Göteborgs universitet förnyas Implementering av ny administrativ organisation och nytt arbetssätt Information till alla

1. Göteborgs universitet förnyasImplementering av ny administrativ organisation och nytt arbetssättInformation till alla medarbetare i september 2012 Göteborgs universitet förnyas – implementering

2. Presentationsagenda • GU förnyas – hur då och varför? • Vad händer just nu och fram till årsskiftet? • Hur går bemanningen till? • När har vi ställt om till ny organisation? • Ekonomi och effektivisering – hur? • Är allt klart den 1/1-2013? • Frågestund Göteborgs universitet förnyas – implementering

3. Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg • Vision 2020 – handlingslinjer och prioriteringar för perioden 2013–2020 • Ny arbetsordning och ny delegationsordning från och med 1 juli 2012 • Ny funktionell administrativ organisation och nytt arbetssätt på plats i januari 2013 Göteborgs universitet förnyas – implementering

4. Vision och mål Beställning Direktiv Utförande Begäran om åtgärd Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande Verksamhet PERSPEKTIV Mål Strategier Styrmodell Policies Kultur LEDNING OCH STYRNING Linje Forum Roller Individ/kompetens ORGANISATION Leverantör Kund PROCESS Input Output Abc... STÖD Göteborgs universitet förnyas – implementering

5. Antal institutioner 2006–2013:5744 37 Nya ledningspersoner 1/7-2012: 8 dekaner varav 3 nya37 prefekter varav 16 nya Göteborgs universitet förnyas – implementering

6. Maj-sep 2011 A-D Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt gällande arbetsordning och delegationsordning samt funktionell administrativ organisation 1/7 2012 Input Okt-dec 2011 Utforma Arbetsordning • Resultat • Nya dekaner • Nya prefekter • Resultat • Arbetsordning • Delegations-ordning • Resultat • Beskrivning av framtida gemensamma arbetssätt • Definition av kompetenskrav Input Okt 2011- apr 2012 Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav 1/1 2013 Input Höst 2012 Vår-sommar 2012 • Resultat • Insikt om respektive förändringsresa • Acceptans • Detaljerad plan för hösten Mar-apr 2012 Implementering • Resultat • Beskrivning av framtida administrativ funktionell organisation och forum Etapp 2,5 Utforma struktur för den administrativa organisationen • Resultat • Nytt arbets-sätt • Ta emot resultaten • Bedöma resursbehov i processerna • Genomföra riskanalys • Specificera respektive nuläge • Definiera eventuellt kompetensgap • Utforma modell för bemanning • Realisera Apr-maj 2012 Specificera befintlig kompetens • Resultat • Beskrivning av befintlig kompetens Göteborgs universitet förnyas – implementering

7. Syfte och kännetecken • Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar • Ändamålsenliga samordningsfunktioner • Effektiva ledningsfunktioner • Stöd till processorienterat arbetssätt • Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet • Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser • Dessa förutsättningar samt beslutad arbetsordning och delegationsordning samt rektors beslut om principorganisation gäller som ”checklista” för resursdimensioneringar och avgränsningar mellan olika administrativa nivåer Göteborgs universitet förnyas – implementering

8. Universitetsledning Implementerings-organisation Ledningsrådet Referensgrupp5 prefekter Samordningsledare Samordningsgrupp • Samordningsforum • Förvaltningschef/samordningsledare • Kanslichefer/samordnade chefer Fakultet Kanslichef Administrativ organisation Införandegrupper Fakultet Kanslichef Fakultet Kanslichef Gemensamma förvaltningen Modell för bemanning INFRA STAB FUS PEM Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Information och utbildning Göteborgs universitet förnyas – implementering

9. Tid- och aktivitetsplan för implementeringen Genomfört före sommaren • Avstämning i ledningsrådet 2/5 • AC/KC-möte 4/5 • Information om kompetenskartläggningen till alla chefer 9/5 • Kompetenskartläggningen genomförs 14/5-27/5 • Alla införandegrupper bemannande och startade senast 15/5 • Nulägesanalys av resurser och kostnader 22/5 • Informationsmöten till chefer och medarbetare 16/5, 21/5 och 28/5 • Samordningsforum har sitt första möte 29/5 • Resultat av kompetenskartläggningen • Rektors chefs- och prefektmöte 11/6 • Införandegrupper detaljerar organisationsförslaget senast 20/6 • Resursbedömningar enligt organisationsförslaget senast 20/6 • Informations- och dialogmöten för tillträdande prefekter m.fl. 13/6, 14/6, 18/6, 19/6, 20/6, 21/6 – 7 tillfällen Göteborgs universitet förnyas – implementering

10. Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning • Kommunikationsarbetet i den nya organisationen • MBL-samverkan om bemanning m.m. • Tjänstebenämningar i den nya organisationen • Normerande beslut succesivt från och med 1/7 • Samordna stödprocesser och administrativ organisation • Resursdimensioneringar klara 14/9 + kvarvarande utestående frågor • Bemanningsarbete startar i slutet av september • Rektorsbeslut om ny administrativ organisation i oktober • Beslut om processverktyg och processansvariga i oktober för fortsatt utveckling av stödprocesser • Ledar- och kompetensutvecklingsinsatser startar i augusti/september • Lokala arbetsmiljökommittéer klara med riskanalyser 24/9 Göteborgs universitet förnyas – implementering

11. Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning • Chefsseminarium 10-11/9 • Utbildningspaket för olika roller successivt framtagna i oktober • Bemanningsarbetet fortsätter september–oktober • Budgetarbetet för 2013 påbörjas september/oktober • E-handelssystem implementeras med start i oktober • Instrument för kostnadskontroll tas fram senast i december 2012 • Slutrapport från implementeringsprojektet till rektor i december Göteborgs universitet förnyas – implementering

12. Information och kommunikation • Fortsatt information och nyheter via www.gu.se • Fortsatt informationvia rektors nyhetsbrev • E-postadress direkt till samordningsgruppen gufornyas@adm.gu.se • Informationsbrev till alla chefer och införandegrupperna en gång per vecka • Informationsmöten för chefer och administrativ personal har genomförts under maj – fem tillfällen 16/5, 21/5, 28/5 • Tillgänglighet för prefekter och dekaner m.fl. efter 11/6 • Möte med alla införandegrupper 5/9–17/9 • Ytterligare informationsmöten för all personal under hösten 2012: 17/9,19/9, 20/9, 24/9, 26/9 Göteborgs universitet förnyas – implementering

13. Hur går bemanningen till? Göteborgs universitet förnyas – implementering

14. Gruppen hanterar förslaget med en övergripande överblick och informerar de fackliga organisationerna. Bemannings- och omdisponeringsbehov anmäles till ”bemanningsgruppen”. Gemensamma förvaltningen • Flera alternativ: • Komptensutveckling • Intern annonsering • Extern annonsering • Kompetenskartläggningen • Förhandlingar • Annat Rutin för transparent bemanning Fakultet • Övrigt t ex: • Medarbetarportalen • Introduktions-/utvecklingsåtgärd • Till dekan för beslut om extern annonsering Institution Omdisponering inom Institutionen/motsvarande. Institutionen/motsvarande ansvarar för formalia. Göteborgs universitet förnyas – implementering

15. Kompetenskartläggningen • Resultat • 1 234 besvarade enkäten av 1 961 mottagare (63 %) • Flest svar från Handelshögskolan (82 %) • Utbildningsnivå: eftergymnasial utbildning inkl. forskarutbildning (77 %) • Intresse av andra arbetsuppgifter (31 %) • Intresse av att byta arbetsplats (26 %) • Genom kompetensutveckling (43 %) • Vill inte ta ställning nu (42 %) • Används till utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare samt som underlag i det fortsatta bemanningsarbetet. Göteborgs universitet förnyas - implementering

16. Bemanningsgruppen • 41 vakanser är anmälda varav 15 är visstidsanställningar 4 allmän administration 9 chefer 10 inom ekonomiområdet 2 inom kommunikationsområdet 11 inom utbildningsområdet • Det har skett några införhandlingar som inte är inne i systemet ännu • 2 personer har anmälts disponibla för annat arbete Göteborgs universitet förnyas – implementering

17. Tjänstebenämningar • Utredningen om tjänstebenämningar är slutförd • Cirka 180 titlar totalt • Ska MBL-förhandlas innan tillämpning Göteborgs universitet förnyas – implementering

18. Exempel på tjänstebenämningar Institution Administrativ assistent Administrativ chef Administrativ samordnare Administratör Alumnadministratör Ekonom Ekonomiadministratör Ekonomiansvarig Ekonomiassistent Ekonomihandläggare Forskarutbildningsadministratör Forskarutbildningshandläggare Forskarutbildningssamordnare Forskningsadministratör Forskningsadministratör Forskningshandläggare Handläggare Fakultetskansli Administrativ assistent Administratör Alumnadministratör Antagningshandläggare Ekonom Ekonomiadministratör Ekonomicontroller Ekonomihandläggare Evenemangssamordnare Forskarutbildningsadministratör Forskarutbildningshandläggare Forskarutbildningssamordnare Forskningsadministratör Forskningsadministratör Forskningshandläggare Forskningssamordnare Handläggare Internationell handläggare Kanslichef Karriärvägledare Kommunikationsansvarig Kommunikationssamordnare Kommunikatör Kvalitetssamordnare Miljösamordnare Personalhandläggare Programadministratör Programsamordnare Projektadministratör Projektledare Projektsamordnare Statistiker Utbildningsadministratör Utbildningshandläggare Utbildningssamordnare Utredare Webbadministratör Webbutvecklare Verksamhetscontroller Internationell handläggare Karriärvägledare Kommunikatör Likabehandlingssamordnare Miljösamordnare Personaladministratör Personalhandläggare Projektadministratör Projektassistent Projektledare Projektledare bitr Receptionist Studieadministratör Studievägledare Utbildningsadministratör Utbildningshandläggare Utbildningssamordnare Webbadministratör Webbredaktör Listningen ovan är inte uttömmande Göteborgs universitet förnyas – implementering

19. När har vi ställt om till ny organisation? • Beslut om övergångshantering gäller 1/7-2012 och längst till 31/12-2012 • Lokalfrågorna (Campus, Servicecenter) – arbete pågår • IT-styrelse och beställarutskott för IT-verksamheten • Utbildningsnämnden på plats i början av höstterminen Göteborgs universitet förnyas – implementering

20. Förändringsarbetet vid Göteborgs universitet Framtidagemensammaarbetssätt Nuvarandesituation Nuvarandesituation Nuvarandesituation Nuvarandesituation Nuvarandesituation Nuvarandesituation Nuvarandesituation Göteborgs universitet förnyas – implementering

21. Ekonomi och effektivisering – hur ? • Utgångspunkt: Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser • Hantera införande och övergångskostnader under 2013 och till vissa delar under 2014 • Ökade kostnader på institutionsnivån • Minskade kostnader på fakultetsnivån • Ökade kostnader på den universitetsgemensamma nivån som främst är av övergångskaraktär • Styrelsebeslut att de administrativa kostnaderna ska minska med 10 mnkr oavsett organisatorisk nivå • Mera ändamålsenliga samordningsfunktioner ska ge ökad effektivitet och lägre OH-kostnader Göteborgs universitet förnyas – implementering

22. Facklig medverkan i institutionsrådet 7.1.1 Institutionsrådets sammansättning, utseende och mandatperiod Institutionsrådet ska ha minst nio och högst elva ledamöter där en majoritet av ledamöterna är vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta. Prefekten ska vara ordförande i institutionsrådet. Studenterna ska utse två till tre ledamöter beroende på det totala antalet ledamöter. Fackliga företrädare ska ha närvaro- och yttranderätt. (……) Läge • De fackliga organisationerna arbetar på att lösa detta • Ingen planerar permanenta företrädare för varje institution • Olika alternativ: Fackliga företrädare inom fakultetsområdet kan komma till vissa möten Fackliga företrädare utanför fakultetsområdet kan komma till vissa möten • Nya administrativa rutiner betr. kallelser etc. för arbetsgivaren/institutionen Göteborgs universitet förnyas – implementering

23. Hantering av MBL • Ett regelverk håller på att färdigställas • MBL-ansvaret förläggs till där beslutet fattas vilket innebär en viss förskjutning till institutionen • Samordnade förhandlingar på fakultetsområdesnivå. Resurs på fakultetskansliet • Viss ansvarsformalia måste analyseras • Kommer att påverka administrationen av kallelser, protokoll etc. Göteborgs universitet förnyas – implementering

24. Är allt klart den 1/1-2013 ? • Ny administrativ organisation implementerad 1/1-2013 • Ansvariga chefer fortsätter att driva verksamhetsutveckling och utveckla effektiva arbetsprocesser m.m. • Fortsatt utveckling av nytt arbetssätt, rutiner, processer och systemstöd Göteborgs universitet förnyas – implementering

25. Vart vänder jag mig för mer information eller frågor? • Projektet har en webbsida där mycket information kan hämtas:www.vision2020.gu.se/strategiska-projekt/Organisationsarbete/ • Vissa frågor som uppstår kan ha sin lösning i lokala förutsättningar. Du hänvisas därför till din närmaste chef och/eller ordföranden i införandegruppen (normalt kanslichefen) • Vissa frågor kan kanaliseras via arbetsplatsens arbetsmiljöombud eller din fackliga organisation • Mår du dåligt och behöver t ex samtalsstöd kan du vända dig till Previa. Anmäl gärna detta till din chef som då får kännedom om situationen och kan påverka tidsbeställningen hos Previa • Välkommen att maila frågor till gufornyas@adm.gu.se Göteborgs universitet förnyas – implementering

26. Frågor Innehåll • Inledning • Stödprocess; exempel Utbildningsadministration • Processöversikt • Nivå 1-beskrivning • Nivå 2-beskrivning • Administrativ organisation; förslag • Institution • Fakultet • Gemensamma förvaltningen, struktur • Gemensamma förvaltningen, arbetssätt • Allmänt om implementeringen Göteborgs universitet förnyas – implementering