La intranet del IGN

1. La intranet del IGN Francisco Javier Sánchez García Instituto Geográfico Nacional

2. Introducción • ECM´s, portales, Intranets • Alternativa tecnológica escogida • La implantación de la intranet • Apéndice Índice La intranet del IGN

3. Poner de manifiesto el papel de una intranet en las organizaciones. • Mostrar el papel de un CMS dentro de una intranet. • Presentación de la alternativa tecnológica escogida para la intranet del IGN. • Mostrar la evolución de la intranet en base a los objetivos cubiertos. Objetivos de la presentación La intranet del IGN

4. Uso creciente de internet como instrumento de comunicación y distribución de información. • Necesidad de gestionar grandes volúmenes de datos • Necesidad de proporcionar mecanismos de comunicación eficiente y efectiva en el interior de las organizaciones. Introducción La intranet del IGN

5. Objetivos que se desean cubrir: • Concentrar el acceso a la Información • Dotar de eficiencia la comunicación • Favorecer la interacción entre miembros de un grupo de trabajo • Posibilitar el control de las actividades de un departamento a través de los flujos de trabajo (workflows) Introducción La intranet del IGN

6. La respuesta del mercado a estas necesidades son un tipo de soluciones que se conocen como Enterprise Content Management (ECM). • Si a esto le añadimos una gestión de usuarios y herramientas para la colaboración entre estos tendremos las líneas maestras de lo que implica una intranet. Introducción La intranet del IGN

7. Una implementación típica de una intranet distingue dos elementos: • Gestor de portales • Gestor de contenidos empresariales (ECM) Introducción La intranet del IGN

8. Un portal es el punto de acceso de los usuarios a los servicios ofrecidos por una organización a través de internet y/ó de su intranet Portales La intranet del IGN

9. Un aspecto uniforme a todos los contenidos y aplicaciones • Gestión de usuarios. Posibilidad de restringir el acceso a ciertos contenidos. • Personalización de los contenidos para distintos grupos de usuarios. • Herramientas de colaboración (foros, wikis, chat, etc) ¿Qué nos aporta un portal? La intranet del IGN

10. Gestión de Contenidos Empresariales es la tecnología empleada para Capturar, Gestionar, Almacenar, Conservar y Distribuir los contenidos y documentos relacionados con los procesos de las organizaciones. ECM La intranet del IGN

11. Disponer de un Repositorio centralizado de contenidos, lo cual facilita la gestión de los mismos (almacenamiento, políticas de copia de seguridad, control del acceso a los datos). ¿Qué nos aporta un ECM? La intranet del IGN

12. Metainformación • Accesibilidad • Motor de búsqueda potente • Workflows ¿Qué nos aporta un ECM? La intranet del IGN

13. Liferay+Alfresco: una apuesta al alza • Amplia implantación • Nivel de integración • A nivel de usuarios • A nivel de estructura organizativa Alternativa tecnológica escogida La intranet del IGN

14. Alternativa tecnológica escogida Gestor de portales Liferay ECM Alfresco Central Authentication Service (CAS) 29/11/2014 Integración a nivel de usuarios La intranet del IGN 14

15. Alternativa tecnológica escogida Dirección General X Subdirección General A Subdirección General B Subdirección General N Comunidad de interés 1 Comunidad de interés 2 Comunidad de interés N 29/11/2014 Formas de agrupar usuarios La intranet del IGN 15

16. Entorno JAVA. • Software de código abierto con soporte comercial (en su versión Enterprise), proporcionado por empresas especializadas españolas. • Funcionalidad comparable a la proporcionada por los ECMs de software propietario analizados. • Basado en estándares abiertos (JSR-170). • Proporciona acceso al repositorio mediante CIFS, FTP y WEBDAV. • Utiliza componentes de software libre ampliamente difundidos (Hibernate,Lucene,...) • Posibilidad de instalación en cluster. ECM: Alfresco La intranet del IGN

17. Software libre. • Ampliamente implantado. • Basado en el estándar Java JSR-168 (actualmente JSR-286) • Facilidad para su integración con Alfresco. • Existen numerosos portlets ya desarrollados para el mismo. • Proporciona herramientas de colaboración Gestor de portales: Liferay La intranet del IGN

18. Fase Inicial: La intranet como repositorio de información corporativa • Siguiente paso: El impulso del trabajo colaborativo • Objetivo final: Automatización de flujos de trabajo La evolución de la intranet del IGN La intranet del IGN

19. La intranet como repositorio de documentación actualizada. Corresponde a una fase inicial de la intranet, la cual funciona como un “kiosco” • Se garantiza la veracidad y validez de los contenidos Paso 1: Repositorio de información La intranet del IGN

20. MDT25 Restitución fotogramétrica Vuelo fotogramétrico MTN50 MTN25 Ortofotos Mosaicos BCN25 Paso 1: Repositorio de información La intranet del IGN

21. Modeloque se pretendeevitar (“Islas de información”, modelo al que se tiendedebido a la naturalezaestanca de los distintosdepartamentos) Elaboración de mapa Web del IGN Aplicaciones geográficas Repositorio de contenidos 1 Repositorio de contenidos 2 Repositorio de contenidos 3 Fase inicial: Repositorio de información La intranet del IGN

22. Problemasque se evitantrasestaprimerafase: • Informaciónredundante • Dificultad de mantener la informacióndebidamenteactualizada en todos los repositorios Fase inicial: Repositorio de información La intranet del IGN

23. La intranet como groupware (el impulso del trabajo colaborativo) • Groupware se refiere al conjunto de programas que integran el trabajo de usuarios con un objetivo común. Es lo que llamamos “comunidades de interés” Paso 2: Trabajo Colaborativo La intranet del IGN

24. La intranet debe aportar funcionalidades útiles a aquellos equipos de trabajo que funcionan de modo cooperativo. • Ventajas • Repositorio de documentación • Sistema centralizado de avisos • Foros, hilos de discusión Paso 2: Trabajo Colaborativo La intranet del IGN

25. Factores críticos • La organización • Los usuarios Paso 2: Trabajo Colaborativo La intranet del IGN

26. La organización • Fuertemente jerarquizada y burocratizada. • Se ajusta al modelo “Catedral” mientras que los CMS pretenden optimizar las ventajas de un modelo “Bazar” (La Catedral y el Bazar es un ensayo a favor del software de código abierto escrito por el Eric S. Raymond en 1997) • El “Bazar” precisa de usuarios, si no comprometidos, al menos no abiertamente hostiles. Paso 2: Trabajo Colaborativo La intranet del IGN

27. Los usuarios • Tener en cuenta la media de edad/grado de motivación • Preguntas a las que debemos dar respuesta • ¿Qué es esto? • ¿Qué gano yo con esto? Paso 2: Trabajo Colaborativo La intranet del IGN

28. Un proceso de gestión documental no es más que un conjunto de pasos o tareas ordenados en una secuencia. Cada una de las tareas está asignada a una persona o grupo de personas y el sistema sabe qué tiene que hacer cuando se termine la tarea (por supuesto, puede hacer cosas distintas en función del resultado de la tarea) Paso 3: Flujos de trabajo La intranet del IGN

29. Supone un paso importante desde el punto de vista de la dirección de un departamento. El CMS pasa a ser una pieza clave el día a día del departamento ya que es un auténtico controlador de los procesos que en el se definan. Paso 3: Flujos de trabajo La intranet del IGN

30. Ejemplo de workflow Paso 3: Flujos de trabajo La intranet del IGN

31. Paso 3: Flujos de trabajo Entrega Recibido Plot 1 OK Plot 1 FME OK FME Revisión Temática Revisión Toponimia Revisión Comunicaciones Envío Delegaciones Revisión General Recepción Delegaciones 1 • Ejemplo de workflow 29/11/2014 La intranet del IGN 31

32. Tendencias actuales • El estandar CMIS • Integración con las webs sociales • Desarrollos en la nube (cloudcomputing) Apéndice 1 La intranet del IGN

33. Apostar por la interoperabilidad (El estandar CMIS) • Content Management InteroperabilityServices (CMIS) es una especificación para mejorar la interoperabilidad entre CMS . Ha sido aprobada por OASIS (OASIS SpecificationonMay 1, 2010). Define un conjunto de metadatos y servicios genéricos que deben proveer los CMS que adopten este estandar Apéndice 1: El estandar CMIS La intranet del IGN

34. Integración con webs sociales • Muchos empleados ya están involucrados en una cultura 2.0 que adquieren fuera y quieren introducir en las empresas. • Publicación de contenidos en redes sociales, integración de usuarios de facebook, twitter Apéndice 1: Redes sociales La intranet del IGN

35. ¿Es adecuada para la administración? • Responsabilidad de custodia • Ley 11/2007. Artículo 31. Archivo electrónico de documentos. 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos Apéndice 1: Cloud computing La intranet del IGN

36. El alcance de los ECM´s va mas allá de ofrecer un repositorio centralizado de documentos. • Combinado con un gestor de portales ofrece la infraestructura para facilitar el trabajo colaborativo • En última instancia puede incluso llegar a ser el instrumento que coordine los procesos de un departamento a través de los workflows Conclusiones La intranet del IGN

37. Conclusiones • El éxito de un CMS se va a medir en la medida en que es utilizada por los usuarios. • Esto precisa de un estímulo constante por parte de la dirección del departamento 29/11/2014 La intranet del IGN 37