1 / 65

HUKUK SEKRETERLIGI KURSU

SEKRETER KIMDIR . Uluslar arasi profesyonel sekreterler birligi sekreteri ;b

Download Presentation

HUKUK SEKRETERLIGI KURSU

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


    1. HUKUK SEKRETERLIGI KURSU DERS NOTLARI (2009 AGUSTOS EYLL)

    2. SEKRETER KIMDIR

    3. BRO YNETIMI VE SEKRETERLIK ALANI DALLARI YNETICI SEKRETERLIK TIP SEKRETERLIGI TICARET SEKRETERLIGI HUKUK SEKRETERLIGI

    13. HUKUK SEKRETERLIGI KURSU KONULARI

    14. BRO DZENININ SAGLANMASI

    15. A BROLARDA KULLANILAN MALZEMELER

    17. I.BROLARDA KULLANILAN GERELER

    18.

    20. Yazici Tarayici Evrak imha ve kgit kesme makinesi Hava temizleme makineleri

    22. BRO MAKINALARINI DAHA YAKINDAN TANIYALIM

    23. Bilgisayarin Fonksiyonlari Islerin takibi Haberlesme Yazisma, Dosyalama

    25. Brolarda alisan kisiler bu programlarin tamamini ya da bir kismini gnlk alismalarinda siklikla kullanmak durumunda olduklarindan bro alisanlari aisindan bu programlar byk nem tasimaktadir.

    26. Ayrica bilgisayarda Dijital optik okuma, kaydetme ve agirma gibi donanimlar mevcuttur. Dijital telsiz telefon, masa st, video konferans gibi hizla gelisen yeni teknoloji brolardaki kgit harcamasini azaltmistir. Faks, fotokopi makinesi ve bilgisayar gibi diger iletisim aralarinin gelismesi, gnmzde yazismayi hizla kolaylastirmistir. Bilgisayarlar sayesinde; brolarda yazisma, dosyalama ve arsivleme isi de sanal ortamda internet zerinden aninda gereklestirilmektedir.

    27. Iletisim alaninda her trl yazi, sema, fotograf, harita, basili kgitlari istenilen uzakliga kopyalamak suretiyle ileten, agdas bir iletisim aracidir. Faks olmazsa olmaz bro makinesidir. Faks makinesi, gnderilmek istenilen yazinin veya herhangi bir dokmanin ok sayida noktalardan olusmus biimdeki metnini elektronik ortamda benzerine dnstrerek sinyaller halinde bir tasiyici dalgaya bildirir. Karsisinda bulunan ayni arata, yani alici istasyonda aynisi kopya olarak ikar. Faks, katlanmis, kirilmis kgitlari keserek, parali halde verir. Onun iin kgitlarin katlanmis veya yipranmis olmamasina dikkat etmek gerekmektedir.

    28. Teleks, telefon gibi hatla alisir. Ancak telefonun aksine kodlanmis sinyalleri yazili mesaj seklinde iletir. Teleks otomatik olarak alisir. Teleksi eken kisinin karsisinda, bir teleks operatrnn olmasina gerek yoktur. Teleksi eken, klavyenin tuslarini kullanarak mesajini yazip iletebilir.

    31. 2.Bro Makinelerinin Kullanimi

    32. Makineyle yapilan islerde Isin maliyeti dser, Is tikanikligi nlenir, Hizli ve temiz is ikar, Zaman tasarrufu saglanir, Isin kalitesi artar, Yapilan islerin kontrol kolaylasir, Verimlilik artar.

    33. 3 Bro Makinelerinin zellikleri Makine alirken dikkat etmemiz gereken zellikleri sunlardir. Makinenin alisana uyumu. Makinenin alisma ortamina uyumu(broya) Yedek para ve teknik destek kolayligidir.

    34. Bro makinelerinin yerleri seilirken de titizlik gsterilmelidir. Makinelerin ortak kullanimda olanlari, tm kullananlarin kolay ulasabilecegi bir yerde bulundurulmalidir. Kullanilacak bu makinelerin is akisina uygun yere konulmasina dikkat edilmelidir. alisanlar ile makine arasinda fiziksel uyumu (ergonomik) saglayacak sekilde yerlesim plani yapilmalidir. Makinelerin kullanacak personeli yormayacak sekilde olmasina dikkat edilmelidir. alisani yormayacak oturma, yorulmadan kullanabilme, rahat grebilme imkalari saglanmalidir.

    35. Bro makinelerinin alimi yapildigi zaman belirli srelerde garanti kapsaminda bakimi ve tamiri iin gerekli szlesmeler yapilmalidir. Her makinenin yetkili servisleri vardir. Bu servisler disinda yaptirilacak tamiratlar, makinenin retimini yapan firmanin retimden kaynaklanan sorumluluklarini ortadan kaldirir. Diger yandan makinelerin montaj ve deneme islemleri yetkili servis tarafindan yaptirilmalidir.

    37. Demirbas olarak sayamayacagimiz ama islerin yapilmasinda kullanilmasi gereken ara ve gereler ise; kirtasiye (kgit esitleri, zarflar, esitli dosyalar, yazi gereleri gibi), genel kirtasiye (bant kesici, delge, zimba makinesi, istampa, makas, yapistirici bantlar, ata, toplu igne gibi) malzemeler brolarda grlen islerin yapilmasinda alisanlarin islerini kolaylastiran malzemelerdir.

    38. Makine almaya karar vermeden nce su sorular gzden geirilmelidir:

    39. ? ? Alinacak gere ya da makineler, hizmet ya da mal retimine en uygun dseni olmalidir. Bu durum bazen ucuz, bazen pahali, bazen kapasiteli, bazen de basit bir gere ya da makinenin seilmesini ve satin alinmasini gerektirir. Bunun gibi bir sekreter iin alalip ykselebilen, dnebilen, arkasi ayarlanabilen, oturma yeri rahat bir koltuk, pahali da olsa bir tahta iskemleye tercih edilmelidir. Bu tercih, sekreterlik hizmetinin zelligi ve geregiyle ilgili oldugu kadar, boy ve zel amala imal edilmis bulunan bir koltukta oturarak alisan sekreterin alisma veriminin yksek ve kaliteli olacagindandir. ? Makine ve gereler ucuz, saglam, kullanisli, rahat trde olmalidir. ? Standart, parasi bulunan, bakimi ve onarimi lkede yapilan modeller seilmelidir. ? lkede ve evrede alinacak makineyi kullanabilecek, bakim ve onarimi yapabilecek servis ve teknisyen bulunmalidir. ? Konfor ve gsteris iin sadelikten vazgeilmemelidir. (Sadelik gsterise feda edilmemelidir.) ? Gerektiginde satmalina yerine kiralama yoluna gidilmelidir.

    40. Yukarda belirtilen ilkelere uymak iin brolarda kullanilan gere ve makineleri yakindan tanimak, niteliklerini, zelliklerini, kapasitelerini, fiyatlarini, bakimlarini bilmek gereklidir. Teknolojinin, otomasyonun sratle srekli olarak gelistigi gnmzde, hergn yeni bro gere ve makineleri piyasaya ikmakta, mevcutlar gelismektedir. Bu nedenle her tr ve model gere ve makineyi tanimak bir uzmanlik isi haline gelmistir. Bu konuda yneticilere organizasyon ve metot uzmanlari yardimci ve yararli olabilirler. Degisik firmalarin mallarini incelemek, saticilarindan bilgi almak, gere ve makine tanitim kitapiklarini isteyip inceleyerek uygun bir seim yapmaya alismak, bu konuda diger bir uygun yol olabilir.

    41. 3. BROLARDA ALISMA ORTAMI VE YERLESME DZENININ GELISTIRILMESI

    42. Verimliligi saglamak iin su noktalara dikkat edilmesi gerekmektedir. ? Birbiri ile ilgili is grenler aik bro sisteminde yan yana masalara, kapali bro sisteminde ise yan yana odalara yerlestirilmelidir. Mdr odasi ile yardimcisinin odasi, mdr odasi ile sekreter odasi gibi. ? Halka dogrudan direkt hizmet veren brolar giris katinda ve kapiya yakin yerlestirilmelidir, (gelen-giden evrak servisi gibi) ? Yerlestirme, ynetim aisindan grs ve denetime destek verecek sekilde olmalidir (sefin masasinin tm alisanlari grecek sekilde yerlestirilmesi gibi). ? Aik bro sisteminde hizmet veriliyor ise mdrlerin odalari camli blme ile ayrilmalidir. Bu odalarin yerden bir metreye kadar olan kismi tahta, st ise cam olmalidir. ? Tm alisanlarin ortak kullandigi malzemeler herkesin rahat ulasabilecegi bir yere yerlestirilmelidir. ? alisanlarin bireysel kullandigi gereler ise alisana yakin ve kolay ulasabilecegi bir yere konmalidir. Bu malzemelere ulasmak iin ok aba sarfedilmemelidir. ? Brolarda kullanim iin seilen mefrusat ve gereler ise uygun standartta, rahat ve kullanisli olmalidir. Lks ve gsteristen kainilmalidir. ? Kullnilmayan alan orani en aza indirilmelidir. ? Herkesin rahat hareket edebilmesi iin yeterince geitler birakilmalidir. ? Yangina, kazalara ve kayip dsmelere engel olunacak nlemler alinmalidir. ? Elektrik, telefon ve bilgisayar kablolari gibi malzemeler aiktan geirilmemelidir. Bu malzemeler iin gerekli olan prizler makineye yakin olmalidir. Aiktan geirilecek kablolar hem tehlikeli olacak hem de estetik olmayacaktir.

    43. Aik Brolarda Yerlesme Geometrik Dzenleme Asimetrik Dzenleme Okul sirasi gibi masalar Masalar kmeler ailar Serbest yerlestirme arka arkaya siralanir olusturacak sekilde siralanir

    44. Yerlesim Standartlari

    45. Aik brolarda kisi basina ortalama 10 m ve 30 m3 bosluk standart olarak kabul edilebilir.esitli pozisyonlar ve hizmetler iin asagidaki yerlesme standartlarini gz nnde bulundurmak gerekir. Kisi basina 10 m Yneticiler iin 20 m Ynetici yardimcilari iin 18 m 10-12 kisilik toplanti salonu 55 m Kabul salonu 55 m Mlakat salonu 18 m Masalar arasi, 80 cm ve geitler 100 cm den daha az olmamalidir. Zorlamalar ya da olanaklar, yukarida gsterilen standartlarin kisilip genisletilmesini gerektirir.

    46. 3.1.5. Bina ve Kat Plani ? zel brolarda alisan personelin odalarini kendi grs ve zevklerine gre dzenlemelerine msaade edilir. ? Tasinmalarin hafta sonlarinda, tatil gn ve saatlerinde yapilmasi uygun olur. ? Her binanin giris kapisi karsisina binadaki yerlesme durumunu gsteren bir bina plani asilmalidir. Bu planda her katta hangi birimler bulundugu yazilmalidir

    49. Binanin maliyeti dser. Isitma, aydinlatma ve diger servisler ucuz olur (ekonomiktir.) Daha az alana, daha kolay ve dzenli yerlesme olanagi verir (yerden tassaruf saglar.) Kapi deti ve koridorlar azalir. Dekorasyon ve temizleme maliyeti dser. Daha yakindan, etkili kolay gzetim ve denetim olanagi saglar. Ilgililer birbirlerini daha rahat grebilirler. Haberlesme ve is akimi kolaylasir. Makine ve gerelerin ortaklasa kullanilma kolayligi olur. rgtte ve brolarda degisimlik gerekirse, gereksinme blmelerle kolayca karsilanabilir. Daha iyi fiziksel kosullar saglanmasina elverislidir. Daha etkin ynetim ve denetime msaittir.

    51. Fiziksel Kosullar ve Dzenlemeler

    52. Bro ve is yerinde alisanlardan tam ve yksek verim alinmasi yeterli ve iyi bir aydinlatma ile mmkndr. Yetersiz ve kt isiklandirma verimi olumsuz etkileyecegi gibi, alisanlarin gzlerinin bozulmasina da neden olacak, bu da zaman iinde verimin dsmesi sonucunu getirecektir. Kuskusuz en uygun, zararsiz ve ayrica da bedava olan dogal aydinlatma, baska bir deyisle gnes isigidir. Gnes isiginin saglanamadigi ya da az oldugu yer ve zamanlarda beyaz isik veren floresan ve civali ampullerin kullanilmasi uygun olacaktir. Bu tr isigin saglanamadigi hallerde kirmizi isik veren normal ampullerin kullanilmasi dogaldir. Ancak normal ampuller kullanildiginda isigin kamufle edilmesi nem kazanir. Bunun iin isik kaynagi ile alisanlarin arasina ve ampuln nne buzlucam, beyaz mika, mukavva, hatta kalinca beyaz kgit koymak suretiyle isigin tavana ya da duvara arparak gzlere yansimasi nerilebilir. Isigin, alisanin sol omuzunun arkasindan gelmesi gerekir. Bylece bas ve elin glgesi yazilan ya da okunan szcgn sag ilerisine dser, okuma ve yazma fonksiyonu engellenmemis olur.

    53. Insan vucud siya uyumlu olacak biimde yaratilmistir. alisma yerinin isi derecesinin verimi olumlu ya da olumsuz olarak nemli oranda etkiledigini hepimiz biliriz. Fazla sicak, kisilere durgunluk ve tembellik getirir, hareketi azaltir. Fazla soguk monotonluk ve bitkinlik yapar.

    54. alisma yerlerinin isi derecesi iin evrensel standart bir derece sylenemez. lkemizde isinin is yeri ve brolarda 1822 (ortalama 20) ve evlerde 23 25 derece dolaylarinda olmasi kabul edilebilir. Bu derecelerin sicak yrelerde alt sinirda, sicak yrelerde st siralarda tutulmasi yeterli grlebilir. Yapilan incelemeler, soguga karsi insanlarin yas, cinsiyet, yetistigi evre,soya ekim vb. kosullara gre degisik diren ve tepki gsterdigini ortaya koymustur. Bu arada kadinlarin soguga karsi erkeklerden daha direnli oldugu (kadinlarin erkeklerden daha az sdkleri) saptanmistir.

    55. Fazla sicak ve zellikle fazla soguk havanin birok ciddi hastaliklara yol atigi hepimizce bilinir ve denenmistir. Bu nedenle alisma yerinin havasini, gerektiginde sogutma ve isitma ara ve sistemleri kullanarak belli bir dzeyde tutmanin, gerek alisanlarin sagligi, gerek (dolayli olarak) verimin dsmemesi iin zorunlu ve nemli oldugunu ileri srmek yanlis olmayacaktir.

    56. Grltye bir sre sonra alisildigi grs yanlistir. Bir sre sonra grltden kulak zari kalinlasmaktadir. Bu da duymayi azalttigindan grltye alisildigi sanilir. Grlt, yalniz isitme duygusunu krlestirmez, sagirlik yapmakla kalmaz; siddetine (desibel derecesine), tonuna, sresine gre vcutta birok huzursuzluk ve rahatsizliklara, ciddi hastaliklara neden olmaktadir.

    57. Ayrica grlt sinirlilik yaratir, kalbin alisma hizini arttirir, damarlarin daralmasina ve dolayisiyla kan basincinin ykselmesine (yksek tansiyona) neden olur, rahat solunum yapmayi engeller, mide ve beyin zari iltihaplanmalarina, gz bozukluklarina, ruhsal bunalima yol aar, insan mrn kisaltir. Grlt beden isilerinde %30, fikir isilerinde ise %60'a varan verim kayiplarina neden olmaktadir.

    59. Bro ve is yerlerinde verimli alismayi etkileyen diger bir husus rutubet derecesidir. Uygun rutubet derecesi, havadaki su buhari oraninin %50 dolaylarinda oldugu durumdur. Rutubet derecesinin, %30'dan az, %70'den fazla olmasi organizma zerinde nemli olumsuz etkilere neden olmaktadir. zellikle fazla rutubet nezleye, bas agrisina, sinirlilige, isteksizlige, fiziksel gcn dsmesine ve bunalima yol aabilir. Bu durum; yaslilarla, kalp, damar hastaligi ile yksek tansiyonu olanlar iin daha nemli olur. alisma verimi dser, ise devamsizliklar artabilir. Rutubetli havalarda fazla terleme ve su kaybi olacagindan, ince kiyafetler giymek, gnesten kamak, bol su ya da ay imek, sulu besin yemek, kis ise kalorifer radyotrlerine su kaplari takmak ya da zerlerine su dolu kaplar koymak yerinde olur. Fazla kuru havanin da bas agrisi, bogaz kurulugu ve fiziksel gevseme yapacagi gzden uzak tutulmamalidir.

    60. Verimi etkileyen faktrlerden biri de brolardaki estetik ve dekoratif dzenlemelerdir. Isyeri ya da brolarda yasamimizin uzun yillari ve gnmzn nemli bir kismi gemektedir. Bu yerlerin, iinde huzurla, rahat ve mutlu olarak yasanabilir bir atmosfere sahip olmasi gerekir. En uygun atmosfer doga kosullari olarak kabul edilmektedir. Bu ilkeden hareket edilerek asagida konular zerinde durulacaktir. Renkler, dekorasyon, mzik, temizlik

    61. Sekreterlik Meslegi ve Yorgunluk Yorgunluk, belli bir isi yapan kisinin fizyolojik nedenlerle sz konusu isi daha fazla devam ettiremeyecegi bir psiko-somatik tkenme noktasina gelmesidir. Yorgunluk bazen llebilir ve grnr dzeyde olur. Yorgun insanin motivasyonu ve verimi dser. Yorgunluk belirtilerinin ortaya ikmasi iin insanin ok agir fiziksel isler yapmasi gerekmeyebilir. Bu nedenle ergonomik yaklasimlarda fizyolojik ve psikolojik yorgunluk durumlarindan bahsedilir. Ideal yeteneklere sahip insanlar tarafindan isletilecegi varsayimi zerine dizayn edilen ve teknolojik aygitlarla donatilan organizasyonlar, fiziksel ve psikolojik yorgunluklara neden olabilir.

    62. ? Isin monoton olusu ve iste inisiyatif kullanma olanaginin olmamasi, ? Isin srelerine bireyin kendisini katma olanaginin olmamasi ve isin otomatik veya yari otomatik olmasi, ? Iste gd ve drt eksikligi. Bu, hem dsnsel aidan, hem de duygusal aidan isin alisana ilgin gelmemesi sonucunda ortaya ikar.

    63. Fiziksel yorgunluk, doku ve organlarin uyariciligini yitirmesidir. Ayrica, kaslara bagli olarak ortaya ikan bir yorgunluk, kendini kramplar ve agrili sertlesmelerle gsterir. Bu tr sinir disi bir yorgunluk, sinir merkezlerini etkileyerek, sinirsel bir yorgunluga sebebiyet verir ki, bunun da en aik belirtisi uykusuzluktur. Fiziksel yorgunluga karsi, dinlenme yoluyla yeniden g kazanilir. Yorgunluk hali, az ok gizli sekilde geliserek motivasyonun azalmasina neden olur.

    64. Psikolojik yorgunluk genellikle modern retim tekniginin ortaya ikardigi bir yorgunluk biimidir. Yaratici yeteneklerini isin srelerine katmayi arzu eden biri iin monoton bir is, son derece yorucu olabilir.

    65. Zihinsel yorgunluk trlerini tespit etmek, diger yorgunluk trlerini tespit etmekten daha zordur. Degisik is gruplari zerinde yapilan tibbi-psikolojik arastirmalar, zihinsel yorgunlugun, insani isini zor yapar hale getirir ve psikolojik durumunda kalici degisiklikler yapar.

    66. KAYNAKA Milli Egitim Bakanligi Megep Modlleri. www.ticaretmeslekliseliler.com

More Related