ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI STRATEJİK PLANI (2013 / 2017)

1. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI STRATEJİK PLANI (2013 / 2017)

2. MEVCUT DURUMUMUZ

3. LİSANS PROGRAMLARINA İLK 15.000 İÇİNDE YERLEŞEN ÖĞRENCİ SAYILARI

4. LİSANS PROGRAMLARINA İLK 3 TERCİHE GÖRE YERLEŞEN ÖĞRENCİ SAYILARI

5. YILLARA GÖRE ÖĞRENCİ SAYILARI

6. YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİ SAYILARI

7. YILLARA GÖRE MEZUN SAYILARI

8. YILLARA GÖRE AYRILAN ÖĞRENCİ SAYILARI

9. YILLARA GÖRE EĞİTİM-ÖĞRETİM PROGRAMLARI (BİRİNCİ ÖĞRETİM)

10. YILLARA GÖRE EĞİTİM-ÖĞRETİM PROGRAMLARI (İKİNCİ ÖĞRETİM)

11. YILLARA GÖRE EĞİTİM-ÖĞRETİM PROGRAMLARI (BİRİNCİ-İKİNCİ ÖĞRETİM)

12. BİRİMİN ÖRGÜT YAPISI

13. BİRİMDE VERİLEN HİZMETLER Daire Başkanlığımız, • 280 m2 alanda, • 14 kadrolu memur, 2 geçici işçi statüsünde 16 personelle, • 15 masaüstü ve 1 taşınabilir bilgisayar, 1 fotokopi makinesi, 1 faks, 1 tarayıcı, 4 yazıcıdan oluşan teknolojik donanımla; Eğitim birimleri öğrenci işleri personeline, öğrencilere, OBİS kullanıcılarına ve diğer paydaşlara; yönetmelik/yönerge, mevcut durum, OBİS kullanımı, öğrenci belgesi, diploma ve ekleri gibi konularda bilgi-belge hizmetleri vermesi yanında yönetmelik/yönerge ve eğitim-öğretim rehberinin hazırlaması, kesin kayıt, kayıt yenileme, yatay ve dikey geçiş, öğrenci değişim programları, Eğitim Öğretim Komisyonu Sekretarya hizmetleri, Seçmeli Ders Havuzu işlemleri, yabancı uyruklu öğrenci işlemleri, katkı payı/ öğrenim ücreti işlemleri, burs/kredi işlemleri, istatistiki bilgiler ve raporlama işlemleri, mezuniyet töreni işlerini yapmakta ve Üst Yönetim tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmektedir.

14. GÜÇLÜ YÖNLERİMİZ • Gelişme ve değişmelere açık olmamız • Çalışanlarımızın iş akış takvimine titizlikle uyması • Kanunlara ve yönetmeliklere uyulması • Öğrenci Otomasyon programının olması • Öğrenci memnuniyetinin ön planda tutulması • Talep ve isteklerin kısa sürede sonuçlandırılması • Diplomaların, mezuniyetten kısa süre sonra düzenlenmesi • Takım çalışması yapılması

15. ZAYIF YÖNLERİMİZ • Eğitim birimlerinin dağınık olması • Çalışma ortamının fiziki mekân açısından yetersiz ve tehlikelere açık olması • Sekreterlik ve yazı işlerini yürütecek donanımlı kadrolu personelin olmaması • Personel iş yükünün fazla olması • Daire Başkanlığı ve birim öğrenci işleri bürosu personelinin sıklıkla yer değiştirmesi • Eğitim birimlerince OBİS’in gerektiği gibi kullanılamaması • Daire Başkanlığı ve birim öğrenci işleri personelinin, çalışma alanına giren konularla ilgili toplantı, seminer vb. hizmet içi eğitimlere katılamaması • İş hacmindeki gelişmeler karşısında OBİS’in, başkanlığımızın tüm gereklerini yerine getirecek düzeyde olmaması • Af kanunları ile gelen sorunlu öğrenciler nedeniyle iş yükünün artması • Yönetmelik, yönerge ve ders programı değişikliklerinin sık aralıklarla yapılması • Öğrenci danışmanlarının, ders kayıtlarına gereken önemi vermemesi • Personelin kadrosunun bulunduğu yerde görev yapmaması

16. FIRSATLAR • Merkez Yerleşkede çalışanların servis olanaklarının bulunması • Öğrencilerin yurt olanaklarının yerleşkelere yakın olması • Yerleşkelerin doğa ile iç içe olması • Üniversitemizin AB uyum programına ilişkin çalışmalarını hızlandırması • Üniversitemize ait bir hastanenin olması • Üniversitemize ait sosyal tesislerin bulunması • Sosyal-kültürel faaliyetler için Kongre Merkezinin bulunması

17. TEHDİTLER • Öğrenci affına ilişkin yasaların sıklıkla kabul edilmesi • Yönetmelik, yönerge ve ders programı değişikliklerinin sık aralıklarla yapılması • Fiziki ortamın dış tehlikelere açık olması • Güvenlik önlemlerinin yetersizliği • Teknolojik donanımla ilgili teknik destek yetersizliği • OBİS ile ilgili gerekli donanımsal ve yazılımsal altyapının güçlendirilmemesi • Mevzuat değişiklikleri nedeniyle birimlere ana faaliyet alanları dışında iş yüklerinin gelmesi

18. MİSYONUMUZ Eğitim birimleri ile eşgüdüm sağlayarak planlanan eğitim-öğretim sürecinin düzenli bir şekilde yürütülmesini gerçekleştirmek; öğrencilere, mezunlara, öğretim elemanlarına ve ilişkide olduğumuz kurumlara bilgi ve belge hizmeti sunmak. VİZYONUMUZ Sürekli gelişen bilgi ve teknolojileri kullanarak, güler yüzlü bir ifade ile güvenli ve mümkün olan en hızlı şekilde bilgi ve belge hizmeti sunan; öğrenci, öğretim elemanı ve personelin memnuniyetini ön plana çıkaran, ülke çapında örnek ve farklı bir birim olmak. BİRİMİN GELECEĞİ TEMEL DEĞERLERİMİZ • Etik değerlere bağlılık • Takım bilinci • Sorumluluk bilinci • Etkili İletişim • Kaliteli Hizmet • Katılımcılık

19. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 1Tüm öğrencilerin kayıt yenileme işlemlerini internet üzerinden yapmalarını sağlamak. Hedef 1.1 OBİS alt yapısını güçlendirerek kullanıcı sayısının % 100’e çıkmasını sağlamak. Stratejiler (1) Kullanıcı sayısı ve iş yükü ile ilgili olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığına bilgi vermek. (2) Konunun çözümü için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile işbirliği içerisinde çalışmak.

20. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 1Tüm öğrencilerin kayıt yenileme işlemlerini internet üzerinden yapmalarını sağlamak. Hedef 1.2 OBİS/ENSBİS üzerinden kayıt yenileyen öğrenci sayısını % 100’e çıkmasını sağlamak. Stratejiler (1) Ders programlarında yer alan derslerin, sisteme tam ve doğru olarak tanımlanmasını sağlamak. (2) Zorunlu, program seçmeli ve ders havuzu seçmeli ders gruplarının oluşturulmasını sağlamak. (3) Kayıt yenileme işlemleri ile ilgili bilgilendirmeleri internet ortamında yapmak. (4) Öğrencilerin ders seçimlerini yapmaları ve danışman öğretim elemanlarınca onaylanmasını sağlamak.

21. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 1Tüm öğrencilerin kayıt yenileme işlemlerini internet üzerinden yapmalarını sağlamak. Hedef 1.3 Hatalı ders kayıt formu düzenlenme oranını % 5’e indirmek. Stratejiler (1) OBİS’in en az hata ile çalışması için gerekli önlemleri almak. (2) Danışman öğretim elemanları ve öğrencilerin etkin bilgilendirilmesini sağlamak.

22. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 2Kesin kayıt işlemlerinin internet üzerinden yapılmasını sağlamak. Hedef 2.1 Öğrencinin % 98’inin kesin kayıt işlemini internet üzerinden yapmasını sağlamak. Stratejiler (1) Özel yetenekle öğrenci alan programlara kayıt hakkı kazanan öğrencilerin ilk kayıt işlemlerini sistem üzerinden yapmalarını sağlamak. (2) Kesin kayıt hakkı kazanan yabancı uyruklu öğrencilerin ilk kayıt işlemlerini sistem üzerinden yapmalarını sağlamak. (3) Bilgilendirme çalışmalarının etkinliğini arttırmak.

23. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 3 Hizmet verimliliğini ve kalitesini arttırmak. Hedef 3.1. Daire Başkanlığı ve birimöğrenci işleri personelinin iş verimliliğini arttırmak. Stratejiler (1) Daire Başkanlığı ve birim öğrenci işleri personelinin en az yılda bir kez OBİS-ENSBİS kullanımı konusunda eğitim almalarını sağlamak. (2) Daire Başkanlığı ve birim öğrenci işleri personelinin çalışma alanına giren konularla ilgili toplantı, seminer vb. hizmet içi eğitimler düzenlemek. (3) Konu ile ilgisine göre görevlendirilecek personelin, ADIM Üniversiteleri ve bu alanda hizmet veren kamu ve özel sektör kuruluşları tarafından düzenlenen toplantı, seminer ve eğitim programlarına katılımını sağlamak.

24. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 3 Hizmet verimliliğini ve kalitesini arttırmak. Hedef 3.2 Öğrenci işleri ile ilgili bütün işlemlerin OBİS üzerinden yapılmasını veya rapor olarak alınmasını sağlamak. Stratejiler (1) Diploma, geçici mezuniyet belgesi ve ilişik kesme belgesi üzerinde bulunan tüm imzaların dijital ortamda basılmasını sağlamak. (2) OBİS personeli ile birlikte program geliştirilmesine yönelik konuları belirlemek. (3) Belirlenen konularla ilgili çalışmaları OBİS üzerinden takip etmek. (4) OBİS programı yazılım gurubu ve OBİS Koordinatörlüğü personel sayısının arttırılmasını sağlamak. (5) Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile koordineli olarak çalışmak.

25. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 3 Hizmet verimliliğini ve kalitesini arttırmak. Hedef 3.3 Bologna süreci kapsamında eğitim verilen birim mezunlarının tümüne “Diploma Eki” verilmesini gerçekleştirmek. Stratejiler (1) Lisansüstü programlara ilişkin derslerin AKTS kredileri ve İngilizce karşılıkları ile birlikte ENSBİS’e yüklenmesini sağlamak. (2) Ön lisans programlarına ilişkin derslerin AKTS kredileri ve İngilizce karşılıkları ile birlikte OBİS’e yüklenmesini sağlamak. (3) OBİS/ENSBİS üzerinde gerekli çalışmaları tamamlamak.

26. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 3 Hizmet verimliliğini ve kalitesini arttırmak. Hedef 3.4 Bologna Süreci kapsamında “Diploma Eki Etiketi’’ ve “AKTS Etiketi” alarak Üniversitemizin uluslararasılaşma düzeyini arttırmak. Stratejiler (1) Lisansüstü ve lisans eğitimi veren programların tamamında Diploma Eki verilmesini sağlamak. (2) Eğitim verilen tüm birimleri kapsayan Üniversitemiz AKTS Bilgi Paketi çalışmalarını tamamlamak. (3) Dış İlişkiler Ofisi ile koordineli çalışarak Diploma Eki Etiketi ve AKTS Etiketi başvurusunda bulunmak.

27. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 3 Hizmet verimliliğini ve kalitesini arttırmak. Hedef 3.5 Değişim programları ile ulusal ve uluslararası hareketliliği arttırmak. Stratejiler (1) Eğitim verilen tüm birimleri kapsayan Üniversitemiz AKTS Bilgi Paketi çalışmalarının tamamlanmasını sağlamak. (2) Öğrencilerimizin yabancı dil eğitimi seviyesinin yükseltilmesini sağlamak. (3) Üniversitenin yurt içi ve yurtdışında tanınırlığının arttırılmasını sağlamak.

28. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 3 Hizmet verimliliğini ve kalitesini arttırmak. Hedef 3.6 Üniversiteninyabancı uyruklu öğrenciler tarafından tercih edilebilirliğini arttırmak. Stratejiler (1) Üniversitemiz bünyesinde Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi oluşturulması ve yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili her türlü işlemin bu ofis tarafından yürütülmesini sağlamak. (2) Yabancı uyruklu öğrencilere yönelik yurtiçi ve yurtdışı eğitim ve tanıtım fuarlarına katılım sağlamak. (3) Üniversite İngilizce WEB sitesinin yeniden yapılandırılmasını sağlamak. (4) Yurt dışı Eğitim Ataşelikleri ile iletişim kurulmasını sağlamak. (5) Yabancı dilde eğitim verilen programların açılmasını sağlamak. (6) Yabancı uyruklu öğrencilerden alınacak ücretlerin, Bakanlar Kurulu tarafından belirlenen asgari tutarlar düzeyinde belirlenmesini sağlamak.

29. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 3 Hizmet verimliliğini ve kalitesini arttırmak. Hedef 3.7 Yeni personel ihtiyacının karşılanmasını ve Daire Başkanlığı personel yapısının devamlılığını sağlamak. Stratejiler (1) Daire Başkanlığımız Planlama Şube Müdürlüğüne 1 şef, 1 memur, Eğitim-Öğretim Şube Müdürlüğüne 1 şef, OBİS Koordinatörlüğüne1 memur, yazı işleri bürosuna 1 memur olmak üzere toplam 5 personelin görevlendirilmesini sağlamak.

30. AMAÇ, HEDEF, STRATEJİLER ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ AMAÇ 3 Hizmet verimliliğini ve kalitesini arttırmak. Hedef 3.8 Eğitim-öğretim faaliyetlerine ilişkin yürütülen iş ve işlemlerin % 100 oranında, belirlenen zamanda yapılmasını sağlamak. Stratejiler (1)Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Akademik Takvimine uygun olarak Üniversitemiz Çalışma Takvimini hazırlamak. (2) Çalışma Takvimi doğrultusunda Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Birim Öğrenci İşleri, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ortak İş Akış Planı’nı hazırlamak. (3) İlgili birimlere Çalışma Takvimi ve İş Akış Planı’nın dağıtımını yapmak. (4) İş ve işlemlerin zamanında yapılmasını sağlamak.

31. TEŞEKKÜRLER