A utentišk i e lektronini ai dokumenta i ir j ų valdymo pagrindiniai aspektai

1. Autentiškielektroniniai dokumentai ir jų valdymo pagrindiniai aspektai Inga Petravičiūtė Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Informacijos ir elektroninių dokumentų skyriaus vedėja

2. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės TURINYS • Autentiškas elektroninis dokumentas • Elektroninių dokumentų valdymo bendrieji reikalavimai • Elektroninių dokumentų rengimas ir tvarkymas • Elektroninių dokumentų saugojimas

3. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Autentiškas elektroninis dokumentas • Nepriklausomai nuo pateikimo būdo, formos ir laikmenos, įstaigos sukurtas, gautas ar patvirtintas dokumentas • turi atitikti teisės aktais nustatytus • turinio • struktūros • konteksto reikalavimus • išlikti visu savo gyvavimo metu • autentiškas • patikimas • vientisas • prieinamas ir galimas naudoti

4. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninis dokumentas: tradicinių ir elektroninių dokumentų panašumai Kad būtų užtikrintas įstaigos veiklos tęstinumas, atitinkantis teisės aktų keliamus reikalavimus, garantuotas atskaitingumas ir veiklos įrodymai • Dokumentas turi būtipatikimas –dokumente fiksuota informacijayra teisinga ir tikra dokumento sudarymo momentu • Dokumentas turi būti autentiškas –dokumente fiksuota informacijaneturi būti pakeista visą dokumento gyvavimo laiką • Dokumentas turi būti vientisas –dokumentas yra užbaigtas ir nekeičiamas • Dokumentas turi būti prieinamas ir tinkamas naudoti – dokumentas, kurį galima nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti (ISO 15489-1:2001(E), p. 7.2)

5. Tradicinis Statiškas Sukuriamas kartą ir nekinta Laikmena - neatsiejama formos dalis Kontekstinė informacija -neatsiejama dokumento dalis Saugomas ir naudojamas dokumento originalas Perskaityti ir suprasti nereikia papildomų priemonių Elektroninis(Pavyzdys) Dinamiškas Kinta pastoviai Turinys atskiriamas nuo laikmenos, kuri greitai sensta ir kinta Kontekstinė informacija – atskira nuo dokumento turinio (metaduomenys) Naudojimo ir saugojimo versijos gali būti skirtingos Suprantamas tik naudojant informacinių technologijų priemones Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninio dokumento samprata: tradicinių ir elektroninių dokumentų skirtumai

6. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Dokumento sąvoka Lietuvos Respublikos teisės aktuose • Dokumentas – bet kokia valstybės, savivaldybiųinstitucijos ar įstaigos sukurta ar gauta teiktina informacija ar jos dalis, išreikšta rašytine, įskaitant elektroninę, grafine, garsine ir (ar) vaizdine forma(LR teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymas(Žin., 2000, Nr. 10-236; 2005, Nr. 139-5008) • Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija nepriklausomai nuo pateikimo būdo, jos formos ir laikmenos (LR dokumentų ir archyvų įstatymas) • Oficialus dokumentas – valstybės ar savivaldybės įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą (LR dokumentų ir archyvų įstatymas) • Veiklos dokumentas–valstybės ar savivaldybės įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ir fizinių asmenų perimti dokumentai (LR dokumentų ir archyvų įstatymas)

7. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Oficialus elektroninis dokumentas Oficialus elektroninis dokumentas • vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis įstaigos sudarytas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą Elektroninį dokumentą sudaro • elektroninio dokumento turinys, pasirašytas elektroniniu parašu; • elektroninio dokumento metaduomenys; • asmens, pasirašiusio elektroninį dokumentą, elektroninis parašas ir elektroninio parašo sertifikatas

8. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Kitos sąvokos Elektroninio dokumento turinys • elektroninio dokumento dalis, kurioje tekstine, vaizdine ar kitokia forma pateikiama informacija, išskyrus elektroninio dokumento metaduomenis Metaduomenys • neatsiejama elektroninio dokumento dalis, kurioje pateikiama elektroninių dokumentų rengimo, registravimo, sisteminimo, priėjimo, saugojimo ir naikinimo procedūras aprašanti struktūrizuota kontekstinė informacija Elektroninė byla • pagal tam tikrus kriterijus susisteminta elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkmena Skaitmeninė kopija • dokumento, sudaryto ne skaitmeninėje laikmenoje (pvz., popieriuje) atvaizdas, pagamintas skaitmeninimo būdu perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio atmintinę

9. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Taikymo sritis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse nustatyti • valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių • kitų subjektų, įgaliotų vykdyti viešojo administravimo funkcijas • valstybės įgaliotų asmenų oficialiųjų elektroninių dokumentų • rengimo • tvarkymo • apskaitos • saugojimo • naikinimo • elektroninių dokumentų valdymo sistemų funkciniai reikalavimai

10. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Taikymo sritis Nevalstybinėms organizacijoms ir privatiems juridiniams asmenims • šie reikalavimai yra rekomendaciniai tačiau elektroninius dokumentus, kurių rengimą nustato teisės aktai, jie privalo įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatyta tvarka • rengti • tvarkyti • įtraukti į apskaitą • išsaugoti reikiamą laiką užtikrinti, kad turimi elektroniniai dokumentai išliktų • autentiški • patikimi • prieinami visą jų saugojimo laiką

11. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninių dokumentų valdymo organizavimas • Oficialių elektroninių dokumentų valdymas organizuojamas • LietuvosRespublikos dokumentų ir archyvų įstatymo, • Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių • Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių nustatyta tvarka • Jei elektroninį dokumentą gavusi įstaiga neturi elektroninių dokumentų valdymo sistemos • toks dokumentas kartu su jo metaduomenimis išspausdinamas ir jo valdymas įstaigoje organizuojamas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka • Elektroniniams dokumentams taikomos • bendros įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytos priėjimo prie dokumentų ir jų naudojimo nuostatos

12. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Įstaigos dokumentų valdymo sistema Kompiuterizuota DVS • įstaigos dokumentų valdymo funkcijoms atlikti ir (arba) oficialiems elektroniniams dokumentams valdyti skirta vidaus administravimo srities informacinė sistema, veikianti informacinių technologijų pagrindu Elektroninių dokumentų valdymo sistema (EDVS) • įstaigos dokumentų valdymo sistemos dalis, veikianti informacinių technologijų pagrindu, skirta rengti, tvarkyti, apskaityti ir saugoti elektroninius dokumentus Elektroninių dokumentų rengimo ir tvarkymo posistemis • įstaigos EDVS dalis, skirta rengti ir tvarkyti elektroninius dokumentus Elektroninių dokumentų saugojimo posistemis • įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta saugoti elektroninius dokumentus teisės arba aktų nustatytą laiką.

13. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Įstaigos dokumentų valdymo sistema ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA KOMPIUTERIZUOTA ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA ELEKTRONINIŲDOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ RENGIMO IR TVARKYMO POSISTEMIS ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO POSISTEMIS

14. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Sistemų derinimas Įstaigos, perduodančios nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybės archyvus • derina su valstybės archyvu įstaigoje numatomą įdiegti elektroninių dokumentų valdymo sistemą. Įstaigos, neperduodančios dokumentų į valstybės archyvus • elektroninių dokumentų valdymo sistemas derina su jų steigėjo funkcijas atliekančia institucija ar įstaiga. Informaciją apie suderintas elektroninių dokumentų valdymo sistemas valstybės archyvai arba steigėjo funkcijas atliekančios institucijos ar įstaigos turi pateikti Lietuvos archyvų departamentui prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės.

15. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Įgaliojimai Įstaigos vadovas • sprendžia • kokios informacinės technologijos turi būti naudojamos elektroninių dokumentų valdymo sistemai kurti ir palaikyti • paskiria • už elektroninių dokumentų valdymo sistemos administravimą atsakingą padalinį ar darbuotojus • nustato • prieigos prie elektroninių dokumentų kontrolės priemones • organizacines ir technines priemones, užtikrinančias elektroninių dokumentų • autentiškumą • patikimumą • tinkamumą naudoti visą jų saugojimo laiką • atitinkamą apsaugą tų dokumentų, priėjimą prie kurių riboja įstatymai

16. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Paieška ir prieiga Elektroninių dokumentų paieškai ir prieigai prie jų užtikrinti sistemoje turi būti numatytos šios galimybės: • pateikti • visų įstaigoje nustatytų formatų elektroninius dokumentus • elektroninių dokumentų valdymo sistemoje esančią informaciją apie juos • atspausdinti • elektroninius dokumentus • jų metaduomenis • kitą informaciją, esančią elektroninių dokumentų valdymo sistemoje (informaciją apie elektronines bylas ir tomus, vartotojų grupes ir kt.) • parengti prieigai skirtą elektroninio dokumento • kopiją • išrašą

17. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Paieška ir prieiga • elektroninio dokumento metaduomenyse nurodyti • kopijos ar išrašo parengimo priežastį • datą • kopiją ar išrašą parengusį darbuotoją • vykdyti paiešką • visuose elektroninių dokumentų valdymo sistemos lygmenyse • veiklos srities • elektroninių bylų ir tomų • elektroninių dokumentų, • metaduomenų ir kt.) • pateikti paieškos rezultatus (ataskaitas) pagal • nustatytą • pasirinktą formą • išsaugoti ar atspausdinti paieškos rezultatus

18. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninis parašas • Teisinę galią turinčio elektroninio parašo naudojimui užtikrinti elektroninių dokumentų valdymo sistemoje turi būti • priemonės, užtikrinančios galimybę įdiegti elektroninio parašo technologiją • elektroninio parašo tikrinimo priemonės • elektroninio parašo ir su jo naudojimu susijusios informacijos ilgalaikio saugojimo priemonės

19. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninių dokumentų perdavimas Elektroniniai dokumentai adresatui perduodami • elektroniniu paštu • internetu • kitomis elektroninėmis priemonėmis, kurios turi būti atsparios informacijos iškraipymui siuntimo metu Siunčiamas elektroninis dokumentas turi būti parengtas ir perduodamas taip, kad jį gavusi įstaiga galėtų • nustatyti • elektroninio dokumento sudarytoją (siuntėją) • elektroninio dokumento datą • registracijos numerį • atpažinti • elektroninio dokumento turinį • identifikuoti • elektroninį parašą

20. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninių dokumentų rengimas ir tvarkymas • Elektroninių dokumentų rengimas ir tvarkymas • Elektroninių dokumentų rengimas • Elektroninių dokumentų registravimas • Elektroninių bylų sudarymas • Elektroninių bylų tvarkymas

21. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninių dokumentų saugojimas • Elektroninių dokumentų saugojimas • Elektroninių dokumentų perkėlimas iš rengimo ir tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį • Elektroninių dokumentų saugojimas • Elektroninių dokumentų saugojimo terminai • Elektroninių dokumentų naikinimas

22. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninių dokumentų perkėlimas iš rengimo ir tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį Elektroniniai dokumentai, kurių saugojimo terminas nuo 1 iki 10 metų, paliekami saugoti rengimo ir tvarkymo posistemyje • tokia forma, kokia jie buvo sudaryti, išsiųsti ar gauti • kita forma išsaugant elektroninio dokumento • turinį • su juo susijusių metaduomenų vientisumą Visą elektroninio dokumento saugojimo laiką turi būti užtikrinta, kad • turinys • su juo susiję metaduomenys bus atpažįstami vartotojo

23. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninių dokumentų perkėlimas iš rengimo ir tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį Į saugojimo posistemį, per 2 metus po užbaigimo, turi būti perkeltos • ilgalaikio saugojimo elektroninės bylos • elektroninės bylos, kurių saugojimo terminas po dokumentų vertės ekspertizės pratęsiamas ilgiau nei 10 metų Perkeliant elektroninę bylą iš rengimo ir tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį perkeliami • visi elektroninės bylos tomai • jiems priskirti elektroniniai dokumentai • elektroninės bylos, jų tomų ir elektroninių dokumentų metaduomenys

24. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninių dokumentų perkėlimas iš rengimo ir tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį Elektroninių dokumentų perkėlimo metu turi būti užtikrinta, kad • nepakis elektroninių dokumentų turinys ir struktūra; • visi elektroninio dokumento elementai bus perkelti kaip integralus vienetas • bus išsaugoti visi ryšiai tarp elektroninių bylų, jų tomų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų • bus išsaugoti visi ryšiai tarp elektroninių bylų, jų tomų ir elektroninių dokumentų metaduomenų

25. Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės Elektroninių dokumentų naikinimas Elektroniniai dokumentai negali būti naikinami • kol teisės aktų nustatyta tvarka nėra priimtas sprendimas dėl jų naikinimo • jei jų sunaikinimas pakenktų ryšiams tarp sistemoje esančių elektroninių bylų, jų tomų ir elektroninių dokumentų Sunaikintų elektroninių bylų, jų tomų ir elektroninių dokumentų pagrindiniai metaduomenys gali būti saugomi saugojimo posistemyje įstaigos vadovo nustatytą laiką

26. AČIŪ UŽ DĖMESĮ! i.petraviciute@archyvai.lt