NAUJI TEISĖS AKTAI, REGLAMENTUOJANTYS DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ, IR JŲ TAIKYMAS (I dalis)

1. NAUJI TEISĖS AKTAI, REGLAMENTUOJANTYS DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ, IR JŲ TAIKYMAS (I dalis) LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO TARNYBA Daiva Lukšaitė Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos Dokumentų ir archyvų valdymo skyriaus vedėja el. p.d.luksaite@archyvai.lt, tel. (8 5) 265 2249

2. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė Dokumentų rengimo taisyklių esminiai pakeitimai Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių esminiai pakeitimai Dokumentų saugojimo taisyklės Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašas Kitų Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktų taikymo aspektai SEMINARO TEMOS

3. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; Žin., 2010, Nr. 79-4055 DAĮ) reglamentuoja: 1. Nacionalinio dokumentų fondo (NDF) administravimą. (NDF apima: a) valstybės ir savivaldybių institucijų įstaigų ir įmonių veiklos dokumentus; b) Lietuvoje įvairiais laikotarpiais veikusių valstybinių įstaigų ir įmonių veiklos dokumentus; c) valstybės archyvuose saugomus dokumentus. 2. Įstaigų veiklos dokumentų valdymą ir naudojimą. 3. Subjektų, vykdančių dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, kompetenciją ir uždavinius (subjektai: Lietuvos Respublikos Vyriausybė, Lietuvos Respublikos kultūros ministras, Lietuvos vyriausiasis archyvaras, Archyvų taryba ir valstybės archyvai). LRV 2012-02-15 pritarė Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 2, 7, 8, 10, 13, 14, 15, 16, 18, 19 straipsnių pakeitimo ir papildymo įstatymo projektui (paskelbtas TAIS Projektų registravimo posistemėje, Nr. 12-40-01). Parengto projekto tikslai ir uždaviniai – užtikrinti tinkamą elektroninių dokumentų ilgalaikį išsaugojimą ir prieinamumą bei pakeisti ir papildyti kitas dokumentų ir archyvų valdymo teisinio reguliavimo nuostatas. LIETUVOS RESPUBLIKOS DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ ĮSTATYMAS

4. 1. Rodyklė nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų vidaus administravimo, kitų bendrųjų veiklos dokumentų minimalius saugojimo terminus ir dokumentus, kurie bus perduoti nuolat saugoti į valstybės archyvus. Rodyklėje nustatyti minimalūs saugojimo terminai taikomi ir nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų veiklos dokumentams, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai. Rodyklėje nenurodytų dokumentų saugojimo terminai nustatomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 13 straipsnio 1 dalimi. 2. Šioje Rodyklėje vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir kituose atitinkamą veiklos sritį reglamentuojančiuose teisės aktuose. 3. Rodyklėje nustatyti minimalūs dokumentų saugojimo terminai taikomi ir anksčiau sudarytiems dokumentams, kurių saugojimo procesas tęsiasi. Rodyklėje nustatytus minimalius dokumentų (tarp jų ir anksčiau sudarytų, kurių saugojimo procesas tęsiasi) saugojimo terminus dokumentų saugotojas gali pratęsti, atsižvelgdamas į savo ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus. 4. Įstaigos dokumentus priimantis valstybės archyvas, atsižvelgdamas į dokumentuose užfiksuotos informacijos išliekamąją vertę, gali nuspręsti priimti nuolat saugoti įstaigos konkrečius dokumentus ar jų nepriimti. • BENDRŲJŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINŲ RODYKLĖ • (Žin., 2011, Nr. 32-1534; Nr. 67-3209)

5. Kai Rodyklėje nurodyta, kad sprendimą dėl dokumentų nuolatinio saugojimo priima valstybės archyvas, šis sprendimas paprastai priimamas derinant įstaigos dokumentacijos planą. Kai derindamas įstaigos dokumentacijos planą valstybės archyvas negali iš karto nuspręsti, kurie įstaigos sudaryti dokumentai saugotini nuolat, galutinis valstybės archyvo sprendimas dėl dokumentų nuolatinio saugojimo priimamas dokumentų tvarkymo metu, pasibaigus šių dokumentų saugojimo terminui arba jį keičiant. Nuspręsti, priimti nuolat saugoti į įstaigos nuolatinio saugojimo bylų apyrašus įrašytus konkrečius dokumentus, ar jų nepriimti, gali įstaigos dokumentus priimantis valstybės archyvas, atsižvelgdamas į dokumentuose užfiksuotos informacijos išliekamąją vertę (Rodyklės 4 punktas). Sprendimą archyvas gali priimti derindamas įstaigos dokumentacijos planus, bylų apyrašus ir dokumentų naikinimo aktus, į kuriuos teisės aktų nustatyta tvarka atlikus DVE gali būti įrašyti ir dokumentai, kuriems iki Rodyklės įsigaliojimo buvo nustatytas nuolatinis saugojimas ir kurie yra įrašyti į nuolatinio saugojimo bylų apyrašus. Sprendimų dėl nuolatinio dokumentų saugojimo priėmimas

6. Rekvizito “Tikrumo žyma” įforminimas. Dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tvirtinimas. Adresato sąrašo įforminimas ir jo išsiuntimas. 2. DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLIŲ (Žin., 2011, Nr. 88-4229) ESMINIAI PAKEITIMAI

7. Tikrumo žymarašoma, kai reikia paliudyti įstaigos sudaryto ar jos gauto dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą. Tikrumo žyma rašoma dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote. Tikrumo žymą sudaro žodžiai „Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“), dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą tvirtinančio įstaigos vadovo ar kito tokius įgaliojimus turinčio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, pvz.: Kopija tikra (Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Jei teisės aktų nustatytais atvejais tikrumo žymoje turi būti antspaudas, jis dedamas šių Taisyklių 34 punkte nustatyta tvarka. Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje esančiame laisvame plote nurodoma: „Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“) ir pasirašoma, paskutiniame lape tikrumo žyma rašoma pagal šių Taisyklių 54 punkte nustatytus reikalavimus. 2.1. Tikrumo žymos įforminimas

8. Dokumento išrašas įforminamas taip: Specialiosios žymos rekvizito vietoje paryškintomis raidėmis nurodomas žodis „Išrašas“. Iš dokumento pateikiama: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, reikiama dokumento teksto dalis ir parašo rekvizito dalys (be parašo). Kai reikia patvirtinti dokumento išrašo tikrumą, dokumento išraše nurodoma tikrumo žyma, rašoma pagal šių Taisyklių 53–55 punktuose nustatytus reikalavimus. Jei dokumento išraše nėra nurodoma tikrumo žyma, po parašo rekvizitu dedamas įgaliojimus turinčio įstaigos struktūrinio padalinio arba įstaigos antspaudas. Jei struktūrinio padalinio ar įstaigos antspaudo nėra, po parašo rekvizitu rašomas dokumento išrašą parengusios įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Išrašas“ arba dedamas atitinkamas spaudas. 2.2. Išrašo įforminimas

9. Siunčiamo dokumento pasirašomas siunčiamas egzempliorius, įstaigoje liekantis egzempliorius vizuojamas dokumento rengėjo Jei siunčiamas dokumentas adresuojamas keliems įvardytiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas įstaigoje liekantis egzempliorius, o adresatams gali būti siunčiamos dokumento kopijos ar nuorašai, patvirtinti atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Antspaudas dedamas taip, kad liestų pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus, tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu. Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas. 2.3. Dokumento nuorašo ar kopijos tvirtinimas

10. 2.4. Adresatų sąrašo rengimas • Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresatai išdėstomi įstaigoje liekančio dokumento egzemplioriaus paskutinio lapo antroje pusėje, arba adresatų sąrašas įforminamas atskirai. Naujausi įsigalioję Dokumentų rengimo taisyklių pakeitimai (Žin., 2012, Nr. 15-683) Pakeisti taisyklių 2, 5, 6, 7, 8 priedai (siunčiamųjų dokumentų) ir juose rašant teisinę formą atsisakyta žodžių „Valstybės“ ar „Savivaldybės“.

11. dokumentų registravimu (registravimo veiksmų eiliškumo aspektu); dokumentų skaitmeninių kopijų įtraukimu į apskaitą ir jų tvarkymu; dokumentacijos plano ir kitų apskaitos dokumentų (apyrašų, dokumentų naikinimo aktų) formomis; vaizdo ir garso dokumentų bylų sudarymu, aprašymu ir jų tvarkymu; užbaigtų bylų tvarkymu (tęstų asmens bylų tvarkymas iš naujo ir pan.); dokumentų vertinimo sprendimų priėmimu; perimtų toliau saugoti dokumentų apskaita; dokumentų išdavimu naudoti. Atsisakyta: dokumentacijos plano suvestinės, laikino saugojimo bylų sąrašų. 3. DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLIŲ (Žin., 2011, Nr. 88-4230) (toliau – DTA) ESMINIAI PAKEITIMAI SIETINI SU:

12. DTA taisyklių taikymas Taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) oficialiųjų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimobendruosius reikalavimus Taisyklių reikalavimai valstybės archyvų teisės aktų nustatyta tvarka perimtiems ir saugomiems dokumentams taikomi tiek, kiek šių dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo nereglamentuoja kiti teisės aktai. Asmenims, besiverčiantiems licencijuojama dokumentų tvarkymo veikla, Taisyklėse nustatyti dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimai tvarkant šių Taisyklių 1 punkte nurodytų įstaigų dokumentus yra privalomi. Licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugas turintis asmuo pagal šiose Taisyklėse nustatytus reikalavimus gali parengti ir įstaigai pateikti dokumentų apskaitos ir kitų reikalingų dokumentų projektus, taip pat juos pataisyti pagal įstaigos ar valstybės archyvo pateiktas pastabas ar siūlymus. Nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims Taisyklėse nustatyti reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, jie turi tvarkyti ir įtraukti į apskaitą pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių (Žin., 2012, Nr. 2-63) reikalavimus

13. Pagal Dokumentų ir archyvų įstatymą: Nustatyti įstaigos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus. Paskirti atsakingus asmenis už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naikinimą bei nustatyti jų įgaliojimus. Pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles: Paskiria už įstaigos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustato jų įgaliojimus bei atsakomybę. Tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems įstaigos darbuotojams ar jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstaigai. Nustato įstaigos veiklos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus ir tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti. Kai dokumentai valstybės archyvui neperduodami, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai suderinami su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga. Sudaro patariamąją nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją (DEK) dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti ir patvirtina jos darbo reglamentą. ĮSTAIGOS VADOVAS PAGAL DTA PRIVALO

14. 3.1. Dokumentų registravimas Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą. Dokumentai registruojami tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami. Dokumentai registruojami dokumentų registruose, kurių sąrašą, tvirtina įstaigos vadovas. Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Dokumentų registrų sąraše turi būti nurodytas kiekvieno dokumentų registro pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), registro pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), taip pat gali būti nurodytas už dokumentų registravimą atitinkamame registre atsakingas įstaigos struktūrinis padalinys ar darbuotojas bei kita reikiama informacija. Jei dokumentai registruojami jungtiniuose registruose, šiuos registrus į registrų sąrašą įrašo įstaiga, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos (KDVS) valdytoja. Šiuo atveju dokumentų registrų sąrašo penktojoje skiltyje nurodomi ir įstaigų ar struktūrinių padalinių, kurių dokumentai bus registruojami šiuose registruose, pavadinimai. Keletas komentarų: Dokumentų registrų sąrašas kasmet iš naujo nesudaromas Jei sudaromas bendras tam tikrų dokumentų registras, sąrašo skiltyje “Pastabos” galimas toks įrašas – Registruojami visi dokumentai, kurių registravimui nėra nustatyti atskiri registrai

15. 3.2. Dokumentų skaitmeninių kopijų įtraukimas į apskaitą (22 punktas) Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gauti dokumentai ar jų skaitmeninės kopijos, kuriuose yra užtikrinta teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami pagal šių Taisyklių 17 ir 18 punktuose nustatytus reikalavimus. Jei vėliau gaunamas pasirašytas šio dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu. Jei organizacinėmis ir informacinių technologijų priemonėmis yra užtikrinamas gautų oficialių dokumentų skaitmeninių kopijų autentiškumas, patikimumas, prieinamumas ir jei jos įstaigoje bus saugomos ne ilgiau kaip 25 metus, tokių kopijų atspausdinti nebūtina, o į įstaigos dokumentų apskaitą šios kopijos įtraukiamos ir tvarkomos informacinių technologijų priemonėmis.

16. 3.3. Dokumentacijos planas Įstaigos dokumentų valdymui visose veiklos srityse ar atliekant priskirtas funkcijas užtikrinti kasmet rengiamas ir likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos teikiamas derinti kitų metų dokumentacijos planas (28 punktas) Į dokumentacijos planą bylos įrašomos pagal įstaigai nustatytas veiklos sritis (funkcijas), atsižvelgiant į įstaigos struktūrą ir suteiktus įgaliojimus. Veiklos sritys (funkcijos) dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities (funkcijos) bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris.

17. BYLŲ INDEKSŲ RAŠYMAS Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo: E – elektroninis dokumentas, VG – vaizdo ir garso įrašas, G – garso įrašas, V – vaizdo įrašas, F – fotodokumentas (pvz., 5.6 G , kur 5.6 žymi eilės numerį, G – bylos formą). Jei bylai numatoma priskirti informacinių technologijų priemonėmis tvarkomas dokumentų skaitmenines kopijas, bylos indekse nurodomas tai žymintis žymuo „K“ (pvz., 5.6 K). Bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą. Pvz.: 1.6.1-04 (1.6.1 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys) arba 1.6.1 E-405-04 (1.6.1 E – eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo, 405 – įstaigos filialas, 04 – įstaigos filialo struktūrinis padalinys).

18. BYLŲ INDEKSŲ RAŠYMAS (29 punktas) Jei viena tema susidaro skirtingų formų dokumentų, bylos sudaromos pagal dokumentų formas. Šių bylų, kurių antraštės vienodos, indeksą sudaro tas pats dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir formą žymintis žymuo (pvz.: 1.15 E, 1.15 VG, 1.15 G). (30 punktas) Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas (eilės numeris) nekeičiamas. Jei kitais kalendoriniais metais tokia byla nesudaroma, jos indeksas (eilės numeris) į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas. Kai tokia byla po kelerių metų vėl sudaroma, jai suteikiamas buvęs indeksas (eilės numeris). Jei dėl įstaigos struktūrinių pokyčių dokumentacijos planas keičiamas iš esmės, šie reikalavimai nėra taikomi.

19. 3.4. BYLŲ SUDARYMAS IR UŽBAIGTŲ BYLŲ TVARKYMAS (34 punktas). Bylos sudaromos iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienus kalendorinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu. Bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšis, temas, sudarytojus, saugojimo terminus, pasirenkant vieną ar kelis požymius: Bylos sudaromos pagal dokumentų saugojimo terminus. Iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, sudaromos atskiros bylos. Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) kartu su patvirtintais dokumentais dedami į atskiras bylas pagal teisės aktų rūšis ir saugojimo terminus. Teisės aktais patvirtinti nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai kartu su teisės aktais, kuriais jie buvo patvirtinti, gali būti dedami į atskiras bylas pagal teisės aktų rūšis ir saugojimo terminus. Gauti teisės aktai įstaigos veiklos klausimais (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rūšis, saugojimo terminus ar sudarytojus. Jei tokių dokumentų nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą pagal saugojimo terminus. Gauti teisės aktais patvirtinti nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai kartu su teisės aktais, kuriais jie buvo patvirtinti, gali būti dedami į atskiras bylas pagal teisės aktų rūšis, saugojimo terminus ar sudarytojus. Susirašinėjimo dokumentai dedami į atskiras bylas pagal temas, saugojimo terminus ar korespondentus. Dokumentų registrai dedami į atskiras bylas pagal saugojimo terminus arba į registre registruotų dokumentų bylas. Vaizdo ir garso dokumentų bylos sudaromos pagal formą (garso ir vaizdo įrašai, garso įrašai, vaizdo įrašai, fotodokumentai), temas ar kitą nustatytą ar pasirinktą sisteminimo būdą.

20. BYLŲ ANTRAŠČIŲ REIKALAVIMAI (35 punktas.) Bylų antraštės dokumentacijos plane turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskiriamų dokumentų turinį, rūšį ir temą: Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje nurodomas jo pavadinimas. Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų viena tema, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“ . Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi susirašinėjimo klausimai (temos), taip pat gali būti nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai. Bylų, sudarytų iš planavimo, atskaitomybės ir panašių dokumentų, antraštėse nurodomas apimamas laikotarpis (pvz.:2010 metų veiklos atskaitomybės dokumentai; 2012 metų veiklos planavimo dokumentai). Bylų antraštėse vartojamos konkrečios formuluotės, pavadinimai netrumpinami. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė nurodoma tokia, kad apibūdintų viena tema ar kitais požymiais susijusius dokumentus. Antraštė gali būti papildyta paantrašte, kurioje pateikiama vaizdo ir garso dokumentus apibūdinanti papildoma informacija. Įstaigoje sudaromi vaizdo ir garso dokumentai į dokumentacijos planą gali būti įrašomi viena apibendrinta antrašte (pvz., Lietuvos Respublikos Seimo X eilinės sesijos posėdžių garso įrašai). Sudaromos vienarūšės bylos į dokumentacijos planą įrašomos viena apibendrinta antrašte . Tokios bylos ta pačia antrašte, saugomos skirtingą terminą (pvz.: ikiteisminio tyrimo bylos; teismo proceso bylos), į dokumentacijos planą įrašomos grupėmis pagal jų saugojimo terminus. Joms suteikiamas vienas indeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas (pvz.: Pagal sąrašą; Pagal žurnalą (registrą).

21. Bylų sudarymas (39 punktas) Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę. Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant popierinių dokumentų bylos segtuvo ar aplanko. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė, paantraštė (jei yra) ir bylos indeksas nurodomi ant aplankų ar dėžučių, kuriose laikomi nurodytieji dokumentai. Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautą dokumentą ar jo skaitmeninę kopiją užregistravus ir, jei reikia, parašius rezoliuciją vėliau gaunamas pasirašytas dokumento originalas, į bylą dedamas dokumento originalas ir anksčiau gauto dokumento ar dokumento skaitmeninės kopijos pirmas lapas su jį gavusios įstaigos padarytais įrašais (jei jie neperrašomi ant gauto dokumento originalo). Dokumentai į bylą dedami chronologine tvarka, jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Vardiniai dokumentai byloje dedami pavardžių abėcėlės tvarka. Priedai ir pridedami dokumentai laikomi prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jiems gali būti sudaroma atskira byla (tomas). Dokumentai, tiesiogiai susiję su konkrečiu darbuotoju per jo darbo įstaigoje laikotarpį, jų kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas. Jei į bylų apyrašą įrašyta darbuotojo asmens byla yra tęsiama ir papildoma naujais dokumentais, bylų apyrašo pastabų skiltyje įrašoma „Byla tęsiama“, pasirašoma ir nurodoma data. Dokumentų registrus sudarant informacinių technologijų priemonėmis, turi būti užtikrintas registro įrašų autentiškumas, patikimumas, nustatytos prieigos prie registrų kontrolės priemonės. Sudarant registrus šiuo būdu, gali būti naudojamos tokios priemonės, kurios leistų identifikuoti dokumentą užregistravusį asmenį ir užtikrintų dokumento registravimo įrodomąją (teisinę) galią.

22. 3.5. DOKUMENTŲ TVARKYMAS Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų įrašymo į apskaitos dokumentus procesas. Dokumentai tvarkomi praėjus vieniems metams po bylų užbaigimo. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį, įsitikinant, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes, paantraštes (jei yra) ir saugojimo terminus. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti iki 10 metų, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registro visą saugojimo laiką

23. BENDRIEJI TRUMPAI SAUGOMŲ (nuo 1 iki 25 metų) DOKUMENTŲ TVARKYMO REIKALAVIMAI Tikrinami kiekvienos bylos dokumentų saugojimo terminai Pasibaigus metams dokumentų sisteminimas bylose nekeičiamas Bylų lapai nenumeruojami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Bylos antraštinio lapo galima nerašyti, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo ar aplanko Jei tokia byla ar atskiri jos dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka laikinai perduodami naudotis kitoms įstaigoms, bylos lapai sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas Bylos chronologinės ribos yra bylos sudarymo ir užbaigimo metai.

24. TRUMPAI SAUGOMŲ DOKUMENTŲ skaitmeninių kopijų TVARKYMO REIKALAVIMAI (42.4 punktas) Jei bylai buvo priskirtos dokumentų skaitmeninės kopijos ir jos į įstaigos apskaitą buvo įtrauktos ir tvarkytos informacinių technologijų priemonėmis: peržiūrimas dokumentų skaitmeninių kopijų atitikimas bylos temai, nustatytiems ar pasirinktiems sisteminimo požymiams. įvertinamos naudojamų informacinių technologijų priemonių galimybės išsaugoti dokumentų skaitmenines kopijas reikiamą laiką ir užtikrinti prieigą prie jų. rašant bylos aprašymo duomenis nurodoma, kiek dokumentų skaitmeninių kopijų bylai yra priskirta, ir jų paieškos duomenys.

25. BENDRIEJI ILGAI (nuo 26 iki 100 m.) IR NUOLAT SAUGOMŲ DOKUMENTŲ TVARKYMO REIKALAVIMAI Ilgai ir nuolat saugomose bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Byloje paliekamas vienas dokumento egzempliorius. Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, jie išimami. Teisės aktų nustatyta tvarka grąžintini dokumentai bylose nepaliekami. Ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai sunumeruojami. Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai arba kai bylos vidaus apyrašo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai). Ilgai ir nuolat saugomos bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis įrašas ir bylos antraštinis lapas. (44 punktas) Jei tvarkant dokumentus dalį nuolat saugomoje byloje esančių dokumentų nustatoma saugoti ilgai, tokie dokumentai iš bylos išimami ir sudaromos bylos pagal numatomus saugojimo terminus [...] Byloms, sudarytoms iš dokumentų, kurie išimti iš kitų bylų, suteikiamas pastarųjų indeksas pagal dokumentacijos planą

26. Bendrieji vaizdo ir garso bylų tvarkymo reikalavimai Nuolat, ilgai ir trumpai saugomų bylų tvarkymo reiklavimai sutampa (43 punktas) Bylos antraštė patikslinama atsižvelgiant į užfiksuoto įvykio ar temos pavadinimą. Paantraštėje nurodoma papildoma dokumentų turinį ar jų sukūrimą atskleidžianti informacija. Bylos chronologinės ribos yra dokumentuose užfiksuotų įvykių datos. Jei bylos dokumentuose užfiksuotas vienas įvykis, bylos data laikoma įvykio data. Nurodoma bylos apimtis. Vaizdo ir garso dokumentų bylų aprašymo duomenys turi būti nurodyti ant jų aplankų ar dėžučių, kuriose jie laikomi.

27. 3.6. ĮSTAIGOS SUDAROMŲ DOKUMENTŲ APSKAITOS REIKALAVIMAI Apskaita – dokumentų kiekio fiksavimas apskaitos dokumentuose. Apskaitos etapai: 1) dokumentų apskaita; 2) sudaromų bylų apskaita; 3) užbaigtų bylų apskaita (įstaigos veiklos bylų ar teisės aktų nustatyta tvarka perimtų iš kitų įstaigų). Pagrindiniai apskaitos dokumentai: Dokumentų registrų sąrašas, dokumentų registrai Dokumentacijos planas, jo papildymų sąrašas Bylų apyrašų sąrašas, apyrašas

28. ĮSTAIGOS VEIKLOS DOKUMENTŲ APSKAITOS TVARKYMAS • Byla laikoma užbaigta pasibaigus kalendoriniams metams arba apibrėžtam procesui • Trumpai saugomų bylų apskaita daroma ir paieška atliekama pagal dokumentacijos planus, jų papildymo sąrašus. • Nuolat ir ilgai saugomų bylų apskaita daroma sudarant apyrašus. Nuolat ir ilgai saugomoms byloms sudaromi atskiri bylų apyrašai. • Trumpai ir ilgai saugomos bylos gali būti įrašytos į bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, sąrašus.

29. BYLŲ APYRAŠŲ SĄRAŠAS Pagal DTA taisyklių 60 punkte nustatytus reikalavimus, turi būti rengiami teisės aktai, kuriais tvirtinami bylų apyrašų sąrašai (derinami DAĮ 10 str. 4 dalies nustatyta tvarka) . Sąrašo paskirtis – fiksuoti įstaigos užbaigtų bylų grupes (išskirtas pagal atitinkamus) ir nustatyti tokių bylų apskaitos dokumentų kiekį. Sąraše turi būti kiekvieno apyrašo pavadinimas ir numeris. Apyrašo pavadinime įvardijamos bylos pagal atitinkamas bylų grupes ir jų saugojimo laikas Į tokį sąrašą neįrašomi bylų apyrašai, į kuriuos bylų įrašyti nebenumatoma (“užbaigti apyrašai”).

30. BYLŲ APYRAŠAI SUDAROMI • (59 punktas) vienos ar kelių panašaus pobūdžio įstaigos veiklos sričių byloms; • atliekant specialiąsias funkcijas sudarytoms byloms; • apibrėžtų procesų metu sudarytoms vienarūšėms byloms; • byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai; • byloms, sudarytoms iš elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų

31. BYLŲ ĮRAŠYMO Į BYLŲ APYRAŠUS REIKALAVIMAI Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo, jei kiti teisės aktai nenustato kitokių terminų (61 punktas) Bylos įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų kalendorinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką dokumentacijos plane, vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylos įrašomos pagal kalendorinius metus, kuriais jos buvo sudarytos ir kuriais buvo sudarytas ar gautas tų metų paskutinis iniciatyvinis dokumentas, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Kiekvienais metais įrašomų bylų numeracija tęsiama iš eilės. Bylos įrašomos kaip atskiri apskaitos vienetai, kurių kiekvienam suteikiamas eilės numeris. Nurodoma kiekvienos bylos antraštė, paantraštė (jei yra), chronologinės ribos (data), apimtis. Nurodomas į bylų apyrašą įrašomų ir bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų skaičius.

32. VAIZDO IR GARSO DOKUMENTŲ TECHNINIŲ DUOMENŲ ŽURNALAI Į nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytų vaizdo ir garso dokumentų techniniams duomenims ir kitai reikiamai informacijai fiksuoti sudaromi dokumentų techninių duomenų žurnalai. Žurnalų formą, atsižvelgdamas į vaizdo ir garso dokumentų techninių duomenų ypatybes ir suderinęs su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka perduodami šie nuolat saugomi dokumentai, tvirtina įstaigos vadovas.

33. PAŽYMA APIE ĮSTAIGOS VEIKLOS ISTORIJĄ IR DOKUMENTŲ SUTVARKYMĄ DTA nustatyta pažymos forma ir turinio reikalavimai Pirmojoje pažymos dalyje – nurodomi įstaigos steigimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos veiklos sritys (funkcijos), administracijos struktūra, jos pokyčiai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Jei per šį laikotarpį įstaigos veiklos sritys (funkcijos) ar struktūra nesikeitė, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo Antrojoje pažymos dalyje – aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, sisteminimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, iš kitų įstaigų gautus dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys. Teikiant derinti atskirus bylų apyrašus, kartu pateikiama pažyma, kurioje detalizuojama į konkretų apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo ir kita informacija.

34. 3.7. PERIMTŲ TOLIAU SAUGOTI DOKUMENTŲ APSKAITA Įstaigoms įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais atvejais gali tekti priimti saugoti kitų įstaigų (likviduotų) dokumentus • DAĮ 16 straipsnis. Likviduojamų ar reorganizuojamų valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių veiklos dokumentų perdavimas (Žin., 2010, Nr. 79-4055) 1. Likviduojamos ar reorganizuojamos valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, kuri po reorganizavimo pasibaigia, nuolatinio saugojimo dokumentai perduodami valstybės archyvui. 2. Likviduojamos valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas norminiuose teisės aktuose, nėra pasibaigęs, perduodami likviduojamos institucijos, įstaigos ar įmonės funkcijų perėmėjui, o jeigu jo nėra, – savininko teises ir pareigas įgyvendinančiai institucijai ar jos įgaliotai įstaigai arba, jeigu likviduojamos valstybės institucijos, įstaigos ar įmonės savininko teises ir pareigas įgyvendinanti institucija yra Lietuvos Respublikos Seimas arba Lietuvos Respublikos Vyriausybė, – savivaldybei, kurios teritorijoje buvo valstybės institucijos, įstaigos ar įmonės buveinė.

35. PERIMTŲ TOLIAU SAUGOTI DOKUMENTŲ APSKAITOS TVARKYMAS • (71 punktas) Likviduotų įstaigų perimtų saugoti apskaitos vienetų skaičius ir kiti apskaitos duomenys užfiksuojami perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnale. • (72 punktas) Perimti saugoti dokumentai apskaitomi fondais. Kiekvienam fondui suteikiamas numeris pagal perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnalą ir nurodomas fondo pavadinimas. • (73 punktas) Fondo numerį sudaro skaičius arba raidė ir skaičius. • (74 punktas) Fondo pavadinimas yra teisės aktuose įteisintas saugomų dokumentų laikotarpį apimantis vėliausias įstaigos pavadinimas. Greta įstaigos pavadinimo skliausteliuose gali būti rašomas ir įteisintas įstaigos sutrumpintas pavadinimas. • (75 punktas) Fondui sudaroma fondo administravimo byla, kurioje kaupiami dokumentų perdavimo, naikinimo, būklės ir kiekio patikrinimo aktai ir kiti su fondo apskaita ir jos pakeitimais susiję dokumentai.

36. APSKAITOS DUOMENŲ PAKEITIMAI (76 punktas). Apskaitos pakeitimai fiksuojami: atlikus apskaitos vienetų kiekio patikrinimą; teisės aktų nustatyta tvarka perdavus dokumentus kitai įstaigai; sunaikinus dokumentus, kurių nustatytas saugojimo terminas pasibaigė. Kai visi fondui priklausantys apskaitos vienetai (bylos) sunaikinami arba teisės aktų nustatyta tvarka perduodami kitai įstaigai, fondas iš apskaitos išbraukiamas. Fondo dokumentus perduodant kitai įstaigai, kartu perduodami ir fondo apskaitos dokumentai, taip pat gali būti perduotos kitos informacijos paieškos priemonės ir dokumentų atsarginės kopijos. Išbraukiant fondą iš apskaitos, rašomos atitinkamos žymos perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnale. Iš apskaitos išbraukto fondo numeris kitam fondui nesuteikiamas.

37. 3.8. ĮSTAIGOS DOKUMENTAI TOLIAU SAUGOTI PERDUODAMI valstybės archyvui (Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams nuolat saugoti, sąrašas (Žin., 2012, Nr. Nr.3-105) įstaigos archyvui (pasibaigus kalendoriniams metams) savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jų įgaliotos įstaigos archyvui (likvidavus pavaldžią įstaigą (DAĮ 16 straipsnio 2 dalis, Žin., 2010, Nr. 79-4055) savivaldybės administracijos archyvui (likvidavus privatų juridinį asmenį ar nevalstybinę organizaciją (DAĮ 17 straipsnis) arba likvidavus valstybės instituciją, įstaigą ar įmonę, kurios savininko teises ir pareigas įgyvendinanti institucija yra Lietuvos Respublikos Seimas arba Lietuvos Respublikos Vyriausybė (DAĮ 16 straipsnio 2 dalis, Žin., 2010, Nr. 79-4055) Šiuo aspektu svarbūs: Likviduotų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašas (Žin., 2011, Nr. 162-7722); Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašą (Žin., 2011, Nr. 11-508).

38. Taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos: Saugykla – patalpa, specialiai įrengta dokumentams saugoti. Saugyklos mikroklimatas – saugyklos oro temperatūros ir santykinės drėgmės parametrų visuma. Dokumentų neterminuoto saugojimo saugykla – patalpa, kurioje dokumentai saugomi neribotą laiką. Dokumentų terminuoto saugojimo saugykla – patalpa, kurioje dokumentai saugomi ribotą laiką (iki 100 metų) iki jų perdavimo toliau saugoti arba sunaikinimo. 4. DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TAISYKLĖS (Žin., 2012, Nr. 2-64)

39. 4.1. Dokumentų neterminuoto saugojimo saugyklose turi būti įrengtos (23 punktas): 1. oro kondicionavimo sistemos, atitinkančios normatyviniuose statybos techniniuose dokumentuose nustatytus reikalavimus; 2. automatinės gaisro aptikimo, gesinimo, dūmų šalinimo sistemos, atitinkančios normatyviniuose statybos techniniuose dokumentuose nustatytus reikalavimus. Saugyklų apšvietimas turi būti suskirstytas į atskiras sekcijas: pagrindinis takas ir atskiros apšvietimo sekcijos virš stelažų. Saugyklos turi būti apšviečiamos tik liuminescenciniais šviestuvais. Dokumentų aklimatizacijai turi būti įrengta atskira patalpa, kurioje palaikoma tarpinė, lyginant su saugyklomis ir darbo patalpomis, temperatūra.

40. 5.1. Dokumentų rengimas ir registravimas Organizacijų ir įmonių dokumentai turi būti rengiami taip, kad atitiktų Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus bei kituose teisės aktuose nustatytus konkrečių dokumentų reikalavimus. Organizacijos ar įmonės parengti ir gauti dokumentai registruojami dokumentų registruose pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą.Jei organizacijos ar įmonės parengtų dokumentų apyvarta nėra didelė, dokumentai gali būti registruojami bendrame organizacijos ar įmonės veiklos dokumentų registre. Dokumentų registruose registruojami vienų kalendorinių metų dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. 5. NEVALSTYBINIŲ ORGANIZACIJŲ IR PRIVAČIŲ JURIDINIŲ ASMENŲ DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLĖS (Žin., 2012, Nr. 2-63)

41. 5.2. Bylų sudarymas Dokumentacijos plane bylų saugojimo terminai numatomi vadovaujantis atitinkamais teisės aktais. Bylų, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas teisės aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus. Jei organizacijoje ar įmonėje dokumentacijos planas nesudaromas, dokumentų, kurių saugojimo terminas teisės aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus organizacijos ar įmonės vadovo ar kito tos organizacijos ar įmonės įgalioto asmens tvirtinamu dokumentu. (12 punktas) Dokumentacijos plane numatytos bylos sudaromos pagal bendruosius bylų sudarymo principus: 1. Bylos sudaromos iš dokumentų, organizacijos ar įmonės parengtų ar gautų per vienus kalendorinius metus (išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų, ir šių Taisyklių 18 punkte nurodytus atvejus). 2. Bylos sudaromos pagal dokumentų saugojimo terminus. 3. Bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšį, temą, dokumentų sudarytoją, pasirenkant vieną požymį ar požymių derinį. 4. Priedai ir pridedami dokumentai laikomi prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Dokumentų registrai, atsižvelgiant į jų apimtį, gali sudaryti atskiras bylas. Dokumentų registrai, kurie nesudaro atskirų bylų, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui dedami į juose registruotų dokumentų bylas. Kai dokumentacijos planas nesudaromas, į bylas dedami vienų kalendorinių metų dokumentai. Šis reikalavimas netaikomas tęsiamoms byloms, sudarytoms iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų, ir šių Taisyklių 18 punkte nurodytais atvejais.

42. 5.3. Ilgai saugomų bylų tvarkymas (16 punktas) 1. Dokumentai į bylą dedami chronologine tvarka: byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu dokumentu, jei nėra pasirinktas kitas sisteminimo būdas. 2. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti iki 10 metų, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą saugojimo laiką. 3. Darbuotojų darbo sutartys dedamos į vieną bylą. Jei reikia, papildomai dokumentų apskaitai ir paieškai užtikrinti gali būti rengiamas bylos vidaus apyrašas, kuriame surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai). 4. Byloje neturi likti juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, sąvaržėlių. 5. Bylos lapai sunumeruojami, nustatomos bylos chronologinės ribos ar data. Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150–200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas. Tokios bylos lapai numeruojami laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 8 priede nustatytų reikalavimų. 6. Įforminamas bylos antraštinis lapas, nurodant bylą sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimą, bylos antraštę, chronologines ribas ar datą, bylos saugojimo terminą; arba šie bylos aprašymo duomenys užrašomi ant bylos aplanko. 7. Įforminamas bylos baigiamasis įrašas, kuriame nurodoma bylos apimtis. 8. Popierinių bylų dokumentai laikomi segtuvuose ar aplankuose be metalinių laikiklių.

43. 5.4. Trumpai saugomų bylų tvarkymas Taisyklių 17 punktas: 1. Dokumentų sisteminimas byloje nekeičiamas. 2. Bylos lapai nenumeruojami. Jei bylos lapų privalomą numeravimą nustato atitinkamą veiklos sritį reglamentuojantys norminiai teisės aktai, bylos (pvz., buhalterinės apskaitos registrų) lapai sunumeruojami ir įforminamas bylos baigiamasis įrašas. (18 punktas) Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į sudaromą ar tvarkomą bylą gali būti dedami kelerių kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šių Taisyklių 16.5 punkte (t. y. ne didesnė nei 150-200 lapų) Šiuo atveju dokumentai į bylas dedami pagal jų saugojimo terminus. 5.5. Dokumentų naikinimas Dokumentai, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, atrenkami naikinti. Dokumentų naikinimas įforminamas aktu (2 priedas), kurį tvirtina organizacijos ar įmonės vadovas ar kitas tos organizacijos ar įmonės įgaliotas asmuo. Atrinkti naikinti dokumentai akte gali būti įvardyti apibendrintai, jei jie įrašyti į apskaitos dokumentus, pridedamus prie akto (sąrašą ar pan.) (3 priedas). Dokumentų naikinimo akte turi būti nurodytas pridedamo apskaitos dokumento sudarytojas, apskaitos dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei jie yra), taip pat į apskaitos dokumentą įrašytų bylų (apskaitos vienetų) skaičius.

44. 5.6. Užbaigtų bylų apskaita (20 punktas) Užbaigtos bylos per dvejus metus nuo jų užbaigimo įrašomos į bylų apyrašus ir sąrašus arba kitus organizacijos ar įmonės vadovo ar kito įgalioto asmens nustatytus apskaitos dokumentus. (21 punktas) Sutvarkytos bylos, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas ilgesnis nei 25 metai, įrašomos į apyrašus ar jų tęsinius (4−5 priedai). (22 punktas). Atsižvelgiant į sudarytų bylų formą ir kiekį, gali būti sudaromi: 1. vienos ar kelių panašaus pobūdžio veiklos sričių bylų apyrašai; 2. apibrėžtų procesų metu susidariusių vienarūšių bylų apyrašai. (23 punktas) Jei organizacijoje ar įmonėje dokumentacijos planas nesudaromas, bylos, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas ne ilgesnis nei 25 metai, įrašomos į užbaigtų bylų sąrašus (6 priedas). Bylų sąrašai gali būti sudaromi pagal bylų formą, kiekį, saugojimo terminus ar kitą pasirinktą požymį ar požymių derinį. Organizacijos ar įmonės vadovo ar jo įgalioto asmens sprendimu šie sąrašai gali būti numatyti ir tais atvejais, kai organizacijoje ar įmonėje dokumentacijos planas sudaromas.

45. Aprašas nustato: 1 likviduojamų viešųjų juridinių asmenų 2. ar likviduojamų privačių juridinių asmenų, 3. užsienio juridinių asmenų ar kitų organizacijų veiklą nutraukusių filialų ar atstovybių veiklos dokumentų, kurių norminių teisės aktų nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, perdavimo toliau saugoti tvarką 4. ir tai patvirtinančių pažymų, reikalingų likviduojamiems juridiniams asmenims išregistruoti iš Juridinių asmenų registro, išdavimo tvarką. Šio Aprašo reikalavimai, kai juridinis asmuo likviduojamas vykdant teismo sprendimą dėl priverstinio juridinio asmens likvidavimo, nėra taikomi. 6. LIKVIDUOJAMŲ JURIDINIŲ ASMENŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO TOLIAU SAUGOTI IR TAI PATVIRTINANČIŲ PAŽYMŲ IŠDAVIMO TVARKOS APRAŠAS (ŽIN, 2011, Nr. 162-7722)

46. 6.1. DOKUMENTŲ PERDAVIMO TOLIAU SAUGOTI ORGANIZAVIMAS Likviduojamų valstybės ar savivaldybių institucijų, įstaigų ar įmonių, taip pat privačių juridinių asmenų ir nevalstybinių organizacijų dokumentai, kurių norminių teisės aktų nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, toliau saugoti perduodami Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka. Perduodami valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitą Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Žin., 2011, Nr. 88-4230), nustatyta tvarka, o elektroniniai dokumentai tvarkomi pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse (Žin., 2012, Nr. 3-104) nustatytus reikalavimus. Perduodami privačių juridinių asmenų ir nevalstybinių organizacijų dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitą pagal Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėse (Žin., 2012, Nr. 2-63) nustatytus reikalavimus.

47. 6.2. Likvidatorius turi (7 punktas) Likvidatorius, kurio teisinį statusą apibrėžia LR CK, organizuodamas likviduojamo juridinio asmens dokumentų perdavimą toliau saugoti, turi išsiaiškinti, ar tokio asmens veiklos dokumentai ar dalis jų nebuvo perduoti saugoti asmeniui, turinčiam licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, ikiteisminį tyrimą atliekančioms ar kitoms institucijoms. Jei tokių atvejų nustatoma, likvidatorius turi perimti likviduojamo juridinio asmens dokumentus ir perduoti juos toliau saugoti Apraše nustatyta tvarka. Jei ikiteisminį tyrimą atliekančiai ar kitai institucijai likviduojamo juridinio asmens dokumentai dar reikalingi toliau naudoti, informacija apie tai pateikiama šio Aprašo 10 punkte nustatytame prašyme. (10 punktas). Likvidatorius savivaldybės administracijai teikia prašymą priimti dokumentus toliau saugoti. Prašyme nurodomas likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, veiklos laikotarpis, numatomas dokumentų perdavimo laikas (konkreti data ar datos, jei dokumentus susitariama perduoti per keletą kartų), taip pat apibendrintai apibūdinami perduodami veiklos dokumentai (tarp jų ir priimti iš kitų juridinių asmenų, jei tokių dokumentų yra). Likvidatoriaus teikiamu dokumentu kartu gali būti prašoma išduoti pažymą dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų. Jei likvidatorius perduoda ne visus likviduojamo juridinio asmens veiklos dokumentus, prašyme pateikiama atitinkama šio Aprašo 18.2–18.4, 19 punktuose nurodyta informacija. Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, savivaldybės administracijai prašymas teikiamas pagal šio Aprašo 18 ir 19 punktuose nustatytus reikalavimus. (11 punktas). Prašymas savivaldybės administracijai teikiamas, kai Valstybinė mokesčių inspekcija prie LR FM Juridinių asmenų registro tvarkytojui pateikia pranešimą apie likviduojamo juridinio asmens, užsienio juridinio asmens filialo ar atstovybės atsiskaitymą su biudžetais ir pinigų fondais (likvidavimo atveju) arba kai yra priimtas sprendimas dėl juridinio asmens pabaigos (bankroto atveju).

48. 6.3. Dokumentų perdavimo įforminimas (12 punktas). Dokumentų perdavimas toliau saugoti įforminamas dokumentų perdavimo aktu (1 priedas), kuriame nurodomi priimami dokumentai ir juos perduodantys bei priimantys asmenys. Jei likviduojamo juridinio asmens dokumentai savivaldybės administracijai perduodami per keletą kartų, dokumentų perdavimo aktas sudaromas faktiškai perdavus visus likvidatoriaus prašyme nurodytus dokumentus. (13 punktas). Popierinių dokumentų bylos perduodamos aplankuose be metalinių laikiklių. Dokumentai, kurie dėl jų formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais. Vaizdo ir garso dokumentai perduodami jų laikmenoms pritaikytose dėžutėse. Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys. Elektroniniai dokumentai, sudaryti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintas ar jo patvirtintas elektroninio dokumento specifikacijas, toliau saugoti perduodami laikmenose (optinėse ar kitose). Ant šių laikmenų aplankų turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys. Prieš perduodamas laikmenas, kuriose yra elektroniniai dokumentai, likvidatorius turi išsiaiškinti, ar dokumentus priimanti įstaiga turi laikmenai nuskaityti tinkamą įrangą ir priemones, kuriomis galima patikrinti elektroninius dokumentus. Jei toliau saugoti perduodamų elektroninių dokumentų nebuvo galima patikrinti dėl to, kad dokumentus priimanti įstaiga neturėjo reikiamos įrangos ar priemonių, tai pažymima dokumentų perdavimo akte.

49. 6.4. Pažymų išdavimas (16 punktas) Pažymą dėl likviduojamos valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentų išduoda savininko teises ir pareigas įgyvendinanti institucija ar jos įgaliota įstaiga; dėl likviduojamos valstybės institucijos, įstaigos ar įmonės, kurios savininko teises ir pareigas įgyvendinanti institucija yra Lietuvos Respublikos Seimas arba Lietuvos Respublikos Vyriausybė, – savivaldybės, kurios teritorijoje yra likviduojamo juridinio asmens buveinė, administracija. Pažyma dėl šiame punkte nurodytų likviduojamų juridinių asmenų dokumentų išduodama tik faktiškai perėmus dokumentus šio Aprašo 4–6 punktuose nustatyta tvarka. (17 punktas) Pažymą dėl likviduojamo privataus juridinio asmens, nevalstybinės organizacijos dokumentų išduoda savivaldybės, kurios teritorijoje yra likviduojamo juridinio asmens buveinė, administracija. Pažyma išduodama tik faktiškai perėmus likvidatoriaus pateiktame prašyme nurodytus dokumentus ir įvertinus likvidatoriaus pateiktą informaciją, jei tokia informaciją pagal šio Aprašo reikalavimus turėjo būti pateikta.

50. 6.5. Likvidatoriaus teiktina informacija (18 punktas). Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, savivaldybės administracijai teikiamas prašymas išduoti pažymą dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų. Prašyme nurodoma: 1. likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, veiklos laikotarpis; 2. priežastys, dėl kurių dokumentai neperduodami saugoti nustatytąja tvarka (ir pridedami tai pagrindžiantys dokumentai – dokumentų poėmio protokolų, pagal kuriuos dokumentai buvo perduoti kitiems juridiniams asmenims toliau naudoti, kopijos ar kita); 3. dokumentų praradimo priežastys (apibūdinami prarasti dokumentai, jei tokių atvejų žinoma, ir pateikiami nurodytąsias priežastis pagrindžiantys dokumentai ar jų kopijos); 4. laikotarpis, kuriuo sudarytų dokumentų nerasta ir (ar) kuriuo jie nebuvo sudaromi. (19 punktas). Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, kartu su prašymu jis turi pateikti Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigos išduotą pažymą apie apdraustųjų asmenų turėjimą per visą juridinio asmens veiklos ar per konkretų laikotarpį (jei šios informacijos nėra galimybės pateikti elektroniniu būdu iš Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos informacinės sistemos).