *Incluye 88 por ley y 38 voluntarias

43. Radicación voluntaria o por requisito de Ley, al 19 de abril de 2007 69% 69% 31% 31% Total de entidades que deben radicar : 126

44. Entidades que no sometieron Informe Mensual, clasificados por voluntarios o por requisito de Ley, al 19 de abril de 2007 73% 75% 27% 25%

45. Entidades que sometieron Informe Mensual a Tiempo, clasificados por voluntarios o por requisito de Ley, al 19 de abril de 2007 67% 68% 33% 32%

46. Entidades que sometieron Informe Mensual Tarde, clasificados por voluntarios o por requisito de Ley, al 19 de abril de 2007 70% 75% 30% 25%

47. Errores Comunes • Al Registrarse como Oficial de Enlace • No envía el Documento de Solicitud de Registro para activarle la cuenta • Al Descargar (Download) las Plantillas • El Oficial de Enlace Sustituto descarga la Plantilla antes que el Oficial de Enlace Principal • No graban la Plantilla en su computadora y las trabajan directamente del Explore

48. Cont. Errores Comunes • Al Completar las Plantillas • No utilizan la versión de Microsoft Excel requerida (2003, SP2) • No han establecido el Nivel de Seguridad para Macros del programa Microsoft Excel en Mediano • No incluyen toda la información requerida • No certifican la Plantilla una vez completada • Al Someter las Plantillas • Las Plantillas no han sido certificadas • Las Plantillas no están cerradas al momento de someterlas

49. Cont. Errores Comunes • Al Someter las Plantillas (Cont.) • Las Plantillas no son válidas (Cut and Paste) • Las Plantillas no corresponden al mes a rendir • Los desembolsos acumulados de nómina descendieron o se mantuvieron igual • Enviaron las Plantillas individualmente • La Plantilla fue enviada en otro formato que no es el de Microsoft Excel

50. Contacto en la OCPR Hedin V. García Guzmán Ayudante Ejecutivo Tel. 787-754-3030 ext. 2751 E-mail: hgarcia@ocpr.gov.pr PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069