GUIA PRÁTICO PARA CONDUÇÃO D A MELHORIA DE PROCESSOS DA SEFAZ

1. GUIA PRÁTICO PARA CONDUÇÃO DA MELHORIA DE PROCESSOS DA SEFAZ P:\DASA\APDI\APDI - RESERVADO\Desenvolvimento_Organizacional\Modelo_Organizacional\Modelo_Operacional\GUIA PRATICO P_CONDUCAO MELHORIA PROCESSOS

2. Assunto: Orientações práticas para condução de melhoria de processos. O que? Quem? Como? Inicio Facilitador: Assessor de negócio da área, gestor da unidade ou técnico da AGIN • Facilitador: Caso não exista a matriz de negócio definida: • Solicitar para cada membro da equipe descrever em 01 folha o que considera que seja: • 1) A razão da existência da unidade = MISSÃO • 2) as tarefas da unidade = PROCESSOS • 3) O resultado das tarefas que executa = PRODUTOS • 4) Os clientes, fornecedores e insumos da cada produto. • Validar com a equipe cada item acima a fim de chegar ao consenso • OBS: Caso exista a matriz de processos definida, considerar a validação a partir da referida matriz. Validar com a equipe a matriz de processos (missão,processo, produtos, clientes, insumos e fornecedores) Facilitador: • Facilitador: • Orientar que devem ser evidenciados aqueles produtos vitais para a sobrevivência do negócio, que necessitam melhorias. • Como: • Produtos tem custo de produção elevado. • O índice de rejeição do produto é elevado. • O risco de acidentes com o produto é alto. • As reclamações dos clientes são constantes. • Existem atrasos para entrega do produto. Identificar os processos prioritários que necessitam melhorias A

3. O que? Quem? Como? A • Facilitador: • Orientar a equipe a procurar seu cliente visando ouvi-lo pessoalmente • Deverá classificar os clientes em 3 níveis: superior hierárquico, usuário e equipe e procurar identificar as necessidades do produto: • 1) Qualidade intrínseca • 2) Custo • 3) Prazo (entrega) • 4) Segurança Facilitador: Identificar as necessidades dos clientes dos processos prioritários, que necessitam melhorias • Facilitador: • Orientar a equipe para identificar o item de controle atual e o ideal para os processos prioritários; • Descrever a(s) meta(a) dos processos prioritários. • Conceito item controle: São características numéricas sobre as quais é necessário exercer o controle (gerenciamento). • São estabelecidos sobre os resultados. Facilitador: Identificar os itens de controle dos processos prioritários, que necessitam melhorias, e suas metas. Facilitador: Elaborar gráfico de gestão à vista A partir do acompanhamento do item de controle e sua meta, elaborar o gráfico e colocá-lo em local visível de toda equipe. Orientar a equipe a descrever todas as ações necessárias para o atingimento da meta. Facilitador: Elaborar o plano de ação para os processos prioritários, que necessitam melhorias B

4. O que? Quem? Como? B • Macrofluxo: • Representar a seqüência das principais etapas do trabalho realizado para gerar o produto. • Cada etapa do macrofluxo é um processo. • Fluxograma: • Representar cada processo do macrofluxo, ou aqueles que julgar mais importantes; • Cada processo corresponde a um conjunto de tarefas. Facilitador: Elaborar o macrofluxo e fluxograma dos processos prioritários Facilitador: Reunir todos os executantes da tarefa a ser padronizada para descrever o(s) procedimento(s) operacional(s) padrão(s). Padronizar cada tarefa ou as que julgar mais importantes Fim

5. ANEXO A CLIENTES PRODUTOS FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS

6. ANEXO C

7. ANEXO D

8. ANEXO E

9. ANEXO F DOCUMENTO ANEXO F DO SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO

10. RELATÓRIO NÃO-CONFORMIDADE

11. FACILITADOR: • Orientar a unidade a realizar a acompanhamento sistemático da(s) meta(s); • Encaminhar à AGIN para digitação nos modelos específicos e disponibilização na INTRANET • Matriz de PROCESSO (processo, missão, produtos, clientes, insumos e fornecedores); • Macrofluxo(s) e fluxograma(s) do(s) produto(s) prioritário(s); • Procedimento(s) operacional(s) padrão(s). • Maiores detalhamentos do método, vide Regulamento do Gerenciamento da Rotina (Modelo Gestão Fazendária).