Championnats du Monde de Scrabble 2014

1. Championnats du Monde de Scrabble 2014 À l’attention de Monsieur Philippe GENET Eurl SECCPB Centre de congrès Pierre Baudis | 11, Esplanade Compans Caffarelli | BP 889 | 31685 Toulouse Cedex 6 | www.centre-congres-toulouse.fr Toulouse expo | Parc des Expositions de Toulouse | BP 4128 | 31030 Toulouse Cedex 04 | www.toulousexpo.com

2. Sommaire AV Ex po Préambule p3 Ô Toulouse p4 Descriptif des enjeux de votre cahier des charges p5 Les prestations p42 Synopsis du cahier des charges p6 La construction de notre réponse p7 Préambule p43 Audiovisuel p44 Restauration p46 L’Exposition p49 Le Championnat au cœur de Toulouse p8 Au cœur de Toulouse p9 Toulouse, l’hospitalité et le savoir vivre du sud p11 Un accès facile p12 L’accessibilité grâce au métro p15 Facilités p16 Quelques images p17 Les espaces du Championnat p19 Synoptique du centre de congrès p20 Des espaces sur mesure p22 L’accueil p24 La Salle du Championnat p26 La Salle de Presse p28 La zone d’arbitrage p30 La Salle pour les Spectateurs p32 La Salle pour les organisateurs p34 Emplacements pour des stands p36 La Salle de Réunion p38 L’Amphithéâtre p40 Remerciement p51 2

3. Préambule Bienvenue aux Championnats du Monde de Scrabble, au cœur de Toulouse, capitale de Midi-Pyrénées. Vous envisagez la destination Toulouse en 2014. Le Centre de Congrès Pierre Baudis vous accueillera « avec plaisir » et nous sommes heureux de vous présenter aujourd’hui un premier projet. Votre interlocuteur : Irène BOYER Tel: 05 62 30 40 14 Mail: i.boyer@centre-congres-toulouse .fr Fax: 05 62 30 40 01 3

4. Ô Toulouse Vos équipes connaissent peut-être Toulouse et sa région, bien au-delà de ces images. Mais pouvons-nous construire une réponse du Centre de Congrès Pierre Baudis, placé au cœur de Toulouse, sans évoquer, quelques paysages et souvenirs. Océan Atlantique Toulouse Mer Méditerranée 4

5. Descriptif des enjeux et de votre cahier des charges 5

6. Synopsis du cahier des charges Prestations Espaces Plénière, ateliers et symposiums Audio-visuel, informatique, exposition 6

7. La construction de notre réponse La réponse du Centre de Congrès Pierre Baudis sera globale et réunira l’ensemble des propositions sur les espaces et sur les prestations. Les espaces Les prestations Afin de coordonner avec vous et vos équipes la mise en place du projet, vous serez accompagnés d’un Chef de Projet. Toute l’équipe d’exploitation du Centre de Congrès sera engagée à ses côtés. 7

8. Le Championnat du Monde au cœur de Toulouse 8

9. Au cœur de Toulouse Gare Aéroport Métro Centre-ville • Vous êtes au cœur de Toulouse • A proximité de l’aéroport (20 min.) et de la gare (5 min.) • A proximité immédiate du métro • Dans le centre-ville, son ambiance et parmi les toulousains « Pour Toulouse, toujours plus » « Per Tolosa totjorn mai » Quelques sites pour commencer www.toulouse-tourisme.com www.toulouse.fr www.grandtoulouse.org www.midipyrenees.fr www.ladepeche.fr http://fr.wikipedia.org/wiki/Portail:Occitanie www.promotoulouse.com générosité-garonne-palmier-ville rose-tango-sciences-aérospatiale-pastel-violette-occitan-degueuloir-nougaro-nanotechnologies-médecine-universités-espagne-rugby-étudiants-place du cap-japon-saint-sernin-pont-neuf-cassoulet-joie-paratge-soleil-31- 9

10. Au cœur de Toulouse 1 secondedu Parc Compans-Cafarelli Vous sentirez la présence de Toulouse, la Cité vous sera proche. Vous êtes si près à pied… et pas loin du Ciel… 10 secondesdu Métro 600 secondesde la place du Capitole 10

11. Toulouse, l’hospitalité et le « savoir vivre » du Sud  Une situation géographique privilégiée Située entre mer (à 150 km de la Méditerranée)et montagne (à 100 km des stations de ski pyrénéennes), elle bénéficie d’un climat très ensoleillé • Un patrimoine historique et culturel important Le Capitole, le Cloître des Jacobins, la Basilique St Sernin, la Cité de l’Espace, la Fondation Bemberg, Musée des Augustins, le Canal du Midi… • Une ville conviviale  Une grande richesse gastronomique (cassoulet, foie gras, armagnac, confit de canard …) Une ville sportive (rugby/Stade Toulousain, 6 golfs à proximité…) Une ville jeune et festive avec de nombreuses places animées (restaurants et terrasses..)  Une vie nocturne avec de nombreuses possibilités de sorties 11

12. Toulouse, un accès facile Par Avion • Aéroport International de Toulouse Blagnac situé à 15mn du centre ville • Une navette qui relie quotidiennement Paris à Toulouse en 1h10 toutes les 30 mn • Une liaison Paris Toulouse par Air France ou via Easy jet 16 liaisons quotidiennes entre Toulouse et les principales villes de province • 20 liaisons quotidiennes entre Toulouse et les principales capitales européennes • Et de nombreuses autres liaisons internationales… 12

13. Toulouse, un accès facile Par Train • Gare SNCF Matabiau à 15 mn avec une correspondance métro (Station Compans Cafarelli) • A 5h30 de Paris – 2h00 de Montpellier- 2h00 de Bordeaux- Lyon 4h00. • Plusieurs liaisons quotidiennes avec Paris –Lyon – Marseille – Lille - Nice 13

14. Toulouse, un accès facile Par Réseau Autoroutier • Au Carrefour des principaux axes autoroutiers français • Périphérique toulousain, qui contourne l’agglomération, pour accéder facilement et rapidement au centre-ville 14

15. L’accessibilité grâce au métro Vive le métro… Le Centre de Congrès Pierre Baudis bénéficie d’une accessibilité privilégiée grâce au métro. L’ensemble de vos congressistes, quel que soit le lieu de leur hébergement dans Toulouse, pourront très facilement chaque matin et chaque soir se rendre au Championnat et rentrer dans leur hôtel. 15

16. Facilités Parking Hôtels Gare et aéroport Un parking sécurisé de 1000 places aux pieds du site pour permettre aux congressistes venant en véhicule de se garer facilement aux abords du Centre de Congrès. Plus de 7000 chambres réparties dans 150 hôtels parmi lesquels une grande majorité en centre ville et proche de notre site. Une capacité hôtelière variée. Forte proximité de la gare et de l’aéroport Très nombreuses lignes régulières nationales et internationales. 16

17. Quelques images pour découvrir Toulouse 17

18. Quelques images pour découvrir Toulouse 18

19. Les espaces du Championnat 19

20. Synoptique du Centre de Congrès C’est un navire de l’air et de la terre avec pour cockpit une serre de palmiers, écho à la fois de la modernité de l’aérospatiale, de l’architecture du Palmier des Jacobins, du Sud, du plaisir des palabres, de notre imagination. Le Centre des Congrès est construit en 5 plateaux qui permettent toutes les combinaisons de réunions, d’exposition et de restauration. lumière rencontre paysage Toulouse voyage couleurs aventure paroles savoirs histoire Cinq plateaux modulables 3 2 1 0 -1 20

21. Centre de Congrès Pierre Baudis lumière lumière lumière 21

22. Des espaces sur mesure Chaque niveau est relié par un escalator 22

23. Bienvenue 23

24. L’accueil 24

25. L’accueil Hall d’accueil Vue 1 L’espace accueil, d’une superficie de 300 m², se situe à l’entrée du site. C’est à cet endroit que se trouveront les comptoirs des inscriptions et des renseignements. Cet espace pourra servir de lieu d’affichage des résultats. A ce niveau, se trouve également le local technique qui servira de réserve pour la papeterie, de local d’impression et de photocopie. Cet espace sera fermé à clé. Hall d’accueil Vue 2 Niveau 0 25

26. La salle du championnat 26

27. Concorde 1 & 2: salle du championnat Concorde 1 & 2 Vue 1 Cet espace de 1200 m² sera idéal pour le championnat. Cette salle n’a ni pilier, ni obstacle important à la vue. Elle est isolée et dispose d’un silence absolu. Elle est dotée d’une scène d’une surface de 85 m² (17m x 5m). * Photo prise avec des tables de concours Concorde 1 & 2 Vue 2 Niveau -1

28. La salle de Presse 28

29. La salle de presse C’est dans cette salle d’une superficie de 48 m² que seront conviés les journalistes. Latécoère Niveau 0.5

30. La Zone d’arbitrage 30

31. Zone d’arbitrage: Caravelle 2 Cette zone, d’une superficie de 320 m² sera équipée de connections électriques pour l’informatique. Il y aura un nombre suffisant de chaises et de tables, selon vos besoins. Caravelle 2 Niveau 0

32. La salle pour les spectateurs 32

33. Salle spectateurs: Caravelle 1 Caravelle 1 Caravelle 1 sera la salle des spectateurs. C’est dans cette salle qu’aura lieu la retransmission des parties de l’Elite et de la phase finale du championnat par paires. Niveau 0

34. La salle pour les organisateurs 34

35. Salle organisateurs: Mermoz Mermoz 54 m² Cette salle ne sera accessible qu’à un minimum de personnes et sera réservée à la saisie, au traitement et à l’impression des résultats, ainsi qu’à la confection du quotidien. Une photocopieuse y sera installée. Niveau 0.5

36. Emplacements pour des stands 36

37. Stands: Foyer Concorde Foyer Concorde Cet espace de 400 m², situé à côté de la salle du Championnat pourra accueillir vos stands. Niveau -1

38. La Salle de Réunion 38

39. Salle de Réunion : Diamant Diamant Cette salle de 65 m² sera mise à disposition de la FIFS et de ses commissions pour les différentes réunions. Elle accueillera également l’Assemblée Générale et la réunion du Comité directeur. Niveau 1

40. L’Amphithéâtre 40

41. l’Auditorium St Exupéry L’auditorium de 500 places accueillera le défi mondial, le défi des jeunes, des conférences ou spectacles, mais surtout la cérémonie de clôture ainsi que la retransmission des deux dernières parties de l’Elite et des paires. Auditorium St Exupéry Niveau 2 41

42. Les prestations 42

43. Préambule AV Ex po Vous pourrez lors de la mise en place du projet nous solliciter sur l’ensemble des prestations qui se dérouleront au Centre. Devant l’attente de plus en plus répandue de nos clients d’une réponse globale, nous avons mis en place 3 pôles de compétences pour répondre au mieux aux différents cahiers des charges : audio-visuel (AV), Food & Beverage (F&B) et exposition. Impact Personnalisation Confort Convivialité 43

44. AV Audio-visuel Impact Personnalisation Confort Convivialité 44

45. Le service audiovisuel « Qu’est-ce qui va se passer ? » Le service audiovisuel est avec vous pour imaginer le meilleur habillage de l’événement. Son expertise, son équipe et sa coordination de prestataires audio-visuels vous assurent un audio-visuel sur mesure que cela soit en terme de concept ou simplement de mise à disposition de matériel et d’accompagnement dans vos réunions. • Impact • Intelligibilité de la parole sur scène et dans la salle • Visibilité de l’orateur • Couverture sonore • Puissance suffisante pour l’habillage sonore • Qualité de l’image • Personnalisation • Habillage et jeux de lumière selon la charte de l’entreprise • Titrages des images au nom des orateurs • Confort oratoire • Retour vidéo • Pas de faux mouvement, adresse claire au public • Adaptation du filmage au type d’intervention sur le plateau • Communication facile entre les membres de l’équipe AV • Convivialité • Un plateau convivial • Les jeux de couleurs • Avoir l’image « dans l’espace » • La discrétion des appareils 45

46. Restauration (F&B) 46

47. Le service restauration (F&B) du Centre de Congrès Pierre Baudis La restauration est souvent la clef de voûte de la réussite du congrès. Vivent les mots, vivent les mets, vive le savoir-vivre de Toulouse et de sa région ! Le service restauration du Centre de Congrès Pierre Baudis accompagne les organisateurs dans le choix des repas (format et composition), dans la sélection des traiteurs et surtout dans l’organisation des prestations au sein du Centre. La confiance dans l’organisation et la qualité de la restauration, le plaisir de la convivialité toulousaine. • La gestion des pauses • Organisation ; • Mise en place ; • Service ; • Proposition d’une gamme de pauses en fonction des moments de la journée et du niveau de prestations choisi. • La gestion des traiteurs • Conseil sur les formats • Sélection des menus les plus adaptés • Suivi de l’organisation et de la relation traiteurs ; • Le Centre a sélectionné cinq grands traiteurs toulousains capables de proposer une offre sur mesure. • La gestion du bar • Barman • Approvisionnement • Mise en place de la terrasse • Les bonbonnes d’eau • Gestion • Mise en place • Suivi de l’approvisionnement 47

48. Les pauses Pause accueil Pause viennoiserie Pause biscuits Café*, thé, jus de fruits, Evian, Perrier, assortiment de biscuits secs enveloppés. Café*, thé, jus de fruits, Evian, Perrier, Café*, thé, jus de fruits, Evian, Perrier, 2 viennoiseries par personne (croissant, pain au chocolat, pain aux raisins) • Nos tarifs incluent : • Les tables buffet nappées et juponnées; • La vaisselle en porcelaine et verrerie; • Le service par du personnel qualifié (base: 1 serveur pour 100 personnes) -hors pause permanente- • Un temps de service d’une durée d’une demi heure; • au delà facturation supplémentaire de 0.30€ ht par personne. * * Notre café a été sélectionné par nos clients au cours d’une dégustation test. 48

49. L’exposition Ex po 49

50. Le service exposition Installation Générale Gestion des exposants Docs et plan Les exposants jouent un rôle fondamental dans le montage de votre manifestation et se mobilisent afin à la fois de soutenir l’envergure du projet et pour assurer leur communication et leur positionnement sur le marché. Il est important que l’organisation de leur présence soit facile et leur permette d’aborder avec sérénité la manifestation et ses opportunités. Le service exposition sera à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en place du salon. Le service exposition vous proposera : • Un guide de l’exposant structuré et efficace pourra être envoyer aux exposants (permet à tous les participants d’avoir tous les informations techniques utiles au bon déroulement du montage et du démontage de leur stand) • La réalisation de vos plans exposition Une personne dédiée à l’exposition sera l’interlocuteur des exposants : • Réception des demandes, • Suivi. Cela vous garantit une gestion personnalisée des demandes et une meilleure fluidité dans l’organisation. • Montage, démontage des structures de stands • Accompagnement technique sur le terrain pour une meilleure réactivité et service auprès du client • Matériel à disposition pour un meilleur confort d’installation (monte-charge au niveau de la salle, équipe de manutentionnaires à disposition,…) 50 50