MALZEME DAİRESİ BAŞKANLIĞI

1. MALZEME DAİRESİ BAŞKANLIĞI

2. ELEKTRONİK KAMU ALIMLARI PLATFORMU (EKAP)

3. ELEKTRONİK KAMU ALIMLARI PLATFORMU • Elektronik Kamu Alımları Platformu kısaca EKAP ilk aşamasında ihtiyacın tespitinden teklif alma işlemlerine kadar olan işlemlerin Ekap üzerinden gerçekleştirmesini sağlamaya yönelik olarak hazırlanmış ve devreye alınmıştır. • Ayrıca Kamu Satınalma Platformunda bulunan teyit alma işlemleri, sözleşme bilgileri girişi, doğrudan temin bilgi girişi 01.09.2010 tarihinden itibaren bu tarihten önce başlamış işler hariç EKAP üzerinden yapılacaktır. • EKAP’a Malzeme Dairesi Başkanlığının web sitesi üzerine konulan kısa yoldan giriş yapılabileceği gibi Kamu İhale Kurumunun web sayfası üzerinden de giriş yapılabilir. Ayrıca internet expoler adres çubuğuna https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/ yazılarak da giriş yapılabilir.

5. EKAP İki aşamalı kullanılmaktadır. • 1. Aşama Platform yöneticilerinin yapacağı işler • 2. Aşama Kullanıcıların yapacağı işler

6. 1. Aşama Platform Yöneticilerinin İşlemleri • Kullanıcı eklemek • İhale yetkililerini belirlemek • Kullanıcı rollerini belirlemek • Görevleri sona eren kullanıcıları pasif hale getirmek • İdare bilgilerini güncelleme

7. 2. Aşama Kullanıcı işlemleri • Gelen talepler doğrultusunda ihtiyaç raporu işlemlerini yapmak • İhale kayıt numarası almak • İhtiyaç raporunu ve ihale kayıt numarasını ihale işlemleri ile ilişkilendirmek • İdari şartname oluşturmak • Sözleşme tasarı oluşturmak • Daha önceden oluşturulmuş teknik şartnameyi yükleyerek ihale dokümanları arasına katmak • İlan oluşturmak • Sevk işlem formu gönderme • İhale komisyon üyelerini oluşturmak • Doküman satış işlemlerini yapmak

8. 2. Aşama Kullanıcı işlemleri • Teklif kabul işlemleri • Teklif değerlendirme • Yasaklı teyit sorgulaması yapmak • Sözleşme bilgilerini girmek • Doğrudan temin bilgilerini girmek

9. EKAP’ın Sağladığı Kolaylıklar • İstenilecek geçici teminatların süreleri sistem tarafından hesaplandığından hata oranının önüne geçilmektedir. • Teklif mektubu ve standart formların hazırlanan dokümanlara göre otomatik olarak oluşturulmaktadır. • İlanların hazırlanan dokümanlara göre hatasız oluşturulması, ihale dokümanları ile ilanlar arasındaki uyumsuzlukların yaşanması önlenmiştir. • İdari şartnameler ve sözleşme tasarısında ortak olan maddeler sistem tarafından otomatik olarak aktarılarak hata oranını sıfırlanmaktadır. • İstenilecek belgelerin mevzuata göre değerlendirmesini yapıp, istenilemeyecek bir belgeninin ihale dokümanlarına girmesi engellenmektedir. Zorunlu olan belgelerde sistem tarafından işin yaklaşık maliyetine göre otomatik olarak istenilmektedir.

10. Yapılan ihalelerle ilgili olarak bilgi arşivi oluşturması, veri tabanı oluşturması sağlanmaktadır. • Dokümanlara sisteme dahil tüm üyelerin T.C. Kimlik numaraları ve şifreleri ile ulaşımının sağlanmaktadır. İsteklilerde kendilerini ilgilendiren hususlara ücretsiz olarak ulaşabilmektedir. • Her alım için ayrı bir dosya oluşturduğundan önceki veya bir başka alım üzerinden gitme olanağı bulunmaması, Bu sayede önceki alımdan gelen veya metin içinde kalabilecek ibarelerin kopyala-yapıştır yöntemiyle yapılan hataların önüne geçilmiş olmaktadır.

11. Sıkça sorulan sorular • EKAP Kullanıcı Aktivasyonu E-postası Kamu İhale Kurumu tarafından protokolünüz onaylandıktan sonra kayıt sırasında girmiş olduğunuz platform sorumlularının e-posta adreslerine kullanıcı aktivasyon e-postası gönderilmiştir. Eğer bu e-posta adreslerine gönderilen e-postaların kendinize ulaşmadığını düşünüyorsanız EKAP'ta Kayıt İşlemleri menüsü altındaki Protokol Durum İzleme ekranlarından e-posta adresinizi tekrar girerek aktivasyon e-postası gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

12. Tarayıcılardaki İstenmeyen Pencere Engelleyicileri Kamu İhale Kurumu web sayfasından EKAP'ı açmak istediğinizde EKAP yeni bir pencerede açılmıyorsa kullandığınız tarayıcının ayarları nedeniyle engellenmiş olabilir. Böyle bir durumda kullandığınız tarayıcıya göre aşağıdakine benzer bir mesaj alırsınız: "Tarayıcı bu sitenin istenmeyen pencere açmasını engelledi." Bu durumda seçeneklerden "ekap.kik.gov.tr açılır pencerelerine izin ver." seçeneği seçerek EKAP sayfasını tekrar çağırarak EKAP'ın açılmasını sağlayabilirsiniz

13. EKAP'ta Kayıtlı Olmayan Gerçek/Tüzel Kişilerİhalelere katılmak isteyen firmaların EKAP'ta kayıtlarının olmaması halinde ihalelerine katılmalarının mümkün olamayacağı yönünde tereddüde düşüldüğü anlaşılmıştır. Gerçek veya tüzel kişilerin ihale dokümanını eskiden olduğu gibi idareden satın alabilmeleri, kağıt bazlı tekliflerini zarf içinde ilgili idareye verebilmeleri ve ihaleyi kazanmaları halinde haklarında idarelerce EKAP'tan teyit alınabilmesi için EKAP'a kayıt olmalarızorunlu değildir.

14. Doküman satış işlemi sırasında dokümanın satış işlemini gerçekleştirecek görevlinin dikkat etmesi gereken hususlar nelerdir? • Görevli, doküman satışını gerçekleştirirken dokümanı satın almaya gelen kişinin değil, ihaleye teklif verecek olan firmanın T.C. kimlik veya vergi kimlik numarasını girmelidir. Doküman satın almak isteyen firmanın tüzel kişi ise vergi kimlik numarası, gerçek kişi ise T.C. kimlik numarası girilmelidir. Aksi takdirde tekliflerin EKAP üzerinden kabulü esnasında teklif vermek isteyen firma istekli olabilecekler arasında gözükmeyeceği için teklifi kabul edilmeyecektir.

15. Kuruluşumuz idare kayıtlarını yaptıktan sonra, EKAP üzerinden istekli kaydı da yapabilir mi? • Evet, yapabilirler. KİT ve BİT'ler Kamu İhale Kanunu kapsamındaki alımlarda EKAP'a idare olarak giriş yapacaklar ve ihale dokümanlarını EKAP aracılığı ile oluşturacaklardır. Aynı zamanda başka bir idarenin ihalesine istekli olarak teklif verebilecektir. Bu yüzden EKAP gerçek ve tüzel kişi kayıtlarında bu durumdaki BİT, KİT ve diğer kamu organizasyonları için "Kurum Kuruluş" seçeneği yer almaktadır.

16. Platform sorumlularının değişikliği, platform sorumlularına ait iletişim bilgilerinin değişikliği, e-posta adresinin değişikliği ve buna bağlı olarak aktivasyon e-postalarını alamamaları gibi durumlarda nasıl bir yol izlenmelidir? • Platform sorumlularının değişikliği veya iletişim bilgilerinin değişmesi gibi işlemleri, idareler kendileri yapabilmektedir. E-posta adresinin değişikliği, e-posta adresinin yanlış girilmesi ve bunun sonucunda aktivasyon e-postalarını alamayan kullanıcılar için e-posta adreslerine aktivasyon e-postaları tekrar gönderilecektir. Bu şekilde EKAP'a giriş yapabilecekler.

17. Sıkça sorulan sorular • EKAP tarafından oluşturulan standart formlar dünya çapında standart olarak kabul edilen Open XML tabanlı olduğundan Microsoft Office 2000, XP ve 2003 sürümlerinde standart formları düzgün görüntüleyebilmeniz için aşağıdaki linkten Microsoft Office Uyumluluk Paketini yüklemeniz gereklidir. Microsoft Office Uyumluluk Paketini indirmek için tıklayınızMicrosoft Office 2007 ve sonraki sürümler Open XML formatını desteklediği için standart formları görüntülerken bir sorun yaşamamanız gerekmektedir. • Bu sorunla uğraşmamak için Microsoft Office 2007’nin bilgisayarınıza yüklü olması en güzel yoldur.

18. İYİ ÇALIŞMALAR