MLL FAQ rapide

1. MLL FAQ rapide Foire aux questions rapide pour les utilisateurs de My Learning Link

2. Sommaire • Comment effectuer une recherche dans le catalogue ? • Comment trouver des informations sur le contenu de la formation? • Comment s’inscrire à une session de formation ? • Comment inscrire (affecter) un collaborateur sur une session ? • Comment valider une demande de formation dans l'outil (avec du DIF par exemple)? • Comment demander un nouveau mot de passe si le précédent est oubliée ? • Comment accéder et générer un rapport dans MLL? • Processus self service manager et salarié, DIF et non DIF ? • Quelle est l’idée des listes d’attente - CourseWaitlist? • Comment demander une formation non existant dans MLL ? • Est-il possible de supprimer une demande / inscription à une formation ? • Quoi faire si le salarié est enregistré à un événement au lieu d'une session ? • Pour des questions supplémentaires, contactez le support RH. Cliquez sur l'icône en face de la question pour voir la réponse, et sur pour revenir au sommaire

3. MLL FAQ rapide Comment effectuer une recherche dans le catalogue ?

4. Effectuer une recherche dans le catalogue 2 1 3 • Trois chemins permettent de rechercher un cours dans le catalogue: • et menu “Recherche globale” • menu “Parcourir des formations” 1 2 3

5. Effectuer une recherche – Recherche globale • Il vous est possible d’affiner la recherche et filtrer par : titre, description, matière (domaine), fournisseur, mot clé (recommandé), langue, emplacement, compétence • Nota: • Pour voir les événements (formations) disponibles dans le catalogue français, nous vous conseillons de toujours filtrer sur la langue « Français (France) ».

6. Effectuer une recherche – Parcourir les formations • Vous pouvez effectuer une recherche par : • 1. Matières • 2. Type • Cours en ligne = e-learning • Événement = formation en présentiel • Parcours = cursus de formations associant présentiel et/ou e-learning • Ressource = certifications académies 1 1 2 2 Attention : Parcourir des formations (Browse for training ) n'offre pas la possibilité d'affiner la recherche par langue. Pour cela et pour d'autres filtres, utilisez la recherche globale. Sommaire

7. MLL FAQ rapide Comment trouver des informations sur le contenu de la formation ?

8. Comment trouver des informations sur le contenu de la formation ? Event • Cliquer sur le titre de l’évent pour avoir accès aux infos suivantes : • Description du cours • Nombre d’heures de formation • -Sessions disponibles

9. Comment trouver des informations sur le contenu de la formation ? Session • Cliquer sur la Session disponible pour avoir accès aux infos suivantes : • Prix ​​par participant pour la session • Nombre d’heures de formation • -Dates pour la session Sommaire

10. MLL FAQ rapide Comment s’inscrire à une session de formation ?

11. Comment s’inscrire à une session de formation ? 1. Cherchez la formation 2. Dans l’onglet sessions (en bas de page) vous trouverez la session « Course waitlist » ouverte à l’enregistrement. 3. Cliquez sur Demander  « Demander » 4.Sélectionner le Dispositif de formation (Typologie). - Cliquer sur « Soumettre » Sommaire

12. MLL FAQ rapide Comment inscrire un collaborateur sur une session ?

13. Comment inscrire un collaborateur sur une session ? • Dans les détails de la formation, vous trouverez l’onglet sessions en bas de la page. • En cliquant sur la session « Course waitlist » , vous pouvez voir les détails de la session (durée, coût, emplacement). • Nous attirons votre attention sur le fait qu'il ne faut pas retenir les dates renseignées pour les sessions « Course waitlist » (fin d’année). Ce ne sont pas des dates réelles et une fois les salariés inscrits, ils seront placés, par l’équipe PASS, dans une session définitive, qui aura une date réelle, la plus adaptée aux objectifs de la formation et aux besoins opérationnels. • 1. En tant que manager, pour affecter une session, cliquer sur le menu Demander  Affecter Attention: Veillez à ne pas affecter un collaborateur directement sur l’évènement mais sur la session (en bas de page) X 1 1 Pour votre information : en tant que salarié cliquer sur « Demander »

14. Comment inscrire un collaborateur sur une session ? • 2. Sélectionner le Dispositif de formation (Typologie). • Cliquer sur « Soumettre » • 3. Dans Subordonnés directs, sélectionnez les collaborateurs que vous souhaitez inscrire à la formation • Cliquer sur « Soumettre » • RAPPEL PROCESSUS D’APPROBATION • Pour des typologies incluant des heures de DIF (Développement des compétences et DIF 100%), le collaborateur devra approuver l’utilisation d’heures DIF. Le statut sera donc « en attente d’approbation ». • Quand vous sélectionnez une typologie qui n’inclut pas d’heures de DIF (adaptation au poste, programme d’entreprise, Contrats non français) la formation est automatiquement approuvée par le système. Le statut d’inscription du collaborateur sera donc « inscrit ». 2 2 3 3 Quand vous souhaitez affecter une session avec différentes typologies de formation à vos collaborateurs, il faudra effectuer une demande par typologie. ex: Inscrire deux employés avec une typologie « adaptation au poste » et « développement des compétences », il faudra faire deux inscriptions de formation différentes. Sommaire

15. MLL FAQ rapide Comment valider une demande de formation dans l'outil (par exemple DIF)?

16. Comment valider une demande de formation dans l'outil (par exemple DIF)? • Pour valider une demande, le manager et le salarié doivent se connecter à MLL et cliquer sur Reports  « Standard Reports » • Dans Reports Standards, il faut cliquer sur « Demandes en Attente » : • Une fois la formation trouvée, cliquer sur ou pour valider le choix : Attention : Pour des raisons de reporting social, il est obligatoire de commenter le refus d’une formation DIF 100% (Obligation légale). Sommaire

17. MLL FAQ rapide Comment demander un nouveau mot de passe si le précédent est oubliée ?

18. Comment demander un nouveau mot de passe si le précédent est oubliée ? • Vous pouvez récupérer le mot de passe de votre compte en utilisant le lien « ForgottenPassword » (Mot de passe oublié) • Utilisez votre SESAxxxxx pour compléter la demande et cliquez sur « Submit ». Vous devez recevoir un message automatique de la part de noreply-MyLearningLink avec les instructions pour réinitialiser votre mot de passe Sommaire

19. MLL FAQ rapide Comment accéder et générer un rapport dans MLL?

20. Comment accéder et générer un rapport dans MLL? • En fonction de votre rôle, que ce soit utilisateur, manager, HRBP, etc., votre accès peut être limité à certain type de rapports. • Vous pouvez également être limité pour obtenir uniquement des rapports sur vos collaborateurs directs, ou dans le cas des HRBP, sur les salariés dans leur périmètre (même que BridgeHR). 1. Accéder au menu Rapports > Rapports standard. 2. Dans l’onglet Formation sélectionner le rapport standard en cliquant sur le titre. 3. Sélectionner les critères des rapports • Date • Critèresavancés : Utilisez les critères standard du système • Langues : choisissez « Toutes les langues » • Type de sortie : Version imprimable pour visualiser ou exporter vers Excel. Sommaire

21. MLL FAQ rapide Processus Self Service Manager et Salarié DIF et non DIF

22. Processus self service salarié Demande sans DIF Demande une formation hors DIF Approbation/Refus par le manager Statut inscrit Positionné sur une session par PASS Oui Non Statut refusé Demande avec DIF Approbation / Refus Demande une formation avec DIF Approbation / Refus Statut inscrit Positionné sur une session par PASS Oui Oui LEGENDE Non Collaborateur Non Manager Statut refusé PASS Formation

23. Processus self service manager Affecter une formation sans DIF Affecter une formation hors DIF Statut inscrit Positionné sur une session par PASS Affecter une formation avec DIF Approbation / Refus Affecter une formation avec DIF Statut inscrit Positionné sur une session par PASS LEGENDE Oui Non Collaborateur Manager Statut refusé PASS Formation Sommaire

24. MLL FAQ rapide Listes d’attente - CourseWaitlist

25. Listesd’attente - CourseWaitlist • En France, pour pouvoir participer à une session de formation, les utilisateurs doivent s’inscrire à la liste d’attente qui s’identifie par le suffixe « CourseWaitlist » dans le menu Sessions. • Nous attirons votre attention sur le fait qu'il ne faut pas retenir les dates renseignées pour ces sessions, car ce ne sont pas des dates réelles. • Une fois les salariés inscrits à la session « CourseWaitlist », ils seront placés, par l’équipe PASS, dans une session définitive, qui aura une date réelle, la plus adaptée aux objectifs de la formation et aux besoins opérationnels. Sommaire

26. MLL FAQ rapide Comment demander une formation non existant dans MLL ?

27. Comment demander une formation non existant dans l’offre formation de MLL ? • Le besoin doit préalablement faire l'objet d'une demande de référencement par lemanager, au plus tard 15 jours avant le début de la formation, via leFormulaire en ligne de l’intranet formation France • Le délai de 15 jours n'est possible que si toutes les informations nécessaires sont disponibles au moment de la demande. Un rappel de la procédure est disponible sur la page du formulaire. • L'inscription du salarié est faite par PASS Formation dans My Learning Link (avec workflow de validation éventuelle si demande de DIF associée par le salarié). • L'organisation (planification, commande auprès du fournisseur, suivi administratif, facturation..), de même que la gestion des conventions, dossiers de subventions et versement des éventuelles allocations DIF associés, sont assurés par PASS Formation Sommaire

28. MLL FAQ rapide Est-il possible de supprimer une demande / inscription à une formation ?

29. Est-il possible de supprimer une demande / inscription à une formation ? • Une fois inscrit, il n'est plus possible de supprimer une demande de formation. En cas des questions particulières, le salarié ou le manager peuvent contacter le support RH. Sommaire

30. MLL FAQ rapide Quoi faire si le salarié est enregistré à un événement au lieu d'une session ?

31. Quoi faire si le salarié est enregistré à un événement au lieu d'une session ? 1 • Si un salarié a été affecté par son manager sur un évent et pas sur une session, il ne sera pas visible dans la liste d'attente et PASS ne pourra pas lui proposer des sessions réelles. • Pour corriger cela, le salarié doit vérifier dans son récapitulatif le type de la formation : • se connecter dans MLL à Apprentissage  Mes formations • vérifier si dans le type des formations il y a des évents • sélectionner et demander une session 2 3 1 2 3 Sommaire

32. Contacter le Support HR • Si vous avez besoin d’aide à propos de l'inscription à une formation ou à propos de la navigation dans My Learning Link, merci de contacter le support PeopleLink. • Par email: • https://express20.easyvista.com/ • Par téléphone: • Appeler 25 25 • Appel depuis l’extérieur +33 (0)1 70 48 88 88. • Un conseiller vous répondra du lundi au vendredi entre 8h30 et 17h30. Sommaire