TEHNOLOGIA COMINICA ŢIEI ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ

1. Partea a II-a Bazele teoriei informaţiei şi a comunicaţiei în instituţia publică TEHNOLOGIA COMINICAŢIEI ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ

2. Conceptul de sistem de management al organizaţiei • Definiţie Sistemul de management al organizaţiei poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informaţional, motivaţional etc. din cadrul organizaţiei, prin intermediul căruia se exercită ansamblul proceselor şi relaţiilor de management, în vederea obţinerii unei eficacităţi şi eficienţe cât mai mari.

3. Sistemul de management al organizaţiei

4. Subsisteme componente • (sub)sistemul organizatoric; • (sub)sistemul informaţional; • (sub)sistemul decizional; • (sub)sistemul metodologic (metode şi tehnici de management); • alte elemente de management.

5. Analogia sistem managerial-om

6. Definiţie • Sistemul informaţional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor organizaţiei.

7. Componentele sistemului informaţional

8. Date şi informaţii - definiţii • Data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acţiuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizaţie sau la procese din afara sa, care interesează managementul acesteia. • Prin informaţie, din punct de vedere al managementului, desemnăm acele date care aduc adresantului un spor de cunoaştere privind direct şi indirect organizaţia respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei organizaţiei.

9. datele 1. Datele - ansambluri de simboluri, exprimate sub formă numerică, litere, sunete, imagini etc, susceptibile de a fi percepute de fiinţa umană. Exemplu: norme, cantităţi, valori corespunzătoare unor indicatori economici, financiari, statistici.

10. informaţiile 2. Informaţiile - sunt doar acele date care: - aduc cunoştinţe noi destinatarului lor; - modifică percepţia asupra realităţii; - reduc gradul de incertitudine (necunoaştere) asupra acesteia. Concluzii: - informaţiile formează o submulţime inclusă în mulţimea datelor; - noţiunea de informaţie este relativă destinatarului ei, în sensul că ceea ce reprezintă informaţie pentru unul, nu este obligatoriu informaţie pentru altul; - informaţia ia în considerare întotdeauna semnificaţia fenomenului real pe care-l surprinde şi care, în mod absolut diferă în funcţie de percepţia proprie a utilizatorului; - informaţia are un puternic caracter de subiectivism.

11. Informaţia pertinentă – baza fundamentării deciziei manageriale eficiente

12. Determinanţii majori ai informaţiei pertinente COMPLETITUDINE (caracterul exhaustiv) FIABILITATE (gradul de încredere în sursa informaţiei) ACTUALITATE (reducerea întârzierii în obţinerea informaţiei PERTINENŢA INFORMAŢIEI EXACTITATE (Absenţa fenomenului de perturbare) PUNCTUALITATE (respectarea limitelor de timp în procesul de utilizare) ACCESIBILITATE (determinant major de utilizare efectivă a informaţiei)

14. Circuite şi fluxuri informaţionale - definiţii • Prin circuit informaţional desemnăm traiectul pe care îl parcurge o informaţie sau o categorie de informaţii între emiţător şi destinatar. • Fluxul informaţional reprezintă cantitatea de informaţii care este vehiculată între emiţătorul şi beneficiarul pe circuitul informaţional, caracterizat prin anumite caracteristici - lungime, viteză de deplasare, fiabilitate, cost etc.

15. circuite şi fluxuri informaţionale 3. Circuite informaţionale - reprezintă traseul pe care îl parcurge o informaţie, de la sursă la destinaţie. Ele iau naştere atât în interiorul organizaţiei, cât şi între aceasta şi mediul extern. 4. Fluxuri informaţionale - reprezintă ansamblul informaţiilor care parcurg circuitele informaţionale, raportate la un anumit interval de timp. Orizontale Verticale Oblice

18. Proceduri informaţionale - definiţie • În esenţă, prin proceduri informaţionale desemnăm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalităţi de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare şi arhivare a unei categorii de informaţii, cu precizarea operaţiilor de efectuat şi succesiunea lor, a suporţilor, formulelor, modelelor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor folosite.

19. Principalele caracteristici ale procedurilor informaţionale

20. proceduri şi mijloace 5. Procedurile informaţionale- ansamblu de metode şi tehnici de reprezentare a informaţiilor primare, prin intermediul cărora este asigurată interfaţa om-calculator. 6. Mijloacele de tratare a informaţiilor- reunesc suporturile fizice (hardware) şi cele logice (software) prin care sunt asigurate procesele de culegere, prelucrare, transmitere, stocare a informaţiei, în vederea obţinerii rezultatelor dorite.

21. Mijloace de tratare a informaţiilor - definiţie • Totalitatea elementelor tehnico-materiale utilizate pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea, prelucrarea, interpretarea şi stocarea datelor şi informaţiilor reprezintă mijloacele de tratare a informaţiilor, (de la cele mai simple (creion), la cele mai complexe (computer)

23. Referitor la categoriile de mijloace de tratare a informaţiei prezentate în tabel, precizăm că, cele mecanizate sunt pe cale de dispariţie. Progreseleformidabile înregistrate de mijloacele automatizate, în condiţiile diminuăriisubstanţiale a costurilor, au făcut caduce mijloacele mecanizate.

24. Principalele funcţii ale sistemului informaţional

25. Dimensiunile informaţiei În realizarea acestor funcţii, sistemul informaţional este confruntat cu probleme foarte complexe, dată fiind tripla dimensiune a informaţiilor: • dimensiune individuală, în sensul că ele condiţionează într-o proporţie apreciabilă potenţialul şi realizarea aspiraţiilor personale ale salariaţilor. • dimensiune organizaţională, în sensul că reprezintă o premisă indispensabilă pentru stabilirea şi finalizarea obiectivelor organizaţiei de către acţionari şi manageri. • dimensiune socială ce decurge din rolul lor în exercitarea drepturilor şi responsabilităţilor salariaţilor din cadrul organizaţiei în calitate de cetăţeni.

26. Deficienţe generale • distorsiunea – modificarea parțială neintenționată a conținutului sau mesajului unei informații pe parcursul culegerii, prelucrării şi transmiterii de la emiţător la destinatar; • filtrajul – modificarea parțială sau totală a conținutului sau mesajului unei informații in mod intenționat; • redundanta – este deficienta care consta în înregistrarea, transmiterea şi prelucrarea repetată a unor informații cauzate de absenţa coordonării sau a coordonării defectuoase a anumitor sisteme ale segmentului informațional; • supraîncărcarea circuitului informațional –vehicularea unei cantităţi de informații mai mare decât capacitatea de transport, ducând la blocarea sau întârzierea unor informații. De regulă se face cu informații inutile, nerelevante pentru activitatea respectivă, principala cauză fiind redundanţa.

27. Raporturile sistem informaţional – sistem informatic

28. Sistemul informatic al unei instituţii publice Prelucrarea datelor şi comunicarea Sistem informaţional Subsistem de prelucrare date (prelucrare şi modele de prelucrare) Subsistem de comunicaţie Date rezidente Date comunicate

29. Sistemul informatic al unei instituţii publice Sistem informatic- acea parte a sistemului informaţional pentru care prelucrările sunt, preponderent, automatizate. Informatizarea, dacă este planificată şi derulată corespunzător, are un dublu impact asupra activităţilor din instituţie: creşte calitatea serviciilor şi micşorează costurile. Strategia de informatizare – componentă a strategiei generale a instituţiei publice. Tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor reprezintă suportul tehnic al sistemului informatic.

30. Dimensiuni ale TIC în instituţia publică Dimensiunea strategica: Tenologiile informatice si de comunicatie devin o resursa strategica pentru organizatia publica, in masura sa asigure avantajul competitiv. Dimensiunea organizationala: Aparatul informatic este parte integranta in organizatie si evolueaza in conditiile unui mediu favorabil sau restrictiv. Aparatul informatic trebuie sa raspunda cerintelor decizionale si operationale si, in interactiune cu alte subsisteme ale organizatiei va asigura sinergia intre domeniul informaticii si cel al managementului. Dimensiunea umana: Surclaseaza aspectele tehnologice si metodologice si reprezinta factorul de succes in folosirea eficienta a aparatului informatic.

31. Sistemul informatic al unei instituţii publice conţine -Tehnici si mijloacepentru automatizareaactivitatilor de birou. -Proceduri automate pentru culegerea, prelucrarea, arhivarea si vehicularea datelor si informatiilor. -Aplicatii informatice pentru: optimizarea procesului decizional gestiune economică conducerea proceselor tehnologice asistare a deciziei.

32. Sistemul informatic al unei instituţii publice conţine -Instrumente de comunicatie electronica(mesageria electronica, videotextul interactiv, bancile de date accesate prin reteaua Internet, sistemele de audioconferinta si videoconferinta etc). -Sistemede gestiune a bazelor de date (SGBD),pentru crearea si gestionarea colectiilor de date clasice, destinate proceselor decizionale si celor de executie. -Tehnici de automatizare a proceselui de productie: proiectare asistata de calculator, conceptie, fabricatie si mentenanta asistata etc).

33. Sistemul informatic al unei instituţii publice – structură Orice sistem informatic este structurat în patru categorii de componente: Componenta umană Componenta organizatorică Componenta de infrastructură tehnologică Aplicaţiile informatice

34. Structura sistemului informaticComponenta umană (1) Este cea mai importantă componentă pentru eficacitatea şi eficienţa sistemului informatic. Succesul unui sistem informatic depinde de adaptarea celorlalte componente la nivelul şi pregătirea resursei umane existente.

35. Structura sistemului informaticComponenta umană (2) 3 categorii: -beneficiarii (cei cărora le sunt adresate informaţiile generate sau transmise în cadrul sistemului informatic); -utilizatorii (cei care utilizează nemijlocit TIC pentru obţinerea de informaţii); -personalul de întreţinere şi dezvoltare.

36. Structura sistemului informaticComponenta umană (3) Aspecte importante: -Creşterea exponenţială a numărului de beneficiari, şi deci a cererii de informaţie. -Apropiere între utilizatori şi beneficiari. -Personalul de întreţinere şi dezvoltare -resursa umană de înaltă calificare, greu de obţinut şi scumpă.

37. Structura sistemului informaticComponenta organizatorică Este formată din structura organizatorică specifică activităţilor informatice, totalitatea mijloacelor şi metodelor de natură organizatorică şi metodologică utilizate pentru conducerea activităţilor informatice şi de modul în care se realizează legătura între sistemul informatic şi restul organizaţiei.

38. Structura sistemului informaticComponenta de infrastructură Se identifică în mare parte cu ceea ce numim Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţiilor, reprezentând suportul fizic şi infrastructura soft necesară funcţionării întregului sistem. Reprezintă totalitatea dispozitivelor, circuitelor şi echipamentelor utilizate pentru prelucrarea şi transmiterea informaţiilor, împreună cu sistemele de operare, protocoalele de comunicaţie şi programele de bază necesare funcţionării echipamentelor.

39. Structura sistemului informaticAplicaţii şi module informatice Reprezintă totalitatea programelor informatice şi a aplicaţiilor informatice care implementează proceduri informaţionale specifice activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei. După unii autori, acestea ar fi cuprinse în TIC, în timp ce alţi cercetători indică apartenenţa lor la Procesele Organizaţionale (know how).

40. Structura sistemului informaticAplicaţii şi module informatice În funcţie de gama de activităţi pe care le deservesc, se clasifică după cum urmează: -Aplicaţii pentru top management (Business Intelligence, programe care implementează metode de fundamentare a deciziei) -Aplicaţii dezvoltate la nivelul unei funcţiuni (CRM) -Aplicaţii pentru automatizarea unor activităţi (program de evidenţă contabilă, e-services) -Aplicaţii transfunctionale (ERP, Managementul documentelor şi fluxurilor de lucru) -Aplicaţii de integrare a sistemului informatic propriu cu sistemele informatice ale unor instituţii partenere (SCM) -Aplicaţii de tip ˝serviciu˝ (SaaS şi SOA)

41. Sistemul informatic al instituţiei publice – clasificare (1) 1)După gradul de dispersie al resurselor sistemului: sisteme informatice locale (exploatabile pe calculatoare independente sau în reţea); sisteme informatice distribuite (bazate pe criterii teritoriale). 2)După specificul activităţii pe care o automatizează : sisteme informatice de gestiune; sisteme informatice pentru optimizarea procesului decizional; sisteme informatice pentru conducerea proceselor tehnologice; sisteme informatice pentru managementul public. 3)După gradul de integrare: sisteme informatice insulare (singulare); sisteme informatice parţial integrate, la nivelul structurii organizatorice: -pe orizontală, la acelaşi nivel decizional; -pe verticală, la nivel de activităţi de bază (economice, juridice, servicii publice, relaţii publice, secretariat tehnic); sisteme informatice total integrate: - pe orizontală, la toate nivelurile decizionale; - pe verticală, la nivelul activităţii de ansamblu din organizaţie.

42. Sistemul informatic al instituţiei publice – clasificare (2) 4)După legătura cu tipul de organizare: sisteme informatice grefate pe organizarea procesuală (în administraţia locală sunt sisteme pentru clase medii de activităţi); sisteme informatice grefate pe subdivziuni organizatorice. 6)După tipul reţelei pe care se dezvoltă sistemul informatic: sisteme informatice bazate pe LAN (Local Area Network); sisteme informatice bazate pe MAN (Metopolitan Area Network); sisteme informatice bazate pe VPN (Virtual Private Network). 7)După modul de tratare al prelucrărilor: sisteme informatice cu prelucrare on-line, caracterizate de existenţa unui proces de transmitere şi prelucrare a datelor, fără intervenţia factorului uman; sisteme informatice cu tratarea lucrărilor în timp real (real time systems) incluzând acele sisteme care recepţionează prelucrarea datelor şi returnează rezultatele, suficient de rapid pentru a fi în măsură să influenţeze în acel timp, mediul în care funcţionează; sisteme informatice cu acces multiplu simultan (time sharing), prin care mai mulţi utilizatori şi/sau procese sunt conectate simultan, interactiv, prin câte un terminal, la sistemul de calcul. Acesta alocă, printr-un regim special, segmente de timp, fiecărui proces lansat de către utilizatori, folosindu-se astfel în mod simultan resursele sistemului informatic.

43. Definiţii TEHNOLOGÍEs. f. 1. ştiinţă a metodelor şi a mijloacelor de prelucrare a materiilor prime, a materialelor şi a datelor. 2. ansamblul proceselor, al metodelor, operaţiilor etc. pentru realizarea unui anumit produs (< fr. technologie) COMUNICÁREs. f. 1. acţiunea de a comunica. 2. înştiinţare, veste, ştire. 3. contact, relaţie, legătură. 4. prezentare într-un cerc restrâns de specialişti a unei contribuţii personale într-o problemă ştiinţifică; lucrare care face obiectul unei asemenea prezentări. (<comunica) ADMINISTRÁŢIE, administraţii, s.f. 1. Totalitatea organelor administrative ale unui stat; secţie a unei instituţii însărcinată cu administrarea acelei instituţii. ♢ Administraţie de stat = a) formă de activitate (executivă şi de dispoziţie) a statului pentru realizarea funcţiilor sale; b) totalitatea organelor de stat prin care se desfăşoară această activitate. Consiliu de administraţie = organ colegial însărcinat cu administrarea unei întreprinderi sau a unei instituţii. Din (1) fr. administration, lat. administratio, (2) rus. administratiia Sursa: Florin Marcu - Marele dicţionar de neologisme,, Editura Saeculum, 2000

44. Comunicare vs. Comunicaţie Comunicare: caracter social şi uman; schimb de informaţii între emiţător şi receptor; Vizează conţinutul informaţional transferat. • COMUNICÁŢIE, comunicaţii, s.f. 1. Mijloc de comunicare între puncte diferite; legătură, contact. 2. Sistem tehnic folosit pentru realizarea comunicaţiei. 3. (În sintagma) Comunicaţii de masă = totalitatea mijloacelor tehnice de comunicare a informaţiilor (poştă, telegraf, telefon, radio, televiziune, cinema, publicaţii etc.). [Var.: (înv.) comunicaţiúne s.f.] – Din fr. communication, Comunicaţie: • caracter tehnic; • Se referă la modul şi mediul în care are loc transferul de informaţie

45. Modelul Shannon Odată cu izbucnirea celui de-al doilea război mondial, comunicarea eficientă a devenit unul din principalele obiective ale cercetării în S.U.A. În acest context, au fost puse bazele tehnologiei comunicaţiei, ca disciplină de studiu, de către Wilbur Schramm, cel care a lansat şi primul program doctoral de pregătire în domeniul comunicaţiei. Principalul teoretician al perioadei a fost însă Claude E. Shannon, care a formulat primele principii ale teoriei comunicaţiei. Tot el a dezvoltat primul model matematic care descrie modul de funţionare al unui sistem de comunicaţie, precum şi un set de reguli şi instrumente pe baza cărora se poate face analiza acestuia. Shannon a intenţionat să formuleze o teoriei a comunicaţiei care să fie utilizată, iniţial, pentru înţelegerea sistemelor de telecomunicaţii. Mai târziu, el a indicat că modelul poate fi folosit în oricare alt domeniu sau sistem care implică procese de comunicaţie. El considera că problema fundamentală a comunicării o reprezintă reproducerea exactă,la un anumit punct, a unui mesaj transmis de la un alt punct. De cele mai multe ori mesajul are un înţeles, care se referă sau care este corelat cu o serie de entităţi fizice şi conceptuale. Aceste aspecte, de natură semantică, erau considerate de Shannon ca fiind irelevante pentru problema comunicaţiei.

46. Modelul Shannon Model liniar, consituit din trei componente: un transmiţător (sursă), un canal de comunicaţie şi un receptor(destinaţie) şi include, de asemenea, mecanisme de criptare şi decriptare a informaţiilor.

47. Modelul Shannon – componente (1) 1.Sursa (transmiţătorul) reprezintă persoana sau grupul de persoane care iniţiază procesul de comunicare. 2.Mecanismul de criptare este cel care asigură criptarea mesajului, deoarece între sursă şi canalul de comunicaţie, datele trebuie codificate, respectiv reprezentate într-o anumită formă care să poată să fie transmisă de mediul care asigură comunicaţia. 3.Mesajul reprezintă, în accepţiunea lui Shannon, o secvenţă de simboluri, unde un simbol reprezintă un element al unei mulţimi finite denumită şi alfabet. 4.Canalul de comunicaţie include traseul pe care mesajul criptat îl parcurge de la transmiţător la receptor, precum şi factorii perturbatori care influenţează conţinutul său.

48. Modelul Shannon – componente (2) 5.Mecanismul de decriptare asigură decodificarea mesajului, fie folosind echipamente electronice (ex : echipamente periferice de ieşire: monitor, imprimantă, boxe etc.) fie sistemul vizual sau auditiv, atunci când este vorba de comunicarea directă. 6.Destinatarul reprezintă acea persoană sau acel grup de persoane care reprezintă beneficiarii procesului de comunicaţie.

49. Tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor (TIC) Aproximativ 75% din timpul de lucru al angajaţilor şi mai bine de 80% din cel al cadrelor de conducere este consacrat activităţilor de comunicare internă şi externă, Tehnologiile de comunicaţie, indisolubil legate de tehnicile informatizate de prelucrare, stocare, structurare sau reprezentare a informaţiei sunt parte integrantă a sistemului informatic al instituţiei publice. Ele reunesc o serie de tehnici care în speţă, asigură transmiterea unui mesaj (după modelul emitent-receptor), dar bazându-se exclusiv pe un mediu informatic şi instrumente electronice specifice.

50. Tehnologii de comunicaţieDefinire Tehnologii de comunicaţie - Tehnologiile utilizate în cadrul proceselor de comunicare, care presupun existenţa unui mediu informatic constituit din echipamente hardware, proceduri software specializate, precum şi dispozitive electronice de transmisie/recepţie date.