»Vi åbner os for verden over nettet«

1. »Vi åbner os for verden over nettet« Forandringsprocesser 21. Juni 2005 A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

2. Projekter og forandringsprocesser? A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

3. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

4. >> F o r a n d r i n g s p r o c e s s e n >> V i s i o n e n:     Digital forvaltning A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

5. Integreret digital forvaltning A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

6. Selvbetjening via nettet for studerende og medarbejdere • Sikker kommunikation • ESDH horisontalt og vertikalt • Elektronisk kommunikation forpligtende • Indadtil • Udadtil • Fleksibilitet i opgavevaretagelsen • Integration af e-læring og undervisningsadmini-stration • Alle er forpligtede til at bidrage til det webbaserede informations-system • Kommunikationen mellem universitetsadministrationen (såvel fællesadministrationen som universitetets andre administrative enheder) og universitetets studerende, kommende studerende og andre interessenter må kunne foregå digitalt og skal så vidt muligt foregå på denne måde, i de tilfælde, hvor universitetet har den fornødne hjemmel til at vælge kommunikationsformen • Kommunikationen skal i nødvendigt omfang gennemføres som sikker elektronisk kommunikation, det vil i dag sige under anvendelse af digital signatur og kryptering (på grundlag af OCES-certifikater – på længere sigt måske på grundlag af borgerkort) • Internt i administrationen (horisontalt såvel som vertikalt) skal de administrative processer ligeledes i videst mulige udstrækning håndteres digitalt. Sager og akter skal således foreligge i digital form, og der anvendes et elektronisk sagsstyrings- og dokumenthåndteringssystem (ESDH), som alle dele af universitetsadministrationen skal anvende som grundlag for sagsbehandling og anden dokumentorienteret forvaltningsvirksomhed. Det indebærer også, at journalisering og arkivering finder sted digitalt • Universitetets studerende og medarbejdere vil anvende henholdsvis studenterselvbetjeningen og medarbejderselvbetjeningen i forbindelse med forpligtende kommunikation med administrationen, herunder i forbindelse med undervisningstilmelding, eksamenstilmelding, forskellige former for ansøgninger, registrering af ferie og orlov, indberetning af forskningsproduktion og formidlingsaktiviteter mv. • Universitetets kommunikation med andre offentlige myndigheder og organisationer, overførsel af data til universitetssektorens forskellige informationssystemer mv. skal foregå digitalt • Universitetets økonomiske transaktioner med omverdenen, herunder udskrivning af fakturaer vedrørende undervisning, indkøb og fakturabetaling skal gennemføres digitalt • Opgaver vil i vid udstrækning blive løst på tværs af eksisterende organisatoriske skel og i et samarbejde mellem universitetets administrative enheder. Universitetets organisationsudvikling skal finde sted under hensyn til den bedst mulige anvendelse af den digitale forvaltnings muligheder og med henblik på at opnå den størst mulige fleksibilitet i opgavevaretagelsen. Denne fleksibilitet ses som en forudsætning for effektiviteten • Særligt for så vidt angår uddannelsesvirksomheden vil den digitale forvaltning og Aarhus Universitets Undervisningsadministrationssystem (AULA) blive integreret, således at undervisningsplanlægningssystemet (UAS), lokaleadministrationssystemet, Delfi og relevante delsystemer deler oplysninger med e-læringsplatformen, og alle undervisningsforløb tildeles automatisk en kursushjemmeside i e-læringsplatformen som forudsat i universitetets e-læringsstrategi (2003). • Universitetet vil informere internt og eksternt om sine aktiviteter gennem et udbygget, web-baseret informationssystem, der vedligeholdes på grundlag af en løbende opdateret database, som alle enheder er forpligtet til at medvirke til at vedligeholde. Universitetet stiller et web-administrationssystem (CMS) til rådighed for alle enheder med henblik herpå A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

7. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

8. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

9. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

10. www.au.dk Data trukket fra administra- tive systemer eller decentral vedligeholdt gennem inddatering ved kilden A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

11. Data trukket fra administra- tive systemer eller decentral vedligeholdt gennem inddatering ved kilden A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

12. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

13. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

14. Og forandringsprocessen … • Forståelse for projektets berettigelse og de indledningsvis valgte løsninger • Evne til forandring, kompetenceudvikling • Accept af projektets resultater og løsninger også efter overgangen til drift(?) A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

15. A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

16. Og forandringsprocessen … • Forståelse for projektets berettigelse og de indledningsvis valgte løsninger • Evne til forandring, kompetenceudvikling • Accept af projektets resultater og løsninger også efter overgangen til drift(?) A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET

17. Buffer overrun A A R H U S U N I V E R S I T E T DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET