II JORNADA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS PIURA - 2014

1. II JORNADA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS PIURA - 2014 Instrumentos de Gestión Archivística: Herramientas para el desarrollo del Sistema Institucional de Archivos: La Experiencia de SISOL Lic. Julio Abanto Chani

2. El Sistema Metropolitano de la Solidaridad - SISOL SISOL es un Organismo Público Descentralizado de la Municipalidad Metropolitana de Lima (2004). Su misión es brindar servicios de integrales de salud a la población, a precios accesibles de manera oportuna, eficiente, eficaz y de calidad, que permitan mejorar la calidad de vida de las personas.

3. Actualmente contamos con 39 establecimientos, distribuidos de la siguiente forma: • 21 Establecimientos en Lima • 11 Centros Médicos en Lima • 7 Establecimientos en provincias

4. SISOL A NIVEL NACIONAL Sisol Tumbes Sisol Sullana Sisol Chiclayo SisolTarapoto Sisol Cusco Sisol Ica Sisol Tacna

5. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN

6. Incremento de Atenciones Médicas y la Situación del Archivo Central: 2011-2013 Anterior local con ambientes hacinados (300 m2) y sin condiciones para la custodia adecuada de la documentación.

7. Archivo Central: Situación 2011-2013 • El local del Archivo Central presentaba condiciones adversas para la conservación de los documentación. Directiva del Archivo General de la Nación Nº 007/86-AGN-DGAI.

8. Archivo Central: Situación Actual (2014) • Atención y compromiso de la Alta Dirección y la GAF de SISOL. • El nuevo local del Archivo Central está ubicado en San Juan de Lurigancho. Cuenta con un área de 1,300 m2 (1,000m2 primer piso y segundo nivel 300m2). Su implementación se inició en agosto de 2013

9. Archivo Central Situación Actual (2014) Actualmente el nuevo local custodia 17,000 cajas archiveras, lo que equivale a 5,000 metros lineales de documentación: • Historias clínicas. • Documentos administrativos.

10. Inauguración del Archivo Central 11 de setiembre de 2014 Dra. Zarela Solís – Presidenta del Consejo Directivo de SISOL Lic. Marlitt Rodríguez Francia - AGN

11. Instrumento N° 01: Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) • BENEFICIOS: • Los niveles de archivos se encuentran definidos en su estructura, normativa y funcionalmente: Mejor coordinación, mejor atención al paciente. • Nivel Central: 34 archivos de gestión, 2 periféricos. • Nivel Desconcentrado: 39 archivos desconcentrados.

12. Para verificar la implementación del SIA SISOL: Conocer otros modelos de excelencia e intercambiar experiencias con instituciones del sector público Visita al Archivo Central de RENIEC - 2014

13. Visita al Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores - 2013 Visita al Archivo Electoral de la ONPE - 2013

14. Visita al Archivo General de la Nación - 2014 Visita al Archivo Histórico de la UNMSM - 2013

15. Instrumento N° 02: Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivo • de SISOL • Por primera vez en SISOL: • Aprobación de Plan Anual del Archivo Central articulado a los 21 Establecimientos de Lima Metropolitana BENEFICIOS: Se han establecido actividades y metas para un adecuada gestión de archivos. Énfasis en capacitaciones por redes de salud

16. CAPACITACIONES Por primera vez en SISOL: Certificación para todo el personal de Archivo de los Establecimientos de SISOL Mayo 2014 Alianza Estratégica con el Instituto de Salud del Niño: Capacitaciones Setiembre 2014

17. Instrumento N° 03: Plan de Prevención y Atención de Siniestros en Archivos de SISOL • Por primera vez de SISOL: • Capacitación Interinstitucional sobre prevención de desastres para los Establecimientos de SISOL: • Ministerio de Educación – SISOL • Agosto de 2014 • BENEFICIOS: • Seguridad de la información, principal activo de SISOL.

18. Instrumento N° 04: Programa de Control de Documentos de SISOL (PCD) • CONDICIÓN PREVIA: • Constitución del Comité de Evaluación de Documentos (CED) de SISOL (2013) • BENEFICIOS: • Permite realizar un correctocontrol de la producción documental y representa un importante ahorro para SISOL, debido a la alta cotización de empresas consultoras para la elaboración de este instrumento.

19. APROBADO PROGRAMA CONTROL DE DOCUMENTOS DE SISOL - SEDE CENTRAL • Total de series documentales identificadas: 205 • Total de Oficinas de la Sede Central:34

20. ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVO ETAPAS ELABORACIÓN PCD – ÓRGANOS DESCONCENTRADOS: • Actos Preparatorios • Levantamiento de la Información • Procesamiento de Información • Revisión de formatos por parte de los Establecimientos de SISOL • Remisión del PCD al CED • Remisión del PCD al AGN • Aprobación del PCD

21. EN REVISIÓN: ÓRGANOS DESCONCENTRADOS PCD SISOL SAN JUAN DE LURIGANCHO PCD SISOL ACHO • Total de series documentales identificadas: 165 • Total de Consultorios:56 • Total de series documentales identificadas: 80 • Total de Consultorios:26

22. PCD SISOL EL AGUSTINO PCD SISOL ATE • Total de series documentales identificadas: 111 • Total de Consultorios:40 • Total de series documentales identificadas: 131 • Total de Consultorios:42

23. Fortalecimiento de la Cooperación Interinstitucional en Gestión de Archivos del Sector Salud • Participación de SISOL en la Comisión Nacional de Archivos de Entidades de Salud – CONAES • I Jornada Internacional de Archivos – Pucallpa,2013 • I Conferencia Internacional de Archivos – Huánuco, 2014

24. RECONOCIMIENTO DE SISOL COMO ENTIDAD DESTACADA EN GESTIÓN DE ARCHIVOS 2014 Reconocimiento del Archivo General de la Nación a SISOL por su apoyo y valoración a la gestión de archivos en la mejora de la gestión institucional y brindar una atención de calidad a los pacientes (Resolución Jefatural N° 169-201-AGN/J).

25. Este logro proyecta a SISOL en el liderazgo de la gestión de archivos a nivel de la Corporación Municipal y del Sistema Nacional de Salud.

26. GRACIAS LIC. JULIO CÉSAR ABANTO CHANI julio.abanto@sisol.gob.pe