CPCC. Julián Contreras LLallico

1. PAPELES DE TRABAJO EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL CPCC. Julián Contreras LLallico JCLL

2. Normas de Auditoría • Contribuyen a que las auditorías sean evaluaciones imparciales, objetivas y confiables de la gestión gubernamental. • Constituyen un valioso marco de referencia para el control gubernamental. FUENTE:NAGU JCLL

3. ...Normas de Auditoría Gubernamental • Son de cumplimiento obligatorio por los auditores de: • La Contraloría General. • Los Órganos de Auditoría Interna. • Sociedades de Auditoría designadas por la CGR. • Profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participan durante el proceso de la auditoría gubernamental. JCLL

4. Auditoría Gubernamental “Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecución, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe”. JCLL

5. Código de Ética del Auditor Gubernamental Exigencias éticas cuya forma y espíritu deben ser tomadas en cuenta por los auditores gubernamentales. • Aptitud de Servicio. • Calidad de Servicio. • Compromiso con el País. • Cordialidad. • Cuidado y Esmero Profesional. • Independencia, Objetividad e Imparcialidad. • Probidad administrativa. • Reserva o confiabilidad. • Tecnicismo. • Vocación por la verdad y la transparencia. Aprobado por Resolución de Contraloría Nº 077-99-CG de 07.Jul.99 JCLL

6. Normas de Auditoría Gubernamental- NAGU NAGU 3 Normas relativas a la Ejecución de la Auditoría Gubernamental Normas para la realización de la auditoría 3.20 Evaluación del cumplimiento de las disposiciones legales y Reglamentarias 3.10 Evaluación de la Estructura del Control Interno 3.60 Comunica- ción de Hallazgos 3.30 Supervisión del Trabajo de Auditoría 3.40 Evidencia suficiente, competente y relevante 3.70 Carta de Represen- tación 3.50 Papeles de Trabajo JCLL

7. Técnicas de Auditoría • Métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para fundamentar su opinión y conclusiones. • Su empleo se basa en el criterio o juicio del auditor. • Generalmente se clasifican en base a la acción que se va a ejecutar. JCLL

8. LA NAGU 3.50 - PAPELES DE TRABAJO • “El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas en forma de papeles de trabajo”. JCLL

9. ¿Qué son los Papeles deTrabajo? • Evidencia documental del trabajo del auditor. • Conjunto de cédulas y documentos conteniendo información preparada u obtenida y conservada por el auditor. JCLL

10. ... Qué son los Papeles de Trabajo? • Constancia del trabajo que el auditor juzgó necesario realizar, como lo realizó y de sus conclusiones. • Evidencia del cumplimiento de las NAGU. • Base del informe del auditor y la prueba de la responsabilidad profesional correspondiente. JCLL

11. Objetivos de los Papeles de Trabajo • Contribuir a la planificación y ejecución dela auditoría. • Constituir la fuente primordial para la redacción del informe y la evidencia del trabajo realizado. • Facilitar la revisión y supervisión del trabajo de auditoría. • Servir como antecedentes para futuras auditorías. JCLL

12. Importancia de los Papeles de Trabajo • Proporcionan el sustento para el Informe. • Facilitan la conducción y supervisión de la auditoría. • Permiten la revisión de la calidad. • Excepcionalmente en procesos legales, sirven para defenderse en el caso de que se le atribuya negligencia o fraude. • Como guía para auditorías subsecuentes de una misma entidad o cliente. JCLL

13. Formas de los Papeles de Trabajo • Forma de datos contenidos en documentos. • Películas. • Medios de almacenamiento magnético, electrónicos. informáticos. JCLL

14. Tipos de hojas utilizadas para la elaboración de los Papeles de Trabajo Para la mayoría de las cédulas de trabajo: • Hojas de tamaño estándar de siete columnas. • Hojas de doble tamaño estándar de 14 columnas. JCLL

15. Tipos de hojas utilizadas para la elaboración de los Papeles de Trabajo Para documentar entrevistas, inspecciones y otras labores presentadas en forma narrativa • Hojas rayadas de tamaño estándar. JCLL

16. Requisitos que deben cumplir los Papeles de Trabajo 1. Completos y exactos. 2. Claros, comprensibles y detallados. 3. Legibles y ordenados. 4. Solo información relevante. 5. Información sobre cada fase de la auditoría. 6. Reflejo de las cualidades de destreza y experiencia del auditor que los elabora. JCLL

17. Tipos de Cédulas Cédulas Auxiliares Cédulas Sumarias Cédula Matríz Cédulas Analíticas Cédula principal Presenta en forma global montos objeto del examen o áreas (procesos)a examinarse Se originan de las cédulas matrices. Presentan las diferentes cuentas de un rubro o secuencia de una transacción o área operativa o proceso. JCLL

18. Consideraciones sobre la elaboración de los Papeles de Trabajo. • El encabezamiento de cada cédula incluirá: • Nombre y siglas de la entidad auditada. • Tipo de Examen. • Período del examen. • Título de la Cédula de Trabajo. JCLL

19. Encabezamiento de los P/T (Entidad) Universidad “La Esperanza” (Tipo Examen) Examen Especial al Area de Abastecimiento (Período) Del 01.Ene.2010 al 31.Dic.2011 (Título) Licitaciones Públicas JCLL

20. ... Consideraciones sobre la elaboración de los Papeles de Trabajo. • En la parte inferior: • En el lado derecho el código de acuerdo al índice que corresponda. • En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona que la preparó y de quien la revisó, así como las fechas de preparación y de revisión. JCLL

21. ... Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo. • Pueden prepararse a lápiz o lapicero de color o tinta negra. • Contenido conciso mostrando relación directa con el trabajo realmente ejecutado. • Indicar la fuente de información. • Las aseveraciones que contienen deben estar respaldadas y sustentadas. • Pulcritud y exactitud. • Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar correctamente escritos. JCLL

22. ... Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo. • Referenciación cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el programa de auditoría. • Un solo asunto por cédula. • Llenadas sólo por el anverso. • Información y documentación obtenida como listados informáticos deben ser autorizadas y visadas por los niveles correspondientes. JCLL

23. ... Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo. • Fotocopias debidamente autenticadas (dependiendo el caso). • Confirmaciones de terceros, para ser considerados papeles de trabajo deberán contar con: marcas de auditoría, comentarios, conclusiones, codificados, referenciados y firmados o visados por los auditores que efectuaron el trabajo. JCLL

24. ... Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo. • No existe una forma estándar para los P/T, siempre es necesario que el auditor utilice su criterio profesional. • Los P/T de años anteriores deben ser usados como una guía para el tipo de trabajo a realizarse, porque de lo contrario no se mejoraría su contenido, su presentación ni la forma de obtener evidencias. JCLL

25. ... Consideraciones sobre la elaboración de los Papeles de Trabajo. • La eficiencia de un auditor se mide en sus P/T. DESCUIDO HÁBITOS DE TRABAJO DESORDENADOS PENSAMIENTOS DESORDENADOS DEFICIENTE VERIFICACIÓN DESINTERÉS JCLL

26. Fallas comunes en la elaboración de los Papeles de Trabajo. • No existe evidencia de que se efectuó el estudio y evaluación del control interno. • No indican cuando se aclaran los problemas que surgieron en el curso de la auditoría. • Listados informáticos sin ninguna marca de auditoría. • Archivos llenos de fotocopias. JCLL

27. ...Fallas comunes en la elaboración de los papeles de trabajo. • No hay referencia cruzada. • No hay indicación de los procedimientos realizados. • Información insuficiente sobre un determinado hecho. • Cédulas Resúmenes incompletas(*) (*) Deben contener Objetivo, Labor realizada, Resultados Obtenidos, Conclusiones y Recomendaciones) JCLL

28. ...Fallas comunes en la elaboración de los papeles de trabajo. • Falta cerrar todos los circuitos de una transacción u operación. • Falta de referencia en las cédulas que han originado un ajuste de auditoría. • No señalar las bases para la valuación de los activos ni las políticas de depreciación (EE.FF). JCLL

29. ...Fallas comunes en la elaboración de los papeles de trabajo. • No se cuenta con la Carta de Representación. • No se indica la fuente de la que se ha obtenido información. • No se indica quién elaboró la cédula ni cuando. • No hay evidencia de la revisión del encargado y supervisor. JCLL

30. Marcas de Auditoría • Signos elaborados para identificar y explicar procedimientos de auditoría realizados. • Indican la naturaleza y extensión de la verificación aplicada en cualquier etapa. • También se les conoce como símbolos, claves, tildes. JCLL

31. Clases de Marcas de Auditoría • Con significado uniforme • Estandarizadas. • Tienen el mismo significado para todas las auditorías. • Con leyenda a criterio del auditor • Significado no convencional. • Significado adecuado a cada caso e indicado en c/u de las hojas de trabajo. JCLL

32. Reglas para la aplicación de las Marcas de Auditoría • Uso del lápiz o lapicero rojo. • El supervisor empleará lápiz o lapicero de color distinto. • Su significado debe incluirse en la última hoja de cada rubro ó área examinada, utilizando hojas de 14 columnas. • No se deben registrar sin haberse efectuado el procedimiento. JCLL

33. Marcas de Auditoría con Significado Uniforme Cotejado, comprobado, correcto. Verificado y revisado con documentación sustentatoria. Sustentatoria:Verificado con libros oficiales y auxiliares de contabilidad y registros presupuestales. Suma correcta vertical. Suma correcta horizontal. Cálculo verificado. JCLL

34. Marcas de Auditoría con Significado Uniforme Circularizado. Circularización confirmada. Verificación física. Operación autorizada. Pago Posterior. JCLL Cobro Posterior.

35. S Ejemplo de Marcas de Auditoría con leyenda a criterio del auditor Colocada bajo una cantidad en un registro, para señalar la última partida del período actual que se haya examinado. En el balance de comprobación al lado de una cuentapara indicar que será necesario elaborar una cédula respecto a dicha cuenta. S Cuando la cédula de auditoría mencionada en el inciso anterior ha sido concluida. Cuando un comentario ha sido investigado y a su vez aceptado, o bien que se haya ajustado y aceptado. JCLL Ejemplos tomados de Principios Básicos de Auditoría de Arthur W. Holmes CPA.

36. ...Ejemplo de Marcas de Auditoría con leyenda a criterio del auditor y Efectuado recuento en forma selectiva. N/A No Aplicable A,B,C... Observaciones C/I 1, C/I 2 ... Observaciones JCLL

37. Archivos de Auditoría • El auditor debe conservar la información que ha obtenido durante la auditoría. Debe agruparla y ordenarla en archivos o legajos. • Los archivos se clasifican en: • Archivo Permanente.- Se custodia la información de la entidad que no es de naturaleza variable y que será importante en los próximos ejercicios. • Archivo Corriente(*).- Custodia la información de la auditoría en curso. También llamado archivo de la auditoría en curso. JCLL

38. Clasificación de los Archivos ARCHIVOS CORRIENTES ARCHIVO PERMANENTE. II .- DE PLANIFICACIÓN(L) I .-PERMANENTE(P) III.- CORRIENTE DE AUDITORÍA FINANCIERA(F) IV.-CORRIENTE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN(G) V.- DE EXAMEN ESPECIAL(E) VI.- COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS (OC ó DR) VII .- RESÚMEN DE AUDITORÍA(R) VIII.- DE CORRESPONDENCIA(C) IX .- OPCIONAL(O) X .- VARIOS(V) JCLL

39. Identificación de los Archivos • Nombre y siglas de la entidad. • Unidad a cargo del examen. • Tipo de Examen. • Area(s) a examinar. • Período evaluado • Integrantes del Equipo. • Fecha de inicio y término del trabajo de campo. • Número del Informe. JCLL

40. ENTIDAD AUDITADA: ENTIDAD NN SIGLAS: NN UBICACIÓN: LIMA UNIDAD: GERENCIA DE ………………. TIPO DE AUDITORÍA: EXAMEN ESPECIAL ÁREA A EXAMINAR: ABASTECIMIENTO PERÍODO EVALUADO: DEL 01 DE ENE.2009 AL 31 DIC.2010 FECHAINICIO: 15.05.2011 FECHA TÉRMINO: 23.08.2011 CATEGORÍA: NOMBRE Gerente Juan Ramos Gálvez Supervisor Carlos Martínez Laos Auditor Encargado Mirian Hernández Luján Auditor José Luis Amador Alva Auditor JCLL

41. Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo • I. Archivo Permanente: • Incluye información general de la entidad que no es de naturaleza variable y que será relevante en los siguientes ejercicios. • Se le ha codificado con la letra “P”. • Debe mantenerse actualizado de año en año según lo establece la NAGU 2.40. • Su contenido se encuentra regulado desde el “P 1” hasta el código “P 19”. JCLL

42. …Archivo Permanente • Documentos que han perdido su vigencia, deben excluírse del archivo permanente y formar parte del archivo corriente de la última auditoría en que dejaron de ser aplicables. • Su nueva ubicación debe referenciarse en el índice del archivo permanente. JCLL

43. Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo • II. Archivo de Planificación: • Contiene la documentación relacionada con el proceso de la planificación específica NAGU 2.20. • Se le ha codificado con la letra “L”. • Su contenido se encuentra regulado hasta el código “L 13”. JCLL

44. Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo • Archivo Corriente. • Contiene información relacionada con la auditoría en curso. • Al término de la auditoría, este archivo sirve para demostrar el debido cumplimiento del programa, lo que es ratificado con la firma de los auditores revisores. JCLL

45. ... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo • Archivo de Comunicación de Hallazgos: • Incluye la información relacionada con la comunicación de hallazgos, en cumplimiento de la NAGU 3.60. • Para los hallazgos cursados se utiliza el código “OC”. • Para las aclaraciones o comentarios recibidos se utiliza el código “DR”. JCLL

46. ... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo • Archivo Resumen de Auditoría: • Incluye el resumen general del trabajo de la auditoría (Puntos pendientes superados, última versión del Informe, Memorándum de Control Interno, Carta de Representación, etc.). • Se le ha codificado con la letra “R”. • Su contenido se encuentra normado hasta el código “R 11” JCLL

47. ... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo • Archivo de Correspondencia: • Incluyen todos los memorandos y oficios remitidos y recibidos por la Comisión de Auditoría durante el proceso de la auditoría. • Para la Correspondencia Remitida se utiliza el código “C1”. • Para la Correspondencia Recibida se utiliza el código “C2”. JCLL

48. ... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo • Archivo Opcional: • Incluye información relacionada con los objetivos del examen, pero que por su naturaleza, cantidad y variedad se separan, para un manejo práctico y eficiente. • Listado de Inventario Físico, Listado de Cuentas por Cobrar, Pagar, etc. • Para su codificación se utiliza el código “O”. JCLL

49. ... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo • Archivos Varios: • Se incluirán papeles de trabajo y documentos sustentatorios relacionados con temas complementarios y ampliaciones efectuadas por el auditor en el examen practicado. • Para su codificación se utiliza el código “V”. JCLL

50. Tener en cuenta que... • Archivos individuales muy gruesos, son difíciles de manipular y se deterioran rápidamente con el uso. • Cada archivo debe tener un índice. JCLL