Directives financières et rapports Initiatives Sud et TEAM

1. Directivesfinancières et rapports InitiativesSud et TEAM (TEAM uniquement pour la RDC dans cettesessiond’info) 25 Juin 2014

2. Contenu • Introduction • Provisionsgénérales • Rapports: rapport d’activité et financier • Lignesbudgétaires • Modèle de rapport financier • Changementsbudgétaires

3. 1. Introduction • 2e Appel pour projets au sein de stratégiespays (2013, 2014)

4. 2. Provisionsgénérales • Commentdémarrer … • Contratssignés, “date de démarrage” … • Ouverture d’uncompte bancaire au payspartenaire • Lien IS : pas de compte – pas de frais de coordinationlocale • Préparerun budget Nord-Sud • Accord financier entrepartenaires

5. Contrat (accord tripartite) • Accordentre 3 partiesprenantes du projet: • VLIR-UOS • Partenaireflamandenseignementsupérieur • Universitépartenaire • Contratcontient de l’info de base et des obligationsmutuelles des troispartiesimpliquées

6. Budget nord - sud • Le budget contient des fonds pour dépenses en Belgique et au pays partenaire • Une proposition de répartitionestavancée, baséesur la concertation et les activitésprévues entre partenaires: lieu de dépense à déterminer • Cetterépartition de budget Nord-Sudpeuttoujoursêtrechangée • Basésurcetterépartition, un transfertd’argentpeutêtreorganisérapidement…

7. Ouverture d’un comptebancaire au pays partenaire • Un compteséparé pour le projet: • Dansunebanquefiable et de bonne réputation • Jamais au nom d’unepersonne, mais au nom de l’université • Signataires du compte: • Au moins 2 personnesdoivent signer pour le retrait • Ilsdoiventavoirl’autorisation de représenterl’université • Monnaie? USD, EUR, monnaie locale?

8. Transfert de budget de la Belgiquevers le pays partenaire • 4 transferts par annéed’activité du VLIR-UOS au partenaireflamand (UGent; KU Leuven: note de débit) • Les transfertssonttoujoursconditionnés aux financementsreçus de la DGD.

9. Transfert de budget de la Belgiquevers le pays partenaire • Le partenaireflamand a saproprepolitique pour effectuer des transfertsvers le Sud • Bonne pratique: fonctionner avec des appels de fonds (cash call) basésur les activitésplanifiées et le budget y correspondant; des copies des justifications dépenséeslors des appels de fondsprécédents ? Copie de l’extraitbancairemontrant le besoin en fonds, cohérence avec le rapport de dépensesprovisoires? • Bonne pratique : cash call : T3 si 80% ou T1 a étéjustifié; T4 si 20% manquantou T1 a étéjustifié et 80% du T2, etc… • Bonne pratique : ne transferre pas de grosses sommes en unefois (risque de faillitebancaire, risque du taux de change, etc.) • Bonne pratique: ne transferre pas d’argentavant la signature du contrat tripartite

10. Transfert de budget de la Belgiquevers le pays partenaire • Lorsquel’argent arrive, l’extraitbancaireindiquera le taux de change • En principe, tous les transfertspeuventêtreconsidéréscomme ‘avances’, et avantl’arrivée du transfertsuivant, le précédentdoitêtrelargementdépensé et justifié • Bonne pratique: envoiel’extraitbancaire au partenaire au Nord qui calculera le taux de change (dans le RFA)

11. Gestion du budget • Procéduresclaires: • Qui approuve les dépenses? • Qui effectue les paiements et qui les contrôle? • Est-ceclairque les frais de personnel et d’autres allocations ne peuventêtremodifiés sans l’accord des troispartenaires? • Contrôle: veiller aux avances, réconcilierbanque/cash, déclarationsd’honneur (ne peuventêtrefréquentes + doiventêtreapprouvéespar le responsable) • Comptabilité et rapports • Veillez à enregistrercorrectement le E2

12. Comment dépenserl’argent ? (important) • Pour chaquedépense, nous avonsbesoind’une justification correcte • Clairementnuméroté et archivé • Les originauxsontgardés au pays partenaire, les scans/pdfssontenvoyés en Belgique

13. Comment dépenserl’argent? (important) • Qu’est-cequ’une pièce justificativecorrecte? • Pour chaqueachat d’un bienou service, ildoit y avoirune facture du fournisseur • Pour les per diems: unepreuvesignée de l’argentreçu (pas de jetons de présence!) • Pour les ateliers: uneliste de présence, signée par chacun + facture du fournisseur (restauration, boissons, etc.) • Une facture pro forma n’est pas une justification valable • Des paiements aux tiers de services: uniquementsur la base d’un contrat de service ou d’un contrat de travail • Veillez à ceque les factures soientadressées à l’université et pas à un individu!

14. Comment dépenserl’argent? (important) • Achats au pays partenaire • Achatssupérieurs à 8,500 EUR ontbesoin de minimum 3 factures pro forma pour le VLIR-UOS • Si l’université a sespropresrègles en la matière, ellesdevrontêtresuivies • Biensimportés au pays partenaire • Taxes douanièresouautres taxes doiventêtrepayées par l’universitépartenaire, de sesressourcespropres (siaucune exemption n’estaccordée) • En cas de biensachetés, ceux-ci doiventêtreenregistréssur un inventaire et marqués par des stickers VLIR-UOS

15. Date de démarrage du projet • Informez le VLIR-UOS survotre première dépense. Cette date sera la date de démarrage de votreannéed’activité. • La première dépensedoitêtreeffectuéeavant le 31/12/2014.

16. Partage de connaissances et procédures • Planifieunesessiond’informationaveclepartenaireSud • Fonds : Appel de fonds ou Cash call • Déviations du budget : procédureclaire • Justifications : • Aspectsformels • Suivi • Rapport : niveau de détailsdonnés dans les rapports • P.e. per diem 20 EUR*5 jours du 20 juilletau 24 juillet+ frais de logement 32 * 4 pour X : suivi de terrain • P.e. billet d’avionécon. class, de Vietnam en Belgiquedd 20/04 – 27/4 pour Prof X • Dates limites: internes et vis-à-vis du VLIR-UOS

17. 3. Rapports • Rapport d’activité(RAA) et financier (RFA) • Annuellement le RAA et le RFA, et de manière continue! • Rapport final à la fin du projet • Suivant les formats du VLIR-UOS (voir site web) • Timing: • Pour les projets qui démarrentavant le 30/06/13: au plus tard le 31/08/14 • Pour les projets qui démarrent entre le 01/07/13 et le 31/12/13: au plus tard le 28/02/15 • Dates limites internes au sein de l’université?

18. Rapport d’ActivitéAnnuel (RAA) • Information de base • Aperçu des activitéseffectuées • Comparaison entre ce qui étaitplanifié et ce qui a étéréalisé • Commentairessur la performance du projet • Justification des differences entre le budget et les dépenses • Perspectives pour l’annéeou les années à venir • “Indicateurs ‘Soft’ = information concernant: • Attitudes liées aux prises de décision, résolution de conflit, articulation des idées, réflexionconceptuel et stratégique, etc. • Listecontenant: • Matérielsachetés(investissements) • Staff (personnel) impliquédans le projet • Boursiers(nom, type de bourse, durée/période, thème de l’étude, institution hôte) • Aperçu de la mobilitéinternationale • Facultatif: photos, interviews, anecdotes, matérielscientifique, articles de presse, etc.

19. Rapport Financier Annuel (RFA) • Il s’agitd’uneliste de dépenses • Format en excel du VLIR-UOS • Consiste de plusieursfeuilles (sheets excel) • ModèleIA: information de base • ModèleIB: aperçu des dépenses par lignebudgétaire • ModèleIC: détails des dépenseseffectuées à partir du comptebelge • ModèleID: détails des dépenseseffectuées à partir du compte local • ModèleIIB: aperçus de cash (espèces : livre de caisse) et de banque (livre de banqueouextraits de compte) • Calcul du taux de change: moyennepondéréebaséesur des transfertsd’argent de la Belgiquevers le pays partenaire

20. Procédure de contrôle • En réponse aux rapports reçus, le VLIR-UOS enverra des commentaires et des questions: • Opportunité de répondre et d’adapter • Tenezcompte du risque de dépensesrefusées ! • Si des dépensessontrefusées, ellesdevrontêtrepayées par d’autresmoyens, remboursées à titreindividuelou par le E2; frais de coordination (= sommeforfaitaire) • A la fin d’uneannée de projet, il y aura unecomparaison entre des dépensesacceptées et les transfertseffectués

21. Procédure de contrôle • Dates limites: 1 date de soumission du RA (voircontrat), 1 rapport de contrôle du VLIR-UOS, 1 rapport formeladapté avec des réponses et des copies de l’inforequisedans un timing donné (dans le délai de 1 moisouune date alternative sic’estindiqué à temps). • Risque de refus de dépenses. • Attention : Unesoumission tardive de rapport , ou de rapport incomplet (justificatifsmanquants) mènesouvent à des retards et augmente le risque de refus de dépenses. • Bonne pratiquefinancière : • - discutezcerisque avec votrepartenaire et respectez les dates limites • - gardez les copies des justificatifs et des copies des marchés publics en Belgique • - cash calls ouappels de fonds • - utilisez des listes de contrôle (checklists sur le site web du VLIR-UOS) avantsoumission du rapport au VLIR-UOS

22. 4. Lignesbudgétaires • Fraisd’investissement • Frais de fonctionnement • C. Frais de personnel • D. Frais de bourse • E. Frais de coordination • → Voir la proposition de projet, l’annexe ‘proposition de budget’

24. A. Fraisd’investissement • Biens durables (> 125 EUR) avec un long usage • Doitêtreenregistré et soumis à l’universitépartenaire à la fin du projet • A.1. Bâtiments • Ne sont pas possibles: nouvelles infrastructures et rénovationd’infrastructure • A.2. Equipement • A.3. Vehicules • Pas de véhicules pour les Initiatives sud • A.4. Fourniture de bureau • A.5. Autres

25. B. Frais de fonctionnement • Fraisliés au projet, liés aux activitésmenant à un RI (résultatintermédiaire) défini • ↔ frais de coordination pour la gestiongénérale du projet • Ex.: • Fraisliés à l’organisation d’un atelier, • Biens de consommation, • Transport sur le terrain, • Publications, • Licences software/logiciel, • Frais de voyage….

26. B. Frais de fonctionnement: lignesdétaillées • B.1. Frais de préparation • Activitéspréparatoires, ex. mission d’enquête par le promoteurflamand au pays partenaire • Entre la date d’approbation du Ministrebelge et la date de démarrage du projet • max 2,500 EUR • B.2. Entretien de l’équipement • À budgétiser pour entretenirl’équipement à acquérir au projet • B.3. Biens de consommation • Consommablesnécessaires pour l’atteinte des résultats du projet • Ex. Petit matériel de labo, produitschimiques, livres, pièces de rechange, fournitures de bureau, carburant, ….

27. B. Frais de fonctionnement: lignesdétaillées • B.4. Communication • Téléphone, internet, fax, invitations, brochures,… • Toujoursbasésur des factures, pas de fraisforfaitaires • B.5. Représentation • Max. 500 EUR par projet/an • Diners, réceptions, petitscadeaux, …. • Celaavaitétébudgétisé?

28. B. Frais de fonctionnement: lignesdétaillées • B.6. Frais de voyage en Belgique et au pays partenaire • Toujoursbasésur des factures, pas de forfaits • Attention: en casd’utilisation de transport local dans la mêmevilledurantunevisite (internationale), le per diem estsupposé de couvrir les frais • En Belgique • Transport public (train, bus) • Taxi: uniquement avec une justification, dans des casexceptionnels • Au pays partenaire • Bus: indemnitékilométrique fixe • Ne peutdépasser le kilométragefixé pour la Belgique (0,3461 EUR/km) • Cemontant sera misà jour sur le site web du VLIR-UOS • Le montantdoitcouvrir les frais de carburant, le chauffeur, l’assurance, etc. • Si nécessaire, un véhiculepeutêtreloué • Train, bâteau, bus, métroouautresmoyens de transport: • Remboursement du billet • Avion: vols en économie

29. B. Frais de fonctionnement: lignesdétaillées • B.7. Enregistrements de congrès • S’il y a une participation active (poster, présentation) • B.8. Per diem local • = Compensation forfaitaire pour couvrir des dépensesliées aux voyages (transport en ville, repas, communication, etc.) • ≠ Salaireoucontrat de service • Uniquementquand on voyage versuneautreville • = Basésur des échelles locales: maximum 20 EUR/jour • Frais d'hôtel baséssur les factures recues avec un maximum de 50 EUR/nuit(RDC: max 100 EUR/nuit)

30. Pour des frais de missions locales en RD Congo: • 1. Suivi du budget • 2. ou suivi des accords de stratégies pays

31. B. Frais de fonctionnement: lignesdétaillées • B.9. Frais de voyage international • Frais de voyage pour des visiteursinternationaux, PAS pour de boursiers • Basésur des factures • Billet d’avion: classeéconomie, taxes aéroport, frais de manutention • Autresfrais: • transport vers et à partir de l’aéroport • visa (attention! visa pour la Belgiqueestgratuit!) • passeport • photos d’identités pour passeport • Frais pour certificats • assurances

32. B. Frais de fonctionnement: lignesdétaillées • B.10. Frais de nuitéesinternationales • Frais de logement pour visiteurs, PAS pour des boursiers • Unevisitepeutprendre max. 21 jours • Per diem international • = forfaitcalculésurnombre de nuitéespassées au pays • Liste des montants des per diem par pays (changementsfréquentsmise à jour sur le sur le site web du VLIR-UOS !) • Per diem inclut le transport local (dans la ville de résidence), la nourriture, les boissons, les dépensespersonelles, la communication,… • Frais d'hôtel • Basésur la facture • “maxima inficatifs” par pays • PAS pour: repas, service chambre, internet, téléphone, etc.

33. B. Frais de fonctionnement: lignesdétaillées • B.11. Fraisd’expédition • Expédition de biensd’investissement et de consommation au pays partenaire • Emballage, frais de transport et d’assurance • Fraislocauxcomme le stockage, la sécurité, la manutention, le transport local, …. • PAS: fraisd’importation!Ceux-ci sont à la charge du pays partenaire qui devraprendre les démarchesnécessairesauprès des autorités pour exemption de ces taxes • B.12. Autres

34. C. Frais de personnel • C.1. Contrats de service • C.2. Topping-up (salaired’appoint) • C.3. Contrats de travail • max. 25% du budget total du projet • Changements à ce budget doiventtoujoursobtenirl’approbation du VLIR-UOS • Basésur des performances • Personnel belgeacadémiquedoitêtremis à disposition par l’institutionflamande • Conférenciersinvités et visiteurs: pas d’honorairessauf le remboursement de frais de voyage et de logement (incl. per diem) – pas d’indemnitésd’enseignement

35. C. Frais de personnel: lignesdétaillées • C.1. Contrats de service (max 25% du budget de personnel) • Forces externes pour unetâchespécifique • Échelles locales • Rédiger un contrat • C.2. Topping-up (salaired’appoint) • Supplément au salaire de personnel d’universitéimpliqué au projet • Max. 40% du salaire brut et max 25% du budget du projet • Justification: fiche de salaire • C.3. Contrats de travail • (Temporaire) personnel d’universitépayé par le projet • Académique(rechercheurs, etc.) , administratif(secrétaire, etc.), technique (chauffeur, etc.) • Echellessalarialesuniversitaires

36. D. Frais de bourse • En Belgique: • Allocation à court terme (étude/rechercheséjour – max. 6 mois) • Bourse de master (bourse d’étude – max. 2 years) • Bourse de PhD (doctorat) – uniquement pour TEAM • Formule sandwich (1/3 Belgique, 2/3 pays partenaire); déviations à cerèglementsont à demander et à approuver par le VLIR-UOS, en tout cas max. 24 mois en Belgique et max. 4 annéesacadémiques • Frais de transport des boursiers (PAS surB.9) • Les bourses visent à renforcer les capacités pour l’institutionpartenaire • Lignesdirectricesdétaillées (incl. montants) sur le site web VLIR-UOS, régulièrementmises à jour

37. D. Frais de bourse • Points d’attention: • Montants corrects, sans mélanger les différenteslignesdirectrices • Transparence des calculsdans le rapport financier • Pas de double comptabilité de forfaits (ex. Frais de voyage indirects) • Pas d’extrassur les forfaitsattribués • Visa pour la Belgiquesont–si la procédureexacteestsuivie avec uneAmbassadeBelge en RD Congo- gratuits • Les frais ne peuventdépasser la durée du projet • Logement: gardez les piècesjustificatifs, pas de comptabilité de cautions/garanties • Participation aux congrès : • Pour doctorants : pas de paiement de per diem vu que la bourse continue à êtrepayée ; paiementd'hôtel à prévoiredansl’allocation de recherche • Pour MsC: remboursement extra pour l’hôtel

38. D. Frais de bourse • Frais de transport: • Billet d’avion en classeéconomique + assurance de voyage (pas sous B.9.) • Frais de voyage indirects (visa = gratuit) • Dépensesmédicales pour l’obtention d’un certificatmédical (y inclus les frais pour des vaccinations obligatoires et des medicaments nécessaires); • Légalisation de documents (ex. photos); • Transport vers et à partir de l’Ambassade et/ouaéroportdans le pays de résidence et en Belgique • Si c’estnécessaire de voyager pour l’obtention du visa (ex. à la capitale) • L’itinéraire le plus économique (volou bus, 1 billet économie) • Un per diem de € 20 par jour • Frais de logement à un maxi de € 50 par nuit pour maxi 10 jourssi un séjourestrequis par l’Ambassade(surreçuou facture de l’hôtel) • Pas de frais de voyage en Belgique (ne sont pas remboursés) (↔ visits)

39. E. Frais de coordination • E.1. Frais de coordination en Belgique • Forfait: 5% du total A à D • E.2. Frais de coordination au pays partenaire • Forfait: 5% du total A à D • Seulementsi un compte local de projet a étéouvert pour la gestion de fondslocaux • ! Avant 2013: 5% des dépensesréalisées (A-D)! • ! Depuis 2013: 5% du budgetapprouvé (A-D)! • Cecidonne la possibilité de augmenter la qualité de la gestionfinancièrelocalement • Les fraisliés à l’administration et la coordination du projetex. mailing, téléphone, loyer, fraisbancaires, … • Exception : Fraisbancairesontétéacceptés pour la RD Congo sous “B. Frais de fonctionnement” vu que les banques en RDC sontextrèmementchères. • Réservezunepartie des frais de coordination au casoùcertainsfraisseraientrefusés par le VLIR-UOS! • A prendre en compte (ilfautuneenregistrementcomptable), mais ne doit pas êtrerapporté au VLIR-UOS, puisqueforfaitaire…

40. 5. Modèle de rapport financier • RFA = Rapport financier annuel • Il s’agitprincipalementd’uneliste de dépenses • Format en excel du VLIR-UOS (voir site web) • Consiste en différentesfeuilles • ModèleIA: information de base • ModèleIB: aperçu de dépenses par lignebudgétaire • ModèleIC: détails des dépenseseffectuées à partir du comptebelge • ModèleID: détails des dépenseseffectuées à partir du compte local du pays partenaire • ModèleIIB: registres cash et banque • Taux de change: taux de change pondérébasésur des transfertsd’argent de la Belgiquevers le pays partenaire

41. RFA: Modèle 1A

42. RFA: Modèle 1B

43. RFA: Modèle 1C

44. RFA: Modèle 1D

45. RFA: Modèle 2B • Registresbanque et livre de caisse • Basésur des dépensesréelles par banque et en espècesen caisse • Modèleséparé2B pour chaquemonnaieutilisée • Peutêtreremplacé par l’utilisationd’extraitsbancaires

46. RFA: Taux

47. RFA: taux de change • Troismanières de calculer le taux de change: • Basésur des transferts de la Belgique: un taux de change moyen sera calculéautomatiquement pour toutel’année • Le taux par transfert • Le taux par dépense: nécessite de garderunepreuve de tout! (tauxjournalier)

48. RFA: méthode de taux1 = moyenneannuelle • Annéed’activité 1: par transfert • Montant brut en EUR transféré du comptebelge (plus le fraisbancaires de cetransfert) • Montant net qui arrive sur le compte local en monnaielocale (montantmoins les fraisbancaires de cetranfert) • Taux de change moyenannuel: (Σ a) / (Σ b) • Les charges bancaires des transfertsdevraientêtreinclusdoncdanscettemanière de calcul • Annéed’activité 2 et suivants: • Mêmeméthode • Mais, le bilan local (solde) de l’annéeprécédentedevraitêtreinclusdans le tauxcalculé en utilisant la moyenneannuelle de cetteannéeprécédente

49. RFA: méthode de taux2 = par transfert • Utilisez le tauxindiqué par transfert pour cemontant, jusqu’àceque le montantsoitterminé • Le tauxsuivant avec l’argent du transfertsuivant • En modèle 1D, ré-utilisez les formulesexistantes avec les taux de change corrects pour chaquemontantutilisé

50. RFA: méthode de taux 3 = tauxjournalier • Pièce de justification requise pour chaquedépense • En modèle 1D, ré-utilisez des formulesexistantes avec le taux de change correct pour chaquedépense • Cetteméthoden’est pas recommandée par le VLIR-UOS (prend beaucoup de temps) • Esttoutefois possible à travers: www.oanda.com