LE BIBLIOTECHE DI FRONTE ALLE SFIDE POSTE DALLA CRISI ECONOMICA

1. LE BIBLIOTECHE DI FRONTE ALLE SFIDE POSTE DALLA CRISI ECONOMICA Wej-ji è l’ideogramma cinese del termine crisi. I cinesi compongono questo ideogramma attraverso la combinazione di due parole: pericolo e opportunità. In nessuna altra lingua è così ben condensato il significato del termine.

2. Crisi =Pericolo per il SBA dell’Ateneo di Macerata per: • Drastica riduzione di finanziamenti derivanti dal FFO 2010, riduzione pari a circa il 70% rispetto al precedente anno • Consistente riduzione del personale bibliotecario già nell’anno 2009 a causa del blocco nei fatti del turn-over • Riduzione per l’anno 2009 del 16,17% della spesa complessiva annua per monografie periodici e periodici (monografie calo del 26 % rispetto all’anno precedente) • Lieve aumento della spesa per risorse elettroniche che registra per l’anno 2009 una maggiorazione del 12, 57%. Nel 2010, a causa del taglio dei finanziamenti al SBA, la spesa per le risorse elettroniche, pur gestita centralmente, è stata sostenuta principalmente dalle singole strutture scientifiche con una minima quota a carico della Biblioteca digitale. Tale strategia, burocraticamente molto onerosa, ha consentito di non operare dismissioni di risorse digitali rispetto al precedente anno • Impossibilità di impiegare risorse per l’innovazione tecnologica nel campo dei servizi di accesso all’informazione

3. Crisi = Opportunità per il SBA dell’Ateneo di Macerata per: Avvio di tre macroprocessi di cui il primo riguardante l’organizzazione del SBA, il secondo l’avvio di una progettazione per la ricerca di finanziamenti per il Sistema bibliotecario, il terzo l’ avvio di sinergie molto stringenti tra i due sistemi bibliotecari di Macerata e Camerino per la razionalizzazione dei servizi, a seguito della creazione del consorzio interuniversitario del Centro sud delle Marche (d’ora in avanti CUM) che comprende allo stato le due Università e la provincia di Macerata • Cambiamento nell’organizzazione e razionalizzazione dei servizi all’interno del SBA • Attuazione di strategie di fund raising per l’evoluzione dei servizi • Creazione di tavoli tecnici operativi all’interno del CUM per la pianificazione delle attività di razionalizzazione ed unificazione dei servizi

4. Cambiamento nell’organizzazione e razionalizzazione dei servizi • Assegnazione del personale bibliotecario al SBA nell’anno 2009 (precedendemente solo il 50% del personale era assegnato al SBA, l’altro 50% era assegnato alle strutture scientifiche, Dipartimenti ed Istituti) • Centralizzazione dei servizi degli acquisti librari e della catalogazione al CASB (Centro di Ateneo per i servizi bibliotecari) • Strutturazione delle biblioteche in plessi, accorpamento, laddove possibile, delle collezione librarie (ossia laddove la spesa era sostenibile) e conseguente costituzione di punti di erogazione di servizio centralizzati • Creazione di un ufficio di programmazione e sviluppo a supporto dell’attività di coordinamento impiegato nell’anno in corso soprattutto per le attività di fund raising

5. Vantaggi della nuova organizzazione • mantenimento e potenziamento complessivo dei servizi al pubblico nonostante la forte riduzione di personale bibliotecario diminuito nell’anno di 4 unità : I servizi organizzati in punti di servizi dei plessi sono stati aperti al pubblico per molte più ore, con un incremento in percentuale del 35,17% rispetto all’organizzazione precedente • razionalizzazione ed economizzazione delle risorse umane con conseguente redistribuzione dei carichi di lavoro fra il personale. • economizzazione della spesa quantificabile in € 29.000 (-17.000 per studenti part-time e- 12.000 per acquisto periodici) • Aumento dei livello di qualità dei servizi di back office: tutti i volumi vengono soggettati e classificati; il pregresso, in termini di catalogazione, viene ridotto del 23,66 % rispetto all’organizzazione precedente

6. Vantaggi della nuova organizzazione • creazione di un ufficio specializzato negli acquisti di materiale bibliografico, che si pone a diretto contatto con i fornitori, che ne valuta le prestazioni e la loro capacità di adeguamento alle esigenze dell’Ateneo e che di individua le soluzioni procedurali ed informatiche più idonee a rendere il lavoro più efficiente ed economico • sensibile miglioramento della qualità del servizio acquisti in termini di velocizzazione dei tempi di consegna del materiale,di riduzione dei costi di lavoro, di miglioramento delle condizioni economiche dei fornitori, di introduzione di servizi aggiuntivi di altissima qualità (tracking on line ed in tempo reale degli ordini, bollettini personalizzati delle novità librarie, etc...

7. Attività di fund-raising Pubblicità • Concessione di spazi pubblicitari mediante l’applicazione di pannelli contenenti messaggi pubblicitari indirizzati all’utenza in biblioteca e sponsorizzazioni nell’OPAC del Polo Maceratese (ad esempio in fase di localizzazione della notizia in una biblioteca, attraverso Google Map, verranno date indicazioni di esercizi commerciali siti nelle vicinanze della biblioteca stessa) • Tale concessione sarà gestita da una azienda intermediaria, individuata tramite trattativa privata. • Il tipo di messaggio veicolabile sarà sottoposto a un severo controllo preventivo; i proventi derivanti dalla pubblicità andranno alle strutture partecipanti e al Sistema Bibliotecario che coordina l’iniziativa. • Alcuni esempi di presenza della pubblicità in biblioteche italiane: • Università degli studi di Milano: la Mediateca dell’istituto per il diritto allo studio universitario ha concesso alla ditta 3M Italia l’uso dei propri spazi per campagne pubblicitarie della durata di circa 1 mese, in cambio di prodotti 3M forniti gratuitamente. • Università di Bologna e di Modena-Reggio Emilia hanno bandito una gara interateneo per l’individuazione di una ditta che gestisca sia la concessione di spazi pubblicitari in biblioteca che il piano di sponsorizzazione per le iniziative del SBA

8. Attività di fund-raising (Segue) Arricchimento dell’OPAC • inserimento in opac di un link che segnala la possibilità di acquistare il titolo presso una determinata libreria on line (cfr. i programmi di affiliazione di Amazon, BOL, Deastore). Nella fase di acquisto la libreria on line riconoscerà una percentuale sulla vendita. Questo avviene già nel mondo anglosassone, in primis in worldcat che presenta 3 link (Amazon, Barnes and Nobles e Better world books). Al di là del provento si tratta di uno strumento di arricchimento del catalogo.

9. Attività di fund-raising (Segue) Concessione spazi • concessione temporanea e a pagamento a soggetti esterni all’Ateneo di spazi della nuova Biblioteca didattica d’Ateneo e altri spazi del CASB, la sala riunioni, androne di ingresso, ballatoi e terrazzo sito al terzo piano. • L’uso di tali spazi sarà tale da non compromettere le esigenze istituzionali del SBA e dell’intera comunità accademica. Le modalità e le tariffe sono state definite in una bozza di apposito regolamento approvato dal CDA.

10. Attività di fund-raising (Segue) Ricerca di membership • La membership è uno schema strutturato di solito su base annuale per cui un’impresa e/o un privato diventano sostenitori di una organizzazione non profit tramite il versamento di una quota annuale. In cambio il sostenitore riceve una serie di vantaggi quali: • utilizzo gratuito per un determinato numero di occasioni all’anno dell’aula didattica o altri spazi del CASB. • Accesso a risorse elettroniche d’Ateneo • Formazione alla ricerca on line

11. Attività di fund-raising (Segue) Honor Gifts • Consiste nel concedere la possibilità a soggetti esterni di “donare un libro”, magari anche in occasione di ricorrenze (ad es. di laurea, riconoscimenti professionali, pensionamento, in memoria di). Concretamente il donatore può fare una donazione in denaro da un minimo di 20 Euro ad un massimo anche di 500 Euro. Con la somma donata verranno acquistati uno o più libri sui quali verranno apposti degli ex libris con i riferimenti del donatore. Il donatore potrà essere iscritto in un elenco apposito di sostenitori della biblioteca da pubblicizzare (ad esempio all’interno della biblioteca, nel sito, in un articolo di giornale locale e/o di Ateneo). Nei paesi anglosassoni il progetto si chiama di solito “Honor with books”

12. Attività di fund-raising (Segue) Estensione ad esterni dei corsi di formazione del personale bibliotecario • L’attuazione del progetto di estensione delle attività di formazione del personale bibliotecario dell’ Ateneo a soggetti esterni dietro pagamento di quota di iscrizione ha consentito da una parte una buona copertura delle spese sostenute per l’attivazione dei corsi stessi dall’altra una risposta efficace alle critiche di chi (anche colleghi bibliotecari) affermava che in tempi di crisi l’attività di formazione si sarebbe dovuta sospendere Convenzioni con ordini professionali per l’accesso alle risorse elettroniche acquistate dall’Ateneo Si sono già avviati i primi contatti con alcuni fornitori di risorse elettroniche che hanno mostrato molto interesse all’iniziativa e quindi disponibilità a prevedere nei contratti di licenza d’uso possibili estensioni ad utenti non accademici

13. Attività di fund-raising (Segue) Progetto di information literacy • Il progetto “Information literacy”, approvato dal Senato Accademico dell’Ateneo di Macerata, prevede l’attivazione sistematica di seminari di istruzione alla ricerca bibliografica rivolti alla comunità accademica, con – relativamente ai soli seminari per studenti – riconoscimento di crediti formativi • Le concrete modalità di attuazione del progetto, per quanto riguarda la possibilità di riconoscimento di crediti formativi agli studenti dell’Ateneo che abbiano positivamente frequentato i seminari di istruzione alla ricerca bibliografica, saranno sottoposte alla valutazione dei competenti organi delle Facoltà e delle strutture didattiche dell’Ateneo • In un secondo tempo il progetto potrà essere esteso all’utenza esterna all’Ateneo attraverso la stipula di appositi accordi con altre istituzioni del territorio.

14. 3. CUM : pianificazione delle attività di razionalizzazione ed unificazione dei servizi La costituzione di tavoli tecnici all’interno del CUM per le banche dati e i servizi del SBA ha comportato: Trattative congiunte con fornitori locali e non per l’acquisto di banche dati di interesse comune con risparmi per i due Atenei, almeno limitatamente a quelle già concluse Disamina comune dei servizi e delle possibilità di aggregazione dei sistemi di gestione biblioteconomica dei dati e dei software di accesso all’informazione Si tratta sicuramente di un percorso abbastanza articolato e complesso ma che produrrà i suoi effetti quando i due Atenei saranno considerati una entità unica con due anime, una più marcatamente scientifica con sede a Camerino, un’altra umanistica con sede a Macerata.