GESTION DOCUMENTAL Y NORMALIZACION ARCHIVISTICA FRENTE AL ACCESO CIUDADANO A LA INFORMACION

1. GESTION DOCUMENTAL Y NORMALIZACION ARCHIVISTICA FRENTE AL ACCESO CIUDADANO A LA INFORMACION Por: Carlos Alberto Zapata

2. ARCHIVOS Y MEMORIA “Las sociedades que no disponen de archivos son sociedades sin memoria. Sin ellos, en la práctica, no existiría organización estatal” Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)

3. EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA ANTES • No existía información disponible. • El ciudadano no sabia donde encontrar la información. • El acceso a la información era denegado frecuentemente. • Menor control social sobre la información. • Marco normativo restringido. HOY • El estado tiene el deber de ofrecer información al ciudadano. • El ciudadano tiene el derecho para exigir el acceso a la información. • Los organismos de control deben tutelar ese derecho • Mayor control social de la información • Marco normativo amplio

4. NUEVO ESCENARIOS, VIEJOS PROBLEMAS • Las tecnologías de la información facilitan el acceso ciudadano a la información. • Los organismos internacionales promueven nuevos mecanismos para que los gobiernos brinden mayor acceso público a la información. • Los ciudadanos tienen derechos en cuanto al acceso a la información pública. • Existen nuevos mecanismos de presión para que el ciudadano tenga pleno acceso a la información. PERO……

5. NUEVO ESCENARIOS, VIEJOS PROBLEMAS • Los archivos, no están siendo verdaderos promotores del acceso ciudadano a la información. • Las iniciativas legislativas en este campo son incompletas. • Los gobiernos mantienen restricciones al acceso a la información. • Los ciudadanos no conocen sus derechos o no los exigen. • Se mantiene la cultura del secretismo sobre ciertos asuntos públicos.

6. PROMESAS DEL GOBIERNO ELECTRÓNICO • Mayor acceso del público a la información. • Pasar de la información pasiva a la activa. • Pasar de la opacidad a la transparencia. • Ciudadanos capacitados. • Generación de contenidos para el ciudadano. • Llevar los servicios de la administración a la Web. • Mejorar la eficiencia de la administración. • Facilitar la comunicación entre los ciudadanos y el gobierno.

7. ¿ESTAMOS SEGUROS QUE HEMOS LOGRADO? MAYOR TRANSPARENCIA MENOR CORRUPCION MAYOR CONTROL SOCIAL MAYOR EFICIENCIA CALIDAD EN LA RENDICION DE CUENTAS PROTECCION DE LA INFORMACION (Ej. wikileaks)

8. RIESGOS Y GESTION DOCUMENTAL Procedimientos para prevenir, detectar y corregir RIESGOS en la GD Procedimientos para el aseguramiento de la información Procedimientos para el seguimiento de la gestión del documento Procedimientos para la generación y registro adecuado de información TRANSPARENCIA Y GESTION DOCUMENTAL Fuente: Zapata, 2007

9. RIESGOS EN LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS

10. …y esto ¿porque ocurre?

11. GESTION DOCUMENTAL Y COMPORTAMIENTO DE LA GENTE Las tecnologías de la información cambiaron dramáticamente el entorno de la información, al pasar de manos de la ORGANIZACION a manos de las PERSONAS.

12. Los ciudadanos no han sido formados para gestionar información ni para valorarla como un bien público 12

13. De nada sirven los sistemas y las redes de información si las personas no modifican su CONDUCTA. CAMBIO CULTURAL “El comportamiento respecto a la información se refiere a como los individuos se acercan a la información y la manejan” (Thomas Davenport)

14. CONTROL INTERNO Y GESTION DOCUMENTAL OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Y LA GESTION DOCUMENTAL Verificar y evaluar cumplimiento del marco legal sobre archivos Cumplir funciones con base en el marco legal sobre archivos Cumplir la misión, proteger los recursos de información y administrar los riesgos

15. ROL DE LOS ARCHIVISTAS EN CUANTO AL ACCESO A LA INFORMACION • Posibilitan mejorar la relación existente entre los niveles de desarrollo tecnológico del gobierno y los avances del e-gobierno. • Pueden ofrecer sus conocimientos para lograr avances significativos en materia de archivos y gestión de documentos en todo el Estado. • Pueden trabajar armónicamente con los organismos de control del gobierno y las instancias que promueven el control social (veedurías ciudadanas, rendiciones de cuentas, etc.) • Contribuyen en la formulación de políticas públicas en el ámbito de la de gestión de información del Estado.

16. ROL DE LOS ARCHIVISTAS EN CUANTO AL ACCESO A LA INFORMACION • Participar en la capacitación de los servidores públicos, los proveedores y los ciudadanos (alfabetización informacional y alfabetización digital). • Ofrecer sus conocimientos para mejorar la calidad de los contenidos así como en la producción, conservación, organización y recuperación de la información pública. • Participar en el desarrollo del gobierno electrónico y en el diseño de los sitios Web del gobierno. • Ayudar a cambiar la percepción acerca del valor de los archivos para una sociedad.

17. ¿QUE HACE FALTA MEJORAR? • Proceso de formación ciudadana sobre el derecho de acceso a la información, inculcando en los niños, el valor de la información y los archivos para una democracia. • Marco jurídico sobre acceso a la información que transforme la percepción del archivo como un bien público y haga énfasis en que la consulta de los archivos es una obligación del gobierno y no una concesión o una mera liberalidad para el ciudadano. • Marco legal que proteja las actuaciones de los archivistas, pero que a la vez les imponga deberes y obligaciones.

18. ¿QUE HACE FALTA MEJORAR? • Los archivos públicos deben ser accesibles a través de Internet mediante el desarrollo de catálogos en línea. • El ciudadano debe saber que información está disponible y cuales son los trámites para acceder a ella. • Los archivos son indispensables para desarrollar un e-gobierno eficaz con la participación de archivistas calificados. • La base de un buen gobierno no es la tecnología sino la información.

19. ¿CÓMO LOGRARLO? • Normalizando la gestión documental desde la producción/recepción, su distribución, trámite, (trazabilidad) hasta su disposición y conservación. • Definiendo un conjunto básico de metadatos para los documentos de archivo, independiente de que sean de acceso libre o restringido. • Normalizando la presentación de los documentos de archivo y estableciendo características homogéneas (internas y externas) para todos los documentos. • Adoptando estándares internacionales como la ISO 15489, la ISAD y otras normas relacionadas. • Regulando la publicación de los documentos de archivo y ordenando la creación de catálogos de consulta de acceso público (en línea).

20. ¿CÓMO LOGRARLO? • Creando repositorios de metadatos de archivo, que permitan mantener el vínculo archivístico entre documentos de diferentes procedencia, asociados a elementos descriptivos comunes (personas, eventos, transacciones, contextos, procesos, etc.) • Trabajando en red, a partir de la información disponible en los diferentes archivos de la administración (en las diferentes ramas del poder). • Estableciendo protocolos de comunicación que favorezcan el intercambio de información entre sistemas de gestión de archivos y de gestión documental. • Reglamentando el ejercicio de la profesión de Archivista.

21. ALGUNAS CONCLUSIONES • La Brecha digital no cede. • Los contenidos de información son mediatizados. • El ciudadano no esta alfabetizado digitalmente. • La recuperación de información es ineficiente. • La información no esta organizada apropiadamente. • La información no esta disponible. • No hay coordinación estatal en la producción, organización y uso de la información. • Los servidores públicos ven como “agresivo” el pedir información

22. PARA FINALIZAR • “Los archivos son el reflejo de una actividad práctica, jurídica o administrativa de una institución,………..Un archivo no es la simple recopilación o colección de documentos,…….es un conjunto orgánico de documentos unidos por un vínculo originario o de procedencia, que sirven para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada por una oficina o institución en el curso de su actividad……y los cuales se organizan y conservan según el orden natural de funcionamiento de la entidad” Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T443/94)

23. BIBLIOGRAFÍA • UNESCO. Informe de la Cumbre Mundial sobre la sociedad de la Información. 2003. • UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA (2005). Guía de Gobierno Electrónico. Bogotá; UNESCO, 2005 • UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Guía de Democracia Electrónica. Bogotá; AUNESCO, 2005. • Zapata Cárdenas, Carlos. Los archivos frente a las políticas públicas sobre acceso ciudadano a la información. Popayán, SENA. 2007. [Conferencia dictada el 13 de julio de 2007]. • Zapata Cárdenas, Carlos. Acceso a la información y gestión documental en el marco del gobierno electrónico. México: IFAI, 2010. [Conferencia dictada en el Seminario Nacional de Transparencia, organizado por el IFAI del 24 al 27 de agosto de 2010].

24. Gracias por su Atención! Carlos Alberto Zapata czapata@unisalle.edu.co